文檔歸檔與管理制度模板文檔管理規(guī)范第一章總則一、制度目的為規(guī)范組織內(nèi)各類文檔的歸檔、保管、使用及銷毀工作，保證文檔的完整性、安全性、可追溯性，提高文檔管理效率，防范信息丟失或泄露風(fēng)險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部管理要求，制定本規(guī)范。二、適用范圍本規(guī)范適用于組織內(nèi)部各部門、各項目組及全體員工在工作過程中產(chǎn)生、獲取和使用的各類文檔，包括但不限于：管理類文檔：制度文件、會議紀(jì)要、工作計劃、請示報告、合同協(xié)議等；業(yè)務(wù)類文檔：項目方案、調(diào)研報告、客戶資料、產(chǎn)品手冊、招投標(biāo)文件等；技術(shù)類文檔：設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)記錄、測試報告、專利文件等；財務(wù)類文檔：預(yù)算報表、財務(wù)憑證、審計報告、稅務(wù)資料等；人力資源類文檔：招聘資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表等；其他應(yīng)歸檔的具有保存價值的文檔。三、基本原則集中統(tǒng)一管理：文檔歸檔工作由指定部門（如行政部或檔案室）統(tǒng)籌，各部門配合執(zhí)行，保證文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。及時歸檔：文檔在辦理完畢后15個工作日內(nèi)完成歸檔，避免拖延導(dǎo)致文檔散失。分類科學(xué)：根據(jù)文檔的性質(zhì)、來源、用途等進行合理分類，便于檢索和利用。安全保密：涉及敏感信息的文檔需按照保密規(guī)定管理，保證文檔實體及信息內(nèi)容安全。規(guī)范高效：統(tǒng)一歸檔流程、格式及要求，提高文檔管理及使用效率。第二章職責(zé)分工一、歸檔管理部門行政部（或檔案室）是文檔歸檔管理的牽頭部門，主要職責(zé)包括：制定和完善文檔歸檔管理制度及規(guī)范；指導(dǎo)各部門開展文檔分類、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)歸檔文檔的接收、登記、保管、鑒定、銷毀及利用服務(wù)；組織文檔管理培訓(xùn)及監(jiān)督檢查。二、業(yè)務(wù)部門各部門負(fù)責(zé)人是本部門文檔歸檔的第一責(zé)任人，主要職責(zé)包括：指定專人（兼職文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、整理和預(yù)歸檔；保證本部門產(chǎn)生的文檔內(nèi)容真實、格式規(guī)范、手續(xù)齊全；按照規(guī)定時間將整理完畢的文檔移交至歸檔管理部門；配合歸檔管理部門開展文檔鑒定及銷毀工作。三、員工全體員工應(yīng)積極配合文檔管理工作，職責(zé)包括：按規(guī)范要求制作、辦理各類文檔，保證文檔質(zhì)量；及時將辦理完畢的文檔交至本部門兼職文檔管理員；借閱文檔時遵守借閱規(guī)定，按時歸還，愛護文檔。第三章文檔歸檔管理流程一、文檔收集與整理收集范圍：本部門在工作中形成、辦理完畢的具有保存價值的各類文檔；上級單位發(fā)來的需貫徹執(zhí)行的文件（含電子版）；下級單位報送的重要報告、總結(jié)等；外單位發(fā)來的與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的函件、合同等。整理要求：檢查完整性：檢查文檔是否齊全，如有缺失需及時補充；規(guī)范格式：文檔標(biāo)題清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡工整（電子版文檔需為通用格式，如PDF、Word等）；去除夾頁：去除文檔中的金屬夾、大頭針等易銹蝕物品，避免損壞文檔；編寫頁碼：超過2頁的文檔需編寫連續(xù)頁碼（手寫頁碼用鉛筆，位于頁面右下角）；填寫備考表：對文檔中存在的問題（如缺頁、損毀）需在備考表中注明，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。二、文檔分類與編號分類方法：采用“年度-類別-部門-流水號”的分類方法，具體分類年度：以自然年度為分類單位，如“2024年”；類別：按文檔性質(zhì)分為“管理類（GL）”“業(yè)務(wù)類（YW）”“技術(shù)類（JS）”“財務(wù)類（CW）”“人力資源類（RL）”等；部門：按文檔形成部門或項目組名稱代碼表示，如“行政部（XZ）”“市場部（SC）”“項目組（XM001）”；流水號：按歸檔順序編寫4位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“0001”起依次編號。編號示例：2024年管理類行政部歸檔第3號文檔，編號為：2024-GL-XZ-0003。三、文檔移交與接收移交準(zhǔn)備：部門兼職文檔管理員整理完畢后，填寫《文檔歸檔移交表》（見附件1），一式兩份，注明文檔編號、名稱、份數(shù)、歸檔日期、移交人等信息；將文檔及《文檔歸檔移交表》一并提交至歸檔管理部門。接收審核：歸檔管理部門核對文檔數(shù)量、編號、完整性及《文檔歸檔移交表》信息，確認(rèn)無誤后簽字接收；若發(fā)覺問題，當(dāng)場告知移交部門，限期整改后重新移交。登記入庫：歸檔管理部門在文檔管理系統(tǒng)中錄入文檔信息（包括編號、名稱、分類、存放位置、移交人、接收日期等），唯一檔案號；將文檔按分類及編號順序存入檔案柜，并在檔案柜外側(cè)標(biāo)注類別及編號范圍，便于查找。四、文檔保管與維護保管環(huán)境：檔案室需保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期檢查設(shè)備運行情況；電子文檔需存儲在專用服務(wù)器或移動存儲介質(zhì)中，定期備份（至少備份2份，異地存放1份）。保管期限：根據(jù)文檔價值及法律法規(guī)要求，劃分保管期限，分為“永久（Y）”“長期（C，30年以上）”“短期（D，10年以下）”三類；保管期限表由歸檔管理部門會同業(yè)務(wù)部門制定，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。定期檢查：歸檔管理部門每半年對實體文檔進行一次檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、損毀等情況，發(fā)覺問題及時處理；每年對電子文檔進行一次備份及可用性檢測，保證數(shù)據(jù)安全。五、文檔借閱與使用借閱范圍：員工因工作需要可借閱歸檔文檔，涉密文檔需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及歸檔管理部門負(fù)責(zé)人審批；外部單位借閱文檔需持單位介紹信，經(jīng)歸檔管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱流程：借閱人填寫《文檔借閱申請表》（見附件2），注明借閱文檔編號、名稱、用途、借閱期限、借閱人等信息；部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報歸檔管理部門審批；審批通過后，歸檔管理人員將文檔交借閱人，當(dāng)面清點無誤后簽字確認(rèn)。借閱規(guī)定：借閱期限：一般文檔不超過7個工作日，特殊情況需經(jīng)歸檔管理部門批準(zhǔn)，可延長至15個工作日；借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文檔內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制或拍照（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）；涉密文檔需在指定場所查閱，嚴(yán)禁帶出檔案室；借閱到期后，借閱人應(yīng)及時歸還，如需續(xù)借需提前3個工作日辦理續(xù)借手續(xù)。六、文檔鑒定與銷毀鑒定組織：歸檔管理部門每兩年組織一次文檔鑒定工作，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)、歸檔管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)技術(shù)人員組成的鑒定小組。鑒定內(nèi)容：對已到保管期限的文檔進行鑒定，確認(rèn)是否有繼續(xù)保存價值；對無保存價值的文檔，列出銷毀清單；對仍有保存價值的文檔，重新劃定保管期限。銷毀流程：鑒定小組編制《文檔銷毀清單》（見附件3），注明文檔編號、名稱、保管期限、銷毀原因、鑒定人等信息，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時需由2名以上監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，保證文檔徹底銷毀（紙質(zhì)文檔采用粉碎或焚燒方式，電子文檔采用數(shù)據(jù)銷毀工具徹底刪除）；銷毀完成后，監(jiān)銷人員在《文檔銷毀清單》上簽字，并將清單歸檔保存10年以上。第四章文檔分類與保管期限表（示例）類別子類文檔名稱示例保管期限備注管理類制度文件《公司檔案管理辦法》永久正式發(fā)布版本管理類會議紀(jì)要年度工作總結(jié)會議紀(jì)要長期需參會人員簽字確認(rèn)業(yè)務(wù)類項目方案市場拓展項目方案長期含審批及修改記錄技術(shù)類設(shè)計圖紙產(chǎn)品結(jié)構(gòu)設(shè)計圖紙長期CAD格式及紙質(zhì)版財務(wù)類財務(wù)報告年度財務(wù)審計報告永久需審計機構(gòu)蓋章人力資源類勞動合同員工勞動合同（在職）長期離職后保存10年第五章監(jiān)督與責(zé)任追究一、監(jiān)督檢查歸檔管理部門每季度對各部門文檔歸檔情況進行抽查，重點檢查：文檔是否及時歸檔（超過規(guī)定期限未歸檔的，每份扣部門績效考核分1分）；文檔分類、編號是否規(guī)范（發(fā)覺錯誤的，責(zé)令限期整改并記錄）；借閱文檔是否按時歸還（逾期未還的，暫停借閱權(quán)限1個月）。二、責(zé)任追究對違反本規(guī)范，導(dǎo)致文檔丟失、損毀、泄露的，視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、通報批評或經(jīng)濟處罰；涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。第六章附則一、培訓(xùn)與宣貫歸檔管理部門每年組織1-2次文檔管