銷售業(yè)務(wù)合同審核及執(zhí)行跟蹤表工具指南一、適用場景：從合同簽訂到履約全流程管理本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，覆蓋銷售合同從前期準(zhǔn)備、審核審批、簽訂執(zhí)行到履約完成的全生命周期管理場景。具體包括：新客戶合同簽訂前的條款審核與風(fēng)險(xiǎn)評估；老客戶續(xù)約合同的條款更新與執(zhí)行銜接；大額/復(fù)雜項(xiàng)目合同的分階段履約跟蹤（如預(yù)付款、生產(chǎn)、發(fā)貨、驗(yàn)收、尾款等節(jié)點(diǎn)）；合同履行過程中的異常問題（如延遲交付、質(zhì)量爭議、付款逾期）處理與追溯；合同歸檔與履約效果復(fù)盤，為后續(xù)業(yè)務(wù)優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具模板，可解決合同條款模糊、執(zhí)行脫節(jié)、責(zé)任不清、問題滯后等行業(yè)痛點(diǎn)，降低合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，提升銷售團(tuán)隊(duì)履約效率。二、操作流程：五步實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管控（一）第一步：合同準(zhǔn)備——明確需求，收集基礎(chǔ)信息操作目標(biāo)：保證合同基礎(chǔ)信息完整，商務(wù)條款與業(yè)務(wù)需求一致，為后續(xù)審核奠定基礎(chǔ)。操作步驟：業(yè)務(wù)需求確認(rèn)：銷售專員*與客戶溝通，明確合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）、交付時(shí)間、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等核心商務(wù)條款，同步收集客戶主體資格資料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明），保證客戶具備履約能力。內(nèi)部資料整理：銷售專員匯總報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議（若有）、訂單確認(rèn)函等前期溝通文件，核對合同金額、數(shù)量、交付周期與資料是否一致；財(cái)務(wù)部門同步確認(rèn)收款賬戶信息、開票類型（專票/普票）及稅率。填寫《合同基本信息表》：根據(jù)收集的信息，填寫合同基礎(chǔ)字段（詳見“三、工具模板”部分），包括合同編號、客戶名稱、合同類型（如標(biāo)準(zhǔn)銷售合同、定制服務(wù)合同）、合同金額（含稅/不含稅）、簽訂日期、預(yù)計(jì)生效日期、銷售專員、部門負(fù)責(zé)人等，提交部門負(fù)責(zé)人*初審。（二）第二步：合同審核——多部門協(xié)同，把控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)操作目標(biāo)：通過業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)三重審核，保證合同條款合規(guī)、商務(wù)合理、財(cái)務(wù)可控，避免法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)濟(jì)損失。審核流程與要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門初審（銷售負(fù)責(zé)人*）：重點(diǎn)審核商務(wù)條款：合同金額與報(bào)價(jià)單是否一致？交付周期與生產(chǎn)/庫存能力是否匹配？驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否明確可執(zhí)行？核對客戶信息：客戶名稱、開戶行、賬號等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確，避免因信息錯誤導(dǎo)致回款問題。初審?fù)ㄟ^后，在《審核流程記錄表》中簽署意見，提交法務(wù)部門*復(fù)審。法務(wù)部門復(fù)審（法務(wù)審核員*）：重點(diǎn)審核法律條款：合同主體是否適格（是否為獨(dú)立法人、是否存在授權(quán)限制）？違約責(zé)任是否明確（如逾期付款的違約金比例、質(zhì)量問題的賠償范圍）？爭議解決方式是否約定清晰（如仲裁/訴訟管轄法院）？知識產(chǎn)權(quán)條款、保密條款是否合規(guī)？檢查合同形式完整性：是否包含雙方蓋章頁、簽訂日期？附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單）是否與主合同一致？復(fù)審?fù)ㄟ^后簽署意見，若存在法律風(fēng)險(xiǎn)，需標(biāo)注修改建議并退回銷售部門*調(diào)整；調(diào)整后重新提交審核。財(cái)務(wù)部門終審（財(cái)務(wù)審核員*）：重點(diǎn)審核財(cái)務(wù)條款：付款條件是否合理（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）？開票信息與合同主體是否一致？稅務(wù)處理是否符合規(guī)定（如稅率、發(fā)票類型）？核對合同金額與預(yù)算：大額合同需確認(rèn)是否超出部門預(yù)算，超出部分需履行額外審批流程。終審?fù)ㄟ^后簽署意見，提交銷售總監(jiān)*或分管領(lǐng)導(dǎo)最終審批。最終審批（銷售總監(jiān)*/分管領(lǐng)導(dǎo)）：綜合審核各部門意見，確認(rèn)合同整體風(fēng)險(xiǎn)可控、業(yè)務(wù)可行后，簽署審批意見，合同方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。（三）第三步：合同簽訂與執(zhí)行啟動——固化條款，明確責(zé)任操作目標(biāo)：完成合同簽訂，同步啟動執(zhí)行跟蹤，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人與時(shí)間節(jié)點(diǎn)。操作步驟：合同簽訂：審批通過的合同由銷售專員*與客戶雙方蓋章（騎縫章+公章），原件至少留存2份（企業(yè)留存1份，客戶1份），掃描件同步共享至法務(wù)、財(cái)務(wù)部門備案。執(zhí)行節(jié)點(diǎn)拆解：銷售專員根據(jù)合同條款，將履約過程拆解為關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款到賬→生產(chǎn)啟動→發(fā)貨→客戶驗(yàn)收→尾款支付”），填寫《執(zhí)行跟蹤節(jié)點(diǎn)表》，明確每個節(jié)點(diǎn)的“計(jì)劃完成日期”“責(zé)任人”（如生產(chǎn)部、物流部、客服部）及“交付物”（如生產(chǎn)通知單、物流單、驗(yàn)收報(bào)告）。啟動執(zhí)行跟蹤：銷售專員*在合同簽訂后1個工作日內(nèi)，將《執(zhí)行跟蹤節(jié)點(diǎn)表》同步至各責(zé)任部門，并在團(tuán)隊(duì)周會中明確各節(jié)點(diǎn)要求，保證跨部門協(xié)作順暢。（四）第四步：執(zhí)行跟蹤與問題處理——動態(tài)監(jiān)控，閉環(huán)管理操作目標(biāo)：實(shí)時(shí)掌握合同履約進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并解決執(zhí)行中的異常問題，保證按期完成履約。操作步驟：進(jìn)度更新：各責(zé)任部門需在節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成日期前1個工作日，將實(shí)際完成情況反饋至銷售專員；銷售專員每日登錄跟蹤系統(tǒng)（或更新表格），記錄“實(shí)際完成日期”“狀態(tài)”（進(jìn)行中/已完成/延遲）及“備注”（如延遲原因）。異常問題反饋：若出現(xiàn)節(jié)點(diǎn)延遲（如生產(chǎn)延誤、客戶未按時(shí)驗(yàn)收）或爭議問題（如質(zhì)量異議、付款逾期），責(zé)任部門需在發(fā)覺問題后2小時(shí)內(nèi)填寫《問題處理記錄表》，說明問題描述、涉及金額、初步原因及建議解決方案，提交銷售專員*協(xié)調(diào)。問題處理與跟蹤：銷售專員牽頭組織責(zé)任部門、客戶（若需）召開溝通會，明確問題責(zé)任方（如供應(yīng)商延遲交貨導(dǎo)致生產(chǎn)延誤，則責(zé)任方為采購部）及解決時(shí)限；制定解決方案（如協(xié)商延期交付、整改產(chǎn)品、催收尾款），并在《問題處理記錄表》中記錄“解決方案”“計(jì)劃解決時(shí)間”“責(zé)任人”；解決過程中，銷售專員*需每日跟蹤進(jìn)展，直至問題閉環(huán)（如客戶驗(yàn)收通過、尾款到賬），在“實(shí)際解決時(shí)間”“客戶反饋”欄記錄結(jié)果。（五）第五步：歸檔與復(fù)盤——沉淀經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化流程操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同資料規(guī)范化歸檔，通過復(fù)盤分析履約問題，為后續(xù)合同管理提供優(yōu)化依據(jù)。操作步驟：資料歸檔：合同履行完畢后，銷售專員*整理合同原件、審批記錄、執(zhí)行跟蹤表、問題處理記錄、驗(yàn)收報(bào)告、回款憑證等資料，按“合同編號+客戶名稱”分類歸檔，檔案保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年。履約復(fù)盤：每季度末，銷售部門*組織法務(wù)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等部門召開復(fù)盤會，分析：合同履約率（按時(shí)完成節(jié)點(diǎn)占比）、問題發(fā)生率（如延遲、爭議次數(shù)）；典型問題類型（如客戶驗(yàn)收延遲占比最高、付款逾期頻發(fā)原因）；流程優(yōu)化點(diǎn)（如增加“客戶預(yù)驗(yàn)收”節(jié)點(diǎn)、優(yōu)化付款條款降低逾期率）。模板迭代：根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，更新合同審核條款（如補(bǔ)充“不可抗力”定義）、跟蹤節(jié)點(diǎn)（如增加“物流狀態(tài)實(shí)時(shí)查詢”要求）或問題處理流程，持續(xù)提升工具實(shí)用性。三、工具模板：銷售業(yè)務(wù)合同審核及執(zhí)行跟蹤表（一）合同基本信息表字段名稱填寫說明示例合同編號按規(guī)則編制（如“年份-部門-序號”）2024-銷售-001客戶名稱客戶營業(yè)執(zhí)照全稱科技有限公司合同類型如標(biāo)準(zhǔn)銷售/定制服務(wù)/框架協(xié)議定制服務(wù)合同合同金額（元）含稅總金額1,200,000簽訂日期合同雙方簽署日期2024-03-15預(yù)計(jì)生效日期合同約定生效日期（如簽字后3日）2024-03-18主要標(biāo)的產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量智能設(shè)備A型（10臺）交付時(shí)間合同約定的最終交付日期2024-06-30付款方式如“預(yù)30%到發(fā)貨，尾款70%驗(yàn)收后30日”預(yù)付款30%，尾款70%銷售專員*負(fù)責(zé)該合同的業(yè)務(wù)人員部門負(fù)責(zé)人*銷售部門負(fù)責(zé)人客戶聯(lián)系人客戶對接人姓名、職務(wù)、電話（采購經(jīng)理）（二）審核流程記錄表審核環(huán)節(jié)審核人*審核日期審核意見是否通過業(yè)務(wù)初審（銷售負(fù)責(zé)人）2024-03-16商務(wù)條款與報(bào)價(jià)單一致，交付周期與生產(chǎn)計(jì)劃匹配，建議補(bǔ)充“不可抗力條款”是法務(wù)復(fù)審趙六（法務(wù)審核員）2024-03-17違約責(zé)任明確，爭議解決約定為“甲方所在地法院”，合規(guī)；通過是財(cái)務(wù)終審周七（財(cái)務(wù)審核員）2024-03-18收款賬戶信息正確，預(yù)付款比例符合財(cái)務(wù)制度，通過是最終審批吳八（銷售總監(jiān)）2024-03-19同意簽訂，按流程執(zhí)行是（三）執(zhí)行跟蹤節(jié)點(diǎn)表節(jié)點(diǎn)名稱計(jì)劃完成日期實(shí)際完成日期責(zé)任人*狀態(tài)交付物備注預(yù)付款到賬2024-03-252024-03-24已完成銀行回單提前1天到賬生產(chǎn)啟動2024-04-012024-04-01生產(chǎn)部*已完成生產(chǎn)通知單按時(shí)啟動發(fā)貨2024-06-152024-06-18物流部*延遲3天物流單號（SF56）客戶臨時(shí)增加1臺需求客戶驗(yàn)收2024-06-302024-07-05客服部*延遲5天驗(yàn)收報(bào)告客戶內(nèi)部流程延遲尾款支付2024-07-25-進(jìn)行中-待客戶提交付款申請（四）問題處理記錄表問題描述發(fā)生日期涉及金額（元）責(zé)任部門*解決方案計(jì)劃解決時(shí)間實(shí)際解決時(shí)間客戶反饋發(fā)貨延遲3天2024-06-18120,000物流部*與客戶協(xié)商延期，補(bǔ)償500元代金券（下次合作使用）2024-06-202024-06-19客戶接受，諒解客戶驗(yàn)收延遲5天2024-07-05-客服部*協(xié)助客戶對接內(nèi)部驗(yàn)收部門，提供驗(yàn)收指引模板2024-07-102024-07-08客戶已驗(yàn)收，無異議（五）歸檔信息表歸檔日期歸檔人*檔案編號存放位置備注2024-07-302024-銷售-001檔案室-銷售-01含合同原件、驗(yàn)收報(bào)告、回款憑證四、關(guān)鍵要點(diǎn)：規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、提升效率的操作指南（一）審核階段：“三查三對”保證條款無誤查主體：審核客戶營業(yè)執(zhí)照，確認(rèn)其經(jīng)營范圍與合同標(biāo)的匹配，避免與無資質(zhì)主體合作；查條款：重點(diǎn)核查“違約責(zé)任”“爭議解決”“知識產(chǎn)權(quán)”等核心條款，避免模糊表述（如“盡快交付”“適當(dāng)賠償”）；查附件：確認(rèn)技術(shù)協(xié)議、訂單等附件與主合同金額、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)一致，避免“兩張皮”。對金額：合同總金額與分項(xiàng)報(bào)價(jià)、訂單金額一致，含稅/不含稅標(biāo)注清晰；對時(shí)間：交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)與生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)流程匹配，避免“紙上談兵”；對信息：客戶名稱、開戶行、賬號等關(guān)鍵信息與預(yù)留資料一致，避免回款錯誤。（二）執(zhí)行階段：“日清周結(jié)”避免進(jìn)度脫節(jié)日更新：銷售專員*每日下班前更新《執(zhí)行跟蹤節(jié)點(diǎn)表》，標(biāo)記延遲節(jié)點(diǎn)并說明原因；周匯總：每周一召開合同執(zhí)行會，同步上周節(jié)點(diǎn)完成情況，協(xié)調(diào)解決跨部門問題；節(jié)點(diǎn)預(yù)警：對即將到期的節(jié)點(diǎn)（如提前3天），責(zé)任部門需主動提醒相關(guān)方，避免遺忘。（三）問題處理：“閉環(huán)管理”杜絕遺留問題問題不過夜：發(fā)覺問題后2小時(shí)內(nèi)反饋，4小時(shí)內(nèi)制定初步解決方案；責(zé)任到人：每個問題明確“第一責(zé)任人”（如發(fā)貨延遲由物流部*負(fù)責(zé)人跟進(jìn)），避免推諉；結(jié)果可追溯：所有問題處理過程需記錄在《問題處理記錄表》中，便于后續(xù)復(fù)盤追責(zé)。（四）資料管理：“安全保密”防范信息泄露權(quán)限控制：合同原件、客戶