合同審批及檔案管理電子模板使用指南一、模板適用范圍與核心價(jià)值本電子模板專為企事業(yè)單位、社會(huì)組織等機(jī)構(gòu)的合同全生命周期管理設(shè)計(jì)，覆蓋合同從發(fā)起、審批、簽署到歸檔、查詢的全流程。適用于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等各類標(biāo)準(zhǔn)化合同場景，通過規(guī)范流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可有效提升合同管理效率、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同信息的集中化、可視化管控，為后續(xù)審計(jì)、追溯提供數(shù)據(jù)支撐。二、全流程操作指引：從發(fā)起歸檔到管理（一）合同發(fā)起與信息填寫發(fā)起準(zhǔn)備合同發(fā)起人（如業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*）需明確合同類型（如“采購合同”“技術(shù)服務(wù)合同”）、簽約主體（甲方/乙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、合作事項(xiàng)、核心條款（金額、履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)等），并收集對方主體資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）。填寫基礎(chǔ)信息登錄電子檔案管理系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，依次填寫以下核心字段：合同編號：按規(guī)則自動(dòng)（如“年份-部門代碼-合同類型序號”，例：2024-CG-001）或手動(dòng)填寫（需保證唯一性）；合同名稱：簡潔明確，包含簽約主體+核心內(nèi)容+合同類型，例：“科技有限公司與商貿(mào)有限公司辦公設(shè)備采購合同”；簽約主體：甲方（本單位全稱）、乙方（合作方全稱、地址、聯(lián)系人、電話，電話需為辦公座機(jī)，避免私人號碼）；合同金額：大小寫一致，注明幣種（如人民幣、美元）；履行期限：起止日期、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間）；付款方式：分期付款需列明每期金額及支付條件；附件清單：合同草案、對方資質(zhì)文件、技術(shù)參數(shù)表等支撐材料，附件命名格式為“附件類型+文件名”，例：“合同草案_V1.0”“營業(yè)執(zhí)照_乙方”。（二）多級審批流程執(zhí)行設(shè)置審批鏈系統(tǒng)默認(rèn)根據(jù)合同金額、類型匹配審批流程（如金額≤5萬元由部門經(jīng)理審批，5萬＜金額≤20萬元需部門經(jīng)理+法務(wù)專員+分管副總審批，金額＞20萬元需增加總經(jīng)理*審批），發(fā)起人可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整審批節(jié)點(diǎn)（需經(jīng)系統(tǒng)管理員權(quán)限確認(rèn)）。逐級審批操作審批人收到審批任務(wù)后，需在1個(gè)工作日內(nèi)登錄系統(tǒng)查看合同信息及附件，重點(diǎn)審核：合同條款是否符合法律法規(guī)及公司制度；金額、履行期限等核心信息是否與業(yè)務(wù)需求一致；附件是否完整、資質(zhì)是否有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書是否有簽字蓋章）。審批通過：“同意”并填寫簡要意見（如“條款清晰，同意提交下一級”）；審批駁回：“駁回”并注明具體原因（如“付款條件不明確，需補(bǔ)充”“違約責(zé)任條款缺失”），發(fā)起人需修改后重新發(fā)起審批。審批進(jìn)度跟蹤發(fā)起人可在“合同審批”模塊實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度（如“待部門經(jīng)理審批”“已通過法務(wù)審核”），若某個(gè)環(huán)節(jié)超時(shí)未處理（如審批時(shí)限超過2個(gè)工作日），系統(tǒng)將自動(dòng)提醒審批人及部門負(fù)責(zé)人*。（三）合同簽署與生效確認(rèn)用印管理審批通過后，發(fā)起人提交用印申請，最終版合同PDF（需所有審批人電子簽字確認(rèn)），經(jīng)行政部*（或指定用印審批人）審核通過后，到印章管理部門加蓋公司公章/合同專用章（電子合同需通過合法電子簽章平臺簽署，保證簽署人身份真實(shí)）。生效登記用印完成后，發(fā)起人在系統(tǒng)中已簽署合同掃描件（PDF格式，清晰無遮擋），填寫“簽署日期”“合同份數(shù)”（如“正本1份，副本3份”），系統(tǒng)自動(dòng)更新合同狀態(tài)為“已生效”。（四）檔案整理與歸檔管理檔案分類與編號按合同類型分類：如“采購類”“銷售類”“服務(wù)類”“勞動(dòng)類”等；按年度-部門-流水號編號：例“2024-采購部-001”，與合同編號對應(yīng)，保證可追溯。歸檔內(nèi)容整理每份合同檔案需包含以下材料，按順序整理為PDF文件：合同審批單（系統(tǒng)導(dǎo)出，含各審批人意見及簽字）；合同最終簽署版（雙方蓋章頁完整）；附件材料（如對方資質(zhì)、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等）；履行過程材料（如驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證、溝通函等，若有）。電子歸檔操作登錄“檔案管理”模塊，選擇“合同歸檔”，整理好的PDF檔案文件，填寫檔案編號、保管期限（如“長期”“10年”“5年”，根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定）、存放位置（如“服務(wù)器合同庫-2024-采購部”“檔案室3號柜-第2層”），系統(tǒng)自動(dòng)檔案臺賬。（五）后續(xù)查詢與維護(hù)檔案查詢支持按合同編號、合同名稱、簽約主體、審批日期、保管期限等多條件檢索，查詢結(jié)果可顯示合同狀態(tài)（如“生效中”“已履行完畢”“已終止”）、檔案存放位置及借閱記錄。動(dòng)態(tài)更新合同履行過程中若發(fā)生變更（如金額調(diào)整、期限延長），需發(fā)起“合同變更審批流程”，審批通過后更新合同信息并補(bǔ)充歸檔變更協(xié)議；合同履行完畢或終止后，及時(shí)更新合同狀態(tài)為“已歸檔-完成”或“已歸檔-終止”。定期盤點(diǎn)檔案管理員*每季度對電子檔案進(jìn)行備份（異地備份+云端存儲），每半年對紙質(zhì)檔案（若有）進(jìn)行盤點(diǎn)，保證檔案與系統(tǒng)記錄一致，防止丟失或損壞。三、核心模板表格設(shè)計(jì)詳解（一）合同基礎(chǔ)信息表（發(fā)起階段填寫）字段名稱填寫要求示例合同編號唯一性，按規(guī)則或手動(dòng)填寫，不得重復(fù)2024-CG-001合同名稱包含簽約主體+核心內(nèi)容+類型，簡潔明確科技公司辦公設(shè)備采購合同甲方（本單位）全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，不可簡稱科技有限公司乙方（合作方）全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、辦公電話商貿(mào)有限公司；91110108MA0567；北京市區(qū)路號；；010-5678合同金額大小寫一致，注明幣種人民幣伍萬元整（￥50,000.00）合同類型下拉選擇：采購/銷售/服務(wù)/勞動(dòng)/技術(shù)/租賃等采購履行期限起止日期，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間）2024-01-01至2024-12-31；2024-06-30交付付款方式分期付款需列明每期金額及條件簽訂后付30%，驗(yàn)收合格后付70%發(fā)起部門選擇部門名稱采購部發(fā)起人經(jīng)辦人姓名，用*代替李*發(fā)起日期系統(tǒng)自動(dòng)或手動(dòng)填寫，格式Y(jié)YYY-MM-DD2024-01-15附件清單列明附件名稱及份數(shù)，對應(yīng)文件1.合同草案；2.營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（二）合同審批流程表（審批階段填寫）審批節(jié)點(diǎn)審批崗位/人員審批意見審批日期審批狀態(tài)（通過/駁回）備注（駁回原因）部門初審部門經(jīng)理*同意提交法務(wù)2024-01-16通過-法務(wù)審核法務(wù)專員*補(bǔ)充違約責(zé)任條款2024-01-17駁回第5條需明確違約金比例業(yè)務(wù)部門修改發(fā)起人李*已補(bǔ)充違約責(zé)任條款2024-01-18-重新提交審批分管副總審批分管副總*同意2024-01-19通過-總經(jīng)理終審總經(jīng)理*同意，同意用印2024-01-20通過-（三）合同檔案管理臺賬表（歸檔階段填寫）檔案編號合同編號合同名稱歸檔日期檔案類型（電子/紙質(zhì)）存放位置（電子路徑/紙質(zhì)柜號）保管期限借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）備注2024-采購部-0012024-CG-001辦公設(shè)備采購合同2024-01-25電子+紙質(zhì)電子：服務(wù)器合同庫/2024/采購部；紙質(zhì)：檔案室3號柜-第2層長期-正本1份，副本3份2024-銷售部-0022024-XS-005軟件技術(shù)服務(wù)合同2024-02-10電子電子：服務(wù)器合同庫/2024/銷售部10年王*；2024-03-01；2024-03-05已履行完畢四、高效使用關(guān)鍵提示（一）信息填寫規(guī)范合同名稱、簽約主體等關(guān)鍵信息需與合同文本完全一致，避免簡稱或錯(cuò)別字；金額、日期等數(shù)值字段需核對大小寫、格式（日期統(tǒng)一為YYYY-MM-DD）；附件需清晰完整，重要文件（如授權(quán)委托書）需加蓋對方公章的掃描件。（二）審批流程注意事項(xiàng)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，嚴(yán)禁超時(shí)未處理或“先簽字后補(bǔ)審”；駁回合同需明確具體修改意見，發(fā)起人修改后需重新提交完整審批流程，不可跳過已通過節(jié)點(diǎn)；涉及重大事項(xiàng)（如金額超50萬元、涉外合同），需同步抄送審計(jì)部*備案。（三）檔案管理安全要求電子檔案需定期備份（每月1次），備份介質(zhì)需異地存放（如總部服務(wù)器+分公司服務(wù)器）；紙質(zhì)檔案需存放在防火、防潮、防蟲的專用檔案柜，重要合同（如不動(dòng)產(chǎn)合同）需單獨(dú)封裝；嚴(yán)禁私自復(fù)制、外傳合同檔案，