高校院長(zhǎng)信箱管理辦法及流程一、總則高校院長(zhǎng)信箱是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生員工、社會(huì)各界人士之間溝通信息、聽(tīng)取意見(jiàn)、接受監(jiān)督、解決問(wèn)題的重要渠道，是學(xué)院民主管理、科學(xué)決策的重要途徑。為規(guī)范院長(zhǎng)信箱的管理，確保各類訴求得到及時(shí)、公正、有效的處理，提升學(xué)院治理能力和辦學(xué)水平，特制定本辦法。本辦法適用于通過(guò)學(xué)院設(shè)立的院長(zhǎng)信箱（包括電子郵箱、在線留言系統(tǒng)及實(shí)體信箱等形式）提交的各類信件、意見(jiàn)、建議和投訴的受理、登記、分辦、督辦、反饋及歸檔等管理工作。院長(zhǎng)信箱管理工作遵循以下基本原則：1.公開(kāi)透明原則：信箱設(shè)置方式、受理范圍、處理流程、反饋時(shí)限等信息應(yīng)向社會(huì)公開(kāi)，處理結(jié)果在不涉及保密內(nèi)容的前提下可適當(dāng)公開(kāi)。2.及時(shí)高效原則：對(duì)受理范圍內(nèi)的信件，應(yīng)盡快處理，及時(shí)反饋，不得推諉拖延。3.實(shí)事求是原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地調(diào)查處理問(wèn)題，確保處理結(jié)果的公正性和合理性。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的要求，明確責(zé)任主體，層層落實(shí)處理責(zé)任。5.保密守信原則：對(duì)來(lái)信人的個(gè)人信息及信件內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，保護(hù)來(lái)信人的合法權(quán)益。確需公開(kāi)的，應(yīng)征得來(lái)信人同意。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)學(xué)院設(shè)立院長(zhǎng)信箱工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管院領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，成員包括學(xué)院辦公室、紀(jì)檢監(jiān)察室、人事處、教務(wù)處、學(xué)生處、科研處、后勤管理處等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)院長(zhǎng)信箱工作中的重大問(wèn)題，審定重要信件的處理意見(jiàn)。學(xué)院辦公室是院長(zhǎng)信箱的日常管理部門，具體職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)院長(zhǎng)信箱的日常維護(hù)、信件接收、登記、分類、呈閱。2.根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示或處理流程，將信件分轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門或單位辦理。3.負(fù)責(zé)信件處理過(guò)程的跟蹤、督辦、協(xié)調(diào)，確保按期辦結(jié)。4.負(fù)責(zé)整理、匯總信件處理結(jié)果，按要求向院長(zhǎng)及領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。5.負(fù)責(zé)信件及處理材料的歸檔管理。6.負(fù)責(zé)定期對(duì)信箱運(yùn)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院決策提供參考。院長(zhǎng)作為信箱工作的第一責(zé)任人，對(duì)重要信件的處理負(fù)有最終決策權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)定期查閱信箱信件及處理情況，對(duì)重大問(wèn)題親自過(guò)問(wèn)、協(xié)調(diào)解決。各相關(guān)職能部門及教學(xué)單位是信件辦理的責(zé)任單位，其主要職責(zé)是：1.對(duì)學(xué)院辦公室分轉(zhuǎn)的信件，指定專人負(fù)責(zé)調(diào)查核實(shí)。2.在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提出具體處理意見(jiàn)和解決方案，并形成書(shū)面回復(fù)材料。3.涉及本單位職責(zé)范圍內(nèi)的政策咨詢、意見(jiàn)建議，應(yīng)認(rèn)真研究，積極采納合理部分。4.對(duì)需要回復(fù)來(lái)信人的，應(yīng)按要求擬定回復(fù)內(nèi)容，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審簽后，通過(guò)學(xué)院辦公室統(tǒng)一回復(fù)或按規(guī)定直接回復(fù)。5.配合學(xué)院辦公室做好信件處理的協(xié)調(diào)、解釋工作。三、信箱設(shè)置與信息發(fā)布信箱設(shè)置應(yīng)充分考慮便捷性和安全性，鼓勵(lì)采用實(shí)名制提交信件，以便于溝通和反饋。對(duì)匿名信件，內(nèi)容具體、線索清晰的，應(yīng)予以受理；對(duì)無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容、惡意攻擊的匿名信件，可不予受理。四、信件受理與處理流程（一）信件受理范圍院長(zhǎng)信箱主要受理以下內(nèi)容：1.對(duì)學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)改革、科研管理、師資隊(duì)伍建設(shè)、校園管理等方面的意見(jiàn)和建議。2.對(duì)學(xué)院各部門、單位及工作人員在履職盡責(zé)、工作作風(fēng)、服務(wù)態(tài)度、廉潔自律等方面的意見(jiàn)和投訴。3.師生員工在學(xué)習(xí)、工作、生活中遇到的實(shí)際困難和問(wèn)題反映。4.社會(huì)各界對(duì)學(xué)院辦學(xué)的意見(jiàn)和建議。5.其他與學(xué)院工作相關(guān)的合理訴求。下列情況不予受理或酌情處理：1.不屬于學(xué)院職責(zé)范圍的事項(xiàng)。2.已經(jīng)進(jìn)入司法程序、仲裁程序或行政復(fù)議程序的案件。3.內(nèi)容空泛、事實(shí)不清、無(wú)法核實(shí)的。4.重復(fù)提交且已妥善處理的。5.含有侮辱、誹謗、恐嚇等惡意內(nèi)容或違反法律法規(guī)、社會(huì)公德的。6.涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密或國(guó)家秘密的（應(yīng)通過(guò)其他保密渠道反映）。（二）處理流程1.接收與登記：學(xué)院辦公室指定專人每日定時(shí)查收各類信件，對(duì)收到的信件進(jìn)行統(tǒng)一登記，內(nèi)容包括來(lái)信日期、來(lái)信人（實(shí)名/匿名）、聯(lián)系方式、信件主題、主要內(nèi)容、信件來(lái)源等。2.分類與呈閱：學(xué)院辦公室對(duì)信件進(jìn)行初步審核和分類，根據(jù)信件內(nèi)容和重要程度，提出擬辦意見(jiàn)，及時(shí)呈送院長(zhǎng)或分管院領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般事務(wù)性信件，可按職責(zé)分工直接分轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。3.分辦與承辦：學(xué)院辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示或既定流程，將信件及相關(guān)材料及時(shí)分轉(zhuǎn)至相關(guān)責(zé)任單位辦理。責(zé)任單位接到分辦信件后，應(yīng)立即指定經(jīng)辦人，明確辦理要求和時(shí)限。4.調(diào)查與處理：責(zé)任單位對(duì)分辦的信件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查、核實(shí)，深入研究，依法依規(guī)、合情合理地提出處理意見(jiàn)和解決方案。對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題，可組織專題研究或協(xié)調(diào)相關(guān)單位共同處理。5.反饋與回復(fù)：*責(zé)任單位在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將處理結(jié)果（含具體措施、處理依據(jù)、辦理情況等）形成書(shū)面材料，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章后，報(bào)送學(xué)院辦公室。*學(xué)院辦公室對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行審核，必要時(shí)再次呈請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)審閱。*對(duì)于實(shí)名來(lái)信且留有聯(lián)系方式的，由學(xué)院辦公室或責(zé)成責(zé)任單位在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將處理結(jié)果以適當(dāng)方式回復(fù)來(lái)信人?；貜?fù)內(nèi)容應(yīng)事實(shí)清楚、依據(jù)充分、態(tài)度誠(chéng)懇。*對(duì)于具有普遍性、典型性的問(wèn)題或重要的意見(jiàn)建議，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可在一定范圍內(nèi)公開(kāi)回復(fù)或通過(guò)適當(dāng)方式向師生員工通報(bào)。6.督辦與催辦：學(xué)院辦公室對(duì)信件辦理情況進(jìn)行全程跟蹤，對(duì)未按時(shí)限辦理的，應(yīng)及時(shí)向承辦單位發(fā)出督辦通知，督促其盡快辦結(jié)。對(duì)推諉扯皮、敷衍塞責(zé)的單位或個(gè)人，可向?qū)W院紀(jì)檢監(jiān)察室通報(bào)。7.歸檔與總結(jié)：信件處理完畢后，學(xué)院辦公室應(yīng)將信件原件、領(lǐng)導(dǎo)批示、分辦單、調(diào)查材料、處理結(jié)果、回復(fù)記錄等相關(guān)材料整理歸檔，確保材料完整、規(guī)范。定期對(duì)信件辦理情況進(jìn)行總結(jié)分析，形成報(bào)告。五、辦理時(shí)限與工作紀(jì)律對(duì)于一般性咨詢類信件，承辦單位應(yīng)在收到分辦件后一定工作日內(nèi)辦結(jié)并回復(fù)；對(duì)于意見(jiàn)建議類信件，應(yīng)在一定工作日內(nèi)研究并給予答復(fù)；對(duì)于投訴舉報(bào)類及需要調(diào)查處理的復(fù)雜問(wèn)題，應(yīng)在一定工作日內(nèi)辦結(jié)；情況特別復(fù)雜的，經(jīng)學(xué)院辦公室同意并報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)辦理時(shí)限，但應(yīng)向來(lái)信人說(shuō)明情況。各相關(guān)單位和工作人員在信件處理工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守以下紀(jì)律：1.恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不得推諉、拖延、積壓信件。2.嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露來(lái)信人信息、信件內(nèi)容及處理過(guò)程中的涉密信息。3.堅(jiān)持原則，秉公辦事，不得利用職權(quán)謀取私利，不得打擊報(bào)復(fù)來(lái)信人。4.與來(lái)信事項(xiàng)有直接利害關(guān)系的人員，應(yīng)主動(dòng)申請(qǐng)回避。5.嚴(yán)禁偽造、篡改、隱匿、銷毀信件及相關(guān)材料。六、保密與隱私保護(hù)嚴(yán)格保護(hù)來(lái)信人的個(gè)人隱私和合法權(quán)益，嚴(yán)禁將來(lái)信人的姓名、聯(lián)系方式、家庭情況等個(gè)人信息泄露給無(wú)關(guān)人員。因工作需要確需了解來(lái)信人信息的，須經(jīng)學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。對(duì)來(lái)信人要求保密的，應(yīng)嚴(yán)格保密。對(duì)實(shí)名舉報(bào)的，應(yīng)保護(hù)舉報(bào)人的安全。信件處理過(guò)程中形成的所有材料，均屬工作秘密，工作人員不得擅自擴(kuò)散。七、監(jiān)督與責(zé)任追究學(xué)院紀(jì)檢監(jiān)察室負(fù)責(zé)對(duì)院長(zhǎng)信箱信件處理工作的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)，直至給予黨紀(jì)政紀(jì)處分：1.對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)受理的信件不予受理或受理后不及時(shí)處理的。2.未按規(guī)定時(shí)限辦結(jié)，且無(wú)正當(dāng)理由的。3.處理問(wèn)題不認(rèn)真，敷衍塞責(zé)，弄虛作假，導(dǎo)致問(wèn)題未解決或引