采購申請與審批標準化操作手冊手冊概述本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內部采購申請與審批流程，保證采購活動的合規(guī)性、高效性與經濟性。通過明確各環(huán)節(jié)職責、統一操作標準，有效提升采購管理質量，保障生產經營活動的順利進行，同時控制采購成本，防范潛在風險。適用范圍與情境本手冊適用于企業(yè)內所有部門因生產經營、辦公需求或特定項目需要而進行的各類采購活動。無論是常規(guī)辦公用品、生產原材料，還是固定資產購置、服務外包等，均需遵循本手冊規(guī)定的流程進行申請與審批。當部門出現以下情況時，應及時啟動采購申請流程：存在新的物資或服務需求，且無庫存或現有資源無法滿足；庫存物資達到或低于安全庫存線，需進行補充采購；現有設備、設施損壞或老化，需要維修、更換或新增；為完成特定項目任務，需采購專項物資或服務；其他經確認需要通過采購方式獲取資源的情況。標準操作流程一、采購需求的識別與初步評估需求提出：各部門根據實際工作需要，由需求經辦人（如部門專員、項目負責人等）識別并明確采購需求。需求應具體、清晰，包括所需物品或服務的名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、期望到貨日期、用途說明等基本信息。需求核實：需求經辦人需核實需求的必要性與合理性，例如：是否為必需品？可否替代或延遲采購？現有庫存是否真的無法滿足？（可通過庫存管理系統查詢或實地盤點確認）采購數量是否合理？是否考慮了經濟采購批量或最小包裝量？預算初步確認：需求經辦人需根據市場行情或歷史采購數據，對采購項目進行初步的成本估算，確認其是否在部門預算額度內，或是否需要申請額外預算。二、采購申請單的規(guī)范填寫獲取申請單：需求經辦人從公司指定平臺（如OA系統、共享文件夾）或行政/采購部門領取標準《采購申請單》。填寫申請信息：需求經辦人需認真、準確、完整地填寫《采購申請單》各項內容，主要包括：基礎信息：申請部門、申請人、聯系方式、申請日期。采購需求明細：物品/服務名稱、規(guī)格型號、單位、數量、技術參數或服務要求、用途說明。預算信息：預估單價、預估總價、資金來源（如部門預算、項目預算等）。供應商信息：若有推薦供應商，需填寫供應商名稱、聯系人、聯系方式（內部通訊錄可查）、報價單（如已有）。期望到貨/服務開始日期。附件：如技術規(guī)格書、圖紙、比價記錄、相關審批意見等，需作為申請單附件一并提交。部門內部審核：申請單填寫完畢后，需求經辦人需提交至本部門負責人進行審核。部門負責人需對采購需求的真實性、必要性、合理性以及預算匹配性進行把關，審核無誤后簽字確認。三、審批流程的逐級推進根據采購金額、物品類型及公司規(guī)定，采購申請需經過不同層級人員的審批。審批流程應自下而上逐級進行，不得越級審批（特殊情況需經相關高層特批）。審批層級劃分（示例，企業(yè)可根據自身情況調整）：一級審批（部門負責人）：負責本部門所有采購申請的初步審核，如上所述。二級審批（分管副總/總監(jiān)）：負責一定金額范圍內（例如：人民幣5,000元-50,000元）或特定類型采購申請的審核，重點關注采購的必要性、預算合理性及是否符合部門工作計劃。三級審批（總經理/廠長）：負責大額采購（例如：人民幣50,000元以上）或重要資產購置、關鍵服務外包等采購申請的最終審批，從公司整體戰(zhàn)略、財務狀況及風險控制角度進行綜合評估。專項審批：如涉及固定資產、招投標、進口采購等特殊事項，可能需additional如財務部、法務部、資產管理部等相關部門會簽或專項審批。審批要點：審批人需仔細核對《采購申請單》及附件信息的完整性、準確性和合規(guī)性。審批人需確認采購需求與公司規(guī)定、部門職責的相符性。審批人需關注預算執(zhí)行情況，保證采購支出不超預算。對于大額或復雜采購，審批人可要求申請人補充說明或提供比價、議價資料。審批人應在規(guī)定時限內完成審批，不得無故拖延。審批流轉：《采購申請單》經部門負責人審核后，按照審批層級依次流轉至相應審批人?？赏ㄟ^OA系統線上流轉，或紙質申請單人工傳遞。線上流轉應保證審批痕跡可追溯。任何一級審批不通過，需注明不通過理由，并退回至上一環(huán)節(jié)或申請人進行修改或補充。四、采購任務的執(zhí)行與反饋審批通過：采購申請獲得所有必需的審批后，申請單流轉至采購部門（或指定采購執(zhí)行人）。采購執(zhí)行：采購部門收到審批通過的《采購申請單》后，應根據申請需求進行市場調研、供應商選擇（如需招投標或比價，應按公司相關規(guī)定執(zhí)行）。與選定的供應商洽談價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款，并簽訂采購合同（如達到合同簽訂標準）。向供應商下達采購訂單，明確采購細節(jié)。進度跟蹤：采購部門負責跟蹤訂單執(zhí)行情況，保證供應商按時、按質、按量交付。入庫與驗收：采購的物品到貨后，需求部門（或倉庫、質檢部門）需根據《采購申請單》和采購訂單對物品的名稱、規(guī)格、數量、質量等進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)（如適用），填寫《入庫單》，并由相關人員簽字確認。如驗收不合格，應及時通知采購部門，并按照合同約定與供應商協商處理（如退換貨、索賠等）。費用結算：采購部門根據驗收合格證明、發(fā)票（如需）等單據，按公司財務制度辦理付款申請，經財務部門審核后支付。資料歸檔：采購過程中形成的所有文件資料（如申請單、審批單、合同、訂單、入庫單、發(fā)票等）均由采購部門或檔案管理部門整理歸檔，以備查驗。常用模板表格表1：采購申請單申請單編號：申請日期：年月日申請部門：申請人：聯系方式：期望到貨日期：年月日資金來源：預算科目：采購需求明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號單位123合計預估總價：（大寫）（小寫）推薦供應商信息供應商名稱聯系人聯系方式報價單（如有）附件清單：1.2.3.審批意見部門負責人簽字：日期：分管領導簽字：日期：總經理/廠長簽字：日期：采購部門意見簽字：日期：備注：表2：采購審批權限表（示例）審批層級適用金額范圍（人民幣）審批人備注（特定物品類型）部門負責人≤5,000元部門負責人日常辦公用品、低值易耗品等分管副總/總監(jiān)5,000-50,000元分管副總/總監(jiān)原材料、設備配件、外包服務等總經理/廠長＞50,000元總經理/廠長固定資產、大宗物資、重要服務等專項小組/集體決策特定項目或金額巨大總經理/廠長牽頭按專項規(guī)定執(zhí)行操作要點與常見問題提示提前規(guī)劃，預留時間：采購申請應盡可能提前提交，特別是對于需要招標、定制或進口的采購項目，需為供應商選擇、生產、運輸等環(huán)節(jié)留出充足時間，避免影響正常工作。信息準確，要素齊全：填寫《采購申請單》時務必保證信息準確無誤，規(guī)格型號、技術參數等關鍵要素應清晰、具體，避免因描述不清導致采購錯誤或供應商理解偏差。預算控制，先審批后采購：嚴格執(zhí)行“無預算不采購，超預算不審批”的原則，所有采購活動必須在預算額度內進行。未獲得完整審批前，不得擅自與供應商接洽或下單。廉潔自律，規(guī)范行為：參與采購申請、審批及執(zhí)行的人員應嚴格遵守公司廉潔從業(yè)規(guī)定，不得利用職務之便謀取私利，不得收受供應商回扣或不正當利益。緊急采購處理：如遇突發(fā)緊急情況（如生產設備突發(fā)故障需立即搶修），可啟動緊急采購程序。緊急采購需經部門負責人及更高層級領導口頭或郵件快速審批，事后需補辦正式申請手續(xù)，并在申請單上注明“緊急采購”原因。供應商選擇原則：采購部門應堅持“質優(yōu)價廉、服務優(yōu)良、誠信合規(guī)”的原則選擇供應商，優(yōu)先選擇公司合格供應商名錄內的供應商。新供應商引入需按公司規(guī)定進行評估和審批。溝通協作：需求部門與采購部門應保持良好溝通，需求部門應及時提供必要的資料和信息，采購部門應主動反饋采購進度，保證雙方信息對稱。記錄完整，可追溯：采購全過程的各類文件資料應妥善保管，保證采購行為有據可查，責任可追溯。這對于后續(xù)的財務審計、質量追溯及問題處理都。常見問題：問題：申請單填寫不規(guī)范，信息不全或模糊。提示：仔細閱讀申請單填寫說明，咨詢采購部門或相關負責人，保證所有必填項準確完整。問題：審批流程卡頓，影響采購進度。提示：申請人應及時跟進審批進度，對審批中提出的問題及時回應和補充。審批人應在職責范圍內盡快處理。問題：到貨物資與申請不符。提示：需求部門在驗收時務必仔細核對，發(fā)覺問題立即記錄并與采購部門聯系，協商