企業(yè)資料與文件存檔管理制度第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)各類資料與文件的收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證文件資料的完整性、安全性、可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露與丟失風險，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及企業(yè)內部管理要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機構、子公司）在經營管理活動中形成或接收的各類紙質文件、電子文件、聲像資料等具有保存價值的資料與文件的管理。1.3基本原則統(tǒng)一管理：企業(yè)檔案管理部門（綜合管理部*）負責統(tǒng)籌協(xié)調，各部門指定專人負責本部門文件歸檔工作。分類歸檔：按文件類型、部門、時間等維度科學分類，保證條理清晰。及時歸檔：文件在辦理完畢后3個工作日內完成初步整理，按月移交檔案管理部門。安全保密：嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，涉密文件需單獨存放，借閱需履行審批手續(xù)。第二章制度適用范圍與典型應用場景2.1適用部門及文件類型部門/類型典型文件內容行政部*公司章程、營業(yè)執(zhí)照、會議紀要、內部通知、制度文件、合同協(xié)議（非業(yè)務類）等人力資源部*員工勞動合同、人事檔案、招聘記錄、培訓資料、薪酬福利文件、離職證明等財務部*會計憑證、賬簿、報表、稅務文件、審計報告、費用報銷單、銀行對賬單等業(yè)務部*客戶合同、項目方案、招投標文件、銷售報表、客戶資料、市場調研報告等研發(fā)部*研發(fā)項目計劃、技術文檔、專利申請材料、實驗數(shù)據(jù)、成果報告、圖紙等信息技術部*系統(tǒng)文檔、數(shù)據(jù)備份記錄、網絡安全日志、軟件許可協(xié)議、IT設備臺賬等2.2典型應用場景新員工入職：人力資源部需將員工勞動合同、入職登記表、學歷證明等資料歸檔，建立人事檔案。項目驗收：業(yè)務部/研發(fā)部在項目完成后，將項目方案、驗收報告、客戶反饋等文件整理歸檔，作為項目成果依據(jù)。年度審計：財務部按年度整理會計憑證、報表等文件，配合審計部門完成審計工作。合同履行：行政部/業(yè)務部對已簽署的合同進行歸檔，跟蹤履行情況，作為糾紛處理依據(jù)。歷史查證：企業(yè)需查詢過往會議紀要、制度文件時，通過檔案管理系統(tǒng)快速調取原始資料。第三章文件存檔全流程操作步驟詳解3.1文件收集與初步整理（責任部門：各部門文件管理員*）步驟1：文件形成與審核各部門在文件辦理過程中需保證內容真實、手續(xù)齊全（如簽字、蓋章完整）。部門負責人*對文件內容進行審核，確認無誤后進入歸檔流程。步驟2：文件分類與排序按“年度-部門-文件類型”分類，例如“2024-行政部-會議紀要”。同類文件按形成時間先后排序，重要文件（如合同、審計報告）優(yōu)先排列。步驟3：去除無效附件剔除文件中無保存價值的草稿、重復復印件、過期通知等，僅保留最終版本及必要附件。3.2文件移交與接收（責任部門：各部門文件管理員、檔案管理員）步驟1：填寫《文件歸檔移交清單》移交前需填寫模板表格（詳見第四章），列明文件名稱、文號、頁數(shù)、密級、保管期限等信息，一式兩份（移交部門與檔案管理部門各執(zhí)一份）。步驟2：現(xiàn)場核對與簽字雙方共同核對文件數(shù)量、內容是否與移交清單一致，確認無誤后在清單上簽字蓋章。電子文件需通過企業(yè)內部加密系統(tǒng)傳輸，同時提交歸檔電子版及紙質版（如需打?。?。步驟3：檔案管理部門簽收檔案管理員*在收到文件后1個工作日內完成驗收，對不符合要求的文件退回移交部門重新整理。3.3文件整理與歸檔（責任部門：檔案管理部門）步驟1：文件編號與登記按企業(yè)統(tǒng)一編碼規(guī)則為文件編號（示例：ZD-2024-001，其中“ZD”為行政部拼音首字母，“2024”為年份，“001”為流水號）。將文件信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包括文件名稱、編號、形成日期、部門、密級、保管期限、存放位置等。步驟2：裝訂與封裝紙質文件使用無酸紙裝訂，對折頁、散頁進行加固，加裝封面（注明文件名稱、編號、歸檔日期）。電子文件按“文件夾-子文件夾-文件名”層級存儲（示例：2024年/行政部/會議紀要/2024-001-行政部周會紀要.docx）。步驟3：入庫存放紙質文件按編號順序存入檔案柜，標注清晰存放位置（如：A區(qū)-3柜-5層）。電子文件定期備份（每日增量備份、每周全量備份），備份介質需異地存放。3.4文件保管與維護（責任部門：檔案管理部門）步驟1：環(huán)境管理檔案庫房需保持溫度18-22℃，濕度45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設備。定期檢查庫房環(huán)境（每周1次），發(fā)覺問題及時處理。步驟2：定期清點每季度對庫存文件進行清點，核對實物與檔案管理系統(tǒng)記錄是否一致，形成《檔案清點報告》。對損壞、變質的文件及時修復或復制，保證檔案完整。步驟3：到期鑒定與處置對保管期限屆滿的文件，由檔案管理部門會同業(yè)務部門、法務部*進行鑒定。確認無保存價值的文件，填寫《文件銷毀審批表》（詳見第四章），經總經理*批準后統(tǒng)一銷毀，并記錄銷毀過程。3.5文件借閱與利用（責任部門：各部門、檔案管理部門）步驟1：提交借閱申請借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見第四章），說明借閱原因、文件名稱、借閱期限，經部門負責人*簽字后提交檔案管理部門。步驟2：審批與登記普通文件由檔案管理員審批；涉密文件需經分管領導審批。審批通過后，借閱人簽署《文件借閱承諾書》，檔案管理員登記借閱信息（借閱人、時間、歸還日期等）。步驟3：文件借閱與歸還紙質文件原則上在檔案庫房內查閱，特殊情況需帶出時，須經分管領導批準，且借閱期限不超過3個工作日。電子文件通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱，禁止或傳播。借閱歸還時，檔案管理員需檢查文件是否完好，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。第四章常用存檔管理表格模板4.1《文件歸檔移交清單》歸檔部門歸檔日期移交人接收人序號文件名稱文號/編號形成日期頁數(shù)密級保管期限備注行政部2024-03-15張*李*12024年度工作計劃ZD-2024-0012024-01-0515普通10年財務部2024-03-16王*李*22024年2月財務報表CW-2024-0022024-03-0120普通30年含附表4.2《文件借閱申請表》借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期劉*業(yè)務部1382024-03-202024-03-22文件名稱文件編號借閱原因是否涉密審批意見2023年項目合同YW-2023-005客戶糾紛處理否同意借閱部門負責人簽字檔案管理員簽字分管領導簽字（簽字）（簽字）（簽字）4.3《文件銷毀審批表》申請部門申請日期文件名稱文件編號保管期限保管到期日期行政部2024-03-102022年內部通知ZD-2022-0055年2023-12-31銷毀原因文件數(shù)量銷毀方式監(jiān)銷人保存期限已屆滿，無保存價值50份碎紙機銷毀趙*部門負責人意見檔案管理部門意見法務部意見總經理審批同意銷毀同意銷毀同意銷毀同意銷毀第五章執(zhí)行過程中的關鍵注意事項與風險防范5.1文件真實性與完整性管理禁止偽造：嚴禁篡改、偽造文件內容，歸檔文件必須為最終生效版本。附件齊全：保證文件與附件（如合同附件、審批單）一并歸檔，避免遺漏。電子文件備份：電子文件需在形成后24小時內至檔案管理系統(tǒng)，并定期驗證備份有效性。5.2保密與安全管理密級標識：涉密文件（如商業(yè)秘密、未公開財務數(shù)據(jù)）需在文件封面標注“秘密”“機密”等密級，并嚴格控制借閱權限。借閱監(jiān)控：檔案管理員需定期核查借閱記錄，對超期未還的文件及時催收，對異常借閱行為（如頻繁借閱同一份文件）進行核查。銷毀監(jiān)督：涉密文件銷毀時需由2人以上監(jiān)銷，保證銷毀過程徹底，信息無法恢復。5.3責任與監(jiān)督機制責任到人：各部門文件管理員為本部門文件歸檔第一責任人，對文件收集、整理質量負責。定期檢查：檔案管理部門每半年組織一次文件歸檔工作檢查，對不符合要求的部門下達《整改通知書》，限期整改。培訓考核：每年組織1-2次檔案管理培訓，將文件歸檔工作納入部門績效考核，對表現(xiàn)突出的部門和個人給予獎勵。5.4應急處理預案文件丟失：發(fā)覺文件丟失時，相關部門需立即報告檔案管理部門，24小時內啟動查找程序，必要時上報分管領導。自然災害：檔案庫房遭遇火災、水災等災害時，優(yōu)先轉移電子備份介質及重要紙質文件，事后及時統(tǒng)計損失并上報。