公司日常行政工作處理流程手冊(cè)一、總則（一）編制目的為規(guī)范公司日常行政管理工作，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，提升行政服務(wù)效率，保證各項(xiàng)行政工作有序開展，特編制本手冊(cè)。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于公司各部門及全體員工的日常行政工作處理，涵蓋辦公用品管理、會(huì)議組織、員工差旅、文件流轉(zhuǎn)、固定資產(chǎn)管理、訪客接待等核心場(chǎng)景。（三）基本原則規(guī)范優(yōu)先：嚴(yán)格按照流程操作，保證行政工作標(biāo)準(zhǔn)化。效率導(dǎo)向：簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)，明確時(shí)限，提升響應(yīng)速度。成本控制：在保障需求的前提下，厲行節(jié)約，合理控制行政支出。二、辦公用品管理流程（一）適用情境部門日常辦公耗材（如紙張、筆、文件夾）、辦公設(shè)備（如打印機(jī)、掃描儀）等需求申領(lǐng)、采購(gòu)及庫存管理場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.需求發(fā)起操作人：各部門辦公用品管理員或指定專員。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)部門實(shí)際使用情況，核對(duì)《辦公用品庫存臺(tái)賬》（見附件1），確認(rèn)需采購(gòu)的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)估單價(jià)。（2）登錄OA系統(tǒng)“辦公用品采購(gòu)”模塊，填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，或提交紙質(zhì)版至行政部。2.部門審核操作人：部門負(fù)責(zé)人。操作內(nèi)容：（1）核對(duì)申請(qǐng)物品的必要性與合理性，確認(rèn)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。（2）審批通過后，流轉(zhuǎn)至行政部；若不通過，注明原因并退回申請(qǐng)人。3.行政復(fù)核操作人：行政部專員。操作內(nèi)容：（1）匯總各部門需求，核對(duì)庫存情況，避免重復(fù)采購(gòu)。（2）根據(jù)公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)（如單價(jià)上限、品牌要求）審核申請(qǐng)，對(duì)超預(yù)算或非必要需求提出調(diào)整建議。4.采購(gòu)執(zhí)行操作人：行政部采購(gòu)專員。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)審批通過的需求，從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商（優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商）。（2）下達(dá)采購(gòu)訂單，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)及質(zhì)量要求，跟蹤物流進(jìn)度。5.入庫登記操作人：行政部倉庫管理員。操作內(nèi)容：（1）物品送達(dá)后，核對(duì)采購(gòu)訂單與實(shí)物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量），確認(rèn)無誤后簽收。（2）更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》，錄入入庫時(shí)間、數(shù)量及存放位置，同步在OA系統(tǒng)庫存模塊更新數(shù)據(jù)。6.領(lǐng)用發(fā)放操作人：各部門辦公用品管理員/申請(qǐng)人。操作內(nèi)容：（1）申請(qǐng)人至行政部領(lǐng)取物品，或通過OA系統(tǒng)提交領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后直接到倉庫領(lǐng)取。（2）倉庫管理員核對(duì)領(lǐng)用單與實(shí)物，發(fā)放后登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間及數(shù)量，臺(tái)賬余額同步更新。（三）配套表單模板附件1：辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量用途說明部門負(fù)責(zé)人審批行政部審核簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：附件2：辦公用品庫存臺(tái)賬物品編碼物品名稱規(guī)格型號(hào)單位期初數(shù)量入庫數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量結(jié)余數(shù)量存放位置負(fù)責(zé)人（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)：每月25日前，各部門提交次月辦公用品需求計(jì)劃，行政部統(tǒng)一匯總采購(gòu)，避免零星采購(gòu)導(dǎo)致效率低下。倉庫管理員每月末進(jìn)行一次庫存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)行政部備案。風(fēng)險(xiǎn)提示：嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)辦公用品，一經(jīng)發(fā)覺按公司相關(guān)規(guī)定處理。辦公設(shè)備（如打印機(jī)）需注明使用責(zé)任人，明確維護(hù)責(zé)任，避免設(shè)備損壞或閑置。三、會(huì)議組織管理流程（一）適用情境公司各類會(huì)議（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、專題研討會(huì)、外部客戶洽談會(huì)）的發(fā)起、籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.會(huì)議發(fā)起操作人：會(huì)議發(fā)起部門（如總經(jīng)辦、業(yè)務(wù)部）或會(huì)議主持人。操作內(nèi)容：（1）明確會(huì)議主題、目的、預(yù)計(jì)參會(huì)人員、時(shí)長(zhǎng)及初步時(shí)間建議。（2）填寫《會(huì)議安排審批表》（見附件3），提交至行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.會(huì)議安排操作人：行政部會(huì)議專員。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)會(huì)議需求，協(xié)調(diào)會(huì)議室（優(yōu)先選擇視頻會(huì)議室，支持遠(yuǎn)程參會(huì)），確認(rèn)設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）可用性。（2）將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程（若有）同步至參會(huì)人員日程，并通過OA系統(tǒng)發(fā)送會(huì)議通知。3.會(huì)前準(zhǔn)備操作人：行政部會(huì)議專員+會(huì)議發(fā)起部門。操作內(nèi)容：（1）會(huì)議前30分鐘，檢查會(huì)議室設(shè)備調(diào)試情況，保證正常運(yùn)行；擺放會(huì)議資料、飲用水、名牌等物料。（2）會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議材料（如PPT、議程表），提前1天發(fā)送至行政部打?。ㄈ缧瑁?.會(huì)中服務(wù)操作人：行政部會(huì)議專員。操作內(nèi)容：（1）引導(dǎo)參會(huì)人員簽到，維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，提醒會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音）。（2）根據(jù)會(huì)議需求，提供設(shè)備支持（如調(diào)試麥克風(fēng)、切換投屏），記錄會(huì)議重要信息（如待辦事項(xiàng)、決議）。5.會(huì)后整理操作人：行政部會(huì)議專員+會(huì)議發(fā)起部門。操作內(nèi)容：（1）會(huì)議結(jié)束后，清理會(huì)議室，回收物料，關(guān)閉設(shè)備電源。（2）會(huì)議發(fā)起部門在2個(gè)工作日內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》（見附件4），明確決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限，報(bào)主持人審核后分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門。（三）配套表單模板附件3：會(huì)議安排審批表會(huì)議名稱會(huì)議主題發(fā)起部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式預(yù)計(jì)時(shí)間時(shí)長(zhǎng)預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)參會(huì)人員名單會(huì)議地點(diǎn)所需設(shè)備是否需打印資料資料份數(shù)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審批行政部審核簽字：日期：簽字：日期：附件4：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員會(huì)議議題議題一：?jiǎn)栴}討論發(fā)言要點(diǎn)：決議事項(xiàng)：責(zé)任人完成時(shí)限后續(xù)跟進(jìn)：（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)：重要會(huì)議（如年度總結(jié)會(huì)、外部會(huì)議）需提前3天申請(qǐng)，保證會(huì)議室及設(shè)備資源充足。《會(huì)議紀(jì)要》需經(jīng)主持人審核無誤后分發(fā)，并同步至OA系統(tǒng)“會(huì)議管理”模塊存檔。風(fēng)險(xiǎn)提示：避免臨時(shí)變更會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)，如需調(diào)整需提前1天通知所有參會(huì)人員。涉及公司機(jī)密的會(huì)議，需在會(huì)議通知中注明“保密”字樣，會(huì)議資料按保密文件管理。四、員工差旅管理流程（一）適用情境員工因公出差（國(guó)內(nèi)/國(guó)際）的交通、住宿、費(fèi)用報(bào)銷及差旅補(bǔ)貼申領(lǐng)場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.出差申請(qǐng)操作人：出差員工本人。操作內(nèi)容：（1）明確出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排及預(yù)估費(fèi)用（含交通、住宿、市內(nèi)交通、補(bǔ)貼等）。（2）填寫《差旅審批單》（見附件5），提交至部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程操作人：部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)/財(cái)務(wù)部。操作內(nèi)容：（1）部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及行程合理性。（2）分管領(lǐng)導(dǎo)審批出差權(quán)限（如出差天數(shù)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)）。（3）財(cái)務(wù)部審核費(fèi)用是否符合公司差旅標(biāo)準(zhǔn)（如住宿上限、交通方式）。3.行程安排操作人：出差員工。操作內(nèi)容：（1）審批通過后，通過公司指定平臺(tái)（如攜程、企業(yè)差旅系統(tǒng)）預(yù)訂交通（機(jī)票/高鐵）及住宿，優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商。（2）將行程信息（航班號(hào)/車次、酒店地址、聯(lián)系方式）報(bào)備行政部備案（如需）。4.費(fèi)用報(bào)銷操作人：出差員工+財(cái)務(wù)部。操作內(nèi)容：（1）出差歸來后5個(gè)工作日內(nèi)，整理差旅票據(jù)（發(fā)票、行程單、住宿清單等），粘貼在《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》（見附件6）上，注明出差事由及對(duì)應(yīng)票據(jù)。（2）提交至部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部復(fù)核票據(jù)真實(shí)性及合規(guī)性后，按公司財(cái)務(wù)流程報(bào)銷。5.差旅補(bǔ)貼操作人：財(cái)務(wù)部。操作內(nèi)容：（1）市內(nèi)交通補(bǔ)貼、伙食補(bǔ)貼按公司標(biāo)準(zhǔn)（如元/天）發(fā)放，無需提供發(fā)票，出差天數(shù)以審批通過時(shí)間為準(zhǔn)。（2）出差補(bǔ)貼隨當(dāng)月工資一同發(fā)放。（三）配套表單模板附件5：差旅審批單員工姓名部門職位出差事由出差時(shí)間出差地點(diǎn)行程安排預(yù)估費(fèi)用交通住宿市內(nèi)交通部門負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：附件6：差旅費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷人部門出差時(shí)間出差地點(diǎn)費(fèi)用項(xiàng)目發(fā)票金額報(bào)銷金額備注交通費(fèi)住宿費(fèi)市內(nèi)交通費(fèi)其他費(fèi)用總計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部審核簽字：日期：簽字：日期：（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)：出差需提前2個(gè)工作日申請(qǐng)，緊急出差可先通過電話/請(qǐng)示，事后補(bǔ)填審批單。票據(jù)需為公司抬頭的正規(guī)發(fā)票，抬頭、稅號(hào)等信息需準(zhǔn)確無誤，否則不予報(bào)銷。風(fēng)險(xiǎn)提示：嚴(yán)禁虛報(bào)差旅費(fèi)用，如虛構(gòu)出差事由、偽造票據(jù)，一經(jīng)追責(zé)并退還違規(guī)金額。出差期間需保持通訊暢通，遇特殊情況及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。五、公司文件流轉(zhuǎn)管理流程（一）適用情境公司各類正式文件（如通知、報(bào)告、制度、合同、請(qǐng)示）的起草、審核、印發(fā)、傳閱及歸檔場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.文件起草操作人：文件起草部門（如總經(jīng)辦、人事部、業(yè)務(wù)部）。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)文件類型（如通知、報(bào)告），使用公司統(tǒng)一模板（見附件7），明確文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、內(nèi)容（含事由、依據(jù)、事項(xiàng)、要求）。（2）文件內(nèi)容需準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，涉及數(shù)據(jù)、政策等內(nèi)容需注明來源。2.部門審核操作人：起草部門負(fù)責(zé)人。操作內(nèi)容：（1）審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性及與部門工作的關(guān)聯(lián)性。（2）審核通過后，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；如需修改，注明修改意見并退回起草人。3.領(lǐng)導(dǎo)審批操作人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)文件重要性及權(quán)限，分管領(lǐng)導(dǎo)審批一般性文件（如部門通知、報(bào)告），總經(jīng)理審批重要文件（如公司制度、合同）。（2）審批通過后，確定印發(fā)范圍（如全公司、特定部門）；如不通過，注明原因并退回。4.印發(fā)/傳閱操作人：行政部文秘。操作內(nèi)容：（1）審批通過的文件，按領(lǐng)導(dǎo)確定的范圍印發(fā)（紙質(zhì)版需加蓋公章，電子版通過OA系統(tǒng)發(fā)送）。（2）傳閱文件需在《文件傳閱記錄表》（見附件8）上登記傳閱人、傳閱時(shí)間及簽字，保證傳閱閉環(huán)。5.歸檔管理操作人：行政部檔案管理員。操作內(nèi)容：（1）文件印發(fā)/傳閱完成后，紙質(zhì)版整理成冊(cè)（含審批單、原稿、正本），電子版分類存儲(chǔ)至公司服務(wù)器。（2）按年度、文件類型（如行政類、人事類、財(cái)務(wù)類）歸檔，建立《文件檔案臺(tái)賬》（見附件9），保證可追溯。（三）配套表單模板附件7：文件起草模板（以通知為例）公司關(guān)于的通知主送：各部門抄送：發(fā)文日期：年月日發(fā)文單位：公司（加蓋公章）為……（事由），根據(jù)……（依據(jù)），現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、事項(xiàng)（具體內(nèi)容、要求）；二、事項(xiàng)（具體內(nèi)容、要求）；……聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*（內(nèi)部短號(hào)）附件8：文件傳閱記錄表文件名稱文件編號(hào)主送/傳閱部門份數(shù)傳閱人傳閱時(shí)間簽字備注附件9：文件檔案臺(tái)賬檔案編號(hào)文件名稱文件類型起草部門成文日期保管期限存放位置借閱記錄（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)：文件需使用公司統(tǒng)一模板，字體、字號(hào)、頁邊距等格式需規(guī)范（如標(biāo)題二號(hào)黑體，三號(hào)仿宋）。涉及多個(gè)部門協(xié)作的文件，需提前征求相關(guān)部門意見，避免后期爭(zhēng)議。風(fēng)險(xiǎn)提示：嚴(yán)禁在非涉密文件中泄露公司機(jī)密信息，涉密文件需按《公司保密制度》單獨(dú)管理。文件歸檔需在文件印發(fā)后1個(gè)月內(nèi)完成，保證檔案完整，避免遺失。六、訪客接待管理流程（一）適用情境外部人員（如客戶、合作伙伴、部門、應(yīng)聘者）來訪的預(yù)約、接待、服務(wù)及記錄場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.訪客預(yù)約操作人：對(duì)接部門（如業(yè)務(wù)部、人事部）或行政部。操作內(nèi)容：（1）明確訪客姓名、單位、來訪事由、預(yù)計(jì)到訪/離開時(shí)間、人數(shù)及聯(lián)系方式。（2）填寫《訪客預(yù)約登記表》（見附件10），提交至行政部；臨時(shí)來訪需通過電話預(yù)約，行政部確認(rèn)后安排接待。2.接待準(zhǔn)備操作人：行政部前臺(tái)+對(duì)接部門。操作內(nèi)容：（1）行政部根據(jù)預(yù)約信息，安排會(huì)議室（如需），準(zhǔn)備茶水、紙巾、公司宣傳資料等物料。（2）對(duì)接部門確認(rèn)接待人員（如部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專員），提前告知訪客到訪時(shí)間及注意事項(xiàng)。3.訪客接待操作人：行政部前臺(tái)+對(duì)接部門接待人員。操作內(nèi)容：（1）訪客到訪后，前臺(tái)核對(duì)身份信息（如身份證、工作證），引導(dǎo)至接待區(qū)或會(huì)議室。（2）對(duì)接部門接待人員主動(dòng)迎接，引導(dǎo)入座，介紹雙方人員，確認(rèn)接待流程。4.會(huì)中服務(wù)操作人：行政部前臺(tái)。操作內(nèi)容：（1）為訪客提供茶水、咖啡等飲品，根據(jù)需求協(xié)助調(diào)試會(huì)議室設(shè)備（如投影儀、Wi-Fi）。（2）保持安靜，避免干擾會(huì)議；如需延長(zhǎng)接待時(shí)間，及時(shí)對(duì)接部門確認(rèn)。5.送別與記錄操作人：對(duì)接部門接待人員+行政部前臺(tái)。操作內(nèi)容：（1）會(huì)議結(jié)束后，對(duì)接部門人員送別訪客至公司門口，禮貌道別。（2）行政部前臺(tái)更新《訪客接待記錄表》（見附件11），記錄訪客到訪時(shí)間、接待部門、接待人員、離開時(shí)間及反饋意見。（三）配套表單模板附件10：訪客預(yù)約登記表接待部門接待人聯(lián)系方式預(yù)約日期訪客姓名單位職位聯(lián)系方式到訪時(shí)間離開時(shí)間訪客人數(shù)到訪事由是否需要會(huì)議室是否需要車輛接待部門確認(rèn)行政部確認(rèn)簽字：日期：簽字：日期：附件11：訪客接待記錄表接待日期訪客姓名單位到訪時(shí)間離開時(shí)間接待部門接待人接待事由訪客反饋（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)：重要訪客（如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)）需提前1天預(yù)約，對(duì)接部門需制定詳細(xì)接待方案。前臺(tái)需保持儀容儀表整潔，使用禮貌用語（如“您