文學(xué)社社員退社資料處理辦法適用范圍本《文學(xué)社社員退社資料處理辦法》適用于文學(xué)社全體正式社員及特邀社員，涵蓋社員退社申請(qǐng)、資料交接、檔案管理、信息更新等全流程，確保退社手續(xù)規(guī)范、資料安全、信息準(zhǔn)確，維護(hù)文學(xué)社的運(yùn)營(yíng)秩序與品牌形象。---第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范文學(xué)社社員退社流程，保障社員合法權(quán)益，妥善處理退社相關(guān)資料，根據(jù)《文學(xué)社章程》《人力資源管理規(guī)范》及《檔案管理辦法》，結(jié)合文學(xué)社扁平化管理特點(diǎn)與人文關(guān)懷理念，制定本辦法。第二條基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循章程規(guī)定，確保退社行為合法合規(guī)；2.完整性原則：退社資料須全面、準(zhǔn)確，不得遺漏或偽造；3.保密性原則：涉及社員個(gè)人信息、創(chuàng)作成果等敏感內(nèi)容需嚴(yán)格保密；4.高效性原則：在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成資料處理，避免延誤影響運(yùn)營(yíng)；5.人文關(guān)懷原則：尊重社員選擇，提供便捷、友好的退社服務(wù)。---第二章退社條件與流程第三條退社類型1.主動(dòng)退社：社員因?qū)W業(yè)、工作、個(gè)人發(fā)展等原因自愿申請(qǐng)退出；2.被動(dòng)退社：因違反章程、長(zhǎng)期失聯(lián)或違規(guī)行為被勸退或除名；3.畢業(yè)/調(diào)離退社：在校社員因畢業(yè)、升學(xué)或調(diào)離本地區(qū)退社，需提供相關(guān)證明。第四條退社申請(qǐng)流程1.提交申請(qǐng)：社員需提前30日通過“文學(xué)社管理系統(tǒng)”提交《退社申請(qǐng)表》，注明退社原因、預(yù)計(jì)離任日期；2.部門審核：直屬部門負(fù)責(zé)人（如編輯部、外聯(lián)部）需在5個(gè)工作日內(nèi)復(fù)核，確認(rèn)退社合理性；3.行政主管終審：行政主管結(jié)合社員貢獻(xiàn)、未完成事項(xiàng)等作出最終批準(zhǔn)，并在系統(tǒng)中記錄審批結(jié)果；4.退社生效：自批準(zhǔn)之日起30日后正式退出，特殊貢獻(xiàn)者可保留榮譽(yù)會(huì)員資格。---第三章資料處理核心要素第一節(jié)人第五條社員關(guān)系維護(hù)1.退社前需完成手頭工作交接，不得損害文學(xué)社利益；2.行政主管需與退社社員溝通，感謝其貢獻(xiàn)，鼓勵(lì)未來參與活動(dòng)或合作。第二節(jié)事第六條工作交接清單1.編輯類社員：提交未完成稿件、資料庫賬號(hào)權(quán)限；2.行政類社員：移交辦公用品、財(cái)務(wù)憑證；3.活動(dòng)類社員：提交活動(dòng)照片、視頻素材、合作方聯(lián)系方式；4.所有交接內(nèi)容需經(jīng)接任者確認(rèn)簽字存檔。第三節(jié)財(cái)?shù)谄邨l財(cái)務(wù)結(jié)算1.退社社員需結(jié)清所有報(bào)銷款項(xiàng)、會(huì)費(fèi)等財(cái)務(wù)義務(wù)；2.文學(xué)社報(bào)銷憑證、發(fā)票等需隨檔案一并歸檔，財(cái)務(wù)部門核對(duì)無誤后銷賬。第四節(jié)物第八條物品歸還1.個(gè)人持有社團(tuán)物資（如筆記本、服裝）需在退社前歸還至指定部門；2.未歸還或損壞物品需按原價(jià)賠償，記錄在《退社資料移交表》中。第五節(jié)信息第九條系統(tǒng)權(quán)限解除1.技術(shù)部門需在退社后3個(gè)工作日內(nèi)撤銷社員在“文學(xué)社管理系統(tǒng)”“社員工作群”等平臺(tái)的權(quán)限；2.公眾號(hào)、網(wǎng)站等平臺(tái)發(fā)布內(nèi)容需由接任者確認(rèn)是否下架或更新署名。第六節(jié)安全第十條信息安全保障1.退社社員需簽署《信息安全承諾書》，不得泄露未公開的社內(nèi)資料；2.敏感文件（如會(huì)員名單、版權(quán)合同）需加密存儲(chǔ)，專人保管至銷毀指令下達(dá)。第七節(jié)文化第十一條貢獻(xiàn)記錄與表彰1.行政主管整理退社社員在社期間參與活動(dòng)記錄、獲獎(jiǎng)情況等，存入《社員榮譽(yù)檔案》；2.每年評(píng)選“優(yōu)秀退社社員”，通過公眾號(hào)公示，頒發(fā)榮譽(yù)證書。---第四章檔案管理與存儲(chǔ)第一節(jié)檔案構(gòu)成第十二條核心檔案材料1.《退社申請(qǐng)表》原件及電子版；2.工作交接清單與簽字頁；3.財(cái)務(wù)結(jié)算憑證復(fù)印件；4.個(gè)人物品歸還確認(rèn)單；5.《信息安全承諾書》掃描件。第二節(jié)存檔要求第十三條存儲(chǔ)規(guī)范1.電子檔案需上傳至“社員檔案庫”，按“年份—姓名”分類；2.紙質(zhì)檔案由行政主管指定專人保管，存放于帶鎖檔案柜內(nèi)，存檔期限不少于3年。第三節(jié)銷毀程序第十四條檔案銷毀1.檔案保管期滿后，經(jīng)行政主管審批可銷毀；2.銷毀過程需兩人監(jiān)督，并記錄銷毀時(shí)間、人員、銷毀方式。---第五章績(jī)效考核與反饋第十五條退社評(píng)價(jià)機(jī)制1.行政主管根據(jù)社員退社時(shí)工作完成度、團(tuán)隊(duì)評(píng)價(jià)等，填寫《退社績(jī)效評(píng)價(jià)表》；2.評(píng)價(jià)結(jié)果作為《人力資源管理報(bào)告》附件，用于優(yōu)化社員招募與培養(yǎng)流程。第十六條意見收集1.退社社員可通過匿名問卷反饋對(duì)文學(xué)社的建議；2.行政主管匯總意見，提交理事會(huì)討論改進(jìn)。---第六章違規(guī)處理第十七條資料不完整1.若退社社員拒不配合資料交接，文學(xué)社可暫緩批準(zhǔn)退社申請(qǐng)，并要求限期整改；2.情節(jié)嚴(yán)重者，按《社員手冊(cè)》規(guī)定追究責(zé)任。第十八條信息泄露1.一經(jīng)查實(shí)擅自泄露涉密信息，立即取消榮譽(yù)會(huì)員資格，并保留法律追責(zé)權(quán)利；2.泄露造成直接經(jīng)濟(jì)損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任