企業(yè)采購合同管理與審核模板指南第一章適用范圍與應用場景本指南適用于各類企業(yè)（如制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等）的采購部門、法務部門及財務部門，旨在規(guī)范采購合同從需求發(fā)起到歸檔的全流程管理。具體應用場景包括：企業(yè)日常生產原材料、辦公用品、設備采購的合同簽訂；服務類采購（如IT服務、咨詢服務、物流服務）的合同管理；跨部門協作的采購項目合同審核與風險控制；需要通過標準化流程提升采購效率、降低法律風險的場景。第二章采購合同全流程管理操作指引一、采購需求確認與發(fā)起需求部門提報：采購需求部門（如生產部、行政部）填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格型號、數量、預算金額、期望交付時間、技術參數等核心信息，經部門負責人*經理簽字確認后提交至采購部。采購部門初審：采購部收到需求后，核對采購的必要性、預算合理性，并評估市場供應情況（如供應商資質、價格區(qū)間），對符合要求的申請予以受理，對不符合要求的反饋需求部門補充或調整。二、合同起草與初步擬定確定合同類型：根據采購標的（貨物/服務/工程）選擇對應合同模板（如《采購合同（貨物類）》《服務采購合同》），保證模板涵蓋法律必備條款。填寫合同核心內容：雙方信息：填寫采購方（企業(yè)全稱、統一社會信用代碼、地址、聯系人）和供應商全稱、統一社會信用代碼、地址、聯系人，保證信息與營業(yè)執(zhí)照一致；標的條款：明確產品名稱、規(guī)格型號、技術標準（可附技術參數附件）、質量要求（如符合國家/行業(yè)標準）；數量與價格：填寫采購數量、單價（含稅/不含稅）、總金額，大寫和小寫金額需一致；交付與驗收：約定交付時間、地點、方式（如送貨上門、現場安裝），以及驗收標準、流程（如“到貨后5個工作日內驗收，驗收合格簽署《驗收單》”）；付款方式：明確付款節(jié)點（如預付款、到貨款、驗收款、質保金比例及支付條件）、賬戶信息（供應商銀行賬戶、戶名、開戶行）；違約責任：約定逾期交貨、質量不達標、逾期付款等情形的違約金計算方式（如“按逾期金額每日0.05%支付違約金”）及爭議解決方式（如提交采購方所在地法院訴訟）。內部審核：起草完成后，采購部負責人*總監(jiān)對合同內容進行初步審核，重點核對需求匹配度、價格合理性、條款完整性。三、多部門協同審核業(yè)務部門審核：需求部門（如生產部）審核合同標的的技術參數、交付時間是否滿足業(yè)務需求，簽署“技術條款確認”意見。法務部門審核：法務部重點審核合同的法律合規(guī)性，包括：主體資格（供應商是否具備經營資質、特殊行業(yè)許可如ISO認證等）；條款合法性（如違約責任、知識產權歸屬是否符合《民法典》等法律規(guī)定）；權責對等性（是否存在單方面加重采購方責任的“霸王條款”）。法務部需出具書面審核意見，對問題條款標注修改建議（如“建議增加‘質保期內出現質量問題，供應商負責免費維修或更換’條款”）。財務部門審核：財務部審核合同中的付款方式、資金預算、稅費承擔（如“增值稅專用發(fā)票由供應商提供，稅率13%”）及財務風險點（如“預付款比例不超過合同總金額30%”），保證符合企業(yè)財務制度。四、合同修訂與最終確認匯總審核意見：采購部收集各部門審核意見，與供應商溝通修訂合同條款。對存在爭議的條款（如違約金比例、付款節(jié)點），由采購部牽頭協調，必要時上報分管副總*總裁決。內部審批：修訂后的合同需經采購部負責人總監(jiān)、法務部負責人經理、財務部負責人總監(jiān)會簽，最終由企業(yè)法定代表人或授權代表（如分管副總總）簽署審批意見。五、合同簽署與歸檔正式簽署：審批通過后，采購部安排雙方簽署合同（法定代表人簽字并加蓋企業(yè)公章，供應商需加蓋公章及法定代表人印章），保證合同文本一式兩份（或多方），雙方各執(zhí)一份。編號與登記：采購部對合同進行唯一編號（格式如“CG-年份-序號”，如“CG-2024-001”），登記《合同管理臺賬》，記錄合同編號、簽約方、標的金額、簽署日期、履行期限等信息。歸檔管理：簽署完成的合同原件由檔案管理部門（或采購部）歸檔，同步掃描電子版存檔，保證合同文本、審批文件、附件（如技術參數、驗收單）完整可查，保存期限不少于合同履行完畢后5年。第三章采購合同管理核心模板清單一、采購合同（貨物類）模板合同編號CG-2024-X簽署日期年月日采購方X有限公司統一社會信用代碼地址X省X市X區(qū)X路號聯系人*經理電話（不公開）供應商X有限公司統一社會信用代碼地址X省X市X區(qū)X路號聯系人*負責人電話（不公開）采購標的規(guī)格型號單位數量單價（元）總價（元）質量標準X產品X臺105,00050,000符合GB/T-2021國家標準交付條款|交付時間：年月日前；交付地點：采購方倉庫；運輸方式及費用：供應商承擔|

驗收條款|到貨后5個工作日內驗收，驗收合格簽署《驗收單》；質保期12個月，質保期內非人為損壞免費維修|

付款條款|簽訂合同后預付30%，到貨驗收合格后支付60%，質保期滿無質量問題后支付10%|

違約責任|逾期交貨每日按逾期金額0.05%支付違約金；質量不符，供應商7日內更換，承擔運費|

爭議解決|提交采購方所在地人民法院訴訟|

其他約定|本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，自雙方簽字蓋章之日起生效|采購方（蓋章）：法定代表人/授權代表（簽字）：*經理日期：年月日供應商（蓋章）：法定代表人/授權代表（簽字）：*負責人日期：年月日二、合同審核意見表模板合同編號CG-2024-X合同名稱X產品采購合同審核部門業(yè)務部/法務部/財務部審核人*專員審核日期年月日審核環(huán)節(jié)起草/修訂/終審審核意見（示例：法務部審核意見：“第5條質保期建議延長至18個月，符合行業(yè)慣例”；財務部審核意見：“預付款比例30%符合公司《采購資金管理辦法》”）修改結果（示例：“已按意見將質保期修改為18個月，預付款比例維持30%”）審核人簽字*經理三、采購需求申請表模板申請部門生產部申請日期年月日需求人*主管聯系電話（不公開）采購內容需采購X原材料，規(guī)格型號X，用于產品生產數量1000件預算金額80,000元期望交付時間年月日前技術參數（可附頁說明，如：抗拉強度≥MPa，含水量≤%）部門負責人意見簽字：*經理日期：年月日采購部審核意見簽字：*總監(jiān)日期：年月日第四章關鍵風險點與實施建議一、法律合規(guī)風險風險表現：合同條款與《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)沖突，導致合同無效或糾紛；供應商資質不全（如無特種設備生產許可證）導致履行風險。建議：法務部需定期更新合同模板，保證符合最新法律法規(guī)；采購部在供應商準入時審核其營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質證書原件，留存復印件歸檔。二、流程執(zhí)行風險風險表現：審核環(huán)節(jié)遺漏（如未通過法務審核直接簽署）、越權審批（如部門負責人簽署需副總審批的合同），導致合同存在隱性風險。建議：明確審批權限矩陣（如金額≥10萬元合同需副總審批），通過OA系統固化審批流程，保證每個環(huán)節(jié)留痕；定期檢查合同臺賬，核對審批記錄完整性。三、管理效率風險風險表現：合同模板不統一、歸檔混亂（如紙質合同丟失），導致查詢困難、重復勞動。建議：建立標準化合同庫（按貨物/服務/工程分類），明確歸檔范圍（含合同文本、審批表、附件、驗收單等）；推行電子合同管理，實現線上起草、審核、歸檔，提高效率。四、保密與信息安全風險風險表現