企業(yè)采購流程管理與控制表通用工具模板一、適用場景與核心價值本工具模板適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)、制造業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的采購管理部門，旨在解決采購流程中常見的“審批不透明、成本難管控、供應(yīng)商管理混亂、驗收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一”等問題。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計與關(guān)鍵控制點設(shè)置，可幫助企業(yè)實現(xiàn)采購活動的規(guī)范化、透明化與高效化，降低采購成本，防范合規(guī)風(fēng)險，提升整體運營效率。二、采購流程全環(huán)節(jié)操作指南（一）需求發(fā)起與審批責(zé)任部門：需求部門、采購部、財務(wù)部、管理層操作流程：需求提報：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，填寫《采購申請審批表》，注明物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預(yù)估單價、總預(yù)算、用途及緊急程度，提交部門負(fù)責(zé)人審核。需求復(fù)核：部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性與必要性，重點核對是否為必需采購、數(shù)量是否匹配實際需求，簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)采購部。預(yù)算與可行性審核：采購部對接需求部門，明確采購細節(jié)（如技術(shù)參數(shù)、交付時間），并同步財務(wù)部審核預(yù)算是否在年度/季度采購計劃內(nèi)，超預(yù)算需說明理由并提交管理層審批。最終審批：根據(jù)采購金額分級審批（例如：5000元以下由采購部經(jīng)理審批；5000-50000元由分管副總審批；50000元以上由總經(jīng)理審批），審批通過后采購任務(wù)編號，進入下一環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇與管理責(zé)任部門：采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部、財務(wù)部操作流程：供應(yīng)商尋源：采購部根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價（至少3家供應(yīng)商報價）、行業(yè)推薦等方式篩選潛在供應(yīng)商，收集其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可）、過往合作案例等資料。供應(yīng)商評估：組織技術(shù)部（評估產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量）、質(zhì)量部（評估供貨穩(wěn)定性）、財務(wù)部（評估付款條件與履約能力）共同對供應(yīng)商進行綜合評分，評分維度包括價格（30%）、質(zhì)量（25%）、交付及時性（20%）、服務(wù)（15%）、資質(zhì)（10%），形成《供應(yīng)商評估與選擇表》。供應(yīng)商確定：選擇綜合評分最高的供應(yīng)商作為候選，若單一來源采購（如專利產(chǎn)品），需填寫《單一來源采購申請表》，說明理由并審批通過后確定供應(yīng)商。供應(yīng)商建檔：對合作供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、合作歷史、評估結(jié)果、履約記錄等，定期（每半年/每年）復(fù)核，淘汰不合格供應(yīng)商，更新《合格供應(yīng)商名錄》。（三）采購合同簽訂責(zé)任部門：采購部、法務(wù)部（或外聘律師）、財務(wù)部、管理層操作流程：合同擬定：采購部根據(jù)采購需求與供應(yīng)商洽談結(jié)果，使用《采購合同模板》擬定合同條款，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交付時間與地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵信息。法務(wù)審核：法務(wù)部重點審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性（如違約責(zé)任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等），提出修改意見并反饋采購部調(diào)整。財務(wù)審核：財務(wù)部審核合同金額與預(yù)算是否一致、付款條件是否符合公司財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點）。合同簽訂與分發(fā)：審批通過后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同原件交財務(wù)部、采購部、需求部門各執(zhí)一份，掃描版存檔備查。（四）訂單執(zhí)行與跟蹤責(zé)任部門：采購部、需求部門操作流程：訂單下達：采購部根據(jù)簽訂的《采購合同》，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，注明訂單號、采購物品明細、交付時間、交付地點、聯(lián)系人等信息，要求供應(yīng)商確認(rèn)回執(zhí)。進度跟蹤：采購部建立《采購執(zhí)行跟蹤表》，定期（如每周）與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進度，對可能延遲的交付（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流問題），提前協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計劃，保證不影響生產(chǎn)經(jīng)營。異常處理：若供應(yīng)商無法按期交付或出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險，采購部需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，如聯(lián)系備用供應(yīng)商、協(xié)商延遲交付并約定違約金，同時向管理層匯報處理方案。（五）驗收入庫管理責(zé)任部門：需求部門、質(zhì)量部、倉庫、采購部操作流程：到貨通知：供應(yīng)商交付物品時，提前通知采購部，采購部同步通知需求部門與倉庫準(zhǔn)備驗收。數(shù)量與外觀驗收：倉庫核對送貨單與采購訂單，清點物品數(shù)量、檢查包裝是否完好，如有短缺或破損，當(dāng)場記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗收：需求部門與技術(shù)/質(zhì)量部根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如樣品、檢測報告、國家標(biāo)準(zhǔn)）進行檢驗，填寫《物品驗收入庫單》，注明“合格”“不合格”或“讓步接收”（需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審批）。入庫與記錄：驗收合格物品辦理入庫手續(xù)，倉庫登記庫存臺賬，不合格品由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄退換貨原因，更新供應(yīng)商履約評價。（六）付款結(jié)算與賬務(wù)處理責(zé)任部門：財務(wù)部、采購部操作流程：付款申請：供應(yīng)商開具合法發(fā)票（與合同、訂單、驗收單信息一致），采購部核對無誤后填寫《付款申請審批表》，附發(fā)票、合同復(fù)印件、驗收單等單據(jù)，按審批流程提交財務(wù)部。賬務(wù)審核：財務(wù)部審核發(fā)票真?zhèn)?、金額準(zhǔn)確性、付款條件是否達成（如質(zhì)保金是否到期），核對無誤后安排付款。付款與記錄：通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票支付款項，在《應(yīng)付賬款臺賬》中記錄付款日期、金額、供應(yīng)商信息，定期與供應(yīng)商對賬，保證賬實一致。（七）采購檔案歸檔責(zé)任部門：采購部、檔案管理部門操作流程：采購活動結(jié)束后，采購部整理所有相關(guān)資料（采購申請表、審批記錄、供應(yīng)商評估表、合同、訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等），按“每單一案”原則分類歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計、追溯與復(fù)盤。三、核心管理工具模板（一）采購申請審批表基本信息申請單號申請部門申請人申請日期年月日采購詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）總預(yù)算（元）采購理由（需說明用途、緊急程度等）審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部意見簽字：日期：（審核需求合理性、預(yù)算匹配度）財務(wù)部意見簽字：日期：（審核預(yù)算合規(guī)性）管理層審批簽字：日期：（按金額分級審批）備注（如超預(yù)算說明、特殊需求等）（二）供應(yīng)商評估與選擇表供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主營產(chǎn)品/服務(wù)合作歷史（如有，注明合作次數(shù)、滿意度）評估維度價格（30分）報價與市場均價對比（低10%以上30分，持平20分，高10%以內(nèi)10分，高10%以上0分）質(zhì)量（25分）產(chǎn)品合格率（≥99%25分，95%-99%20分，90%-95%15分，＜90%0分）交付及時性（20分）按時交付率（100%20分，90%-99%15分，80%-89%10分，＜80%0分）服務(wù)（15分）售后響應(yīng)速度、問題解決能力（優(yōu)秀15分，良好10分，一般5分，差0分）資質(zhì)（10分）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證齊全10分，缺失1項5分，缺失2項及以上0分綜合評分（各維度得分總和）評估結(jié)論□合格□備選□淘汰簽字：日期：（三）采購合同模板（簡化版）合同編號：_________簽訂日期：____年_月_日采購方：________________公司（以下簡稱“甲方”）地址：________________聯(lián)系人：_________電話：_________供應(yīng)商：________________公司（以下簡稱“乙方”）地址：________________聯(lián)系人：_________電話：_________采購內(nèi)容：物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總金額（元）合計總金額：________________元（大寫：________________）交付條款：交付時間：____年_月_日前交付地點：________________運輸方式及費用承擔(dān)：________________質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國家________標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)號：________）甲方提供樣品封存，按樣品驗收驗收方式：乙方交付后____個工作日內(nèi)，甲方組織驗收，驗收合格簽署《驗收入庫單》驗收不合格，乙方需在____個工作日內(nèi)退換貨，承擔(dān)相關(guān)費用付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后_個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總金額的_%尾款：驗收合格后_個工作日內(nèi)，支付剩余_%（質(zhì)保金_%，_年后無質(zhì)量問題返還）違約責(zé)任：乙方延遲交付，每延遲1日按總金額的____%支付違約金甲方延遲付款，每延遲1日按應(yīng)付款金額的____%支付違約金產(chǎn)品質(zhì)量問題，乙方負(fù)責(zé)退換貨并賠償甲方損失爭議解決：本合同履行中如發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他：________________甲方（蓋章）：________________授權(quán)代表簽字：_________日期：____年_月_日乙方（蓋章）：________________授權(quán)代表簽字：_________日期：____年_月_日（四）物品驗收入庫單基本信息入庫單號采購訂單號供應(yīng)商名稱到貨日期年月日驗收詳情物品名稱規(guī)格型號——————–——————驗收意見需求部門簽字：日期：（確認(rèn)物品符合使用需求）質(zhì)量部簽字：日期：（確認(rèn)質(zhì)量達標(biāo)）倉庫簽字：日期：（確認(rèn)數(shù)量無誤、辦理入庫）備注（如不合格品處理方式、特殊說明等）（五）付款申請審批表基本信息申請單號合同編號供應(yīng)商名稱采購金額（元）應(yīng)付金額（元）付款階段□預(yù)付款□進度款□尾款□質(zhì)保金附件清單□采購合同□發(fā)票□驗收單□入庫單□其他______________________申請理由（簡述付款依據(jù)，如“合同約定驗收合格后支付尾款”）審批流程采購部意見簽字：日期：（核對合同、發(fā)票、驗收單一致性）財務(wù)部意見簽字：日期：（審核賬務(wù)處理、付款條件）管理層審批簽字：日期：（按金額分級審批）備注四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示（一）預(yù)算控制風(fēng)險風(fēng)險點：超預(yù)算采購、預(yù)算執(zhí)行不透明控制措施：嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算審批制度，超預(yù)算采購需提交《超預(yù)算申請表》說明理由并經(jīng)管理層審批；財務(wù)部每月匯總采購支出與預(yù)算對比，分析差異原因。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險風(fēng)險點：供應(yīng)商資質(zhì)造假、履約能力不足、圍標(biāo)串標(biāo)控制措施：建立“供應(yīng)商準(zhǔn)入-評估-淘汰”機制，定期核查供應(yīng)商資質(zhì)；對重要采購項目采用公開招標(biāo)，邀請至少3家供應(yīng)商參與；對供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交付、服務(wù)）進行季度評價，評分低于70分的暫停合作。（三）合同管理風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款模糊、違約責(zé)任不明確、法律漏洞控制措施：使用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，關(guān)鍵條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任）必須明確；重大合同（金額超10萬元）經(jīng)法務(wù)部審核，必要時咨詢專業(yè)律師；合同簽訂前需經(jīng)采購部、財務(wù)部、需求部門會簽。（四）驗收與付款風(fēng)險風(fēng)險點：驗收流于形式、不合格品入庫、虛假付款控制措施：實行“雙人驗收制”，需求部門與質(zhì)量部共同參與；驗收不合格品需拍照留存并書面通知供應(yīng)商退換貨；付款時嚴(yán)格核對“三單匹配”（訂單、驗收單、發(fā)票），信息不一致不得付款。（五）廉潔自律風(fēng)險風(fēng)險點：采購人員收受回扣、泄露采購信息、與供應(yīng)商串通控制措施：采購人員簽訂《廉潔承諾書》，禁止接受供應(yīng)商禮品、宴請；定期輪崗采購崗位