搬遷文件銷毀申請(qǐng)書申請(qǐng)書一：

尊敬的校領(lǐng)導(dǎo)：

在全球化浪潮與區(qū)域發(fā)展新格局的深刻影響下，我校作為高等教育的重要陣地，始終致力于優(yōu)化資源配置、提升辦學(xué)效能、服務(wù)社會(huì)發(fā)展。為進(jìn)一步適應(yīng)新時(shí)代教育改革要求，推進(jìn)校園建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展，我校決定啟動(dòng)部分校區(qū)搬遷工作。隨著搬遷計(jì)劃的逐步實(shí)施，部分歷史檔案、工作文件及教學(xué)資料已不再具備現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，且可能涉及個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密或敏感信息。為保障信息安全、維護(hù)校園秩序、響應(yīng)國(guó)家檔案管理法規(guī)，特此申請(qǐng)對(duì)相關(guān)搬遷文件進(jìn)行安全銷毀。

###一、申請(qǐng)內(nèi)容

本申請(qǐng)旨在請(qǐng)求學(xué)校批準(zhǔn)對(duì)以下范圍內(nèi)的搬遷文件進(jìn)行徹底銷毀：

1.**歷史檔案文件**：包括2005年至2015年間已歸檔的行政辦公文件、教學(xué)評(píng)估報(bào)告、科研項(xiàng)目記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)資料等，這些文件或已進(jìn)入永久保管階段，或因內(nèi)容重復(fù)、時(shí)效性喪失而不再需要留存。

2.**臨時(shí)性工作文件**：涉及搬遷籌備期間產(chǎn)生的各類臨時(shí)性通知、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)調(diào)函件、臨時(shí)人員檔案等，這些文件已通過電子化存檔或紙質(zhì)歸檔完成留存，無需繼續(xù)占用存儲(chǔ)空間。

3.**涉密教學(xué)資料**：部分已廢止的教學(xué)大綱、課程講義、考試題庫等，因涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、教學(xué)體系更新或保密期限屆滿，需按規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。

4.**個(gè)人人事檔案**：隨搬遷涉及的離職人員人事檔案、離職證明、培訓(xùn)記錄等，根據(jù)《檔案法》及《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，可依法進(jìn)行匿名化銷毀或移交至指定機(jī)構(gòu)。

###二、申請(qǐng)?jiān)?/p>

####（一）符合法律法規(guī)要求

《中華人民共和國(guó)檔案法》第三十四條規(guī)定，“對(duì)失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)定期鑒定，可以銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定銷毀”，《信息安全技術(shù)紙質(zhì)文件銷毀指南》（GB/T35273.3-2020）亦明確要求，“不具備保存價(jià)值的文件應(yīng)當(dāng)通過物理銷毀或化學(xué)銷毀方式處理”。本次申請(qǐng)的文件均經(jīng)過檔案管理部門鑒定，確認(rèn)其保存價(jià)值已喪失或需依法銷毀，繼續(xù)留存不僅違反相關(guān)法規(guī)，還可能因管理不善引發(fā)泄密風(fēng)險(xiǎn)。

####（二）保障信息安全

部分搬遷文件涉及教職工個(gè)人信息、學(xué)生學(xué)籍資料、科研經(jīng)費(fèi)往來、商業(yè)合作協(xié)議等敏感內(nèi)容。若銷毀不及時(shí)，易因存儲(chǔ)環(huán)境不當(dāng)（如紙質(zhì)文件潮濕發(fā)霉、電子文件丟失加密密鑰）導(dǎo)致信息泄露，給學(xué)校及師生帶來法律風(fēng)險(xiǎn)與聲譽(yù)損害。通過專業(yè)化的銷毀流程，可確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)、信息不可泄露，符合國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)制度要求。

####（三）優(yōu)化管理成本

隨著搬遷工作的推進(jìn)，校舍空間布局將迎來重大調(diào)整。大量冗余文件若繼續(xù)保留，不僅占用檔案室、辦公室等公共空間，增加物業(yè)管理成本，還可能因文件交接不清引發(fā)管理混亂。例如，2018年某高校因歷史檔案堆積導(dǎo)致消防安全隱患被通報(bào)，此類教訓(xùn)值得警惕。通過集中銷毀，可釋放約300平方米的檔案存儲(chǔ)空間，用于存放符合保存要求的現(xiàn)行檔案，提高資源利用效率。

####（四）體現(xiàn)人文關(guān)懷

在搬遷過程中，部分教職工可能因工作變動(dòng)、退休等原因與學(xué)校產(chǎn)生檔案關(guān)聯(lián)。若其離職文件處理不當(dāng)，可能引發(fā)勞動(dòng)爭(zhēng)議或情感糾紛。本次申請(qǐng)將嚴(yán)格區(qū)分個(gè)人檔案與公共文件，對(duì)離職教職工的檔案材料采用匿名化處理（如隱去姓名、身份證號(hào)等），并按程序移交至當(dāng)?shù)厝肆Y源社會(huì)保障部門，確保其合法權(quán)益不受侵害。

###三、決心和要求

####（一）態(tài)度與決心

本申請(qǐng)單位/個(gè)人深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的嚴(yán)肅性，將始終以“安全、規(guī)范、高效”為原則推進(jìn)文件銷毀工作。在具體實(shí)施過程中，將嚴(yán)格遵循以下承諾：

1.**分類銷毀**：依據(jù)檔案類型、密級(jí)、保存期限等標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)銷毀清單，確保文件銷毀范圍精準(zhǔn)無誤。

2.**全程監(jiān)督**：邀請(qǐng)學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門、信息化建設(shè)處參與銷毀過程，通過視頻監(jiān)控、現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)等方式杜絕違規(guī)操作。

3.**責(zé)任到人**：由檔案管理辦公室牽頭，聯(lián)合各院系辦公室主任、財(cái)務(wù)處等相關(guān)部門共同執(zhí)行，明確每環(huán)節(jié)責(zé)任人及追責(zé)機(jī)制。

####（二）具體要求

1.**銷毀方式**：優(yōu)先采用專業(yè)碎紙機(jī)物理銷毀，對(duì)涉密電子文件通過專業(yè)軟件粉碎加密，確保文件碎片無法拼湊、數(shù)據(jù)不可恢復(fù)。紙質(zhì)文件需粉碎成0.5厘米以下碎片，電子文件需記錄銷毀日志并經(jīng)雙簽確認(rèn)。

2.**時(shí)間安排**：建議在搬遷前三個(gè)月啟動(dòng)文件鑒定工作，搬遷前一個(gè)月完成銷毀實(shí)施，確保不影響新校區(qū)檔案接收流程?？煞峙?、分區(qū)域進(jìn)行，優(yōu)先處理涉及時(shí)間緊迫的文件。

3.**經(jīng)費(fèi)保障**：銷毀費(fèi)用（包括設(shè)備租賃、人員勞務(wù)、運(yùn)輸?shù)龋╊A(yù)計(jì)XX萬元，已納入學(xué)校202X年搬遷專項(xiàng)預(yù)算，請(qǐng)相關(guān)部門按流程審批撥付。

4.**后續(xù)備案**：銷毀完成后，需向檔案管理辦公室提交《文件銷毀工作報(bào)告》，附銷毀清單、照片證據(jù)及設(shè)備租賃合同等材料，以備審計(jì)核查。

###四、結(jié)尾

此致

敬禮

請(qǐng)考驗(yàn)

###落款

XX大學(xué)XX學(xué)院（或XX處）

（單位蓋章）

202X年X月X日

申請(qǐng)書二：

一、申請(qǐng)人基本信息

申請(qǐng)人：XX大學(xué)教務(wù)處檔案管理辦公室

地址：XX省XX市XX區(qū)XX大學(xué)XX校區(qū)行政樓5層

聯(lián)系人：XX（辦公室主任）

聯(lián)系電話：XXXX-XXXXXXXX（注：此處僅作格式示例，實(shí)際申請(qǐng)中無需填寫）

申請(qǐng)日期：202X年X月X日

二、申請(qǐng)事項(xiàng)

本人/本部門現(xiàn)鄭重向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，對(duì)因?qū)W校整體搬遷工作而不再具有保存價(jià)值的、且超過法定或規(guī)定保存期限的各類文件材料進(jìn)行安全、規(guī)范的銷毀處理。具體包括但不限于以下幾個(gè)方面：

1.**行政辦公類文件**：自2008年至2018年期間的各類會(huì)議紀(jì)要、部門工作報(bào)告、工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等，這些文件經(jīng)過多次歸檔整理，其原始信息已完整保存于學(xué)校綜合檔案室或電子檔案系統(tǒng)中，且部分文件內(nèi)容已公開或已完成歷史價(jià)值轉(zhuǎn)化。

2.**教學(xué)檔案類材料**：已結(jié)題或已停開課程的教案、教學(xué)大綱、考試分析、學(xué)生成績(jī)單（已歸檔電子版）、實(shí)習(xí)報(bào)告等，這些材料的教學(xué)參考價(jià)值已隨課程更新或已完成記錄，繼續(xù)保管不僅占用空間，且不利于教學(xué)資源的動(dòng)態(tài)更新。

3.**科研檔案類資料**：已結(jié)項(xiàng)的科研項(xiàng)目申請(qǐng)材料、中期報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收文件、經(jīng)費(fèi)決算表等，其中部分項(xiàng)目的研究成果已通過論文發(fā)表、專利申請(qǐng)等方式公開，剩余文件在完成審計(jì)和財(cái)務(wù)歸檔后，其科研管理價(jià)值已基本實(shí)現(xiàn)。

4.**人事檔案類材料**：已辦理離校手續(xù)教職工的離職證明、聘用合同（已歸檔電子版）、年度考核表、培訓(xùn)記錄等，這些信息已納入個(gè)人人事檔案管理范疇，且根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》規(guī)定，部分內(nèi)容無需長(zhǎng)期保存。

5.**固定資產(chǎn)類文件**：已報(bào)廢或調(diào)出的儀器設(shè)備臺(tái)賬、驗(yàn)收單、使用記錄等，這些文件已完成資產(chǎn)處置流程，相關(guān)信息已更新至學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，紙質(zhì)文件無需繼續(xù)保管。

6.**臨時(shí)性工作文件**：搬遷籌備期間產(chǎn)生的各類臨時(shí)通知、協(xié)調(diào)函、臨時(shí)人員名單、場(chǎng)地租賃合同（已結(jié)束）等，這些文件已通過電子化方式備份或完成歸檔，紙質(zhì)文件可予以銷毀。

三、事實(shí)與理由

1.**符合法律法規(guī)及政策要求**

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十九條規(guī)定，“檔案保存期滿可以銷毀的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)鑒定后銷毀”，第三十一條規(guī)定，“禁止擅自銷毀檔案”?！稒C(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》亦明確，部分文件材料保管期限屆滿后可按規(guī)定銷毀。我?，F(xiàn)申請(qǐng)銷毀的文件材料，均經(jīng)過檔案管理部門鑒定，確認(rèn)其保管期限已屆滿或無需繼續(xù)保存，符合法律法規(guī)及政策要求。同時(shí)，學(xué)校已按照《XX大學(xué)檔案管理辦法》建立檔案鑒定與銷毀制度，本次申請(qǐng)已履行內(nèi)部審批程序。

2.**保障信息安全與維護(hù)校園穩(wěn)定**

本次申請(qǐng)銷毀的文件材料中，涉及部分教職工個(gè)人信息、學(xué)生學(xué)籍動(dòng)態(tài)、科研經(jīng)費(fèi)往來、商業(yè)合作細(xì)節(jié)等敏感內(nèi)容。若文件長(zhǎng)期保管不當(dāng)，可能因管理疏忽導(dǎo)致信息泄露，引發(fā)個(gè)人隱私糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如，2019年某高校因歷史人事檔案管理不善導(dǎo)致教職工信息泄露事件，給學(xué)校帶來嚴(yán)重負(fù)面影響。通過及時(shí)銷毀，可從源頭上消除安全隱患，維護(hù)學(xué)校聲譽(yù)與師生權(quán)益。

3.**優(yōu)化檔案管理資源配置**

隨著學(xué)校搬遷工作的推進(jìn)，新校區(qū)檔案管理設(shè)施將進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，而現(xiàn)有檔案庫房空間有限，大量冗余文件的存在已影響檔案的規(guī)范化管理。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前學(xué)校檔案庫房存放的文件材料中，約35%為上述可銷毀范圍，若不及時(shí)清理，將導(dǎo)致檔案排架混亂、查閱不便，甚至可能因空間不足影響消防安全。通過科學(xué)銷毀，可釋放約800平方米的庫房空間，為未來檔案數(shù)字化建設(shè)預(yù)留條件。

4.**提升檔案管理現(xiàn)代化水平**

當(dāng)前，國(guó)家大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，紙質(zhì)文件向電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成趨勢(shì)。對(duì)于已完成電子化備份的文件材料，如學(xué)生成績(jī)單、科研項(xiàng)目記錄、財(cái)務(wù)憑證等，紙質(zhì)文件的可讀性和保存價(jià)值已大幅降低。本次申請(qǐng)將優(yōu)先銷毀這類可替代的紙質(zhì)文件，推動(dòng)檔案管理向“輕量化、數(shù)字化”方向發(fā)展，符合國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的總體要求。

5.**遵循檔案管理專業(yè)規(guī)范**

本次文件銷毀工作將嚴(yán)格遵循專業(yè)流程：首先由檔案鑒定小組對(duì)文件材料進(jìn)行分類鑒定，形成《檔案銷毀清單》，并按密級(jí)要求報(bào)學(xué)校保密委員會(huì)審批；其次，委托具備《文件銷毀服務(wù)資質(zhì)》的專業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)施銷毀，采用碎紙機(jī)粉碎（碎片度≤0.5mm）或消磁方式處理電子文件，確保信息不可恢復(fù)；最后，銷毀過程全程錄像，銷毀完成后向檔案管理辦公室提交《銷毀工作報(bào)告》及設(shè)備租賃合同等憑證，確保過程透明、責(zé)任可追溯。

四、落款

此致

敬禮

XX大學(xué)教務(wù)處檔案管理辦公室（單位蓋章）

202X年X月X日

申請(qǐng)書三：

一、稱謂

尊敬的校領(lǐng)導(dǎo)：

二、申請(qǐng)事項(xiàng)與理由

隨著學(xué)校整體搬遷工作的穩(wěn)步推進(jìn)，部分校區(qū)將逐步停止使用并移交。為確保檔案管理規(guī)范、信息安全、資源優(yōu)化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》及《XX大學(xué)檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)制度要求，結(jié)合我校搬遷實(shí)際情況，現(xiàn)就對(duì)涉及搬遷校區(qū)且不再具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行銷毀處理的相關(guān)事宜，特向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提交如下申請(qǐng)：

（一）申請(qǐng)事項(xiàng)

本次申請(qǐng)旨在對(duì)以下范圍內(nèi)、經(jīng)鑒定確認(rèn)可銷毀的文件材料進(jìn)行安全、規(guī)范、徹底的物理銷毀或數(shù)字化銷毀處理：

1.**行政辦公類文件**：涉及已撤銷的二級(jí)單位、已廢止的規(guī)章制度、已完成項(xiàng)目的協(xié)調(diào)文件、部分已完成會(huì)議紀(jì)要等。這些文件或其內(nèi)容已在新檔案系統(tǒng)中反映，或已通過公開渠道發(fā)布，或已失去管理參考價(jià)值。例如，2005年至2015年間產(chǎn)生的關(guān)于原XX系、XX部管理的日常辦公文件，以及部分已完成歷史任務(wù)的專項(xiàng)工作文件（如“迎評(píng)促建”專項(xiàng)工作材料）。

2.**教學(xué)檔案類材料**：已結(jié)題或停設(shè)課程的教學(xué)大綱、教案、考試試卷（已歸檔電子版）、實(shí)習(xí)指導(dǎo)材料、學(xué)生畢業(yè)論文（已通過知網(wǎng)等平臺(tái)查重并歸檔）、部分已完成學(xué)籍管理的學(xué)生成績(jī)單等。這些材料的教學(xué)參考價(jià)值已隨課程更新或已完成記錄，繼續(xù)保管不僅占用空間，且不利于教學(xué)資源的動(dòng)態(tài)更新。

3.**科研檔案類資料**：已結(jié)項(xiàng)的科研項(xiàng)目申請(qǐng)材料、中期報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收文件、經(jīng)費(fèi)決算表、已公開的科研成果（如專利證書、論文錄用通知等紙質(zhì)文件）、部分已完成審計(jì)的科研經(jīng)費(fèi)使用證明等。這些項(xiàng)目的研究成果已通過論文發(fā)表、專利申請(qǐng)等方式公開，剩余文件在完成審計(jì)和財(cái)務(wù)歸檔后，其科研管理價(jià)值已基本實(shí)現(xiàn)。

4.**人事檔案類材料**：已辦理離校手續(xù)教職工的離職證明、聘用合同（已歸檔電子版）、年度考核表、培訓(xùn)記錄、部分已完成人事檔案轉(zhuǎn)移的個(gè)人信息證明等。這些信息已納入個(gè)人人事檔案管理范疇，且根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》規(guī)定，部分內(nèi)容無需長(zhǎng)期保存。

5.**固定資產(chǎn)類文件**：已報(bào)廢或調(diào)出的儀器設(shè)備臺(tái)賬、驗(yàn)收單、使用記錄、維修合同（已結(jié)束）等。這些文件已完成資產(chǎn)處置流程，相關(guān)信息已更新至學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，紙質(zhì)文件無需繼續(xù)保管。

6.**基建類文件**：已竣工并移交使用的建筑項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖（已歸檔電子版）、施工合同（已結(jié)束）、設(shè)計(jì)變更文件（已完成歸檔）等。這些項(xiàng)目的建設(shè)信息已完整保存，紙質(zhì)文件可予以銷毀。

7.**臨時(shí)性工作文件**：搬遷籌備期間產(chǎn)生的各類臨時(shí)通知、協(xié)調(diào)函、臨時(shí)人員名單、場(chǎng)地租賃合同（已結(jié)束）、會(huì)議臨時(shí)議程等，這些文件已通過電子化方式備份或完成歸檔，紙質(zhì)文件可予以銷毀。

（二）申請(qǐng)理由

1.**符合法律法規(guī)及政策要求**

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十九條規(guī)定，“檔案保存期滿可以銷毀的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)鑒定后銷毀”，第三十一條規(guī)定，“禁止擅自銷毀檔案”?！稒C(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》亦明確，部分文件材料保管期限屆滿后可按規(guī)定銷毀。我?，F(xiàn)申請(qǐng)銷毀的文件材料，均經(jīng)過檔案管理部門鑒定，確認(rèn)其保管期限已屆滿或無需繼續(xù)保存，符合法律法規(guī)及政策要求。同時(shí)，學(xué)校已按照《XX大學(xué)檔案管理辦法》建立檔案鑒定與銷毀制度，本次申請(qǐng)已履行內(nèi)部審批程序。

2.**保障信息安全與維護(hù)校園穩(wěn)定**

本次申請(qǐng)銷毀的文件材料中，涉及部分教職工個(gè)人信息、學(xué)生學(xué)籍動(dòng)態(tài)、科研經(jīng)費(fèi)往來、商業(yè)合作細(xì)節(jié)、基建項(xiàng)目造價(jià)等敏感內(nèi)容。若文件長(zhǎng)期保管不當(dāng)，可能因管理疏忽導(dǎo)致信息泄露，引發(fā)個(gè)人隱私糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如，2019年某高校因歷史人事檔案管理不善導(dǎo)致教職工信息泄露事件，給學(xué)校帶來嚴(yán)重負(fù)面影響。通過及時(shí)銷毀，可從源頭上消除安全隱患，維護(hù)學(xué)校聲譽(yù)與師生權(quán)益。

3.**優(yōu)化檔案管理資源配置**

隨著學(xué)校搬遷工作的推進(jìn)，新校區(qū)檔案管理設(shè)施將進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，而現(xiàn)有檔案庫房空間有限，大量冗余文件的存在已影響檔案的規(guī)范化管理。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前學(xué)校檔案庫房存放的文件材料中，約35%為上述可銷毀范圍，若不及時(shí)清理，將導(dǎo)致檔案排架混亂、查閱不便，甚至可能因空間不足影響消防安全。通過科學(xué)銷毀，可釋放約800平方米的庫房空間，為未來檔案數(shù)字化建設(shè)預(yù)留條件。