采購(gòu)申請(qǐng)及審批過(guò)程工具手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)管理流程，明確采購(gòu)申請(qǐng)及審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性，特制定本工具手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門各類采購(gòu)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)與審批管理，旨在為相關(guān)人員提供清晰的流程指引和操作規(guī)范，保障采購(gòu)工作有序開展。一、適用范圍與場(chǎng)景（一）適用部門本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門，包括但不限于行政部、市場(chǎng)部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、人力資源部等。（二）適用采購(gòu)類型日常辦公類采購(gòu)：如辦公用品、耗材、清潔用品等；設(shè)備資產(chǎn)類采購(gòu)：如辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）、生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表等；服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)（保潔、IT支持）等；其他類采購(gòu)：如活動(dòng)物料、宣傳品、低值易耗品等。（三）觸發(fā)場(chǎng)景當(dāng)部門因工作需要需采購(gòu)上述物資或服務(wù)時(shí)，均需通過(guò)本流程提交采購(gòu)申請(qǐng)，未經(jīng)審批不得擅自采購(gòu)。二、采購(gòu)申請(qǐng)及審批全流程操作指南（一）第一步：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫發(fā)起人：由采購(gòu)需求部門負(fù)責(zé)人指定或直接由需求人發(fā)起。操作內(nèi)容：（1）需求人明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等核心信息，確認(rèn)采購(gòu)必要性；（2）登錄企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》），完整填寫以下字段：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人*、申請(qǐng)日期、聯(lián)系電話；采購(gòu)明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、預(yù)算科目；采購(gòu)事由：詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)用途、背景及必要性（如“替換部門故障打印機(jī)，保證日常辦公”）；附件：如技術(shù)參數(shù)要求、比價(jià)報(bào)價(jià)單（單筆金額≥5000元需至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）、previous審批記錄等。注意事項(xiàng)：采購(gòu)明細(xì)需具體明確，避免“一批辦公用品”“若干設(shè)備”等模糊表述；預(yù)估金額需符合企業(yè)預(yù)算管理要求，不得虛報(bào)、漏報(bào)；附件需齊全，保證審批人能充分判斷采購(gòu)合理性。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人初審審批人：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部采購(gòu)需行政部門負(fù)責(zé)人初審）。操作內(nèi)容：（1）審核采購(gòu)需求的真實(shí)性：確認(rèn)本部門是否確有該采購(gòu)需求，避免重復(fù)采購(gòu)或閑置浪費(fèi)；（2）審核采購(gòu)預(yù)算的合理性：核對(duì)預(yù)估金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說(shuō)明原因并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；（3）審核采購(gòu)緊急程度：標(biāo)注“緊急”（如3個(gè)工作日內(nèi)需到貨）或“常規(guī)”優(yōu)先級(jí)。操作結(jié)果：審核通過(guò)：在采購(gòu)管理系統(tǒng)中“同意”，提交至下一環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)：填寫駁回理由（如“預(yù)算不足”“需求不合理”），退回申請(qǐng)人修改。（三）第三步：財(cái)務(wù)部門審核審批人：財(cái)務(wù)部指定審核人（如財(cái)務(wù)主管*）。操作內(nèi)容：（1）審核預(yù)算匹配性：對(duì)照企業(yè)年度/季度預(yù)算，確認(rèn)采購(gòu)項(xiàng)目是否已立項(xiàng)、預(yù)算額度是否充足；（2）審核價(jià)格合理性：對(duì)單筆金額≥5000元的采購(gòu)項(xiàng)目，審核附件中的比價(jià)報(bào)價(jià)單，判斷價(jià)格是否與市場(chǎng)行情一致；（3）審核合規(guī)性：檢查采購(gòu)申請(qǐng)是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如“三重一大”采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、固定資產(chǎn)采購(gòu)流程等）。操作結(jié)果：審核通過(guò)：在系統(tǒng)中確認(rèn)“財(cái)務(wù)審核通過(guò)”，提交至下一審批環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)：注明駁回原因（如“超預(yù)算未附調(diào)整申請(qǐng)”“價(jià)格虛高”），退回申請(qǐng)人或部門負(fù)責(zé)人。（四）第四步：分管領(lǐng)導(dǎo)/管理層審批審批人：根據(jù)采購(gòu)金額及類別確定，具體權(quán)限金額≤5000元：需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)（如技術(shù)部分管領(lǐng)導(dǎo)審批技術(shù)設(shè)備采購(gòu)）；5000元＜金額≤20000元：分管副總*；金額＞20000元：總經(jīng)理*。操作內(nèi)容：（1）審核采購(gòu)的戰(zhàn)略必要性：判斷采購(gòu)是否符合企業(yè)年度工作目標(biāo)或部門發(fā)展規(guī)劃；（2）審核采購(gòu)方案的可行性：結(jié)合財(cái)務(wù)審核意見，確認(rèn)采購(gòu)性價(jià)比及供應(yīng)商選擇方式；（3）對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目（如金額＞20000元）可要求補(bǔ)充說(shuō)明或召開專項(xiàng)評(píng)審會(huì)。操作結(jié)果：審批通過(guò)：在系統(tǒng)中簽署“同意意見”，審批流程結(jié)束，轉(zhuǎn)交采購(gòu)部門執(zhí)行；審批不通過(guò)：明確駁回原因（如“不符合戰(zhàn)略規(guī)劃”“需降低預(yù)算”），流程退回至發(fā)起部門。（五）第五步：采購(gòu)部門執(zhí)行與反饋執(zhí)行部門：采購(gòu)部（或行政部兼采采購(gòu)職能）。操作內(nèi)容：（1）接收審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，核對(duì)采購(gòu)需求明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等）；（2）根據(jù)采購(gòu)金額選擇采購(gòu)方式：金額≤1000元：直接從合格供應(yīng)商庫(kù)或電商平臺(tái)采購(gòu)；1000元＜金額≤10000元：邀請(qǐng)至少2家供應(yīng)商比價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)者；金額＞10000元：組織公開招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判；（3）與供應(yīng)商確認(rèn)合同細(xì)節(jié)（價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)保條款等），簽訂采購(gòu)合同；（4）跟蹤訂單進(jìn)度，保證按時(shí)到貨，協(xié)調(diào)需求部門驗(yàn)收。反饋機(jī)制：采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部在系統(tǒng)中更新采購(gòu)狀態(tài)（“已下單”“已到貨”“已驗(yàn)收”），并通過(guò)郵件/系統(tǒng)通知申請(qǐng)人及相關(guān)部門。（六）第六步：驗(yàn)收與付款驗(yàn)收人：需求部門指定人員（如申請(qǐng)人、部門助理）+采購(gòu)部監(jiān)督人員。操作內(nèi)容：（1）貨物到貨后，需求部門對(duì)照采購(gòu)申請(qǐng)單核對(duì)實(shí)物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否一致；（2）涉及技術(shù)參數(shù)的設(shè)備/服務(wù)，需技術(shù)人員出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（3）驗(yàn)收合格后，需求部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；（4）財(cái)務(wù)部根據(jù)驗(yàn)收單、合同、發(fā)票辦理付款手續(xù)。注意事項(xiàng)：驗(yàn)收不合格需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋至采購(gòu)部，由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠；付款需嚴(yán)格遵循“三單匹配”原則（采購(gòu)申請(qǐng)單、驗(yàn)收單、發(fā)票）。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板及填寫說(shuō)明（一）采購(gòu)申請(qǐng)單模板采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)：[系統(tǒng)自動(dòng)]申請(qǐng)部門聯(lián)系電話采購(gòu)類別□辦公類□設(shè)備資產(chǎn)類□服務(wù)類□其他：_________緊急程度□緊急□常規(guī)采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱12合計(jì)金額（大寫）：______________________（小寫）：￥_________采購(gòu)事由（詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)用途、背景及必要性，可附頁(yè)）附件清單□技術(shù)參數(shù)要求□比價(jià)報(bào)價(jià)單（______份）□其他：_________審批意見部門負(fù)責(zé)人：日期：__________________財(cái)務(wù)審核：日期：__________________分管領(lǐng)導(dǎo)/管理層：日期：__________________采購(gòu)部執(zhí)行情況：□已下單□已到貨□已驗(yàn)收□付款完成執(zhí)行人：_________日期：_________（二）填寫說(shuō)明申請(qǐng)編號(hào)：由采購(gòu)管理系統(tǒng)自動(dòng)，無(wú)需手動(dòng)填寫，便于后續(xù)查詢；規(guī)格型號(hào)：需具體到品牌、型號(hào)（如“聯(lián)想ThinkPadX1Carbon2023款i7/16G/512G”），避免“電腦”“打印機(jī)”等模糊描述；預(yù)算科目：需按企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定填寫（如“行政費(fèi)用-辦公費(fèi)”“管理費(fèi)用-設(shè)備購(gòu)置費(fèi)”）；采購(gòu)事由：建議控制在200字以內(nèi)，清晰說(shuō)明“為什么買”“買來(lái)做什么”；審批意見欄：需手寫簽名或電子簽章，不得代簽。四、操作中需重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)（一）預(yù)算管理所有采購(gòu)申請(qǐng)需在部門年度預(yù)算額度內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可推進(jìn)；預(yù)估金額與實(shí)際采購(gòu)金額偏差超過(guò)10%時(shí)，需重新履行審批流程。（二）審批時(shí)效常規(guī)采購(gòu)申請(qǐng)：各部門需在1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，財(cái)務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，分管領(lǐng)導(dǎo)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，總審批時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)4個(gè)工作日；緊急采購(gòu)申請(qǐng)：各部門需在4小時(shí)內(nèi)完成初審，財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)需在2小時(shí)內(nèi)完成審批，保證采購(gòu)及時(shí)響應(yīng)。（三）合規(guī)性要求嚴(yán)禁拆分采購(gòu)金額規(guī)避審批（如將20000元采購(gòu)拆分為兩筆10000元申請(qǐng)）；固定資產(chǎn)采購(gòu)（如單位價(jià)值≥2000元且使用年限≥1年的設(shè)備）需同步辦理資產(chǎn)登記手續(xù)；服務(wù)類采購(gòu)需明確服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約條款，避免后續(xù)糾紛。（四）特殊情況處理臨時(shí)急需采購(gòu)：如遇突發(fā)情況（如設(shè)備故障影響生產(chǎn)），可先通過(guò)電話向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，待采購(gòu)?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全申請(qǐng)手續(xù)；供應(yīng)商更換：若原供應(yīng)商無(wú)法滿足需求，需重新比價(jià)并說(shuō)明原因，附新的供應(yīng)商報(bào)價(jià)單。（五）檔案管理采購(gòu)