醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度一、引言醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)于保障醫(yī)院采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和透明度具有重要意義。招標(biāo)采購(gòu)檔案記錄了醫(yī)院從采購(gòu)需求提出到采購(gòu)合同履行完畢的全過程信息，是醫(yī)院采購(gòu)決策的重要依據(jù)，也是審計(jì)、監(jiān)督等工作的重要參考。因此，建立健全，加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院提升管理水平、防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的必然要求。二、管理職責(zé)與分工（一）檔案管理部門檔案管理部門是醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)檔案的集中管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各采購(gòu)部門的檔案整理和歸檔工作。具體職責(zé)包括：1.接收各采購(gòu)部門移交的招標(biāo)采購(gòu)檔案，進(jìn)行審核、分類、編號(hào)和裝訂。2.建立招標(biāo)采購(gòu)檔案目錄和索引，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。3.定期對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案的完整性和安全性。4.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對(duì)到期的招標(biāo)采購(gòu)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）采購(gòu)部門采購(gòu)部門是招標(biāo)采購(gòu)檔案的形成部門，負(fù)責(zé)在采購(gòu)活動(dòng)過程中及時(shí)收集、整理和保管相關(guān)檔案資料。具體職責(zé)包括：1.在采購(gòu)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，明確檔案收集范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)采購(gòu)過程中的各類文件、資料進(jìn)行分類整理，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.在采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。（三）其他相關(guān)部門其他相關(guān)部門如財(cái)務(wù)部門、使用部門等，在招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中也承擔(dān)著一定的檔案管理職責(zé)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供采購(gòu)資金支付的相關(guān)憑證和資料，使用部門負(fù)責(zé)提供采購(gòu)設(shè)備或物資的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。各部門應(yīng)密切配合，共同做好招標(biāo)采購(gòu)檔案的管理工作。三、檔案收集范圍醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)檔案的收集范圍包括與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的各類文件、資料，具體如下：（一）采購(gòu)項(xiàng)目前期文件1.采購(gòu)申請(qǐng)文件：包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)需求、預(yù)算金額等。2.采購(gòu)審批文件：如醫(yī)院內(nèi)部的采購(gòu)審批表、上級(jí)主管部門的批復(fù)等。3.市場(chǎng)調(diào)研資料：對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)商情況等進(jìn)行調(diào)研的相關(guān)資料。（二）招標(biāo)文件1.招標(biāo)公告：包括招標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時(shí)間等。2.招標(biāo)文件：詳細(xì)規(guī)定了招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.澄清和修改文件：對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行澄清和修改的相關(guān)文件。（三）投標(biāo)文件1.投標(biāo)函：投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目的響應(yīng)聲明。2.報(bào)價(jià)文件：投標(biāo)人提供的產(chǎn)品或服務(wù)的報(bào)價(jià)明細(xì)。3.技術(shù)文件：投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目技術(shù)要求的響應(yīng)情況，包括技術(shù)方案、產(chǎn)品說明書等。4.商務(wù)文件：投標(biāo)人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料。（四）評(píng)標(biāo)文件1.評(píng)標(biāo)評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)各投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審后出具的報(bào)告，包括評(píng)標(biāo)結(jié)果、推薦中標(biāo)候選人等。2.評(píng)標(biāo)記錄：評(píng)標(biāo)過程中的會(huì)議記錄、評(píng)分表等。（五）中標(biāo)文件1.中標(biāo)通知書：招標(biāo)人向中標(biāo)人發(fā)出的中標(biāo)通知。2.中標(biāo)人的投標(biāo)文件：中標(biāo)人最終提交的投標(biāo)文件。（六）合同文件1.采購(gòu)合同：招標(biāo)人與中標(biāo)人簽訂的采購(gòu)合同，包括合同條款、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量保證協(xié)議等。2.合同變更協(xié)議：對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行變更的相關(guān)協(xié)議。（七）驗(yàn)收文件1.驗(yàn)收采購(gòu)設(shè)備或物資到貨后，使用部門組織驗(yàn)收的報(bào)告，包括驗(yàn)收結(jié)果、存在的問題及處理意見等。2.質(zhì)量檢測(cè)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的相關(guān)報(bào)告。（八）付款文件1.發(fā)票：采購(gòu)資金支付的憑證。2.付款申請(qǐng)單：采購(gòu)部門申請(qǐng)支付采購(gòu)資金的相關(guān)文件。（九）其他相關(guān)文件1.質(zhì)疑和投訴處理文件：對(duì)投標(biāo)人提出的質(zhì)疑和投訴進(jìn)行處理的相關(guān)文件。2.采購(gòu)活動(dòng)的照片、視頻等影像資料。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理采購(gòu)部門在采購(gòu)活動(dòng)過程中，應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號(hào)、裝訂等環(huán)節(jié)。1.分類：按照檔案收集范圍，將檔案資料分為不同的類別，如采購(gòu)項(xiàng)目前期文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，方便查詢和管理?？梢圆捎媚甓?、項(xiàng)目編號(hào)、檔案類別等組合方式進(jìn)行編號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（二）檔案歸檔采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)束后，采購(gòu)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門收到采購(gòu)部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性等。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)充和完善。五、檔案保管（一）保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持適宜的溫度和濕度。1.溫度：檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間。2.濕度：檔案庫(kù)房的相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值確定。1.永久保管的檔案：如采購(gòu)合同、中標(biāo)通知書等，是醫(yī)院采購(gòu)活動(dòng)的重要憑證，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為1650年，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。3.短期保管的檔案：保管期限為115年，如采購(gòu)申請(qǐng)文件、市場(chǎng)調(diào)研資料等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)采購(gòu)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有合法的介紹信，并經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得損壞、涂改檔案資料。（二）查閱流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱的檔案名稱、用途、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理查閱登記手續(xù)。4.查閱人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱檔案，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。（三）檔案利用醫(yī)院應(yīng)充分發(fā)揮招標(biāo)采購(gòu)檔案的作用，為醫(yī)院的采購(gòu)決策、審計(jì)監(jiān)督等工作提供參考。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行分析和研究，為醫(yī)院的管理工作提供數(shù)據(jù)支持和決策建議。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)到期的招標(biāo)采購(gòu)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門會(huì)同采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門組成的鑒定小組負(fù)責(zé)。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性和使用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定是否可以銷毀。（二）銷毀程序?qū)τ诮?jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行銷毀：1.檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔備查。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查醫(yī)院應(yīng)建立健全招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。（二）考核評(píng)價(jià)醫(yī)院應(yīng)將招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案管理工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)和處罰。九、信息化建設(shè)（一）建立檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立招標(biāo)采購(gòu)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理的效率和水平。1.檔案錄入：采購(gòu)部門可以通過檔案管理系統(tǒng)將采購(gòu)檔案資料進(jìn)行錄入和上傳，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)。2.查詢功能：用戶可以通過檔案管理系統(tǒng)快速查詢所需的檔案資料，提高查詢效率。3.統(tǒng)計(jì)分析：檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為醫(yī)院的采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）電子檔案管理隨著電子政務(wù)的發(fā)展，醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件越來越多。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。1.電子檔案的收集：采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)收集采購(gòu)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。2.電子檔案的存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案的利用：用戶可以通過檔案管理系統(tǒng)查閱和利用電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查詢和共享。十、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照