企業(yè)行政管理任務(wù)分派與追蹤模板使用指南一、適用工作場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)行政管理工作中各類任務(wù)的規(guī)范化分派、進(jìn)度追蹤與結(jié)果反饋，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常辦公事務(wù)（如文件流轉(zhuǎn)、辦公用品采購、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)等）；專項(xiàng)工作推進(jìn)（如年會(huì)籌備、辦公室搬遷、制度修訂等）；跨部門協(xié)作任務(wù)（如配合IT部門進(jìn)行設(shè)備調(diào)試、協(xié)助人力資源部完成入職手續(xù)辦理等）；突發(fā)應(yīng)急響應(yīng)（如辦公區(qū)域設(shè)施故障處理、臨時(shí)接待任務(wù)安排等）。通過統(tǒng)一模板，可明確任務(wù)權(quán)責(zé)、實(shí)時(shí)掌握進(jìn)度、保證各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成，提升行政團(tuán)隊(duì)整體協(xié)作效率。二、任務(wù)分派與追蹤全流程操作指南（一）任務(wù)發(fā)起與信息登記發(fā)起人填寫任務(wù)基本信息：由任務(wù)需求方（如行政主管、部門負(fù)責(zé)人等）填寫《企業(yè)行政管理任務(wù)分派與追蹤表》中“任務(wù)基本信息”模塊，內(nèi)容包括：任務(wù)編號(hào)：按“年份+月份+序號(hào)”格式編寫（如202410001）；任務(wù)名稱：簡(jiǎn)潔明確反映任務(wù)核心（如“2024年第四季度辦公用品采購”）；任務(wù)類型：勾選“日常事務(wù)/專項(xiàng)工作/跨部門協(xié)作/應(yīng)急響應(yīng)”等；任務(wù)描述：詳細(xì)說明任務(wù)目標(biāo)、具體要求、交付成果標(biāo)準(zhǔn)（如“采購A4紙500包、簽字筆200支，需符合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，于10月30日前送達(dá)倉庫”）；優(yōu)先級(jí)：根據(jù)緊急程度標(biāo)注“高/中/低”（如“高：需在本周內(nèi)完成”）；計(jì)劃開始/結(jié)束時(shí)間：明確任務(wù)起止節(jié)點(diǎn)（如“2024-10-26至2024-10-30”）。審核任務(wù)信息：行政負(fù)責(zé)人*或指定審核人核對(duì)任務(wù)描述的清晰度、優(yōu)先級(jí)合理性及時(shí)間節(jié)點(diǎn)的可行性，確認(rèn)無誤后進(jìn)入分派環(huán)節(jié)。（二）任務(wù)分派與責(zé)任確認(rèn)確定負(fù)責(zé)人與協(xié)作人：負(fù)責(zé)人：為任務(wù)主要執(zhí)行人（如“行政專員*”），需具備完成任務(wù)所需資源和能力；協(xié)作人：為任務(wù)配合人員（如“采購專員”“倉庫管理員”等），可在“協(xié)作人及職責(zé)”欄明確分工（如“采購專員：負(fù)責(zé)供應(yīng)商比價(jià)；倉庫管理員：負(fù)責(zé)驗(yàn)收與入庫”）。分派任務(wù)并通知：審核人通過內(nèi)部溝通工具（如企業(yè)釘釘）將模板發(fā)送給負(fù)責(zé)人及協(xié)作人，同步任務(wù)要求，保證各方清晰自身職責(zé)。（三）任務(wù)執(zhí)行與進(jìn)度更新負(fù)責(zé)人制定執(zhí)行計(jì)劃：接收任務(wù)后，負(fù)責(zé)人需細(xì)化執(zhí)行步驟，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“10月26日：完成供應(yīng)商詢價(jià)；10月28日：確定供應(yīng)商并下單；10月30日：跟進(jìn)到貨并驗(yàn)收”），并在“執(zhí)行進(jìn)度”欄實(shí)時(shí)更新。定期匯報(bào)進(jìn)展：日常任務(wù)：負(fù)責(zé)人每日下班前更新進(jìn)度（如“已完成詢價(jià)，待審核供應(yīng)商資質(zhì)”）；長期任務(wù)：每周五提交周進(jìn)度，說明已完成工作、存在問題及下一步計(jì)劃；突發(fā)問題：若遇可能影響進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)（如“供應(yīng)商臨時(shí)缺貨”），需立即上報(bào)任務(wù)發(fā)起人及審核人，協(xié)商解決方案（如更換供應(yīng)商、調(diào)整交付時(shí)間）。（四）任務(wù)完成與反饋歸檔提交完成成果：任務(wù)結(jié)束后，負(fù)責(zé)人整理交付成果（如采購合同、驗(yàn)收單、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等），填寫“完成情況”模塊，包括：實(shí)際開始/結(jié)束時(shí)間（與計(jì)劃時(shí)間對(duì)比，說明是否延遲及原因）；成果描述（如“已采購A4紙500包、簽字筆200支，驗(yàn)收合格入庫”）；附件清單（如“附件1：采購訂單；附件2：入庫單掃描件”）。審核與歸檔：任務(wù)發(fā)起人及審核人核對(duì)成果是否符合要求，確認(rèn)無誤后簽字審批，將模板及附件提交至行政部歸檔（電子版存共享文件夾，紙質(zhì)版按月裝訂），形成任務(wù)閉環(huán)管理。三、企業(yè)行政管理任務(wù)分派與追蹤表（模板）任務(wù)基本信息任務(wù)編號(hào)202410001任務(wù)名稱2024年第四季度辦公用品采購任務(wù)類型□日常事務(wù)□專項(xiàng)工作□跨部門協(xié)作□應(yīng)急響應(yīng)□其他：_________任務(wù)描述采購A4紙500包（70g環(huán)保型）、簽字筆200支（黑色中性筆），需提供3家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)者，于10月30日前送達(dá)公司3號(hào)倉庫并完成驗(yàn)收優(yōu)先級(jí)□高□中□低計(jì)劃開始時(shí)間2024-10-26計(jì)劃結(jié)束時(shí)間2024-10-30任務(wù)發(fā)起人*（行政主管）發(fā)起日期2024-10-25責(zé)任分工負(fù)責(zé)人*（行政專員）聯(lián)系方式（企業(yè)內(nèi)部號(hào)：5）協(xié)作人及職責(zé)1.（采購專員）：負(fù)責(zé)供應(yīng)商聯(lián)系、比價(jià)及合同簽訂2.（倉庫管理員）：負(fù)責(zé)到貨驗(yàn)收與入庫登記執(zhí)行進(jìn)度追蹤日期進(jìn)度內(nèi)容（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成情況）2024-10-26完成3家供應(yīng)商詢價(jià)，收到報(bào)價(jià)單2024-10-28確定A供應(yīng)商（報(bào)價(jià)最低），簽訂采購合同2024-10-30貨物送達(dá)倉庫，驗(yàn)收合格數(shù)量無誤完成情況實(shí)際開始時(shí)間2024-10-26實(shí)際結(jié)束時(shí)間2024-10-30是否延遲□是□否（若延遲，說明原因：_____________）成果描述已按計(jì)劃完成采購，A4紙500包、簽字筆200支全部入庫，驗(yàn)收合格，附件包含采購合同、入庫單附件清單1.采購合同掃描件2.入庫單（編號(hào)：RK2024103001）3.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單匯總表任務(wù)評(píng)價(jià)（可選）效率：□優(yōu)□良□中□差質(zhì)量：□優(yōu)□良□中□差協(xié)作：□優(yōu)□良□中□差負(fù)責(zé)人簽字*審核人簽字*（行政主管）歸檔日期2024-11-01四、使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)任務(wù)描述需清晰具體：避免使用“盡快處理”“適當(dāng)安排”等模糊表述，明確“做什么、做到什么標(biāo)準(zhǔn)、何時(shí)完成”，減少理解偏差。責(zé)任落實(shí)到具體人：每個(gè)任務(wù)僅設(shè)1名主要負(fù)責(zé)人，協(xié)作人需明確分工，避免“多人負(fù)責(zé)等于無人負(fù)責(zé)”的情況。進(jìn)度追蹤需及時(shí)性：負(fù)責(zé)人需按約定頻率更新進(jìn)度，突發(fā)問題需在1小時(shí)內(nèi)上報(bào)，保證信息同步，防止任務(wù)延誤?？绮块T任務(wù)需明確主責(zé)人：涉及多部門協(xié)作時(shí)，由發(fā)起部門指定主責(zé)人協(xié)調(diào)資源，相關(guān)部門需積極配合，并在模板中備注協(xié)作內(nèi)