供應(yīng)商信息登記與審核工具表使用指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值說明在企業(yè)采購(gòu)管理活動(dòng)中，供應(yīng)商信息的規(guī)范化管理是保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定、控制運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。本工具表適用于以下核心場(chǎng)景：1.新供應(yīng)商準(zhǔn)入審核當(dāng)企業(yè)首次與潛在供應(yīng)商建立合作意向時(shí)，通過本工具表系統(tǒng)收集供應(yīng)商資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力等關(guān)鍵信息，為后續(xù)資質(zhì)驗(yàn)證、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估提供數(shù)據(jù)支撐，保證引入供應(yīng)商的合規(guī)性與可靠性。2.現(xiàn)有供應(yīng)商信息更新維護(hù)供應(yīng)商的資質(zhì)文件、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等信息可能隨經(jīng)營(yíng)發(fā)生變化（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢、地址遷移、新增認(rèn)證等），通過定期更新登記表，保證企業(yè)供應(yīng)商庫(kù)信息的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，避免因信息滯后導(dǎo)致的合作風(fēng)險(xiǎn)。3.跨部門協(xié)同審核管理供應(yīng)商審核涉及采購(gòu)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、質(zhì)量等多個(gè)部門，本工具表通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與明確審核節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)各部門信息共享與意見同步，提升審核效率，避免因職責(zé)不清導(dǎo)致的流程延誤。4.集團(tuán)化供應(yīng)商統(tǒng)一管控對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)，下屬公司供應(yīng)商信息分散易導(dǎo)致管理漏洞，本工具表可作為統(tǒng)一模板，規(guī)范各子公司供應(yīng)商登記標(biāo)準(zhǔn)，便于集團(tuán)層面匯總分析、統(tǒng)一管控，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資源的優(yōu)化配置。二、供應(yīng)商登記審核全流程操作詳解（一）登記申請(qǐng)發(fā)起責(zé)任角色：采購(gòu)專員/供應(yīng)商對(duì)接人操作步驟：確定登記類型：根據(jù)合作需求選擇“新供應(yīng)商首次登記”或“現(xiàn)有供應(yīng)商信息更新”。新供應(yīng)商首次登記：需填寫完整的基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、業(yè)務(wù)合作意向等模塊；信息更新：僅填寫變更字段（如聯(lián)系人更新、資質(zhì)延期等），并注明變更原因。獲取空白表格：從企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或共享文件夾《供應(yīng)商信息登記與審核表》（模板詳見第三部分），或向采購(gòu)管理部門索取紙質(zhì)版。初步材料準(zhǔn)備：提前收集供應(yīng)商相關(guān)證明文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照掃描件、資質(zhì)證書等），保證材料清晰、有效。注意事項(xiàng)：登記前需與供應(yīng)商確認(rèn)信息填寫范圍，避免涉及商業(yè)秘密的敏感信息（如核心工藝參數(shù)）被過度收集。（二）信息完整性與初步審核責(zé)任角色：采購(gòu)部（初審專員）操作步驟：信息完整性檢查：對(duì)照登記表“必填項(xiàng)”標(biāo)注（帶“*”字段），確認(rèn)基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系方式等）、資質(zhì)文件清單（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）無缺失。若必填項(xiàng)缺失，及時(shí)聯(lián)系登記人補(bǔ)充，要求在2個(gè)工作日內(nèi)反饋完整材料；若信息填寫模糊（如地址未細(xì)化到門牌號(hào)、經(jīng)營(yíng)范圍描述籠統(tǒng)），要求登記人進(jìn)一步明確。初步合規(guī)性篩查：核對(duì)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼格式（18位字符，含字母和數(shù)字），排除偽造或無效代碼；檢查營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期，保證在登記日期后仍在有效期內(nèi)（若臨近到期（如剩余1個(gè)月內(nèi)），需提醒供應(yīng)商同步提交年檢后的新證件）。提交審核：初審?fù)ㄟ^后，將登記表及附件材料提交至法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)量部進(jìn)行分項(xiàng)審核。輸出成果：《供應(yīng)商信息登記與審核表》（初審版）、附件材料清單。（三）分部門專項(xiàng)審核1.法務(wù)部：資質(zhì)與合規(guī)性審核審核要點(diǎn)：資質(zhì)文件有效性：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)特許經(jīng)營(yíng)許可證（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證）、ISO體系認(rèn)證（ISO9001、ISO14001等）等證書是否在有效期內(nèi)，發(fā)證機(jī)關(guān)是否為官方機(jī)構(gòu)（如市場(chǎng)監(jiān)督管理局、國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)）；合規(guī)性排查：供應(yīng)商是否被列入“經(jīng)營(yíng)異常名錄”“嚴(yán)重違法失信名單”（通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道查詢，查詢結(jié)果截圖存檔）；合同條款風(fēng)險(xiǎn)：若涉及框架協(xié)議，審核供應(yīng)商注冊(cè)信息與合同主體是否一致，避免“皮包公司”掛靠風(fēng)險(xiǎn)。審核時(shí)限：3個(gè)工作日內(nèi)，反饋“通過”“不通過”或“補(bǔ)充材料”意見。2.財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)狀況與支付信息審核審核要點(diǎn)：財(cái)務(wù)穩(wěn)健性：要求供應(yīng)商提供近2年財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表），重點(diǎn)核查資產(chǎn)負(fù)債率（若超過70%，需評(píng)估償債風(fēng)險(xiǎn)）、營(yíng)收規(guī)模（是否滿足合作需求）；開戶信息準(zhǔn)確性：核對(duì)供應(yīng)商提供的銀行開戶名、賬號(hào)、開戶行全稱，保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱一致，避免付款錯(cuò)誤；納信等級(jí)：查詢供應(yīng)商納稅信用等級(jí)（A級(jí)為優(yōu)，D級(jí)慎用），是否存在欠稅、逃稅記錄。審核時(shí)限：3個(gè)工作日內(nèi)，反饋審核意見及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)論。3.質(zhì)量部：生產(chǎn)/服務(wù)能力審核（僅限產(chǎn)品/服務(wù)類供應(yīng)商）審核要點(diǎn)：生產(chǎn)能力：若為實(shí)體供應(yīng)商，需核實(shí)生產(chǎn)設(shè)備清單、產(chǎn)能數(shù)據(jù)（如月產(chǎn)量）、關(guān)鍵工藝流程說明，必要時(shí)安排現(xiàn)場(chǎng)核查；質(zhì)量管控：查看質(zhì)量管理體系文件（如QC流程、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)），是否有第三方質(zhì)量認(rèn)證（如IATF16949for汽車行業(yè)）；歷史合作記錄（如有）：調(diào)取供應(yīng)商過往交付產(chǎn)品的合格率、客訴處理情況，評(píng)估質(zhì)量穩(wěn)定性。審核時(shí)限：4個(gè)工作日內(nèi)，反饋質(zhì)量能力評(píng)估報(bào)告。（四）綜合評(píng)審與結(jié)果反饋責(zé)任角色：采購(gòu)部（牽頭）、法務(wù)/財(cái)務(wù)/質(zhì)量部代表（組成評(píng)審小組）操作步驟：匯總審核意見：采購(gòu)部收集各部門審核結(jié)果，梳理共性問題（如資質(zhì)臨近到期、財(cái)務(wù)指標(biāo)預(yù)警）及爭(zhēng)議點(diǎn)（如質(zhì)量部認(rèn)為產(chǎn)能不足但采購(gòu)部認(rèn)為可滿足短期需求）。召開評(píng)審會(huì)議：組織評(píng)審小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合打分（可設(shè)置“資質(zhì)合規(guī)性30%、財(cái)務(wù)狀況25%、質(zhì)量能力25%、合作意向20%”等權(quán)重），形成最終評(píng)審結(jié)論：推薦納入：所有部門審核通過，綜合評(píng)分≥80分；有條件納入：部分存在輕微風(fēng)險(xiǎn)（如資質(zhì)剩余有效期6個(gè)月以上），需限期整改（如補(bǔ)充新資質(zhì)、降低合作額度），整改后復(fù)核通過；不予納入：存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如列入失信名單、財(cái)務(wù)造假、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），反饋登記人并說明原因。結(jié)果反饋：通過審核：采購(gòu)部在1個(gè)工作日內(nèi)向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商準(zhǔn)入通知書》，同步將信息錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，分配唯一供應(yīng)商編碼；未通過審核：向登記人反饋具體原因（如“法務(wù)審核發(fā)覺營(yíng)業(yè)執(zhí)照異常，不予納入”），由登記人同步告知供應(yīng)商。（五）信息歸檔與動(dòng)態(tài)更新責(zé)任角色：采購(gòu)部（檔案管理員）操作步驟：材料歸檔：將審核通過的《供應(yīng)商信息登記與審核表》、附件材料（資質(zhì)掃描件、審核意見表等）整理歸檔，電子版?zhèn)浞葜林付ǚ?wù)器（命名規(guī)則：供應(yīng)商編碼+登記日期），紙質(zhì)版裝訂成冊(cè)保存，保存期限不少于供應(yīng)商合作結(jié)束后3年。動(dòng)態(tài)更新提醒：資質(zhì)到期前3個(gè)月，系統(tǒng)自動(dòng)向采購(gòu)專員及供應(yīng)商發(fā)送“資質(zhì)更新提醒”，要求提交新資質(zhì)文件；供應(yīng)商信息變更（如聯(lián)系人、地址）時(shí)，由采購(gòu)專員發(fā)起“信息更新”流程，參照上述審核步驟復(fù)核后更新數(shù)據(jù)庫(kù)。三、供應(yīng)商信息登記表模板供應(yīng)商信息登記與審核表登記編號(hào)：__________（由采購(gòu)部自動(dòng)，格式：GYS-年份-流水號(hào)）登記日期：______年_月_日（一）基本信息項(xiàng)目填寫內(nèi)容備注（示例）供應(yīng)商全稱××科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110108MA0567注冊(cè)地址北京市海淀區(qū)××路××號(hào)××大廈5層經(jīng)營(yíng)地址同注冊(cè)地址/上海市浦東新區(qū)××工業(yè)園法定代表人××聯(lián)系人*張×聯(lián)系電話*138××××××××企業(yè)郵箱zhang×××成立日期2015年3月10日注冊(cè)資本（萬元）1000企業(yè)性質(zhì)□國(guó)有企業(yè)□民營(yíng)企業(yè)□外資企業(yè)□合資企業(yè)民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍*研發(fā)、生產(chǎn)、銷售智能辦公設(shè)備；技術(shù)服務(wù)（二）資質(zhì)文件清單資質(zhì)名稱證書編號(hào)有效期至發(fā)證機(jī)關(guān)附件（√）備注（如等級(jí)）營(yíng)業(yè)執(zhí)照MA05672025年03月09日北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局√高新技術(shù)企業(yè)證書GR202211562024年12月31日科技部√ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證00123QAS5R1M2026年05月10日CNAS√3C認(rèn)證（若涉及）2023010705672025年01月06日國(guó)家認(rèn)監(jiān)委□產(chǎn)品型號(hào)：××打印機(jī)（三）業(yè)務(wù)合作信息項(xiàng)目填寫內(nèi)容主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)*（可多選）□原材料□零部件□成品□服務(wù)（如物流、維修）年產(chǎn)能/服務(wù)能力（如適用）月產(chǎn)智能辦公設(shè)備5000臺(tái)/日處理物流訂單2000單主要合作客戶案例（匿名示例）為××集團(tuán)、××股份提供辦公設(shè)備，合作2年合作意向□首次合作□續(xù)簽合作□信息更新（四）財(cái)務(wù)信息項(xiàng)目填寫內(nèi)容開戶銀行*銀行賬號(hào)*納稅人識(shí)別號(hào)*納稅信用等級(jí)（查詢結(jié)果）A級(jí)近1年?duì)I收規(guī)模（萬元）（五）審核意見欄審核環(huán)節(jié)部門審核人*審核日期審核意見（請(qǐng)勾選并說明）初審采購(gòu)部李×2023-10-09□通過□不通過（原因：□資質(zhì)未提供□信息模糊□其他：______）法務(wù)審核法務(wù)部王×2023-10-11□通過□不通過（原因：□列入異常名錄□資質(zhì)無效□其他：______）財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部趙×2023-10-12□通過□不通過（原因：□財(cái)務(wù)指標(biāo)異?！蹰_戶信息錯(cuò)誤□其他：______）質(zhì)量審核（若需）質(zhì)量部劉×2023-10-13□通過□不通過（原因：□產(chǎn)能不足□質(zhì)量認(rèn)證過期□其他：______）綜合評(píng)審評(píng)審小組陳×2023-10-16□推薦納入□有條件納入（整改要求：____________________）□不予納入（原因：____________________）（六）其他說明供應(yīng)商承諾：本表所填內(nèi)容及附件材料均真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如有虛假，愿承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切法律責(zé)任。供應(yīng)商蓋章：_________________（加蓋公章）日期：______年_月_日四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.信息真實(shí)性核驗(yàn)是核心供應(yīng)商提供的信息是審核的基礎(chǔ)，采購(gòu)專員需通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國(guó)”等官方渠道驗(yàn)證資質(zhì)、信用狀況，對(duì)存疑信息（如頻繁變更法定代表人、注冊(cè)資本異常驟減）要求供應(yīng)商補(bǔ)充說明，必要時(shí)實(shí)地核查，避免“空殼供應(yīng)商”混入。2.材料動(dòng)態(tài)管理不可忽視資質(zhì)文件具有時(shí)效性，需建立“到期預(yù)警-更新復(fù)核-歸檔替換”的閉環(huán)機(jī)制。例如某供應(yīng)商ISO證書于2024年12月到期，系統(tǒng)應(yīng)于2024年9月自動(dòng)提醒采購(gòu)專員，待供應(yīng)商提交新證書后，重新啟動(dòng)審核流程，舊證書即時(shí)失效。3.跨部門溝通需高效順暢審核過程中，若某一部門反饋“不通過”，采購(gòu)部需第一時(shí)間與登記人及供應(yīng)商溝通，明確整改方向，避免信息傳遞延遲導(dǎo)致整個(gè)流程卡頓。建議建立“供應(yīng)商審核群”，實(shí)時(shí)同步審核進(jìn)度與意見。4.保密責(zé)任需明確供應(yīng)商登記信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶案例）可能涉及商業(yè)秘密，參與審核的各部門人員需簽署《保密承諾書》，嚴(yán)禁將信息用于非工作