員工離職管理流程及文檔范本一、員工離職管理概述員工離職是組織生命周期中不可避免的環(huán)節(jié)，規(guī)范、有序的離職管理不僅能夠保障企業(yè)與員工雙方的合法權(quán)益，降低潛在風(fēng)險(xiǎn)，更能妥善處理好工作交接，維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)秩序，并為企業(yè)形象留下積極印記。一個(gè)完善的離職管理流程，應(yīng)兼顧人性化關(guān)懷與制度化操作，力求在合規(guī)的前提下，實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過(guò)渡。本文旨在梳理一套系統(tǒng)的員工離職管理流程，并提供關(guān)鍵環(huán)節(jié)的文檔范本，以期為企業(yè)HR從業(yè)者及管理者提供實(shí)操參考。二、員工離職管理詳細(xì)流程（一）離職申請(qǐng)與溝通階段1.員工提出離職：?jiǎn)T工應(yīng)以口頭或書(shū)面形式（通常建議書(shū)面）向其直接上級(jí)或人力資源部提出離職意向。試用期員工及正式員工的提前通知期應(yīng)遵循勞動(dòng)合同及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。2.直接上級(jí)初步溝通：直接上級(jí)在接到員工離職意向后，應(yīng)盡快與員工進(jìn)行初步溝通，了解離職原因（如個(gè)人發(fā)展、薪酬福利、工作環(huán)境、家庭原因等），判斷是否存在挽留的可能性與必要性。3.離職面談安排：無(wú)論是否挽留，均建議安排正式的離職面談。面談可由直接上級(jí)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、HR部門(mén)人員單獨(dú)或共同進(jìn)行。面談前應(yīng)準(zhǔn)備好面談提綱，明確面談目的。4.離職面談實(shí)施：*目的：真誠(chéng)了解員工離職的真實(shí)原因，聽(tīng)取員工對(duì)公司管理、業(yè)務(wù)流程、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面的意見(jiàn)與建議，評(píng)估員工價(jià)值以判斷是否挽留，同時(shí)傳遞公司的關(guān)懷。*內(nèi)容：確認(rèn)離職意愿及最后工作日期，了解離職具體原因，聽(tīng)取員工對(duì)公司、部門(mén)、同事的評(píng)價(jià)與建議，解答員工關(guān)于離職手續(xù)、薪酬結(jié)算、社保公積金、競(jìng)業(yè)限制（如適用）等方面的疑問(wèn)。*注意事項(xiàng)：營(yíng)造坦誠(chéng)、尊重的溝通氛圍，耐心傾聽(tīng)，避免爭(zhēng)辯或指責(zé)，做好詳細(xì)記錄。對(duì)于員工提出的敏感問(wèn)題或負(fù)面反饋，應(yīng)予以保密。5.挽留評(píng)估與決策：對(duì)于核心骨干員工或關(guān)鍵崗位員工，若員工離職原因有改善空間且公司認(rèn)為其價(jià)值較高，經(jīng)管理層評(píng)估后可嘗試提出合理的挽留方案。若員工去意已決或挽留無(wú)效，則進(jìn)入離職審批流程。（二）離職審批與交接準(zhǔn)備階段1.提交書(shū)面離職申請(qǐng)：?jiǎn)T工應(yīng)填寫(xiě)《員工離職申請(qǐng)表》，注明離職原因、預(yù)計(jì)最后工作日期等信息，并經(jīng)直接上級(jí)簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部。2.離職審批流程啟動(dòng)：人力資源部收到《員工離職申請(qǐng)表》后，啟動(dòng)審批流程。審批通常需經(jīng)過(guò)直接上級(jí)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)職能部門(mén)（如財(cái)務(wù)、IT、行政等，視崗位而定）及人力資源部負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于中高層管理人員或關(guān)鍵技術(shù)崗位，可能還需公司更高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.確認(rèn)最后工作日期：在審批過(guò)程中或?qū)徟瓿珊?，由HR部門(mén)與員工、部門(mén)協(xié)商確定最后的工作日期。此日期需滿足法律法規(guī)規(guī)定的提前通知期，并預(yù)留充足的工作交接時(shí)間。4.制定交接計(jì)劃：?jiǎn)T工在直接上級(jí)的指導(dǎo)下，根據(jù)崗位職責(zé)和工作內(nèi)容，制定詳細(xì)的《工作交接計(jì)劃》，明確交接項(xiàng)目、接收人、完成時(shí)限等。（三）工作交接與資源清退階段1.工作交接執(zhí)行：?jiǎn)T工應(yīng)嚴(yán)格按照《工作交接計(jì)劃》，將手頭的工作任務(wù)、未完成事項(xiàng)、客戶資料、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、內(nèi)部信息系統(tǒng)賬號(hào)及權(quán)限等，全面、細(xì)致地移交給指定的接收人。直接上級(jí)應(yīng)對(duì)交接過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保交接質(zhì)量。2.工作交接清單簽署：交接完成后，由交接人、接收人、監(jiān)交人（通常為直接上級(jí)）共同簽署《工作交接清單》，一式多份，交接人、接收人、人力資源部各執(zhí)一份。3.公司財(cái)物歸還：?jiǎn)T工需歸還公司發(fā)放的辦公用品（如電腦、手機(jī)、U盤(pán)、文具等）、工牌、門(mén)禁卡、鑰匙、借閱的圖書(shū)資料、保密文件等，并辦理相關(guān)清退手續(xù)。相關(guān)部門(mén)（如行政部、IT部）應(yīng)在《物品交接/清退清單》上簽字確認(rèn)。4.系統(tǒng)權(quán)限注銷：IT部門(mén)根據(jù)人力資源部通知，及時(shí)注銷或凍結(jié)員工在公司各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、郵箱等的賬號(hào)及權(quán)限。5.財(cái)務(wù)結(jié)算核對(duì)：人力資源部與財(cái)務(wù)部共同核算員工離職當(dāng)月的工資、加班費(fèi)、未休年假工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、社保公積金、個(gè)人借款、違約金（如適用）等，確保財(cái)務(wù)結(jié)算清晰準(zhǔn)確。（四）離職結(jié)算與手續(xù)辦理階段1.開(kāi)具離職證明：在員工完成所有交接手續(xù)、結(jié)清所有款項(xiàng)后，人力資源部應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定為員工開(kāi)具《離職證明》，并注明勞動(dòng)合同期限、解除或終止勞動(dòng)合同日期、工作崗位、在本單位工作年限等信息。2.薪酬福利結(jié)算：公司應(yīng)在雙方約定或法律法規(guī)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，向員工支付其應(yīng)得的全部勞動(dòng)報(bào)酬。社保公積金繳納至離職當(dāng)月，后續(xù)轉(zhuǎn)移手續(xù)按相關(guān)規(guī)定辦理。3.檔案關(guān)系轉(zhuǎn)移：根據(jù)員工需求及國(guó)家規(guī)定，協(xié)助員工辦理人事檔案、黨組織關(guān)系等的轉(zhuǎn)移手續(xù)。4.競(jìng)業(yè)限制與保密協(xié)議履行：如員工與公司簽訂了《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》或《保密協(xié)議》，人力資源部應(yīng)提醒員工遵守協(xié)議約定，并明確公司在競(jìng)業(yè)限制期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償義務(wù)（如適用）。5.離職手續(xù)清單確認(rèn)：?jiǎn)T工完成所有離職手續(xù)后，在《員工離職手續(xù)辦理清單》上簽字確認(rèn)，人力資源部存檔。（五）離職后管理階段1.離職員工信息存檔：人力資源部將員工的離職申請(qǐng)、離職面談?dòng)涗?、交接清單、離職證明存根等相關(guān)材料整理歸檔，保存期限按法律法規(guī)要求執(zhí)行。2.離職數(shù)據(jù)分析與反饋：定期對(duì)員工離職數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析（如離職率、離職原因分布、關(guān)鍵崗位流失率等），形成離職分析報(bào)告，為公司改進(jìn)管理、優(yōu)化薪酬福利、提升員工滿意度提供數(shù)據(jù)支持。3.保持良性互動(dòng)（可選）：對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的離職員工，可考慮將其納入公司“人才庫(kù)”或“校友網(wǎng)絡(luò)”，保持適當(dāng)聯(lián)系，為未來(lái)可能的合作（如返聘、業(yè)務(wù)合作等）創(chuàng)造機(jī)會(huì)。三、離職管理常用文檔范本及填寫(xiě)說(shuō)明（一）《員工離職申請(qǐng)表》范本結(jié)構(gòu)（示例）：項(xiàng)目?jī)?nèi)容:---------------:-------------------------------------**基本信息**姓名、工號(hào)、所在部門(mén)、崗位、入職日期、合同期限**離職信息**擬離職日期、申請(qǐng)日期、離職原因（單選+簡(jiǎn)述）**工作交接計(jì)劃**主要工作交接內(nèi)容、預(yù)計(jì)完成時(shí)間、接收人**部門(mén)意見(jiàn)**直接上級(jí)意見(jiàn)、部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)（簽字、日期）**HR部門(mén)意見(jiàn)**HR專員/主管意見(jiàn)、HR負(fù)責(zé)人意見(jiàn)（簽字、日期）**公司領(lǐng)導(dǎo)審批**（根據(jù)職級(jí)設(shè)置）（簽字、日期）**備注**其他需說(shuō)明事項(xiàng)填寫(xiě)說(shuō)明：*員工應(yīng)如實(shí)、清晰填寫(xiě)各項(xiàng)信息。*“離職原因”應(yīng)盡可能具體，以便公司了解真實(shí)情況。*“工作交接計(jì)劃”應(yīng)具有可操作性。*各級(jí)審批人應(yīng)簽署明確意見(jiàn)及日期。（二）《離職面談?dòng)涗洷怼贩侗窘Y(jié)構(gòu)（示例）：**面談基本信息**內(nèi)容:-----------------------:-------------------------------------員工姓名、工號(hào)、部門(mén)、崗位面談日期、時(shí)間、地點(diǎn)面談人、記錄人**離職基本情況確認(rèn)**正式提出離職日期最后工作日期（雙方確認(rèn)）是否已辦理離職申請(qǐng)**離職原因深入了解**（根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)問(wèn)題，如：

1.您選擇離職的最主要原因是？

2.您對(duì)目前的薪酬福利水平是否滿意？

3.您對(duì)工作內(nèi)容、工作強(qiáng)度的看法？

4.您對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的管理方式、團(tuán)隊(duì)協(xié)作氛圍的評(píng)價(jià)？

5.公司在哪些方面有待改進(jìn)？

...）**員工對(duì)公司的建議****面談總結(jié)與反饋**面談人對(duì)本次面談的總結(jié)、主要發(fā)現(xiàn)、是否建議挽留及理由**員工確認(rèn)**員工簽字：日期：**面談人簽字**簽字：日期：填寫(xiě)說(shuō)明：*面談人應(yīng)提前熟悉員工基本情況，準(zhǔn)備好面談問(wèn)題。*記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，盡量引用員工原話。*“員工確認(rèn)”欄可根據(jù)實(shí)際情況決定是否設(shè)置，主要目的是確認(rèn)面談內(nèi)容的真實(shí)性。*面談?dòng)涗洃?yīng)保密，僅用于公司內(nèi)部管理改進(jìn)。（三）《工作交接清單》范本結(jié)構(gòu)（示例）：**交接項(xiàng)目**具體內(nèi)容描述接收人確認(rèn)完成情況備注:-------------------:-----------------------------------------------:---------:-------:-------**一、當(dāng)前工作任務(wù)**1.項(xiàng)目/任務(wù)名稱、當(dāng)前進(jìn)度、截止日期、對(duì)接人、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)2....**二、未完成事項(xiàng)**1.事項(xiàng)描述、原因、后續(xù)處理建議、相關(guān)聯(lián)系人...**三、文件資料**1.紙質(zhì)文件文件名稱、份數(shù)、存放位置2.電子文檔文件名稱/路徑、存儲(chǔ)位置（如服務(wù)器路徑、共享文件夾）3.客戶/供應(yīng)商資料名稱、聯(lián)系方式、合作進(jìn)展、特殊約定等...**四、資產(chǎn)設(shè)備**（可另附《物品交接/清退清單》）**五、系統(tǒng)賬號(hào)密碼**（僅交接必要的臨時(shí)過(guò)渡賬號(hào)，正式賬號(hào)由IT注銷）**六、其他需說(shuō)明事項(xiàng)****交接人聲明**本人已將上述工作及資料全部、如實(shí)交接完畢。交接人簽字：日期：**接收人聲明**本人已清楚接收上述工作及資料，并對(duì)交接內(nèi)容無(wú)異議。接收人簽字：日期：**監(jiān)交人意見(jiàn)**監(jiān)交人簽字：日期：填寫(xiě)說(shuō)明：*此清單應(yīng)盡可能詳細(xì)，確保交接無(wú)遺漏。*“接收人確認(rèn)”欄由接收人逐項(xiàng)核對(duì)后簽字。*監(jiān)交人通常為交接人的直接上級(jí)，負(fù)責(zé)監(jiān)督交接過(guò)程的完整性和準(zhǔn)確性。（四）《離職證明》（范本）離職證明[員工姓名]先生/女士，身份證號(hào)碼：[身份證號(hào)碼]，自[入職日期]年[入職月份]月[入職日]日至[離職日期]年[離職月份]月[離職日]日在我公司[部門(mén)名稱]部門(mén)擔(dān)任[崗位名稱]職務(wù)。其勞動(dòng)合同期限為[起始日期]年[起始月份]月[起始日]日至[終止日期]年[終止月份]月[終止日]日（或：無(wú)固定期限勞動(dòng)合同）?，F(xiàn)因[離職原因簡(jiǎn)述，如：個(gè)人原因提出辭職/勞動(dòng)合同到期不再續(xù)簽/雙方協(xié)商一致解除等]，雙方已于[離職日期]年[離職月份]月[離職日]日解除/終止勞動(dòng)合同。該員工在我公司工作期間，無(wú)不良記錄，已辦理完畢所有離職交接手續(xù)。特此證明。[公司全稱]（蓋章）人力資源部（或綜合管理部）[開(kāi)具日期]年[開(kāi)具月份]月[開(kāi)具日]日（注意事項(xiàng)：本證明僅用于證明[員工姓名]先生/女士在我公司的任職經(jīng)歷，不作為我公司對(duì)該員工任何形式的擔(dān)保文件。）填寫(xiě)說(shuō)明：*離職原因簡(jiǎn)述應(yīng)客觀中立，符合事實(shí)。*公司全稱及蓋章必須清晰準(zhǔn)確。*開(kāi)具日期應(yīng)為實(shí)際開(kāi)具證明的日期。*身份證號(hào)碼可根據(jù)員工要求或公司規(guī)定決定是否包含。四、離職管理注意事項(xiàng)1.合規(guī)性優(yōu)先：全程遵守《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保離職程序、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、工資結(jié)算等合法合規(guī)，避免勞動(dòng)爭(zhēng)議。2.人性化處理：尊重員工的離職決定，保持開(kāi)放和理解的態(tài)度，避免歧視或報(bào)復(fù)行為。即使員工因負(fù)面原因離職，也應(yīng)爭(zhēng)取好聚好散。3.保密性原則：對(duì)員工的離職原因、面談內(nèi)容、個(gè)人信息等予以保密，維護(hù)員工隱私。4.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)流程應(yīng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)辦理各項(xiàng)手