食品采購(gòu)索證索票管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為保障食品采購(gòu)環(huán)節(jié)的質(zhì)量安全，規(guī)范采購(gòu)行為，確保所采購(gòu)食品來(lái)源可溯、質(zhì)量可控，降低食品安全風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及本單位實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位所有食品及食品相關(guān)產(chǎn)品（以下統(tǒng)稱“食品”）的采購(gòu)活動(dòng)，包括主輔料、調(diào)味品、包裝材料等。所有參與食品采購(gòu)、驗(yàn)收、保管的相關(guān)部門(mén)及人員均須遵守本辦法。（三）基本原則食品采購(gòu)索證索票工作應(yīng)遵循“源頭控制、真實(shí)有效、全程可溯、責(zé)任明確”的原則，確保采購(gòu)的食品符合國(guó)家食品安全標(biāo)準(zhǔn)。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理部門(mén)本單位食品安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組（或指定質(zhì)量管理部門(mén)，下同）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)食品采購(gòu)索證索票的管理工作，監(jiān)督本辦法的執(zhí)行與落實(shí)。（二）采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選、資質(zhì)審核及信息建檔。2.在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行索證索票規(guī)定，主動(dòng)向供應(yīng)商索取相關(guān)證明文件和票據(jù)。3.對(duì)索取的證票進(jìn)行初步核對(duì)，確保其真實(shí)、完整、有效，并及時(shí)移交相關(guān)部門(mén)存檔。4.配合其他部門(mén)開(kāi)展供應(yīng)商評(píng)估與管理工作。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)職責(zé)1.在食品入庫(kù)驗(yàn)收時(shí)，核對(duì)隨貨同行的采購(gòu)憑證與實(shí)物是否相符。2.協(xié)助對(duì)供應(yīng)商提供的相關(guān)證明文件進(jìn)行核查。3.配合做好證票的傳遞與保管工作。（四）質(zhì)量管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)部門(mén)索取的證票進(jìn)行復(fù)核與監(jiān)督檢查。2.指導(dǎo)和培訓(xùn)采購(gòu)及相關(guān)人員正確執(zhí)行索證索票流程。3.建立健全索證索票檔案管理制度，并負(fù)責(zé)檔案的規(guī)范保管與查詢。4.在發(fā)生食品安全問(wèn)題時(shí)，利用索證索票資料進(jìn)行追溯調(diào)查。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.在辦理付款手續(xù)時(shí)，應(yīng)對(duì)采購(gòu)憑證的完整性進(jìn)行核對(duì)。2.配合相關(guān)部門(mén)對(duì)采購(gòu)費(fèi)用及票據(jù)進(jìn)行核查。三、索證索票的具體要求（一）對(duì)供應(yīng)商的索證要求1.資質(zhì)證明文件：*供應(yīng)商應(yīng)提供有效的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件（加蓋公章）。*供應(yīng)商為食品生產(chǎn)企業(yè)的，應(yīng)提供有效的《食品生產(chǎn)許可證》復(fù)印件（加蓋公章）；為食品經(jīng)營(yíng)企業(yè)的，應(yīng)提供有效的《食品經(jīng)營(yíng)許可證》復(fù)印件（加蓋公章）。*進(jìn)口食品的供應(yīng)商還應(yīng)提供代理商的《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《食品經(jīng)營(yíng)許可證》以及該批次食品的出入境檢驗(yàn)檢疫合格證明文件復(fù)印件（加蓋公章）。2.產(chǎn)品合格證明文件：*采購(gòu)預(yù)包裝食品時(shí)，應(yīng)索取該批次食品的出廠檢驗(yàn)合格證明文件（如檢驗(yàn)報(bào)告、合格證明等）復(fù)印件（加蓋公章或檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)章）。*采購(gòu)散裝食品、食用農(nóng)產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)索取供應(yīng)商出具的質(zhì)量合格承諾或快速檢測(cè)合格證明。對(duì)于無(wú)法提供的，采購(gòu)單位應(yīng)自行進(jìn)行快速檢測(cè)或委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)檢測(cè)，合格后方可采購(gòu)。*采購(gòu)特殊食品（如保健食品、嬰幼兒配方乳粉等）時(shí)，還應(yīng)索取相應(yīng)的批準(zhǔn)證明文件復(fù)印件（加蓋公章）。3.其他證明文件：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)或食品安全監(jiān)管部門(mén)要求，需要供應(yīng)商提供的其他相關(guān)證明文件。（二）對(duì)采購(gòu)票據(jù)的索取要求1.采購(gòu)憑證：每次采購(gòu)食品時(shí)，均應(yīng)向供應(yīng)商索取規(guī)范的采購(gòu)憑證。采購(gòu)憑證應(yīng)包含以下基本要素：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期（或批號(hào)）、保質(zhì)期、單價(jià)、金額、供應(yīng)商名稱（蓋章或簽字）、聯(lián)系方式、采購(gòu)日期等。2.送貨單/隨貨同行單：供應(yīng)商送貨時(shí)，應(yīng)提供送貨單或隨貨同行單，內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)憑證及實(shí)際交付的食品信息一致。（三）索證索票的時(shí)效性與更新1.供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件應(yīng)在有效期內(nèi)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期（至少每半年）對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核，確保其持續(xù)有效。2.產(chǎn)品合格證明文件應(yīng)與采購(gòu)批次相對(duì)應(yīng)，確保為近期出具。3.如供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)索取更新后的證明文件。四、證票的查驗(yàn)、保管與使用（一）證票的查驗(yàn)1.采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商提供的證票后，應(yīng)首先對(duì)其真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行初步查驗(yàn)。2.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)部門(mén)提交的證票進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)查驗(yàn)資質(zhì)文件的有效期、經(jīng)營(yíng)范圍與實(shí)際供應(yīng)產(chǎn)品的符合性，以及產(chǎn)品合格證明文件與采購(gòu)產(chǎn)品的關(guān)聯(lián)性。3.對(duì)查驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的疑問(wèn)或不符合要求的證票，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商提出，并要求其補(bǔ)充或更換。未取得合格證票的食品，不得采購(gòu)入庫(kù)。（二）證票的保管1.所有索取的證票資料應(yīng)統(tǒng)一交由質(zhì)量管理部門(mén)（或指定檔案管理部門(mén)）進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)、登記后歸檔保存。2.證票保管可采用紙質(zhì)存檔、電子存檔或兩者相結(jié)合的方式。電子存檔應(yīng)確保數(shù)據(jù)安全、可追溯，并定期備份。3.證票的保管期限應(yīng)不少于食品保質(zhì)期滿后六個(gè)月；沒(méi)有明確保質(zhì)期的，保存期限不得少于兩年。對(duì)于食用農(nóng)產(chǎn)品，保存期限不得少于六個(gè)月。（三）證票的使用與追溯1.建立證票查詢索引，確保在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地調(diào)取相關(guān)證票信息。2.當(dāng)發(fā)生食品安全事故或疑似食品安全問(wèn)題時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)追溯程序，利用索證索票記錄，迅速查明問(wèn)題食品的來(lái)源、批次、數(shù)量及流向，并采取相應(yīng)控制措施。3.監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行檢查時(shí)，應(yīng)積極配合，主動(dòng)提供相關(guān)索證索票資料。五、監(jiān)督與責(zé)任（一）內(nèi)部監(jiān)督檢查1.本單位食品安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期或不定期對(duì)食品采購(gòu)索證索票制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查結(jié)果納入相關(guān)部門(mén)和人員的績(jī)效考核。2.各相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)自我檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正索證索票工作中存在的問(wèn)題。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本辦法，在食品安全管理中做出突出貢獻(xiàn)的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)未按規(guī)定執(zhí)行索證索票制度，導(dǎo)致采購(gòu)了不合格食品或發(fā)生食品安全事故的，將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究相應(yīng)法律責(zé)任。3.供應(yīng)商提供虛假證票或產(chǎn)品質(zhì)量不合格的，應(yīng)立即終止合作，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。六、附則1.本辦法所稱“食品”，是指《中華人民共和國(guó)食品安全法》規(guī)定的食品，包括各種供人食用或者飲用的成品和原料以及按照傳統(tǒng)既是食品又是中藥材的物品，但不包括以治療為目的的物品。2.本辦法所稱“索證索票”，是指采購(gòu)食品時(shí)，