企業(yè)會(huì)議管理制度及流程表一、總則（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)會(huì)議組織、召開(kāi)及后續(xù)管理，提高會(huì)議效率與決策執(zhí)行力，保證信息傳遞準(zhǔn)確、工作落實(shí)到位，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的全流程管理，覆蓋會(huì)議籌備、召開(kāi)、記錄及跟進(jìn)各環(huán)節(jié)。（二）會(huì)議分類(lèi)及定義例會(huì)：固定周期召開(kāi)的常規(guī)會(huì)議，如周例會(huì)、月度/季度工作會(huì)，主要用于工作匯報(bào)、進(jìn)度同步及計(jì)劃部署。專(zhuān)題會(huì)議：針對(duì)特定事項(xiàng)（如項(xiàng)目推進(jìn)、問(wèn)題解決、流程優(yōu)化）召開(kāi)的臨時(shí)性會(huì)議，需明確議題與目標(biāo)。審批會(huì)議：對(duì)重大事項(xiàng)（如預(yù)算審批、方案決策、人事任免）進(jìn)行集體審議的會(huì)議，需保證參會(huì)人員具備決策權(quán)限。部門(mén)內(nèi)部會(huì)議：各部門(mén)為協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、安排具體任務(wù)召開(kāi)的會(huì)議，可靈活制定流程但需遵循本制度核心要求。二、會(huì)議組織職責(zé)（一）會(huì)議發(fā)起部門(mén)/人員明確會(huì)議目的、議題及預(yù)期成果，填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)審批表》。確定必要參會(huì)人員（避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)），提前收集會(huì)議所需材料（如數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案）。負(fù)責(zé)會(huì)議決議事項(xiàng)的初步跟進(jìn)，配合組織部門(mén)完成閉環(huán)管理。（二）會(huì)議組織部門(mén)（一般為行政部/綜合管理部）接收會(huì)議申請(qǐng)后，審核會(huì)議必要性、時(shí)間及場(chǎng)地沖突，協(xié)助發(fā)起部門(mén)優(yōu)化議題。負(fù)責(zé)會(huì)議通知發(fā)布（含時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員、材料準(zhǔn)備要求）、會(huì)議室預(yù)訂（含設(shè)備調(diào)試）、簽到組織及會(huì)議記錄支持。監(jiān)督會(huì)議紀(jì)律，對(duì)遲到、早退等情況進(jìn)行記錄，并定期向管理層反饋。（三）參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)，提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音模式?；跁?huì)議議題準(zhǔn)備發(fā)言材料，積極參與討論，保證決策高效。對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)明確自身責(zé)任，按時(shí)完成并反饋結(jié)果。三、會(huì)議全流程管理（一）會(huì)議籌備階段步驟1：提交會(huì)議申請(qǐng)發(fā)起人提前1-3個(gè)工作日填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)審批表》（模板見(jiàn)第四章），注明會(huì)議名稱(chēng)、類(lèi)型、時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)及所需資源（如投影儀、白板、視頻會(huì)議設(shè)備）。若涉及跨部門(mén)協(xié)作或重大事項(xiàng)，需提前與相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人溝通議題可行性。步驟2：會(huì)議審批部門(mén)級(jí)例會(huì)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；專(zhuān)題會(huì)議/審批會(huì)議：需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；公司級(jí)重大會(huì)議（如年度戰(zhàn)略會(huì)）需總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，組織部門(mén)協(xié)調(diào)時(shí)間與場(chǎng)地；若未通過(guò)，組織部門(mén)需反饋原因，發(fā)起人調(diào)整后重新申請(qǐng)。步驟3：發(fā)布會(huì)議通知組織部門(mén)在審批通過(guò)后1個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）或郵件發(fā)布正式通知，明確以下信息：會(huì)議主題：“2024年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)專(zhuān)題會(huì)議”時(shí)間：YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM地點(diǎn)：總部X號(hào)會(huì)議室/線(xiàn)上會(huì)議（如有）議程：1.Q2銷(xiāo)售數(shù)據(jù)匯報(bào)（負(fù)責(zé)人：*經(jīng)理）；2.Q3目標(biāo)分解討論；3.資源需求審議參會(huì)人員：銷(xiāo)售部全體、市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人、分管副總*總材料準(zhǔn)備：各區(qū)域銷(xiāo)售需提前提交Q3目標(biāo)分解表（模板見(jiàn)附件1）步驟4：會(huì)議準(zhǔn)備組織部門(mén)提前1天檢查會(huì)議室設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)），保證正常運(yùn)行；發(fā)起人將會(huì)議材料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表）提前24小時(shí)發(fā)送至參會(huì)人員，便于提前熟悉內(nèi)容。（二）會(huì)議召開(kāi)階段步驟5：簽到與入場(chǎng)參會(huì)人員簽到（采用紙質(zhì)簽到或線(xiàn)上簽到表），組織部門(mén)核對(duì)參會(huì)人員名單，記錄遲到/未到情況（遲到超過(guò)10分鐘需在會(huì)議結(jié)束后說(shuō)明原因）。主持人宣布會(huì)議紀(jì)律（如“發(fā)言需簡(jiǎn)明扼要，避免跑題”“手機(jī)靜音”），明確會(huì)議時(shí)長(zhǎng)及各環(huán)節(jié)時(shí)間分配。步驟6：議題討論與決策按照議程順序逐項(xiàng)討論，主持人控制發(fā)言節(jié)奏，避免偏離主題；針對(duì)爭(zhēng)議事項(xiàng)，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，必要時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)投票或由負(fù)責(zé)人拍板決策；重要決策需明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”，例如：“Q3華東區(qū)域目標(biāo)提升15%，由經(jīng)理牽頭，9月30日前完成具體方案并提交總審核”。步驟7：會(huì)議記錄指定記錄人（一般為組織部門(mén)人員或會(huì)議發(fā)起部門(mén)助理）實(shí)時(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)記錄：各議題討論要點(diǎn)（不同意見(jiàn)需備注）；最終決議事項(xiàng)（含責(zé)任部門(mén)/人、完成時(shí)限）；待辦事項(xiàng)（需明確優(yōu)先級(jí)）。記錄需客觀準(zhǔn)確，避免主觀臆斷，重要數(shù)據(jù)需核對(duì)無(wú)誤。（三）會(huì)議收尾階段步驟8：確認(rèn)會(huì)議成果主持人總結(jié)會(huì)議決議及待辦事項(xiàng)，組織參會(huì)人員現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，保證無(wú)遺漏或歧義；若有未議決事項(xiàng)，明確下次會(huì)議時(shí)間或后續(xù)處理方式。步驟9：散會(huì)后材料歸檔記錄人于會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》（模板見(jiàn)第四章），經(jīng)發(fā)起人及參會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及抄送管理層；組織部門(mén)將會(huì)議申請(qǐng)表、簽到表、紀(jì)要等材料掃描存檔（電子檔保存期限不少于2年），便于后續(xù)查閱。步驟10：決議事項(xiàng)跟進(jìn)責(zé)任部門(mén)/人收到紀(jì)要后1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)任務(wù)，按時(shí)反饋進(jìn)度；組織部門(mén)每周通過(guò)周報(bào)或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議跟進(jìn)決議落實(shí)情況，對(duì)逾期未完成的部門(mén)進(jìn)行提醒，必要時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。四、會(huì)議管理常用模板（一）會(huì)議申請(qǐng)審批表會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議類(lèi)型（例會(huì)/專(zhuān)題/審批/其他）申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期會(huì)議基本信息時(shí)間YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM地點(diǎn)線(xiàn)上/線(xiàn)下（線(xiàn)下需注明會(huì)議室號(hào)）預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)（例：1.5小時(shí)）參會(huì)人員（部門(mén)+姓名，例：銷(xiāo)售部經(jīng)理、市場(chǎng)部主管）議程及目標(biāo)1.議題1：（目標(biāo)：X）2.議題2：（目標(biāo)：X）所需資源（例：投影儀、視頻會(huì)議設(shè)備、白板）審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：__________總經(jīng)理（如需）簽字：__________日期：__________（二）會(huì)議簽到表會(huì)議名稱(chēng)：______________________時(shí)間：YYYY年MM月DD日序號(hào)——123…（三）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱(chēng)：2024年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)專(zhuān)題會(huì)議時(shí)間：YYYY年MM月DD日09:00-10:30地點(diǎn)：總部3號(hào)會(huì)議室參會(huì)人員：銷(xiāo)售部經(jīng)理、市場(chǎng)部主管、財(cái)務(wù)部專(zhuān)員、分管副總總?cè)毕藛T：無(wú)記錄人：*助理一、會(huì)議議題及討論要點(diǎn)Q2銷(xiāo)售數(shù)據(jù)匯報(bào)（負(fù)責(zé)人：*經(jīng)理）Q2銷(xiāo)售額完成1200萬(wàn)元，目標(biāo)達(dá)成率100%，同比增長(zhǎng)15%；華東區(qū)域表現(xiàn)最佳（完成400萬(wàn)元），華南區(qū)域未達(dá)預(yù)期（僅完成250萬(wàn)元，目標(biāo)300萬(wàn)元），主要原因?yàn)楦?jìng)品價(jià)格戰(zhàn)及渠道拓展滯后。Q3目標(biāo)分解討論公司下達(dá)Q3銷(xiāo)售目標(biāo)1500萬(wàn)元，較Q2增長(zhǎng)25%；華東區(qū)域目標(biāo)450萬(wàn)元（需提升12.5%），計(jì)劃新增2家代理商；華南區(qū)域目標(biāo)350萬(wàn)元（需提升40%），需制定價(jià)格應(yīng)對(duì)方案并加強(qiáng)終端推廣。二、會(huì)議決議事項(xiàng)Q3銷(xiāo)售目標(biāo)分解方案：各區(qū)域于MM月DD日前提交具體執(zhí)行計(jì)劃，經(jīng)*總審核后執(zhí)行；華南區(qū)域價(jià)格策略：由市場(chǎng)部主管牽頭，財(cái)務(wù)部專(zhuān)員配合，于MM月DD日前推出促銷(xiāo)套餐；代理商拓展：銷(xiāo)售部*經(jīng)理負(fù)責(zé)，MM月DD日前完成華東區(qū)域2家代理商簽約。三、待辦事項(xiàng)序號(hào)事項(xiàng)描述責(zé)任部門(mén)/人完成時(shí)限優(yōu)先級(jí)1提交Q3區(qū)域銷(xiāo)售目標(biāo)分解計(jì)劃銷(xiāo)售部MM月DD日高2制定華南區(qū)域價(jià)格應(yīng)對(duì)方案市場(chǎng)部MM月DD日高3完成華東區(qū)域2家代理商簽約銷(xiāo)售部MM月DD日中抄送：總經(jīng)理辦公室、各部門(mén)負(fù)責(zé)人（四）會(huì)議事項(xiàng)跟進(jìn)表事項(xiàng)編號(hào)會(huì)議名稱(chēng)決議事項(xiàng)描述責(zé)任部門(mén)/人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間進(jìn)度狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/逾期）逾期原因（如有）反饋人20240501Q3銷(xiāo)售目標(biāo)專(zhuān)題會(huì)提交Q3區(qū)域銷(xiāo)售目標(biāo)分解計(jì)劃銷(xiāo)售部2024-06-302024-07-02逾期方案需補(bǔ)充數(shù)據(jù)*經(jīng)理20240502Q3銷(xiāo)售目標(biāo)專(zhuān)題會(huì)制定華南區(qū)域價(jià)格應(yīng)對(duì)方案市場(chǎng)部2024-06-302024-06-30已完成-*主管五、會(huì)議管理執(zhí)行要點(diǎn)（一）會(huì)議紀(jì)律要求準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，原則上不得請(qǐng)假；確需請(qǐng)假者，需提前1個(gè)工作日向組織部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)議發(fā)起人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可缺席。會(huì)議期間禁止隨意走動(dòng)、接打電話(huà)（緊急電話(huà)需離場(chǎng)處理），不得做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事（如處理私人事務(wù)、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)頁(yè)）。發(fā)言需圍繞議題，簡(jiǎn)明扼要，每人單次發(fā)言不超過(guò)5分鐘，避免重復(fù)或偏離主題。（二）紀(jì)要與跟進(jìn)規(guī)范會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，經(jīng)發(fā)起人確認(rèn)后2小時(shí)內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員，逾期需向組織部門(mén)說(shuō)明原因。決議事項(xiàng)的責(zé)任部門(mén)需在每周五下班前向組織部門(mén)反饋進(jìn)度，組織部門(mén)每月匯總《會(huì)議事項(xiàng)跟進(jìn)表》報(bào)總經(jīng)理辦公室。對(duì)連續(xù)2次未按時(shí)反饋進(jìn)度的部門(mén)，由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約談；對(duì)因拖延導(dǎo)致公司損失的，按相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（三）特殊情況處理若參會(huì)人員臨時(shí)無(wú)法到場(chǎng)，需提前委托部門(mén)副職或其他授權(quán)人員參會(huì)，并提前將代參會(huì)名單告知組織部門(mén)。會(huì)議中若出現(xiàn)重大分歧無(wú)法議決