標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議室預(yù)定及使用記錄表工具指南一、適用范圍本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校、機(jī)關(guān)等組織內(nèi)部會(huì)議室的規(guī)范化管理，覆蓋日常會(huì)議、項(xiàng)目研討、客戶接待、培訓(xùn)講座等多種場(chǎng)景。無(wú)論是小型（5人以下）、中型（5-20人）還是大型（20人以上）會(huì)議室，均可通過本工具實(shí)現(xiàn)預(yù)定流程標(biāo)準(zhǔn)化、使用記錄清晰化，提升會(huì)議室資源利用效率，避免資源沖突與浪費(fèi)。二、操作流程（一）預(yù)定前準(zhǔn)備明確會(huì)議需求：確定會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間、是否需要重復(fù)預(yù)定）、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型（如正式會(huì)議、頭腦風(fēng)暴、視頻會(huì)議等）及特殊需求（如投影設(shè)備、白板、茶水、橫幅等）。查詢會(huì)議室狀態(tài)：通過企業(yè)內(nèi)部預(yù)定系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)會(huì)議室模塊）或紙質(zhì)《會(huì)議室預(yù)定登記表》查詢目標(biāo)會(huì)議室在預(yù)定時(shí)間段的空閑情況，保證會(huì)議室容量與參會(huì)人數(shù)匹配（如小型會(huì)議室不適宜安排20人以上會(huì)議）。確認(rèn)設(shè)備可用性：若會(huì)議需使用投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議終端等設(shè)備，提前檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，避免因設(shè)備故障影響會(huì)議進(jìn)度。（二）提交預(yù)定申請(qǐng)?zhí)顚戭A(yù)定信息：通過線上系統(tǒng)或紙質(zhì)表單提交預(yù)定申請(qǐng)，需準(zhǔn)確填寫以下內(nèi)容：預(yù)定日期及具體時(shí)間段（如：2024年5月20日14:00-16:00）；會(huì)議室名稱（如：“總部3樓-301會(huì)議室”“東區(qū)-多功能廳”）；會(huì)議主題（需簡(jiǎn)潔明了，如“Q2季度銷售目標(biāo)研討會(huì)”）；預(yù)定部門/人員（如“市場(chǎng)部”“*經(jīng)理”）；參會(huì)人數(shù)及主要參會(huì)人員（可寫“市場(chǎng)部全體成員，約15人”）；所需設(shè)備（勾選或填寫，如“投影儀、無(wú)線麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)”）；聯(lián)系方式（保證能及時(shí)聯(lián)系到預(yù)定人員，如“*-”）。提交審核：線上提交后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送至行政部/會(huì)議室管理員；紙質(zhì)表單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，在會(huì)議開始前1個(gè)工作日提交至行政部。（三）預(yù)定狀態(tài)確認(rèn)管理員審核：行政部/會(huì)議室管理員收到預(yù)定申請(qǐng)后，1個(gè)工作內(nèi)核查會(huì)議室空閑情況及設(shè)備資源：若會(huì)議室空閑且設(shè)備滿足需求，確認(rèn)預(yù)定并通過系統(tǒng)/短信通知預(yù)定人員（如“您的會(huì)議室預(yù)定已成功，301會(huì)議室5月20日14:00-16:00，請(qǐng)?zhí)崆?0分鐘到場(chǎng)”）；若會(huì)議室已被預(yù)定或設(shè)備沖突，及時(shí)聯(lián)系預(yù)定人員，協(xié)商調(diào)整時(shí)間（如“5月20日14:00時(shí)段301會(huì)議室已被預(yù)定，可否調(diào)整至15:00-17:00？”）或更換會(huì)議室（如“建議您使用302會(huì)議室，設(shè)備配置相同”）；若申請(qǐng)信息不全（如未注明參會(huì)人數(shù)導(dǎo)致會(huì)議室容量不足），要求預(yù)定人員補(bǔ)充信息后重新提交。預(yù)定結(jié)果查詢：預(yù)定人員可通過系統(tǒng)或聯(lián)系管理員確認(rèn)預(yù)定狀態(tài)，避免“預(yù)定成功但實(shí)際無(wú)會(huì)議室”的情況。（四）使用前準(zhǔn)備提前到場(chǎng)檢查：預(yù)定人員需在會(huì)議開始前10-15分鐘到達(dá)會(huì)議室，確認(rèn)：門窗、燈光、空調(diào)等環(huán)境設(shè)施正常；預(yù)定設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）已調(diào)試完畢（可簡(jiǎn)單播放測(cè)試視頻、測(cè)試麥克風(fēng)音量）；桌椅擺放符合會(huì)議需求（如圓桌會(huì)議需調(diào)整桌椅布局）。參會(huì)人員引導(dǎo)：若參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室位置不熟悉，可在會(huì)議室門口放置簡(jiǎn)易指引牌（如“301會(huì)議室→左轉(zhuǎn)直行”），或提前發(fā)送會(huì)議室定位至參會(huì)群。（五）會(huì)議期間規(guī)范遵守秩序：會(huì)議期間保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式；禁止在會(huì)議室飲食（特殊情況需提前申請(qǐng)并清理垃圾）；禁止隨意挪動(dòng)會(huì)議室固定設(shè)施（如投影儀、白板架）。設(shè)備使用：正確操作電子設(shè)備，使用后及時(shí)關(guān)閉電源（如投影儀、電腦、麥克風(fēng)）；若設(shè)備使用中出現(xiàn)問題（如投影儀黑屏），可聯(lián)系行政部緊急支援（聯(lián)系方式張貼于會(huì)議室門口），同時(shí)嘗試備用方案（如改用無(wú)線投屏）。時(shí)間控制：嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間段使用會(huì)議室，若需延長(zhǎng)使用，需提前15分鐘聯(lián)系管理員確認(rèn)后續(xù)會(huì)議室空閑情況（如“301會(huì)議室原定16:00結(jié)束，需延長(zhǎng)至16:30，是否沖突？”），避免超時(shí)影響下一場(chǎng)會(huì)議。（六）使用后記錄與反饋填寫使用記錄：會(huì)議結(jié)束后，預(yù)定人員或最后離開人員需在《會(huì)議室使用記錄表》（模板見下文）中如實(shí)填寫：實(shí)際使用時(shí)間（與預(yù)定時(shí)間是否一致，若提前結(jié)束需注明“14:30會(huì)議結(jié)束，會(huì)議室提前釋放”）；參會(huì)人員簽到情況（可附紙質(zhì)簽到表或線上簽到截圖）；設(shè)備使用狀態(tài)（正常/異常，異常需說明原因，如“投影儀無(wú)法連接電腦，已聯(lián)系行政部”）；衛(wèi)生情況（合格/不合格，不合格需注明“地面有紙屑，桌椅未整理”）；問題反饋（若有其他問題，如“空調(diào)制冷效果差”“白板筆墨水不足”）。簽字確認(rèn)：使用人需在記錄表上簽字，確認(rèn)使用情況；若發(fā)覺設(shè)備損壞或丟失，需立即向行政部報(bào)備并配合調(diào)查。（七）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與歸檔定期統(tǒng)計(jì)：行政部每月末統(tǒng)計(jì)會(huì)議室使用數(shù)據(jù)，包括：各會(huì)議室使用率（如“301會(huì)議室本月使用率85%，高于平均水平”）；熱門時(shí)段分析（如“10:00-12:00為預(yù)定高峰，需增加該時(shí)段巡查”）；設(shè)備故障率（如“投影儀本月故障3次，需安排檢修”）。歸檔管理：所有預(yù)定記錄和使用記錄需按月歸檔（電子版?zhèn)浞葜练?wù)器，紙質(zhì)版裝訂成冊(cè)），保存期限不少于1年，便于后續(xù)查詢與資源優(yōu)化。三、記錄模板會(huì)議室預(yù)定及使用記錄表（一）預(yù)定信息區(qū)項(xiàng)目?jī)?nèi)容預(yù)定日期______年______月______日星期______預(yù)定時(shí)間段開始時(shí)間：______:______結(jié)束時(shí)間：______:______會(huì)議室名稱（如：總部3樓-301會(huì)議室/東區(qū)-多功能廳）會(huì)議主題_____________________________預(yù)定部門/人員_____________________________參會(huì)人數(shù)約______人（實(shí)際簽到______人）所需設(shè)備□投影儀□白板□無(wú)線麥克風(fēng)□視頻會(huì)議系統(tǒng)□其他：_________________聯(lián)系方式*-______（手機(jī)）/郵箱：**（虛擬郵箱）預(yù)定時(shí)間______年______月______日______:______預(yù)定狀態(tài)□待確認(rèn)□已確認(rèn)□已取消審核人（若有）_____________________________（二）使用記錄區(qū)項(xiàng)目?jī)?nèi)容實(shí)際使用時(shí)間開始時(shí)間：______:______結(jié)束時(shí)間：______:______參會(huì)人員簽到（可附簽到表或注明“參會(huì)人員：部長(zhǎng)、主管、*專員等共______人”）設(shè)備使用情況□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：_________________）衛(wèi)生情況□合格□不合格（不合格說明：_________________）問題反饋（若有，請(qǐng)注明：_________________）使用人簽字_____________________________管理員簽字（若有）_____________________________備注（特殊事項(xiàng)說明，如“會(huì)議期間使用茶水，已清理垃圾”）四、使用須知（一）預(yù)定規(guī)則提前預(yù)定：會(huì)議室需提前1個(gè)工作日預(yù)定（緊急會(huì)議可臨時(shí)預(yù)定，但需提前2小時(shí)聯(lián)系管理員確認(rèn)空閑情況）；信息真實(shí)：預(yù)定信息需真實(shí)準(zhǔn)確，不得虛報(bào)會(huì)議時(shí)間、人數(shù)或所需設(shè)備，否則將取消預(yù)定并記錄違規(guī)；連續(xù)預(yù)定限制：同一部門或個(gè)人連續(xù)預(yù)定同一會(huì)議室不超過3天（特殊情況需提前向行政部申請(qǐng)說明）；取消流程：若需取消預(yù)定，需在會(huì)議開始前2小時(shí)告知管理員，未按時(shí)取消且未使用超過3次/月，將暫停該部門/人員1周預(yù)定權(quán)限。（二）使用規(guī)范設(shè)施保護(hù)：嚴(yán)禁在桌椅、墻壁上亂寫亂畫，禁止吸煙、飲酒，禁止攜帶易燃易爆物品進(jìn)入會(huì)議室；電源管理：會(huì)議結(jié)束后務(wù)必關(guān)閉所有設(shè)備電源（投影儀、電腦、空調(diào)、燈光等），拔掉非必要充電設(shè)備；隱私保護(hù)：會(huì)議資料、文件需妥善保管，不得隨意遺留在會(huì)議室，涉及敏感信息的會(huì)議需清理白板、銷毀草稿紙。（三）沖突處理機(jī)制優(yōu)先級(jí)原則：若出現(xiàn)預(yù)定沖突，按以下順序處理：公司級(jí)緊急會(huì)議>部門重要會(huì)議>常規(guī)會(huì)議；已確認(rèn)的預(yù)定優(yōu)先于臨時(shí)預(yù)定；協(xié)商解決：管理員需主動(dòng)協(xié)調(diào)沖突雙方，可建議調(diào)整時(shí)間、更換會(huì)議室或分時(shí)段使用；若無(wú)法協(xié)調(diào)，由行政部負(fù)責(zé)人最終裁定。（四）信息變更與取消變更要求：預(yù)定后若需變更時(shí)間、人數(shù)或設(shè)備需求，需提前1小時(shí)通過系統(tǒng)或聯(lián)系管理員修改，避免影響后續(xù)安排；臨時(shí)取消：會(huì)議取消后，預(yù)定人員需立即通知管理員，并在預(yù)定系統(tǒng)