供應(yīng)商信息管理資料模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景新供應(yīng)商準(zhǔn)入：首次合作前對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、基本信息進(jìn)行系統(tǒng)登記，保證合作方符合企業(yè)合規(guī)要求；現(xiàn)有供應(yīng)商信息更新：當(dāng)供應(yīng)商聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)等關(guān)鍵信息發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)維護(hù)檔案；供應(yīng)商年度評(píng)估：結(jié)合合作歷史、履約情況等數(shù)據(jù)，為供應(yīng)商分級(jí)管理（如A/B/C類(lèi)）提供依據(jù)；多部門(mén)協(xié)同查詢：采購(gòu)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門(mén)可通過(guò)統(tǒng)一模板快速獲取供應(yīng)商基礎(chǔ)信息，提升跨部門(mén)協(xié)作效率；審計(jì)與合規(guī)追溯：為供應(yīng)商資質(zhì)審查、合同履行等場(chǎng)景提供標(biāo)準(zhǔn)化記錄支持，滿足內(nèi)部審計(jì)及外部監(jiān)管要求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：需求發(fā)起與信息收集發(fā)起主體：采購(gòu)部門(mén)或需求部門(mén)根據(jù)合作需求（如新項(xiàng)目招標(biāo)、現(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)約），啟動(dòng)供應(yīng)商信息登記流程；收集內(nèi)容：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息：名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)期限、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍；資質(zhì)證明文件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本）、行業(yè)特殊許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等）、體系認(rèn)證證書(shū)（ISO9001等）、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書(shū)（如委托經(jīng)辦人辦理）；聯(lián)系信息：聯(lián)系人姓名、職務(wù)、辦公電話、緊急聯(lián)系人及電話；合作背景：過(guò)往合作項(xiàng)目（如有）、主要產(chǎn)品/服務(wù)類(lèi)型、年供貨能力（或服務(wù)規(guī)模）；其他補(bǔ)充說(shuō)明：如是否為高新技術(shù)企業(yè)、有無(wú)重大訴訟記錄等。步驟2：信息審核與合規(guī)性校驗(yàn)初審：采購(gòu)專(zhuān)員核對(duì)提交信息的完整性，檢查必填字段（如統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、資質(zhì)證書(shū)有效期）是否缺失，文件是否加蓋公章；合規(guī)校驗(yàn)：法務(wù)部門(mén)或合規(guī)專(zhuān)員重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：資質(zhì)證書(shū)是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否與本次合作需求匹配；供應(yīng)商是否被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信名單（通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)）；授權(quán)委托書(shū)是否明確授權(quán)范圍及有效期，法定代表人與授權(quán)經(jīng)辦人身份信息是否一致；審核結(jié)果處理：審核通過(guò)則進(jìn)入下一步；若信息不全或資質(zhì)不符，反饋發(fā)起部門(mén)補(bǔ)充材料或終止合作。步驟3：信息錄入與檔案建立系統(tǒng)錄入：由檔案管理員將審核通過(guò)的信息錄入企業(yè)ERP或供應(yīng)商管理系統(tǒng)，保證字段與模板一致，文件掃描件（PDF格式）作為附件；紙質(zhì)檔案歸檔：將資質(zhì)證明文件原件（或加蓋公章的復(fù)印件）、信息登記表打印版分類(lèi)存放，檔案盒標(biāo)注“供應(yīng)商名稱(chēng)+登記日期”，按“供應(yīng)商編號(hào)”順序排列；唯一標(biāo)識(shí)：為每個(gè)供應(yīng)商分配唯一編號(hào)（格式：GY+年份+4位流水號(hào)，如“GY20240001”），編號(hào)與系統(tǒng)信息綁定，避免重復(fù)。步驟4：信息更新與動(dòng)態(tài)維護(hù)觸發(fā)更新場(chǎng)景：供應(yīng)商聯(lián)系方式變更、資質(zhì)證書(shū)到期或升級(jí)、經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整、合作終止等；更新流程：供應(yīng)商或?qū)硬块T(mén)提交《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》，注明變更內(nèi)容及原因；采購(gòu)部門(mén)重新審核變更材料的合規(guī)性（如新資質(zhì)證書(shū)的有效性）；檔案管理員在系統(tǒng)內(nèi)更新信息，同步替換紙質(zhì)檔案中的舊文件，并在檔案中記錄變更日期及審批人；定期核查：每年12月由采購(gòu)部門(mén)牽頭，對(duì)所有供應(yīng)商資質(zhì)證書(shū)有效期進(jìn)行集中核查，提前3個(gè)月提醒即將到期的供應(yīng)商辦理續(xù)期，避免資質(zhì)失效影響合作。步驟5：信息使用與歸檔管理權(quán)限控制：系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置分級(jí)查看權(quán)限，采購(gòu)部門(mén)可查看/編輯全部信息，其他部門(mén)僅能查看與本部門(mén)合作相關(guān)的供應(yīng)商基礎(chǔ)信息；調(diào)用規(guī)范：部門(mén)需調(diào)用供應(yīng)商信息時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)提交申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批后導(dǎo)出，嚴(yán)禁私自外傳或用于非工作用途；檔案保管期限：合作終止后，供應(yīng)商檔案繼續(xù)保存5年（含合作期內(nèi)及終止后），到期后經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核可統(tǒng)一銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需記錄監(jiān)銷(xiāo)人及銷(xiāo)毀日期。三、供應(yīng)商信息登記表結(jié)構(gòu)大類(lèi)字段名稱(chēng)填寫(xiě)要求示例基礎(chǔ)信息供應(yīng)商全稱(chēng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，填寫(xiě)全稱(chēng)科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位代碼，字母大寫(xiě)91110108注冊(cè)地址填寫(xiě)詳細(xì)地址，包含省市區(qū)（縣）北京市海淀區(qū)路號(hào)大廈5層經(jīng)營(yíng)期限起始日期-終止日期（長(zhǎng)期填寫(xiě)“長(zhǎng)期”）2018-01-01至長(zhǎng)期注冊(cè)資本填寫(xiě)單位：元10000000經(jīng)營(yíng)范圍以營(yíng)業(yè)執(zhí)照為準(zhǔn)，簡(jiǎn)述核心業(yè)務(wù)技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)咨詢、銷(xiāo)售電子產(chǎn)品資質(zhì)文件營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本）需加蓋公章的掃描件，有效期≥6個(gè)月PDF文件行業(yè)特殊許可證如涉及，需填寫(xiě)許可證名稱(chēng)及編號(hào)食品經(jīng)營(yíng)許可證：JY0567體系認(rèn)證證書(shū)如ISO9001、ISO14001等，注明認(rèn)證范圍及有效期ISO9001:2015質(zhì)量管理體系認(rèn)證，有效期至2025-12-31法定代表人信息姓名、證件號(hào)碼號(hào)、聯(lián)系方式，11010119800101，00000授權(quán)委托書(shū)若非法定代表人辦理，需委托書(shū)及經(jīng)辦人證件號(hào)碼PDF文件（含經(jīng)辦人證件號(hào)碼復(fù)印件）聯(lián)系信息主要聯(lián)系人姓名、職務(wù)、辦公電話、郵箱，采購(gòu)經(jīng)理，010-5678，lisixx緊急聯(lián)系人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式（非主要聯(lián)系人），總經(jīng)理作背景往合項(xiàng)目名稱(chēng)（如有）填寫(xiě)最近3年合作項(xiàng)目，注明合作時(shí)間2022年-辦公設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目主要產(chǎn)品/服務(wù)類(lèi)型列出核心產(chǎn)品或服務(wù)臺(tái)式電腦、IT運(yùn)維服務(wù)年供貨能力/服務(wù)規(guī)模如適用，填寫(xiě)數(shù)量或金額年供貨臺(tái)式電腦≥5000臺(tái)其他信息是否高新技術(shù)企業(yè)是/否，需附證書(shū)編號(hào)是，證書(shū)編號(hào)：GR202211重大訴訟記錄（如有）簡(jiǎn)述案件名稱(chēng)、涉案金額、當(dāng)前狀態(tài)無(wú)登記日期年-月-日2024-03-15登記人填寫(xiě)發(fā)起信息收集的員工姓名*六審核人法務(wù)/合規(guī)專(zhuān)員姓名*七四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性保障供應(yīng)商提交的信息需真實(shí)有效，若發(fā)覺(jué)虛假信息（如偽造資質(zhì)、虛報(bào)注冊(cè)資本），立即終止合作并納入企業(yè)供應(yīng)商黑名單；采購(gòu)部門(mén)每季度隨機(jī)抽取5%-10%的供應(yīng)商進(jìn)行信息復(fù)核，重點(diǎn)核對(duì)聯(lián)系方式、資質(zhì)有效期等動(dòng)態(tài)字段，保證信息與實(shí)際一致。文件合規(guī)性管理資質(zhì)證明文件需為原件或加蓋供應(yīng)商公章的復(fù)印件，掃描件需清晰可辨，關(guān)鍵信息（如公章、日期、編號(hào)）不得模糊；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品、醫(yī)療器械）需留存發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)驗(yàn)證截圖，與文件一并歸檔。信息安全與保密供應(yīng)商信息僅限工作需要知悉的人員查看，嚴(yán)禁通過(guò)QQ等非加密渠道傳輸敏感信息；系統(tǒng)登錄需定期更換密碼，密碼長(zhǎng)度≥12位且包含字母、數(shù)字、特殊字符，離職員工權(quán)限需立即注銷(xiāo)?？绮块T(mén)協(xié)同機(jī)制供應(yīng)商信息變更時(shí)，采購(gòu)部門(mén)需在1個(gè)工作日內(nèi)同步通知財(cái)務(wù)（開(kāi)票信息變更）、法務(wù)（合同主體變更）等相關(guān)部門(mén)，保證各部門(mén)數(shù)