采購合同與供應商管理工具集一、適用場景與價值定位本工具集適用于企業(yè)采購部門、供應鏈管理團隊及相關業(yè)務人員，覆蓋供應商全生命周期管理及采購合同標準化管控場景，具體包括：新供應商準入：從資質審核到合作簽約的規(guī)范化流程，降低合作風險；合同簽訂與履約：統(tǒng)一合同模板條款，明確雙方權責，減少合同糾紛；供應商績效評估：通過量化指標定期考核供應商表現(xiàn)，優(yōu)化供應商結構；合同變更與歸檔：規(guī)范合同修改流程，保證合同文件可追溯、易管理。通過使用本工具集，可實現(xiàn)采購流程標準化、管理效率提升及風險有效防控，為企業(yè)供應鏈穩(wěn)定運營提供支撐。二、全流程操作指引（一）供應商準入管理流程資料收集供應商需提供以下基礎資料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一復印件）；行業(yè)相關資質證書（如ISO9001質量體系認證、行業(yè)生產許可證等）；法定代表人身份證明及授權委托書（如委托他人辦理）；近三年主要業(yè)績合同復印件（至少2份）；企業(yè)簡介、生產規(guī)模、技術優(yōu)勢說明等。資質評審成立評審小組（由采購部、質量部、技術部負責人及*經理組成），根據《供應商資質評審表》（見模板1）逐項打分，評分標準包括：合法合規(guī)性（30分）：營業(yè)執(zhí)照、資質證書是否在有效期內，是否有違規(guī)記錄；經營能力（25分）：注冊資本、生產設備、產能是否滿足需求；質量保障（25分）：質量體系認證、質檢流程、不良品率控制措施；財務狀況（20分）：近三年審計報告、資產負債率、現(xiàn)金流狀況。評分≥80分為“通過”，60-79分為“需整改”，＜60分直接“淘汰”。準入審批評審小組將評審結果報采購總監(jiān)*審批，審批通過后錄入《合格供應商名錄》，并通知供應商辦理后續(xù)合作手續(xù)。（二）采購合同簽訂流程需求對接與合同起草采購專員根據采購需求，與供應商確認標的物名稱、規(guī)格、數量、單價、交付時間、付款方式等核心條款；使用《采購合同模板》（見模板2）起草合同，重點明確以下內容：標的物信息（型號、技術參數、執(zhí)行標準）；質量要求（驗收標準、異議處理期限）；履約約定（交付地點、運輸方式、風險轉移節(jié)點）；付款條款（分期付款比例、發(fā)票類型、付款周期）；違約責任（逾期交貨/質量不達標時的違約金比例、爭議解決方式）。合同審批合同起草后，依次提交采購經理、法務部、財務部審核，最終由總經理簽署生效；審核重點：條款是否完整、違約責任是否明確、是否符合公司采購政策。合同簽署與歸檔合同一式四份（采購部、財務部、供應商、檔案室各執(zhí)一份），雙方簽字蓋章后生效；采購專員在《合同臺賬》（見模板3）中登記合同編號、簽訂日期、供應商名稱、標的物金額、履行期限等信息，并將掃描件存入電子檔案系統(tǒng)。（三）供應商履約監(jiān)控流程交付跟蹤供應商按合同約定交付貨物時，采購專員核對送貨單與合同信息是否一致（數量、規(guī)格、批次），確認無誤后簽收；若延遲交付，供應商需提前3個工作日提交《延期交付說明》（注明原因、預計交付時間），經采購經理*審批后執(zhí)行。驗收管理質量部根據合同約定的驗收標準對貨物進行檢驗，填寫《貨物驗收單》（見模板4），明確結果為“合格”“讓步接收”或“不合格”；若驗收不合格，采購專員在2個工作日內通知供應商，要求其在5個工作日內退換貨或整改，并記錄《異常處理記錄》（見模板5）。付款執(zhí)行財務部收到驗收合格單、發(fā)票及合同后，按付款條款安排付款；供應商對付款有異議的，需在付款后10個工作日內提出，逾期視為認可。（四）供應商績效評估流程評估周期與指標每季度末開展一次績效評估，評估周期為自然季度；評估指標及權重：質量表現(xiàn)（40%）：批次合格率、退貨率、質量問題響應速度；交付表現(xiàn)（30%）：準時交付率、訂單滿足率、交付提前/延遲天數；服務表現(xiàn)（20%）：溝通響應及時性、異常問題解決效率、配合度；價格競爭力（10%）：價格與市場均價對比、降價配合度。評估實施采購專員收集季度內供應商的履約數據（驗收單、交付記錄、異常處理記錄等），填寫《供應商績效評估表》（見模板6）；評審小組對數據進行復核，確定最終得分（滿分100分），評估等級劃分：優(yōu)秀（≥90分）、合格（70-89分）、不合格（＜70分）。結果應用優(yōu)秀供應商：優(yōu)先分配訂單、給予付款周期優(yōu)惠、納入“戰(zhàn)略供應商候選名單”；合格供應商：維持現(xiàn)有合作，針對不足項提出改進要求；不合格供應商：暫停合作資格，要求30日內提交整改報告，整改后仍不達標則移出《合格供應商名錄》。三、核心工具模板清單模板1：供應商資質評審表評審項目評審標準分值得分備注合法合規(guī)性營業(yè)執(zhí)照、資質證書齊全且在有效期內30無重大違法記錄（可查信用中國）經營能力注冊資本≥500萬元10生產設備/技術團隊滿足合同需求15質量保障擁有ISO9001等質量體系認證15提供質檢流程說明及不良品率數據10財務狀況近三年無虧損，資產負債率≤60%20需提供審計報告總計100模板2：采購合同模板（簡化版）合同編號：CG–X簽訂日期：年月日甲方（采購方）：X公司地址：X法定代表人：*乙方（供應商）：X公司地址：X法定代表人：*根據《中華人民共和國民法典》，甲乙雙方就貨物采購事宜達成協(xié)議，內容標的物信息：名稱________，型號________，數量________，單價________元，總金額________元（含稅）。質量要求：符合國家________標準，乙方提供質量保證期________個月。交付：年月日前交付至甲方指定地點（X），運費由乙方承擔。驗收：甲方收貨后5個工作日內驗收，驗收合格后簽署《貨物驗收單》。付款：驗收合格后30日內，乙方開具13%增值稅專用發(fā)票，甲方支付全款。違約責任：逾期交付每日按合同總額0.5%支付違約金；質量不合格，乙方負責退換并承擔運費。爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：法定代表人（簽字）：*日期：年月日乙方（蓋章）：法定代表人（簽字）：*日期：年月日模板3：合同臺賬合同編號簽訂日期供應商名稱標的物名稱金額（元）履行期限付款狀態(tài)歸檔編號CG-2024-0012024-01-15A公司螺絲釘50,0002024-02-15已付DA2024001CG-2024-0022024-01-20B公司包裝材料30,0002024-03-20部分付DA2024002模板4：貨物驗收單驗收單編號YS–X驗收日期年月日供應商名稱合同編號標的物名稱規(guī)格型號交付數量抽檢數量驗收標準（注明合同約定的技術參數或國家標準）驗收結果□合格□讓步接收□不合格（不合格項說明：________）驗收部門（質量部蓋章）驗收人*供應商確認□同意□異議（異議說明：________）簽字*模板5：異常處理記錄記錄編號YC–X發(fā)生日期年月日供應商名稱合同編號異常類型□延遲交付□質量不合格□數量不符□其他________異常描述（詳細說明問題情況，如：螺絲釘規(guī)格不符，實際為M4×20，合同要求M4×30）處理措施（如：要求供應商3日內更換合格貨物，并承擔往返運費）處理結果□已解決□處理中□未解決完成日期責任人*審核人*模板6：供應商績效評估表供應商名稱評估周期年第X季度評估指標權重目標值實際值質量表現(xiàn)40%批次合格率≥98%96%交付表現(xiàn)30%準時交付率≥95%92%服務表現(xiàn)20%異常響應≤24小時30小時價格競爭力10%價格≤市場均價市場均價總分100%————評估等級□優(yōu)秀□合格□不合格改進建議（如：提高交付準時率，縮短異常響應時間）評審小組簽字、、*四、使用要點與風險提示資質審核嚴格性：供應商提供的資質證書需核對原件，避免虛假材料；對涉及安全生產、特殊行業(yè)的供應商，需額外查驗行業(yè)主管部門頒發(fā)的許可證。合同條款嚴謹性：付款方式、違約責任、爭議解決等核心條款不得模糊表述，避免法律糾紛；法務部需對所有合同進行合規(guī)性審核，保證符合《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)。數據及時更新：供應商信息（如聯(lián)系方式、經營范圍變更）、合同履行狀態(tài)、評估結果需在發(fā)生變動后3個工作日內更新至臺賬及電子檔案，保證數據