采購申請審批及供應(yīng)商選擇表使用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡稱“單位”）的采購活動(dòng)管理，主要用于規(guī)范采購申請的發(fā)起、審批流程，并系統(tǒng)記錄供應(yīng)商選擇過程，保證采購合規(guī)、透明、高效。典型應(yīng)用場景包括：日常運(yùn)營采購：如辦公用品、設(shè)備耗材、維修服務(wù)等常規(guī)物資采購；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：如新建項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目所需的原材料、設(shè)備、技術(shù)服務(wù)等采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需快速完成的采購；新供應(yīng)商引入：首次合作供應(yīng)商的資質(zhì)審核與選擇過程記錄。二、全流程操作指引（一）采購申請發(fā)起與基礎(chǔ)信息填寫申請人發(fā)起申請：由采購需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）經(jīng)辦人*填寫《采購申請及供應(yīng)商選擇表》，需明確以下基礎(chǔ)信息：申請單號(hào)（單位自行編制，如“CG-2024-001”）；申請人姓名、所在部門、聯(lián)系方式（內(nèi)部電話）；申請日期；采購項(xiàng)目名稱（需簡潔明確，如“2024年第二季度辦公用打印機(jī)采購”）；采購用途（說明具體使用場景，如“用于行政部日常文件打印”）。填寫采購需求明細(xì)：根據(jù)實(shí)際需求詳細(xì)描述采購內(nèi)容，包括：物品/服務(wù)名稱（如“A4打印紙”“品牌臺(tái)式電腦”“設(shè)備維修服務(wù)”）；規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如打印機(jī)需注明“黑白激光打印、速度≥20頁/分鐘”）；需求數(shù)量、單位（如“10臺(tái)”“5箱”）；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)（參考?xì)v史采購價(jià)或市場均價(jià)，需注明“含稅/不含稅”）；期望交付日期（如“2024年X月X日前”）。（二）部門內(nèi)部審批需求部門負(fù)責(zé)人審核：申請人將表格提交至本部門負(fù)責(zé)人*，負(fù)責(zé)人需重點(diǎn)審核：采購需求的必要性（是否為部門工作必需，是否存在替代方案）；需求數(shù)量與規(guī)格的合理性（是否超出實(shí)際使用需求）；預(yù)估總價(jià)是否符合部門年度預(yù)算。審核通過后，負(fù)責(zé)人在“部門審批意見”欄簽字確認(rèn)，并注明日期；若不通過，需注明理由并退回申請人修改?？绮块T會(huì)簽（如需）：若采購涉及多個(gè)部門（如生產(chǎn)部采購原材料需倉儲(chǔ)部確認(rèn)存儲(chǔ)條件），則需相關(guān)部門*會(huì)簽，保證需求無沖突。（三）采購部門審核與預(yù)算核查采購部門接收材料：需求部門審批通過后，將表格提交至采購部門（如采購部、后勤部），采購專員負(fù)責(zé)接收并登記臺(tái)賬。預(yù)算與合規(guī)性審核：采購專員重點(diǎn)核查：申請總金額是否在單位采購預(yù)算額度內(nèi)；采購項(xiàng)目是否符合單位《采購管理辦法》規(guī)定的采購方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等）；采購需求是否明確（避免“模糊描述”，如“采購一批辦公用品”需細(xì)化具體品類與數(shù)量）。審核通過后，進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；若預(yù)算不足或需求不明確，退回需求部門補(bǔ)充說明或調(diào)整預(yù)算。（四）供應(yīng)商選擇與比價(jià)供應(yīng)商信息收集：采購專員通過以下渠道收集至少3家候選供應(yīng)商信息：單合格供應(yīng)商庫（若單位已建立）；公開市場詢價(jià)（如電商平臺(tái)、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)價(jià)）；供應(yīng)商推薦（需由需求部門或行業(yè)機(jī)構(gòu)提供推薦理由，避免單一來源）。供應(yīng)商資質(zhì)初審：對候選供應(yīng)商的基本資質(zhì)進(jìn)行審核，包括：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍需覆蓋采購項(xiàng)目）；相關(guān)資質(zhì)證書（如特種設(shè)備銷售需提供《特種設(shè)備生產(chǎn)許可證》，服務(wù)類供應(yīng)商需提供《服務(wù)資質(zhì)證書》）；業(yè)績證明（近1-2年類似項(xiàng)目合作案例，需提供合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）。資質(zhì)不合格的供應(yīng)商直接淘汰。價(jià)格與服務(wù)對比：對資質(zhì)合格的供應(yīng)商，從以下維度進(jìn)行綜合比價(jià)，填寫“供應(yīng)商對比信息表”：供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)有效期交付周期質(zhì)保期付款條件服務(wù)優(yōu)勢（如售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持）A公司25,00030天7天2年簽約后付30%到貨付70%提供免費(fèi)上門安裝及1年免費(fèi)維修B公司23,50015天5天3年貨到付款本地倉庫，緊急訂單24小時(shí)送達(dá)C公司24,80020天6天2年分期付款合作3年，客戶滿意度98%確定候選供應(yīng)商：根據(jù)“性價(jià)比最優(yōu)”原則（兼顧價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、交付周期），篩選1-2家候選供應(yīng)商，附上《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》作為選擇依據(jù)。（五）最終審批與合同簽訂提交審批：采購專員將《采購申請及供應(yīng)商選擇表》《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》《供應(yīng)商資質(zhì)證明材料》一并提交至單位審批人*（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理），審批人根據(jù)采購金額及權(quán)限進(jìn)行審批：金額較?。ㄈ纭?萬元）：由分管副總審批；金額較大（如＞5萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審批。審批結(jié)果反饋：審批通過后，采購部門與最終選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交付時(shí)間、違約責(zé)任等）；審批不通過，退回采購部門重新選擇供應(yīng)商或調(diào)整需求。（六）采購執(zhí)行與歸檔訂單下達(dá)與履約跟蹤：采購部門根據(jù)合同向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤交付進(jìn)度，保證按時(shí)到貨；需求部門到貨后需驗(yàn)收（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格），驗(yàn)收合格后在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。資料歸檔：采購?fù)瓿珊?，采購專員將《采購申請及供應(yīng)商選擇表》《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》《合同》《到貨驗(yàn)收單》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年（涉密項(xiàng)目按單位保密規(guī)定執(zhí)行）。三、采購申請及供應(yīng)商選擇表模板采購申請及供應(yīng)商選擇表申請單號(hào)申請人所在部門申請日期采購項(xiàng)目名稱采購用途預(yù)算科目資金來源一、采購需求明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）期望交付日期備注（如特殊要求）123合計(jì)二、供應(yīng)商對比信息表序號(hào)供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話（內(nèi)部）報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)有效期交付周期質(zhì)保期付款條件服務(wù)優(yōu)勢資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照編號(hào)）123三、審批意見部門審批意見（需求部門負(fù)責(zé)人簽字）：日期：采購部門意見（采購專員簽字）：日期：審批人意見（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字）：日期：四、采購執(zhí)行情況最終供應(yīng)商名稱合同編號(hào)合同金額（元）實(shí)際交付日期驗(yàn)收情況（需求部門簽字）：備注四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息填寫規(guī)范真實(shí)性與準(zhǔn)確性：申請人需保證所有信息（如規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估價(jià)格）真實(shí)無誤，避免因信息偏差導(dǎo)致采購失誤；描述清晰具體：采購需求不得使用“大概”“優(yōu)質(zhì)”等模糊詞匯，需明確可量化指標(biāo)（如“打印分辨率≥600×600dpi”）；編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一：申請單號(hào)需按單位規(guī)定統(tǒng)一編制，便于后續(xù)查詢與統(tǒng)計(jì)。（二）審批流程時(shí)效性各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購可縮短至1個(gè)工作日），避免因?qū)徟舆t影響采購進(jìn)度；采購部門需在需求部門審批通過后3個(gè)工作日內(nèi)完成供應(yīng)商比價(jià)與初審，保證采購效率。（三）供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)控制單一來源限制：除特殊項(xiàng)目（如專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理）外，供應(yīng)商選擇不得少于3家，避免因供應(yīng)商不足導(dǎo)致價(jià)格虛高；資質(zhì)審核嚴(yán)格：需核實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)證書的真實(shí)性與有效性（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢營業(yè)執(zhí)照狀態(tài)），防止與無資質(zhì)供應(yīng)商合作；利益沖突規(guī)避：若候選供應(yīng)商與審批人、申請人存在親屬或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)