工會文件歸檔與管理流程范本工會文件是工會組織在履行各項(xiàng)職能過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，是工會工作的重要組成部分。規(guī)范、科學(xué)地做好工會文件的歸檔與管理工作，對于保障工會工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性，維護(hù)工會歷史真實(shí)面貌，提升工會工作效率和決策水平，具有至關(guān)重要的意義。為進(jìn)一步加強(qiáng)工會文件管理，特制定本流程范本。一、總則（一）管理原則工會文件歸檔與管理工作遵循以下原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)：工會文件管理工作在工會委員會統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由工會辦公室（或指定專人）負(fù)責(zé)日常管理，各工會小組或相關(guān)部門配合做好文件材料的形成、收集、整理和移交工作。2.全程管理，及時歸檔：文件材料的管理應(yīng)貫穿于工會工作的全過程，從文件的形成、辦理到整理、歸檔，確保不遺漏、不延誤。3.規(guī)范有序，安全保密：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行文件的分類、整理、編號、保管和利用，確保文件材料的完整、安全和保密。4.便于利用，服務(wù)工作：歸檔的文件材料應(yīng)條理清晰，檢索便捷，能夠有效地為工會各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）適用范圍本流程適用于工會在各項(xiàng)工作中形成的，具有查考、利用和保存價值的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物等。（三）管理職責(zé)1.工會委員會：對工會文件管理工作負(fù)總責(zé)，審定相關(guān)制度，配備必要的人員和設(shè)施。2.工會辦公室（或指定部門）：負(fù)責(zé)工會文件歸檔與管理的日常工作，包括制度執(zhí)行、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促檢查、檔案保管和提供利用。指定專（兼）職檔案員具體負(fù)責(zé)。3.各工會小組/部門：負(fù)責(zé)本小組/部門形成的工會文件材料的收集、初步整理，并按規(guī)定向工會辦公室移交。4.工會專（兼）職檔案員：具體承擔(dān)文件的接收、分類、整理、鑒定、編號、裝訂、保管、統(tǒng)計、利用、銷毀等工作。二、文件的形成與收集（一）文件形成工會各項(xiàng)工作活動中形成的文件材料，應(yīng)符合國家及工會有關(guān)公文處理的規(guī)定，做到格式規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、手續(xù)完備。（二）文件收集1.收集范圍：*會議文件：工會會員代表大會、工會委員會會議、經(jīng)費(fèi)審查委員會會議、女職工委員會會議等各類會議的通知、議程、報告、決議、紀(jì)要、記錄、代表名冊、選票等。*組織建設(shè)文件：工會成立、換屆選舉、干部任免、會員發(fā)展與管理、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、獎懲等文件材料。*維權(quán)與服務(wù)文件：集體合同、勞動合同、勞動爭議調(diào)解、職工訴求、困難職工幫扶、法律援助、勞動保護(hù)、福利待遇等相關(guān)文件材料。*宣傳教育文件：工會組織的思想政治教育、職業(yè)道德建設(shè)、技能培訓(xùn)、文體活動、宣傳報道等文件材料。*財務(wù)與資產(chǎn)文件：工會經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、收支賬目、審計報告、固定資產(chǎn)臺賬、物品采購與管理等文件材料（財務(wù)檔案另有規(guī)定的，從其規(guī)定）。*對外交往文件：與上級工會、同級黨政、其他單位工會的往來函件、通知、協(xié)調(diào)材料等。*其他具有保存價值的文件材料：如重要的調(diào)研報告、工作總結(jié)、計劃、統(tǒng)計報表、榮譽(yù)證書復(fù)印件等。2.收集要求：*各項(xiàng)工作中形成的文件材料，由承辦人負(fù)責(zé)收集，確保齊全、完整。*對于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和管理。*電子文件應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并收集，并確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。*聲像資料（照片、錄音、錄像）應(yīng)注明事由、時間、地點(diǎn)、人物、拍攝者等要素。三、文件的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法工會文件一般可按年度-組織機(jī)構(gòu)（或問題）進(jìn)行分類。1.年度分類：將文件按其形成年度分開。2.組織機(jī)構(gòu)分類：在年度下，按工會內(nèi)部各部門（如辦公室、組織宣教部、權(quán)益保障部等）或工會小組進(jìn)行分類。3.問題分類：在年度下，按文件內(nèi)容所反映的問題（如組織建設(shè)、民主管理、維權(quán)幫扶、宣傳教育、經(jīng)費(fèi)財務(wù)、文體活動等）進(jìn)行分類。*各單位可根據(jù)自身工會規(guī)模和工作實(shí)際，選擇合適的分類方案，并保持分類體系的相對穩(wěn)定。（三）文件排列與編號1.排列：同一類目內(nèi)的文件，按其形成時間順序或重要程度排列。正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后；定稿在前，修改稿在后。2.編號：對整理好的文件，可采用“年度-類別-順序號”的方法進(jìn)行編號，便于識別和管理。例如：XXXX（年度）-XX（類別代碼）-XXX（順序號）。（四）文件裝訂1.去除文件上的金屬物，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)。2.按照“左齊、下齊”的原則，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀。3.厚度適宜，一般不超過規(guī)定厚度。（五）填寫卷內(nèi)目錄與備考表1.卷內(nèi)目錄：逐件填寫文件的順序號、文號、責(zé)任者、文件標(biāo)題、日期、頁數(shù)、備注等信息。2.備考表：填寫本卷文件的收集、整理、變動、保管等情況，以及立卷人、檢查人的姓名和日期。四、文件的歸檔（一）歸檔時間1.年度工作總結(jié)、計劃、統(tǒng)計年報等文件，在次年第一季度內(nèi)歸檔。2.會議文件，在會議結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。3.其他各類文件，一般應(yīng)在辦理完畢后的三個月內(nèi)歸檔。4.長期積累形成的文件，可按階段或項(xiàng)目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.歸檔的文件應(yīng)為原件，復(fù)印件須注明原件保管處并加蓋公章。3.電子文件應(yīng)存儲在符合要求的載體上，并制作備份。4.歸檔時，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對，并履行簽字手續(xù)，填寫《文件歸檔交接登記表》。五、檔案的保管與保護(hù)（一）庫房與設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案柜、除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按分類方案和編號順序排列存放，做到井然有序。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。4.對聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性采取相應(yīng)的保管措施，定期檢查載體狀況和可讀性。（三）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。2.涉密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制接觸范圍，履行借閱審批手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)守保密紀(jì)律。六、檔案的利用（一）利用范圍與權(quán)限1.工會內(nèi)部工作人員因工作需要可查閱相關(guān)檔案。2.上級工會、同級黨政機(jī)關(guān)因工作需要查閱，須持單位介紹信和有效身份證件。3.外單位查閱檔案，須經(jīng)工會主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱涉密檔案，須嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案內(nèi)容、查閱人信息等，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案一般不得帶出檔案庫房。確因特殊情況需借出的，須經(jīng)工會主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。檔案借出期間，借閱人對檔案的安全、保密負(fù)全部責(zé)任。3.查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝。（三）利用服務(wù)檔案管理人員應(yīng)熱情提供服務(wù)，指導(dǎo)查閱者查找所需檔案，并對利用情況進(jìn)行記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由工會負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分其保存價值，確定銷毀或繼續(xù)保存。3.鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期限表進(jìn)行，對有爭議的檔案應(yīng)慎重處理，必要時請示上級工會。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，報工會委員會批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀前，監(jiān)銷人應(yīng)對照銷毀清冊進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。3.嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案材料。涉密檔案的銷毀，應(yīng)按照保密規(guī)定執(zhí)行。八、數(shù)字化管理（一）推進(jìn)數(shù)字化積極推進(jìn)工會文件檔案的數(shù)字化建設(shè)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、著錄、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和便捷化。（二）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀，應(yīng)符合國家關(guān)于電子文件管理的相關(guān)規(guī)定。2.確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和遷移。3.電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力。九、監(jiān)督與檢查工會委員會應(yīng)定期對工會文件歸檔與管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)和完善檔案管理工作。對在檔案工作中做出顯著成績的個人給予表