




版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進行舉報或認(rèn)領(lǐng)
文檔簡介
公司日常行政流程模板大全一、會議管理標(biāo)準(zhǔn)化流程適用場景公司各類會議(如周例會、項目推進會、季度總結(jié)會、臨時專題會議等)的籌備、組織、記錄及后續(xù)跟進。會議組織操作步驟會議發(fā)起與申請會議發(fā)起人需提前1-3個工作日填寫《會議申請表》,明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程及所需物料(如投影儀、白板、麥克風(fēng)等)。涉及跨部門會議需提前與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)參會人員,避免沖突。會議審批與通知會議申請表提交至行政部審核,確認(rèn)會議室可用性及資源支持;涉及重要事項(如戰(zhàn)略會議、大額預(yù)算討論)需報請總經(jīng)辦主任或分管副總審批。審批通過后,行政部提前24小時通過企業(yè)/郵件發(fā)送會議通知,附會議議程、會議(線上會議)及會議資料(如有)。會前準(zhǔn)備行政部提前30分鐘布置會議室,調(diào)試設(shè)備(投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)等),擺放會議物料(文具、飲用水、名牌、簽到表等)。會議發(fā)起人需提前10分鐘到達(dá)會場,確認(rèn)會議材料是否齊全,與參會人員再次溝通關(guān)鍵議題。會議記錄與紀(jì)要整理指定專人(通常為會議發(fā)起人或行政助理)負(fù)責(zé)記錄,重點記錄會議決議、待辦事項、責(zé)任人及完成時限。會議結(jié)束后24小時內(nèi),整理形成《會議紀(jì)要》,經(jīng)會議發(fā)起人及部門負(fù)責(zé)人審核無誤后,分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門。會議決議跟進行政部負(fù)責(zé)跟蹤《會議紀(jì)要》中待辦事項的落實情況,每周匯總進度并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報,保證閉環(huán)管理。會議紀(jì)要模板會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人參會人員缺席人員及原因會議主題議程內(nèi)容討論要點決議/待辦事項1.議題一-討論點A-討論點B1.決議:X2.待辦:X(責(zé)任人:**,完成時間:202X–)2.議題二-討論點C-討論點D1.待辦:X(責(zé)任人:**,完成時間:202X–)附件(如有會議資料,可在此列明)會議管理關(guān)鍵點提示避免會議冗長:單次會議時長建議控制在1.5小時內(nèi),議題聚焦核心目標(biāo)。線上會議需提前測試設(shè)備,保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定,并指定專人協(xié)助操作(如共享屏幕、記錄發(fā)言)。會議紀(jì)要需明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時完成”,避免模糊表述(如“盡快推進”需明確具體時限)。嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用會議室或占用重要資源(如大型視頻會議設(shè)備)。二、辦公用品申領(lǐng)與庫存管理流程適用場景公司日常辦公所需的低值易耗品(如筆、紙、文件夾、墨盒等)及辦公設(shè)備的申領(lǐng)、采購、庫存盤點。辦公用品管理操作步驟需求統(tǒng)計與提報每月25日前,各部門行政助理統(tǒng)計次月部門辦公用品需求,填寫《辦公用品需求申請表》,列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估用途。新員工入職或部門臨時增補需求,需提前3個工作日提交緊急申請,注明“緊急”字樣。需求匯總與審批行政部匯總各部門需求,結(jié)合庫存情況編制《辦公用品采購計劃》,經(jīng)行政經(jīng)理審批后執(zhí)行采購。單次采購金額超過500元需報請財務(wù)部審核,保證預(yù)算合規(guī)。采購與入庫管理采購需選擇2家以上合格供應(yīng)商(如京東辦公、晨光文具合作商),比價后擇優(yōu)采購,保證質(zhì)量與性價比。物品送達(dá)后,行政部與采購員共同驗收,核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量,填寫《辦公用品入庫登記表》,更新庫存臺賬。領(lǐng)用與登記員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》,注明部門、姓名、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期;部門領(lǐng)用需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。貴重物品(如U盤、移動硬盤)需領(lǐng)用人簽字承諾“妥善保管、離職歸還”,行政部定期核查。庫存盤點與補充行政部每月末進行庫存盤點,核對臺賬與實物差異,分析原因(如損耗、浪費)并改進管理。庫存低于安全庫存量(如常用筆庫存≤50支)時,及時啟動采購流程,保證供應(yīng)不斷檔。辦公用品領(lǐng)用登記表模板領(lǐng)用日期部門領(lǐng)用人物品名稱規(guī)格數(shù)量用途說明領(lǐng)用人簽字202X–市場部**簽字筆0.5mm5日常辦公**202X–人事部趙六A4紙80g1包打印簡歷趙六辦公用品管理注意事項嚴(yán)格執(zhí)行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則,禁止私人用途領(lǐng)用辦公用品。庫存臺賬需實時更新,做到“賬實相符”,每季度由財務(wù)部抽盤一次。新采購物品需分類存放(如文具區(qū)、耗材區(qū)、電子設(shè)備區(qū)),張貼清晰標(biāo)簽,便于查找。緊急采購需優(yōu)先選擇合作供應(yīng)商,保證24小時內(nèi)到貨,特殊情況需經(jīng)行政總監(jiān)審批。三、固定資產(chǎn)全生命周期管理流程適用場景公司價值較高、使用期限較長的資產(chǎn)(如電腦、打印機、辦公家具、投影儀等)的申購、驗收、領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢等管理。資產(chǎn)管理操作步驟資產(chǎn)申購與審批因工作需要新增固定資產(chǎn),由部門填寫《固定資產(chǎn)申購表》,注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及預(yù)算來源。申購表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部(審核配置合理性)、財務(wù)部(審核預(yù)算)、總經(jīng)理(金額超5000元)審批后,交行政部采購。采購與驗收建卡固定資產(chǎn)采購需簽訂正式合同,明確質(zhì)保期、售后服務(wù)及驗收標(biāo)準(zhǔn);到貨后由行政部、使用部門、財務(wù)部共同驗收,填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。驗收合格后,行政部粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽(含唯一資產(chǎn)編碼),建立《固定資產(chǎn)臺賬》,記錄資產(chǎn)名稱、編碼、規(guī)格、采購日期、使用部門、責(zé)任人、折舊年限等信息。領(lǐng)用與調(diào)撥管理資產(chǎn)領(lǐng)用需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn);行政部更新臺賬,明確“使用人”為直接責(zé)任人。部門間資產(chǎn)調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請》,經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后,更新臺賬,保證賬實一致。維護與盤點使用人需妥善保管資產(chǎn),日常故障及時報行政部維修;行政部建立《資產(chǎn)維修記錄》,跟蹤維修進度及費用。每年12月,行政部組織全公司固定資產(chǎn)盤點,核對臺賬與實物,填寫《固定資產(chǎn)盤點表》,差異需說明原因并報總經(jīng)理審批后處理。報廢與處置資產(chǎn)達(dá)到折舊年限或無法修復(fù)時,由使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請》,注明報廢原因、數(shù)量、原值、殘值預(yù)估。報廢申請經(jīng)行政部鑒定、財務(wù)部審核殘值、總經(jīng)理審批后,由行政部統(tǒng)一處置(如變賣、回收),處置收入交財務(wù)部入賬。固定資產(chǎn)臺賬模板資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱規(guī)格/型號采購日期原值(元)使用部門使用人折舊年限累計折舊(元)凈值(元)存放地點BG-2023-001聯(lián)想電腦ThinkPadX12023-01-158000市場部**5160064003樓301室BG-2023-002打印機HPM479fdw2023-03-204500行政部**590036002樓201室資產(chǎn)管理注意事項資產(chǎn)標(biāo)簽不得擅自撕毀或更換,如丟失需立即報行政部補辦。員工離職時,需將名下固定資產(chǎn)交還行政部,確認(rèn)無誤后辦理離職手續(xù)。嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自處置、外借或變賣公司固定資產(chǎn),違者按公司規(guī)定追責(zé)。盤點差異需在3個工作日內(nèi)完成處理,保證資產(chǎn)賬目清晰、無遺漏。四、訪客接待標(biāo)準(zhǔn)化流程適用場景外部訪客(如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員等)到訪公司的接待、引導(dǎo)及安全管理。訪客接待操作步驟接待申請與信息登記公司員工需提前1個工作日通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交《訪客接待申請》,注明訪客姓名、單位、職務(wù)、到訪時間、事由、陪同人員及特殊需求(如翻譯、停車)。涉及重要訪客(如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)),需提前3天申請,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政總監(jiān)審批,行政部制定專項接待方案。訪客信息確認(rèn)與通知行政部收到申請后,與陪同人員確認(rèn)接待細(xì)節(jié),同步通知前臺、保安及相關(guān)部門(如茶水間準(zhǔn)備飲品、會議室預(yù)留)。線上訪客需提前發(fā)送視頻會議,測試設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性。接待實施與引導(dǎo)前臺在訪客到訪后主動迎接,核對《訪客接待申請》信息,請訪客填寫《訪客登記表》(含身份證號、聯(lián)系方式、到訪事由),發(fā)放《訪客證》(需佩戴胸前)。陪同人員需提前5分鐘到前臺迎接,引導(dǎo)訪客至?xí)h室或接待區(qū),途中簡要介紹公司環(huán)境(如安全通道、衛(wèi)生間位置)。接待服務(wù)與安全保障接待期間,行政部保證會議室整潔、設(shè)備正常,提供茶水、咖啡、紙巾等;重要訪客可按需安排茶點或午餐(需提前申請預(yù)算)。保安需留意訪客動態(tài),禁止無關(guān)人員進入辦公區(qū)域;涉及機密區(qū)域(如財務(wù)室、研發(fā)部)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可進入。送別與記錄歸檔訪客離開時,陪同人員需送至公司門口或電梯口;前臺回收《訪客證》,更新《訪客登記臺賬》。行政部每日匯總《訪客登記表》,按月歸檔保存,保存期限不少于2年。訪客登記表模板到訪日期到訪時間離司時間訪客姓名單位職務(wù)聯(lián)系方式陪同人員到訪事由訪客證號202X–09:3011:00陳七ABC科技有限公司總經(jīng)理138**商務(wù)洽談FK2023001202X–14:0015:30周八市人社局科長1395678趙六政策宣講FK2023002訪客接待注意事項前臺需嚴(yán)格執(zhí)行“先登記、后接待”原則,未預(yù)約訪客需聯(lián)系陪同人員確認(rèn)后方可放行。涉密接待需提前關(guān)閉會議室門窗,禁止手機、錄音錄像設(shè)備進入,必要時安排專人監(jiān)督。訪客證需妥善保管,離司時交還,不得轉(zhuǎn)借他人;遺失需及時報前臺并說明原因。行政部定期檢查《訪客登記臺賬》完整性,保證無漏登、錯登情況。五、員工差旅申請與報銷規(guī)范適用場景員工因公出差(如客戶拜訪、項目考察、參加會議等)的交通、住宿、餐飲等費用的申請、審批與報銷。差旅管理操作步驟出差申請與審批員工出差前需填寫《出差申請單》,注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具(需符合公司標(biāo)準(zhǔn),如高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙)、預(yù)估費用及預(yù)算來源。部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及行程合理性;出差超過3天或跨省需報請分管副總審批;涉及大額費用(如單次超5000元)需總經(jīng)理審批。差旅預(yù)訂與確認(rèn)審批通過后,員工通過公司合作平臺(如攜程企業(yè)版、飛豬企業(yè)版)預(yù)訂交通、住宿,優(yōu)先選擇協(xié)議酒店(享受折扣價),預(yù)訂憑證需提交行政部備案。如需借款,憑審批后的《出差申請單》至財務(wù)部辦理借款,借款金額不超過預(yù)估費用的80%。差旅執(zhí)行與費用控制出差期間,員工需嚴(yán)格按照審批行程執(zhí)行,不得擅自更改行程或延長出差時間;住宿標(biāo)準(zhǔn)按地區(qū)分級(如一線城市不超過400元/晚,二線城市不超過300元/晚)。費用發(fā)生需取得合規(guī)發(fā)票(抬頭為“公司全稱”,含稅號),發(fā)票項目需與實際消費一致(如“住宿費”“交通費”“餐飲費”)。報銷申請與審核出差返回后3個工作日內(nèi),員工填寫《差旅報銷單》,附發(fā)票、行程單(機票/車票)、住宿清單等原始憑證,按公司財務(wù)制度粘貼整齊。部門負(fù)責(zé)人審核費用真實性及合規(guī)性;財務(wù)部審核發(fā)票合法性、金額準(zhǔn)確性及預(yù)算符合性;財務(wù)經(jīng)理審批后,由出納安排付款。費用退補與臺賬管理實際費用低于預(yù)估借款的,需在報銷時多退少補;高于預(yù)估的,需說明原因并經(jīng)總經(jīng)理審批后追加借款。財務(wù)部建立《差旅費用臺賬》,按部門、項目、月份匯總分析,定期向管理層提交差旅費用報告。差旅報銷單模板報銷人部門出差日期出差地點出差事由**市場部202X–01至-03上海參加行業(yè)展會費用明細(xì)金額(元)發(fā)票信息審批意見交通費(高鐵票)350發(fā)票代碼:X,號碼:X住宿費(2晚)720發(fā)票代碼:X,號碼:X部門負(fù)責(zé)人:**餐飲補貼(3天)300發(fā)票代碼:X,號碼:X財務(wù)審核:趙六合計1370報銷人簽字:**總經(jīng)理:**差旅管理注意事項嚴(yán)禁虛報、冒領(lǐng)差旅費用,如發(fā)覺違規(guī)行為,按公司規(guī)定追責(zé)并退還全部費用。未經(jīng)審批的交通方式(如飛機頭等艙、打車超出標(biāo)準(zhǔn))費用由個人承擔(dān),特殊情況需提前申請。發(fā)票需在出差后1個月內(nèi)提交,逾期未提交視為自動放棄報銷。行政部定期更新差旅標(biāo)準(zhǔn)(如協(xié)議酒店價格、交通補貼額度),保證與市場行情匹配。六、公司文件分類與歸檔管理流程適用場景公司各類文件(如行政文件、合同、人事檔案、財務(wù)憑證、項目資料等)的分類、整理、保存、借閱及銷毀。文件管理操作步驟文件分類與編碼行政部制定《公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)》,將文件分為一級類目(如A-行政類、B-人事類、C-財務(wù)類、D-業(yè)務(wù)類)和二級類目(如A1-會議文件、A2-制度文件、B1-勞動合同、B2-培訓(xùn)記錄等)。每份文件賦予唯一編碼(如A1-2023-001,代表“行政類-會議文件-2023年-第001號”),編碼規(guī)則需明確、易查。文件收集與整理各部門需指定文件管理員,每月25日前收集本月需歸檔文件,核對文件完整性(如審批手續(xù)、附件齊全)。文件整理時去除夾子、回形針等金屬物,按時間順序或重要性排序,使用檔案盒或文件夾統(tǒng)一存放,標(biāo)注文件編碼及標(biāo)題。歸檔與移交整理后的文件由部門負(fù)責(zé)人審核,填寫《文件歸檔移交清單》,與行政部共同清點無誤后,移交至公司檔案室。檔案管理員接收文件后,在《移交清單》上簽字確認(rèn),更新《文件歸檔臺賬》,記錄文件編碼、標(biāo)題、形成部門、歸檔日期、保管期限等信息。借閱與使用員工因工作需要借閱文件,需填寫《文件借閱申請表》,注明文件編碼、借閱事由、借閱期限(一般不超過5個工作日)。涉密文件(如財務(wù)報表、未公開合同)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批,借閱時由檔案管理員全程陪同,禁止帶離檔案室。借閱人需保證文件完好,不得涂改、抽取、損毀,到期及時歸還;如需續(xù)借,需提前1天申請。保管與銷毀檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備,保持溫度18-22℃、濕度45%-60%,定期檢查文件保存狀況。到期需銷毀的文件(如超過保管期限的普通文件),由檔案管理員編制《文件銷毀清單》,經(jīng)行政部、財務(wù)部、總經(jīng)理審批后,由2人以上共同監(jiān)銷,保證信息無法恢復(fù)。文件歸檔臺賬模板文件編碼文件標(biāo)題形成部門歸檔日期保管期限存放位置借閱記錄(借閱人/日期/歸還日期)A1-2023-0012023年Q1會議紀(jì)要行政部2023-03-315年檔案室-01-01**/2023-04-01/2023-04-05B2-2023-002新員工入職培訓(xùn)記錄人事部2023-04-1510年檔案室-02-03文件管理注意事項電子文件需同步歸檔,存儲于公司指定服務(wù)器(如NAS),定期備份(每日增量備份+每周全量備份),備份介質(zhì)至少保存2份。文件編碼一旦確定不得隨意更改,如需修改需經(jīng)行政總監(jiān)審批并更新臺賬。嚴(yán)禁在文件上私自涂改、標(biāo)注,確需修改的需在復(fù)印件上進行并注明“修改人+日期”。檔案管理員每季度對檔案室進行安全巡查,做好《檔案巡查記錄》,發(fā)覺問題及時上報。七、印章使用與保管規(guī)范適用場景公司公章、合同章、財務(wù)章、法人章、發(fā)票章等印章的使用、保管、登記及歸還管理。印章管理操作步驟印章保管責(zé)任劃分公章、合同章由行政部指定專人(印章管理員)保管,存放于帶密碼的保險柜內(nèi);財務(wù)章、發(fā)票章由財務(wù)部保管,法人章可由法定代表人或其授權(quán)人保管。印章管理員需簽訂《印章保管責(zé)任書》,明確“人章分離、專人專管”原則,非工作時間需將印章鎖入保險柜,鑰匙隨身攜帶。用印申請與審批用印前,申請人需填寫《印章使用申請表》,注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期及申請人信息,附用印文件電子版或紙質(zhì)版。一般用印(如內(nèi)部通知、證明材料)由部門負(fù)責(zé)人審批;合同、協(xié)議用印需經(jīng)法務(wù)部審核、分管副總審批;重大事項用?。ㄈ鐡?dān)保函、對外承諾)需經(jīng)總經(jīng)理審批。用印審核與登記印章管理員需核對《印章使用申請表》審批手續(xù)是否齊全,用印文件內(nèi)容是否與申請一致(如合同金額、乙方信
溫馨提示
- 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
- 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
- 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
- 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
- 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
- 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
- 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。
最新文檔
- 南京公路筆試題目及答案
- 邯鄲初中地理試卷及答案
- 2025年語文素養(yǎng)進階試卷及答案
- 溝通與寫作考試題及答案
- 2025年高考物理動態(tài)分析問題專項試題
- 2025年教師入編數(shù)學(xué)試題及答案
- 公交服務(wù)知識考試題及答案
- 工地焊鋼筋考試題及答案
- 2025貴州財經(jīng)職業(yè)學(xué)院第十三屆貴州人才博覽會引才3人考前自測高頻考點模擬試題及答案詳解(名師系列)
- 員工培訓(xùn)計劃制定與執(zhí)行模板能力提升與職業(yè)發(fā)展版
- 2024年河南鄭州高新區(qū)招聘社區(qū)工作人員筆試真題
- 財務(wù)部門增值稅發(fā)票管理操作手冊
- 完整版消防應(yīng)急預(yù)案范本三篇
- 算力經(jīng)濟發(fā)展研究報告(2025年)
- 互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院醫(yī)療健康服務(wù)模式創(chuàng)新與推廣方案
- 出口貿(mào)易安全培訓(xùn)制度課件
- 加強送餐安全培訓(xùn)課件
- GB/T 18268.21-2025測量、控制和實驗室用的電設(shè)備電磁兼容性要求第21部分:特殊要求無電磁兼容防護場合用敏感性試驗和測量設(shè)備的試驗配置、工作條件和性能判據(jù)
- 人教PEP版(2024)2025-2026學(xué)年英語四年級上學(xué)期期中測試卷(含答案)
- 學(xué)堂在線 軍事理論 章節(jié)測試答案
- 六年級科學(xué)上冊各單元知識點梳理歸納
評論
0/150
提交評論