員工違規(guī)行為說明書撰寫范例在企業(yè)管理實(shí)踐中，員工違規(guī)行為的妥善處理是維護(hù)正常運(yùn)營(yíng)秩序、保障企業(yè)與員工雙方合法權(quán)益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一份規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工違規(guī)行為說明書，不僅是對(duì)違規(guī)事件的客觀記錄，更是后續(xù)處理決定的重要依據(jù)，同時(shí)也體現(xiàn)了企業(yè)管理的專業(yè)性與公正性。本文旨在提供一份員工違規(guī)行為說明書的撰寫范例與指引，以期為HR從業(yè)者及各級(jí)管理者提供實(shí)操參考。一、員工違規(guī)行為說明書的定義與作用員工違規(guī)行為說明書，是指當(dāng)員工被發(fā)現(xiàn)可能存在違反公司規(guī)章制度、勞動(dòng)紀(jì)律或職業(yè)道德的行為時(shí)，由相關(guān)負(fù)責(zé)人或HR部門根據(jù)調(diào)查核實(shí)的情況，對(duì)違規(guī)事件的發(fā)生過程、具體行為、所違反的規(guī)定以及初步處理意見等進(jìn)行系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確記錄的正式書面文件。其核心作用在于：1.客觀記錄事實(shí)：將違規(guī)事件的關(guān)鍵信息固定下來，避免記憶偏差或口說無憑。2.明確違規(guī)性質(zhì)：依據(jù)公司制度，對(duì)行為的違規(guī)屬性進(jìn)行界定。3.為處理提供依據(jù)：是公司做出警告、記過、解除勞動(dòng)合同等處理決定的基礎(chǔ)性文件。4.保障員工權(quán)益：清晰告知員工其被指控的違規(guī)行為及相關(guān)依據(jù)，為員工提供陳述和申辯的機(jī)會(huì)。5.存檔備查：作為員工個(gè)人檔案的一部分，為未來可能發(fā)生的勞動(dòng)爭(zhēng)議或人事決策提供歷史依據(jù)。二、員工違規(guī)行為說明書的核心撰寫要素一份合格的員工違規(guī)行為說明書應(yīng)包含以下核心要素，確保內(nèi)容完整、邏輯清晰、依據(jù)充分。（一）基本信息欄此部分用于標(biāo)識(shí)事件主體與文檔本身的基礎(chǔ)信息，應(yīng)準(zhǔn)確無誤。*文檔編號(hào)：（可根據(jù)公司文檔管理規(guī)定自行設(shè)定，如：HR-WG-年份-序號(hào)）*員工姓名：[員工姓名]*所屬部門：[具體部門]*職位/崗位：[具體職位]*工號(hào)：[員工工號(hào)]*事件發(fā)生日期：[年月日時(shí)分（如有持續(xù)或多次，可注明起止日期或多次發(fā)生日期）]*事件發(fā)生地點(diǎn)：[具體地點(diǎn)，如：XX辦公室、XX會(huì)議室、公司官網(wǎng)、XX項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)等]*記錄部門/記錄人：[通常為HR部門或直接上級(jí)，需注明姓名及職務(wù)]*記錄日期：[年月日]（二）違規(guī)行為事實(shí)描述這是說明書的核心部分，必須客觀、具體、清晰地描述違規(guī)行為的發(fā)生過程。應(yīng)避免使用模糊、猜測(cè)、情緒化或結(jié)論性的語言，而是基于可證實(shí)的信息進(jìn)行陳述。撰寫要點(diǎn)：*時(shí)間：明確行為發(fā)生的具體時(shí)間或時(shí)間段。*地點(diǎn)：明確行為發(fā)生的具體地點(diǎn)。*人物：明確涉及的相關(guān)人員（主要為違規(guī)員工，如有其他相關(guān)人員也需列明）。*行為：詳細(xì)描述員工實(shí)施的具體行為，包括行為的方式、過程、內(nèi)容等。應(yīng)使用直接、中性的動(dòng)詞。*后果：如行為已造成實(shí)際后果（如經(jīng)濟(jì)損失、名譽(yù)損害、秩序擾亂等），應(yīng)客觀描述。示例：“X年X月X日上午X時(shí)許，在公司X樓層茶水間，[員工姓名]與同事[同事A姓名]因工作安排問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。隨后，[員工姓名]情緒激動(dòng)，高聲喧嘩，并使用‘XXX’（此處可引述具體不當(dāng)言語，如無法復(fù)述，可概括為‘不文明用語’）等不文明用語對(duì)[同事A姓名]進(jìn)行指責(zé)，引來周邊多名同事圍觀，對(duì)辦公區(qū)域的正常秩序造成了不良影響?！保ㄈ┻`規(guī)行為性質(zhì)認(rèn)定及依據(jù)根據(jù)上述事實(shí)描述，對(duì)照公司現(xiàn)行有效的規(guī)章制度，明確指出該行為違反了哪些具體條款，從而認(rèn)定其違規(guī)性質(zhì)。撰寫要點(diǎn)：*引用依據(jù)：需明確指出具體的制度名稱、章節(jié)、條款號(hào)及條款內(nèi)容摘要。確保引用的制度是最新且有效的。*對(duì)應(yīng)關(guān)系：將員工的具體行為與制度條款進(jìn)行對(duì)應(yīng)說明，闡明為何該行為構(gòu)成違規(guī)。示例：“上述行為，經(jīng)核查，違反了以下公司規(guī)定：1.《員工行為規(guī)范手冊(cè)》第三章‘職業(yè)行為準(zhǔn)則’第三條‘workplace溝通禮儀’中關(guān)于‘禁止在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、爭(zhēng)吵，禁止使用不文明語言’的規(guī)定。2.《員工手冊(cè)》第五章‘紀(jì)律處分規(guī)定’第二條‘輕微違紀(jì)行為’第（三）款‘?dāng)_亂工作秩序，影響他人工作，經(jīng)勸阻仍不改正的’之規(guī)定。”（四）當(dāng)事人陳述與申辯情況應(yīng)給予員工對(duì)所指控的違規(guī)行為進(jìn)行陳述和申辯的權(quán)利，并將其主要觀點(diǎn)記錄在案。這體現(xiàn)了處理程序的公正性。撰寫要點(diǎn)：*陳述機(jī)會(huì)：注明是否已向員工告知其被指控的違規(guī)行為，并給予其陳述和申辯的機(jī)會(huì)。*陳述內(nèi)容：簡(jiǎn)要、客觀地記錄員工的主要陳述、辯解理由或提供的證據(jù)。*不配合情況：如員工拒絕陳述或申辯，也應(yīng)注明。示例：“X年X月X日，本部門/HR部門已將上述初步認(rèn)定的違規(guī)事實(shí)向[員工姓名]進(jìn)行了口頭/書面告知，并聽取了其陳述與申辯。[員工姓名]表示：[此處記錄員工的主要陳述，例如：‘確有爭(zhēng)吵，但對(duì)方也有責(zé)任’或‘對(duì)使用不文明語言表示歉意，當(dāng)時(shí)情緒失控’等]。/[員工姓名]拒絕就此事進(jìn)行陳述和申辯。”（五）調(diào)查與核實(shí)情況（如適用）對(duì)于較為復(fù)雜或嚴(yán)重的違規(guī)行為，可能需要進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查。此部分記錄調(diào)查的過程、方法、參與人員及核實(shí)結(jié)果。撰寫要點(diǎn)：*調(diào)查過程：簡(jiǎn)述調(diào)查的時(shí)間、方式（如：約談相關(guān)人員、查閱監(jiān)控錄像、檢查相關(guān)文件等）。*調(diào)查結(jié)果：基于調(diào)查所獲取的證據(jù)，對(duì)違規(guī)事實(shí)進(jìn)行進(jìn)一步的確認(rèn)或澄清。示例：“為核實(shí)上述情況，HR部門于X年X月X日至X月X日期間，分別約談了在場(chǎng)見證人[同事B姓名]、[同事C姓名]，并調(diào)取了茶水間附近的監(jiān)控錄像。經(jīng)核實(shí)，[員工姓名]在辦公區(qū)域內(nèi)高聲喧嘩并使用不文明語言的事實(shí)屬實(shí)?！保┨幚硪庖娕c依據(jù)根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)、情節(jié)、后果以及員工的認(rèn)錯(cuò)態(tài)度、過往表現(xiàn)等因素，提出初步的處理意見，并說明該處理意見的制度依據(jù)。撰寫要點(diǎn)：*處理建議：根據(jù)公司制度規(guī)定的處分等級(jí)（如：口頭警告、書面警告、記過、降職、解除勞動(dòng)合同等），提出具體的處理建議。*處理依據(jù)：引用制度中關(guān)于此類違規(guī)行為對(duì)應(yīng)處分的具體條款。*考量因素：如對(duì)處理建議有特殊考量（如：初犯、情節(jié)輕微、主動(dòng)認(rèn)錯(cuò)并改正、造成嚴(yán)重后果等），可簡(jiǎn)要說明。示例：“鑒于[員工姓名]的上述違規(guī)行為，以及其[如：事后能認(rèn)識(shí)到錯(cuò)誤并表示悔改/或拒不認(rèn)錯(cuò)等]的態(tài)度，根據(jù)《員工手冊(cè)》第五章‘紀(jì)律處分規(guī)定’第四條‘關(guān)于擾亂工作秩序行為的處分標(biāo)準(zhǔn)’，建議對(duì)[員工姓名]作出如下處理：[具體處理建議，如：書面警告一次]。”（七）簽批意見根據(jù)公司的管理流程，由相關(guān)負(fù)責(zé)人逐級(jí)審批。通常包括：*直接上級(jí)意見：簽署直接上級(jí)對(duì)事件的看法及處理建議的意見。*部門負(fù)責(zé)人意見：簽署部門負(fù)責(zé)人的審核意見。*HR部門意見：簽署HR部門的復(fù)核及處理建議意見。*公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見：簽署最終審批意見。（八）送達(dá)記錄說明書最終形成后，需送達(dá)給員工本人，并由其簽收確認(rèn)。如員工拒絕簽收，可采取留置送達(dá)、郵寄送達(dá)等方式，并記錄送達(dá)過程。撰寫要點(diǎn)：*送達(dá)方式：注明是當(dāng)面送達(dá)、郵寄送達(dá)還是其他方式。*送達(dá)日期：?jiǎn)T工簽收日期或視為送達(dá)日期。*員工簽收：?jiǎn)T工親筆簽名及日期。如拒絕簽收，注明情況并由見證人簽字。三、撰寫注意事項(xiàng)1.及時(shí)性：在違規(guī)行為發(fā)生后，應(yīng)盡快進(jìn)行調(diào)查并撰寫說明書，以保證事實(shí)的清晰和證據(jù)的完整。2.客觀性：以事實(shí)為依據(jù)，避免加入個(gè)人情感、主觀臆斷或道聽途說的信息。所有描述應(yīng)有據(jù)可查。3.準(zhǔn)確性：用詞精準(zhǔn)，避免歧義。涉及時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等關(guān)鍵信息務(wù)必準(zhǔn)確無誤。4.完整性：確保各要素齊全，邏輯鏈條完整，從事實(shí)到依據(jù)，再到處理意見，環(huán)環(huán)相扣。5.保密性：違規(guī)行為說明書涉及員工個(gè)人隱私及公司內(nèi)部管理，應(yīng)注意保密，僅限相關(guān)管理人員及HR部門存檔查閱。6.規(guī)范性：使用公司統(tǒng)一的文檔格式（如有），語言風(fēng)格應(yīng)正式、專業(yè)。7.尊重性：即使員工存在違規(guī)行為，在文書中也應(yīng)使用尊重的稱謂，避免使用侮辱性或攻擊性語言。四、范例（簡(jiǎn)版框架參考）員工違規(guī)行為說明書文檔編號(hào)：?jiǎn)T工姓名：[張三]所屬部門：[行政部]:---------------------:-------------------:-----------------職位/崗位：[行政專員]工號(hào)：[XXX]記錄日期：X年X月X日事件發(fā)生日期：X年X月X日事件發(fā)生地點(diǎn)：[公司前臺(tái)]記錄部門/人：[HR部李四]一、違規(guī)行為事實(shí)描述：X年X月X日下午X時(shí)左右，有訪客[王五]到公司前臺(tái)咨詢，當(dāng)時(shí)值班的[張三]正在前臺(tái)電腦上瀏覽與工作無關(guān)的購物網(wǎng)站。訪客[王五]多次呼喚，[張三]才緩慢回應(yīng)，且態(tài)度較為冷淡，未主動(dòng)詢問訪客信息及事由，僅簡(jiǎn)單告知“需要提前預(yù)約”后便繼續(xù)操作電腦，未按照《前臺(tái)接待服務(wù)規(guī)范》引導(dǎo)訪客進(jìn)行登記或聯(lián)系被訪人。期間，訪客[王五]表現(xiàn)出明顯不滿。二、違規(guī)行為性質(zhì)認(rèn)定及依據(jù)：上述行為違反了：1.《員工手冊(cè)》第六章“工作紀(jì)律”第三條“工作時(shí)間管理”中“禁止在工作時(shí)間從事與工作無關(guān)的活動(dòng)”的規(guī)定。2.《行政部崗位職責(zé)說明書》中關(guān)于前臺(tái)專員“負(fù)責(zé)來訪客人的登記、接待與引導(dǎo)，提供熱情、周到服務(wù)”的職責(zé)要求。3.《公司前臺(tái)接待服務(wù)規(guī)范》第二條“接待流程”第1款“主動(dòng)問候，詢問訪客需求”的規(guī)定。三、當(dāng)事人陳述與申辯情況：X年X月X日，HR部門[李四]已向[張三]告知上述違規(guī)事實(shí)，[張三]表示認(rèn)可在工作時(shí)間瀏覽無關(guān)網(wǎng)站及未及時(shí)、熱情接待訪客的事實(shí)，稱“當(dāng)時(shí)一時(shí)疏忽，以后會(huì)注意”。四、調(diào)查與核實(shí)情況：經(jīng)調(diào)閱前臺(tái)監(jiān)控錄像（X年X月X日下午X時(shí)至X時(shí)片段）及與當(dāng)日在場(chǎng)其他行政部同事[趙六]核實(shí)，上述事實(shí)情況屬實(shí)。五、處理意見與依據(jù)：根據(jù)《員工手冊(cè)》第八章“紀(jì)律處分條例”第四條第（二）項(xiàng)“工作時(shí)間從事與工作無關(guān)活動(dòng)，或違反崗位職責(zé)要求，造成不良影響的，給予口頭警告處分”的規(guī)定，結(jié)合[張三]的認(rèn)錯(cuò)態(tài)度，建議對(duì)[張三]給予口頭警告一次，并責(zé)令其就此事進(jìn)行書面檢討，于X年X月X日前提交至HR部門。六、簽批意見：直接上級(jí)意見：部門負(fù)責(zé)人意見：:---------------------:-------------------簽名：簽名：日期：日期：**HR部門意見：****公司分管領(lǐng)導(dǎo)意見：**簽名：簽名：日期：日期：七、送達(dá)記錄：本說明書已于X年X月X日當(dāng)面送達(dá)員工[張三]，員工已