采購管理流程及標(biāo)準(zhǔn)操作手冊一、手冊說明本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購管理全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作標(biāo)準(zhǔn)，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求。手冊適用于企業(yè)各部門（含分支機構(gòu)）的所有采購行為，涵蓋物料采購、服務(wù)采購、項目采購等各類場景，是采購人員、需求部門及財務(wù)部門協(xié)同開展工作的指導(dǎo)性文件。二、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有類型的采購活動，包括但不限于：原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包（如保潔、IT運維）、工程項目采購等。涉及部門包括需求提報部門、采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、倉儲管理部門及使用部門。（二）典型應(yīng)用場景常規(guī)采購：需求部門根據(jù)月度/季度計劃提報采購需求，如生產(chǎn)用原材料、日常辦公用品等，按標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行采購。緊急采購：因生產(chǎn)突發(fā)故障、市場供應(yīng)臨時短缺等需緊急采購的情況，啟動簡化流程但需強化審批與記錄。項目采購：針對新建項目、技改項目等專項采購，需結(jié)合項目預(yù)算與進度要求，定制化執(zhí)行采購流程。戰(zhàn)略采購：對長期穩(wěn)定使用的物料或服務(wù)，通過年度框架協(xié)議方式確定供應(yīng)商，后續(xù)執(zhí)行訂單式采購。三、采購管理全流程操作指引采購管理流程分為需求確認→供應(yīng)商管理→合同簽訂→訂單執(zhí)行→驗收入庫→付款結(jié)算六大環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需嚴(yán)格遵循操作標(biāo)準(zhǔn)，保證信息傳遞準(zhǔn)確、責(zé)任劃分清晰。（一）采購需求確認：源頭把控，精準(zhǔn)提報操作目標(biāo)：明確采購需求的真實性、必要性與合理性，保證需求與預(yù)算匹配。責(zé)任部門：需求提報部門、采購部門、財務(wù)部門操作步驟：需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、辦公需求、項目進度），填寫《采購需求申請表》（模板見第四章），注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付時間、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息。需求部門負責(zé)人對需求的必要性、數(shù)量合理性進行初審，簽字確認后提交至采購部門。需求復(fù)核采購部門收到需求后，1個工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點核查：需求描述是否清晰（避免“一批辦公用品”“通用設(shè)備”等模糊表述）；是否存在歷史庫存可滿足（優(yōu)先調(diào)用閑置物資）；是否與現(xiàn)有采購協(xié)議沖突（如戰(zhàn)略采購品類需優(yōu)先執(zhí)行框架協(xié)議）。復(fù)核通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；復(fù)核不通過的，反饋需求部門修改。預(yù)算確認財務(wù)部門在2個工作日內(nèi)核對需求預(yù)算，確認預(yù)算額度是否充足、是否符合企業(yè)預(yù)算管理規(guī)定。預(yù)算通過后，采購部門正式啟動采購流程；預(yù)算不足的，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，按預(yù)算審批流程追加。輸出文檔：《采購需求申請表》（需求部門負責(zé)人、采購部門、財務(wù)部門簽字版）（二）供應(yīng)商管理：公平公正，擇優(yōu)合作操作目標(biāo)：建立合格供應(yīng)商庫，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、價格合理、服務(wù)穩(wěn)定。責(zé)任部門：采購部門、使用部門、法務(wù)部門、質(zhì)檢部門操作步驟：供應(yīng)商尋源根據(jù)采購需求類型，通過以下方式篩選供應(yīng)商：公開招標(biāo)：適用于金額較大（如≥10萬元）或標(biāo)準(zhǔn)化物料，通過企業(yè)官網(wǎng)、招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告；邀請招標(biāo)：適用于3家及以上合格供應(yīng)商可滿足需求的情況，向2-3家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商發(fā)出邀請；詢比價：適用于金額較?。ㄈ纾?0萬元）或緊急采購，向至少3家供應(yīng)商詢價并留存記錄；單一來源采購：僅能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品、緊急維修配件），需提交《單一來源采購申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部門要求供應(yīng)商提供以下資質(zhì)文件（復(fù)印件需加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一）；特殊行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）；質(zhì)量體系認證（如ISO9001）、環(huán)境/職業(yè)健康安全認證（如ISO14001/OHSAS18001，根據(jù)需求選擇）；近3年類似項目業(yè)績證明（合同復(fù)印件）、銀行資信證明。法務(wù)部門審核供應(yīng)商資質(zhì)的合法性（如經(jīng)營范圍、許可證有效期），質(zhì)檢部門審核質(zhì)量認證文件的有效性。資質(zhì)審核通過后，供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》；審核未通過，書面告知供應(yīng)商原因并補充材料。供應(yīng)商考察與評估對金額較大（如≥50萬元）或關(guān)鍵物料供應(yīng)商，由采購部門牽頭，組織使用部門、質(zhì)檢部門組成考察小組，實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制流程、倉儲條件、售后服務(wù)等，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》。每年12月，采購部門組織對合格供應(yīng)商進行年度評估，指標(biāo)包括：價格競爭力、交貨準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度、配合度等，評估結(jié)果分為“優(yōu)秀、合格、不合格”三個等級，不合格供應(yīng)商清退出庫。輸出文檔：《供應(yīng)商尋源記錄表》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》《合格供應(yīng)商名錄》（三）合同簽訂：嚴(yán)謹(jǐn)合規(guī)，規(guī)避風(fēng)險操作目標(biāo)：通過書面合同明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范法律風(fēng)險與商業(yè)糾紛。責(zé)任部門：采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、需求部門操作步驟：合同擬定采購部門根據(jù)談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《采購合同模板》（模板見第四章），擬定合同文本，重點條款包括：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需明確執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或提供技術(shù)附件）；交付時間、地點、方式（如“送貨到指定倉庫，運費由供方承擔(dān)”）；驗收標(biāo)準(zhǔn)與方法（如“按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)驗收，不合格供方負責(zé)退換”）；付款方式（如“驗收合格后30天內(nèi)支付95%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題支付5%”）、發(fā)票類型（如“13%增值稅專用發(fā)票”）；違約責(zé)任（如“逾期交貨每日按合同總額0.5%支付違約金，質(zhì)量不符需7天內(nèi)退換”）、爭議解決方式（如“提交合同簽訂地人民法院訴訟”）。合同審批采購部門將合同文本提交至相關(guān)部門審批，審批流程需求部門：審核標(biāo)的物、數(shù)量、交付時間是否與需求一致；財務(wù)部門：審核價格、付款方式、發(fā)票條款是否符合財務(wù)制度；法務(wù)部門：審核合同條款的合法性、完整性，排查法律風(fēng)險；采購總監(jiān)/總經(jīng)理：根據(jù)合同金額審批（如金額≥50萬元需總經(jīng)理審批）。審批通過后，雙方簽字蓋章（合同需加蓋合同專用章或公章，個人簽字需附法定代表人授權(quán)書）。合同分發(fā)與歸檔合同簽訂后，原件至少3份（采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各1份），復(fù)印件分發(fā)至需求部門、倉儲部門等相關(guān)部門。采購部門在合同簽訂后3個工作日內(nèi)，將合同掃描件、審批記錄、供應(yīng)商資質(zhì)文件等歸檔至“采購合同管理系統(tǒng)”，保存期限不少于合同終止后5年。輸出文檔：《采購合同》（審批簽字版）、《合同審批記錄表》（四）訂單執(zhí)行：全程跟蹤，保證交付操作目標(biāo)：按合同約定監(jiān)督供應(yīng)商履約，保證物料/服務(wù)按時、按質(zhì)交付。責(zé)任部門：采購部門、供應(yīng)商、需求部門操作步驟：訂單下達采購部門根據(jù)合同約定，在供應(yīng)商開始生產(chǎn)/備貨前，向供應(yīng)商下達《采購訂單》（模板見第四章），注明訂單編號、合同編號、物料/服務(wù)信息、交付時間、交付地點、聯(lián)系人等，要求供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)簽字確認并回傳。訂單跟蹤采購專員負責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進度，重點關(guān)注：生產(chǎn)進度（適用于定制化物料，要求供應(yīng)商每周提供生產(chǎn)計劃表）；物流安排（確認發(fā)貨時間、物流公司、運單號，提前通知倉儲部門準(zhǔn)備收貨）；異常處理（如供應(yīng)商可能延期交付，需提前3個工作日告知采購部門，協(xié)商解決方案）。每周五，采購部門匯總《訂單執(zhí)行跟蹤表》，向需求部門反饋進度。交付確認供應(yīng)商按訂單約定時間交付物料/服務(wù)時，需提供《送貨單》（注明訂單編號、物料名稱、數(shù)量、批次號等），由采購部門或需求部門簽收。如需第三方物流運輸，物流公司需提供《貨運清單》，采購部門核對實物與清單一致性后簽收。輸出文檔：《采購訂單》（供應(yīng)商回傳版）、《訂單執(zhí)行跟蹤表》、《送貨單》（五）驗收入庫：嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不合格品操作目標(biāo)：保證交付物料/服務(wù)符合合同約定的質(zhì)量與數(shù)量要求，避免不合格品流入生產(chǎn)/使用環(huán)節(jié)。責(zé)任部門：倉儲部門、質(zhì)檢部門、需求部門、采購部門操作步驟：到貨核對倉儲部門收到物料后，第一時間核對《送貨單》與《采購訂單》信息是否一致（物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次號等），核對無誤后辦理入庫手續(xù)；如數(shù)量不符或外包裝破損，拍照留證并立即通知采購部門與供應(yīng)商溝通。質(zhì)量檢驗質(zhì)檢部門根據(jù)《采購合同》約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在24小時內(nèi)完成檢驗，填寫《檢驗報告》：原材料/成品檢驗：按GB/T2828.1-2012標(biāo)準(zhǔn)抽樣，檢驗項目包括外觀尺寸、功能參數(shù)、成分含量等；服務(wù)類驗收：由需求部門根據(jù)服務(wù)協(xié)議（如IT運維服務(wù)需響應(yīng)時間、故障解決率）填寫《服務(wù)驗收單》；委托第三方檢驗：如需，由采購部門聯(lián)系第三方檢測機構(gòu)（如SGS），出具《檢驗報告》。檢驗結(jié)果分為“合格”“讓步接收”“不合格”：合格：在物料外包裝貼“合格”標(biāo)簽，通知倉儲部門入庫；讓步接收：僅適用于不影響使用的輕微瑕疵（如外觀劃痕），需需求部門負責(zé)人簽字確認后入庫；不合格：填寫《不合格品處理單》，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商在3個工作日內(nèi)退換貨，退換貨費用由供應(yīng)商承擔(dān)。入庫登記倉儲部門對檢驗合格的物料辦理入庫，填寫《入庫單》（模板見第四章），注明物料編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、庫位等信息，并在ERP系統(tǒng)中更新庫存數(shù)據(jù)?！度霂靻巍沸杞?jīng)倉管員、質(zhì)檢員簽字確認，復(fù)印件分發(fā)至采購部門、財務(wù)部門。輸出文檔：《檢驗報告》《服務(wù)驗收單》《不合格品處理單》《入庫單》（六）付款結(jié)算：核對無誤，及時支付操作目標(biāo)：按合同約定及時、準(zhǔn)確支付采購款項，維護企業(yè)信用。責(zé)任部門：財務(wù)部門、采購部門、需求部門操作步驟：對賬供應(yīng)商每月25日前向財務(wù)部門提交《對賬單》（注明合同編號、訂單編號、物料名稱、數(shù)量、金額、發(fā)票號），財務(wù)部門在3個工作日內(nèi)核對《入庫單》《檢驗報告》《采購合同》等單據(jù)，確認應(yīng)付金額無誤。付款申請對賬無誤后，采購部門填寫《付款申請表》（模板見第四章），附《對賬單》《發(fā)票》《入庫單》《檢驗報告》等單據(jù)，按審批流程提交：采購經(jīng)理：審核付款金額與合同一致性；財務(wù)經(jīng)理：審核發(fā)票合規(guī)性、付款賬戶信息；總經(jīng)理：審批大額付款（如≥50萬元）。發(fā)票審核與支付財務(wù)部門收到供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號、項目信息需與企業(yè)一致）后，在5個工作日內(nèi)完成認證，通過網(wǎng)銀或銀行承兌匯票支付款項。付款后，財務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中標(biāo)記“已付款”，并將《付款憑證》復(fù)印件傳遞至采購部門存檔。質(zhì)保金支付合同約定有質(zhì)保期的（如設(shè)備采購?fù)ǔ?2個月），質(zhì)保期滿后，需求部門確認無質(zhì)量問題，填寫《質(zhì)保金支付申請單》，經(jīng)采購部門、財務(wù)部門審核后，支付剩余質(zhì)保金（一般為合同總額的5%-10%）。輸出文檔：《對賬單》《付款申請表》《發(fā)票》《付款憑證》《質(zhì)保金支付申請單》四、常用采購管理模板工具（一）采購需求申請表需求部門需求日期年月日采購類型□物料□服務(wù)□項目預(yù)算編號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量計量單位用途說明期望交付時間年月日交付地點需求部門負責(zé)人簽字日期采購部門復(fù)核意見□通過□不通過（原因：）復(fù)核人：日期財務(wù)部門預(yù)算確認□預(yù)算充足□需調(diào)整（說明：）審核人：日期（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話申請采購品類申請日期年月日資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□稅務(wù)登記證□組織機構(gòu)代碼證□行業(yè)許可證□質(zhì)量體系認證□環(huán)境/職業(yè)健康安全認證□業(yè)績證明□銀行資信證明文件審核情況□齊全□不齊全（缺失：）有效期審核：□全部有效□部分過期（過期項目：）法務(wù)部門意見□資質(zhì)合法□資質(zhì)不符（說明：）審核人：日期質(zhì)檢部門意見□質(zhì)量認證有效□認證無效（說明：）審核人：日期采購部門結(jié)論□納入合格供應(yīng)商名錄□暫緩納入□拒絕納入負責(zé)人：日期（三）采購合同模板（簡化版）合同編號：________簽訂地點：________簽訂日期：____年__月__日甲方（采購方）：________公司地址：________法定代表人：________聯(lián)系人：________電話：________乙方（供應(yīng)方）：________公司地址：________法定代表人：________聯(lián)系人：________電話：________根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方平等協(xié)商，就甲方采購乙方物料/服務(wù)事宜，達成如下協(xié)議：標(biāo)的物信息名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總金額（元）合計總金額（大寫）：________元整（￥________）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方交付的標(biāo)的物需符合________標(biāo)準(zhǔn)（可附技術(shù)附件），保證全新、未使用、無質(zhì)量瑕疵。交付時間：____年__月__日前地點：________（甲方指定倉庫）方式：乙方負責(zé)運輸并承擔(dān)運費，交付前風(fēng)險由乙方承擔(dān)。驗收甲方應(yīng)在收到標(biāo)的物后____個工作日內(nèi)驗收，驗收合格后簽署《驗收單》；驗收不合格的，乙方應(yīng)在____個工作日內(nèi)退換貨，相關(guān)費用由乙方承擔(dān)。付款方式驗收合格后_日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的_%；質(zhì)保期為_個月，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付剩余_%。違約責(zé)任乙方逾期交貨的，每逾期1日按合同總額的____%支付違約金；標(biāo)的物質(zhì)量不合格的，甲方有權(quán)拒收，乙方應(yīng)退還全部款項并賠償損失。爭議解決：本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交________人民法院訴訟解決。其他：本合同一式_份，甲乙雙方各執(zhí)_份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________日期：____年__月__日乙方（蓋章）：________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________日期：____年__月__日（四）入庫單入庫單編號入庫日期年月日供應(yīng)商名稱合同編號物料編碼物料名稱規(guī)格型號單位檢驗結(jié)果□合格□讓步接收□不合格（檢驗員：）倉管員質(zhì)檢員（五）付款申請表供應(yīng)商名稱合同編號付款批次□第1期□第2期□質(zhì)保金付款金額（大寫）________元整（小寫）￥________申請部門采購部門付款事由□驗收合格付款□預(yù)付款□質(zhì)保金付款附件清單□對賬單□發(fā)票□入庫單□檢驗報告□合同復(fù)印件采購部門意見負責(zé)人：日期財務(wù)部門意見經(jīng)理：日期總經(jīng)理審批日期付款信息開戶名：________開戶行：________賬號：________五、關(guān)鍵風(fēng)險控制與操作提醒（一）合規(guī)性風(fēng)險嚴(yán)禁“化整為零”規(guī)避招標(biāo)：單項采購金額達到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如≥10萬元）的，必須通過公開/邀請招標(biāo)方式執(zhí)行，不得拆分需求規(guī)避審批。供應(yīng)商資質(zhì)必須審核：嚴(yán)禁與無資質(zhì)或資質(zhì)過期的供應(yīng)商合作，特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）需核查行業(yè)許可證有效期。合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)：付款方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款不得模糊，法務(wù)部門必須參與合同審核，避免“口頭協(xié)議”“補充協(xié)議代替主合同”。（二）成本控制風(fēng)險優(yōu)先執(zhí)行戰(zhàn)略采購：對年度用量大的物料（如原材料、辦公用品），需通過年度框架協(xié)議鎖定價格