合同信息管理及審核工具集使用指南一、適用場景與核心價值本工具集適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在合同全生命周期管理中的信息記錄、流轉(zhuǎn)審核與風(fēng)險控制場景，具體包括但不限于：企業(yè)法務(wù)部門：集中管理公司所有合同文本，跟蹤審核進度，統(tǒng)一合規(guī)性把控；采購與供應(yīng)鏈部門：規(guī)范采購合同簽訂流程，保證供應(yīng)商信息、采購條款與訂單一致性；項目部/業(yè)務(wù)部門：高效管理項目合作合同，實時掌握合同履行狀態(tài)，避免履約風(fēng)險；財務(wù)部門：關(guān)聯(lián)合同金額與付款節(jié)點，保證資金支付與合同約定匹配。通過標(biāo)準(zhǔn)化信息錄入、流程化審核管控及可視化數(shù)據(jù)統(tǒng)計，工具集可顯著提升合同管理效率，降低人工操作誤差，實現(xiàn)合同信息“可追溯、可監(jiān)控、可優(yōu)化”。二、工具集操作流程詳解（一）第一步：系統(tǒng)初始化與基礎(chǔ)配置登錄系統(tǒng)：使用企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄合同管理平臺，進入“工具集”模塊；選擇合同類型：根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇合同模板（如采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等），或“自定義模板”創(chuàng)建符合企業(yè)特定需求的合同類型；配置審核流程：根據(jù)合同金額、類型或重要性設(shè)置審核節(jié)點（如部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)），并指定各環(huán)節(jié)審核人（如審核人設(shè)置為經(jīng)理、總監(jiān)）；設(shè)置字段規(guī)則：定義必填項（如合同編號、合同金額、簽訂日期）、數(shù)據(jù)格式（如金額需為數(shù)字、日期需為YYYY-MM-DD）及校驗規(guī)則（如合同編號需唯一）。（二）第二步：合同基礎(chǔ)信息錄入填寫合同基本信息：在“合同信息錄入表”中依次填寫以下核心字段（以采購合同為例）：合同編號：按規(guī)則自動（如“CG-2024-X”）或手動輸入（需保證唯一性）；合同名稱：明確反映合同內(nèi)容，如“辦公設(shè)備采購合同”；合同主體：甲方（采購方，如“科技有限公司”）、乙方（供應(yīng)商，如“商貿(mào)有限公司”），需填寫全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人及電話；合同金額：含含稅價、不含稅價及稅率，需與合同文本一致；簽訂日期：以合同實際簽署日期為準(zhǔn)；履約期限：明確開始日期、截止日期及關(guān)鍵節(jié)點（如交貨期、驗收期）；關(guān)聯(lián)項目：如合同隸屬于“辦公樓裝修項目”，需關(guān)聯(lián)對應(yīng)項目編號。合同附件：掃描或拍照合同文本、附件（如技術(shù)參數(shù)表、報價單、資質(zhì)證明等），保證附件清晰、完整，每份附件命名規(guī)范（如“合同_20240501.pdf”）。（三）第三步：合同條款與關(guān)聯(lián)導(dǎo)入合同條款：將合同核心條款（如付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式）錄入系統(tǒng)，或通過“文本提取”功能從的合同附件中自動識別并導(dǎo)入關(guān)鍵條款；設(shè)置條款校驗規(guī)則：對重要條款（如付款方式是否為“分期付款”、違約責(zé)任是否明確）設(shè)置合規(guī)性校驗，若條款不符合預(yù)設(shè)規(guī)則，系統(tǒng)將自動提示“需人工復(fù)核”；關(guān)聯(lián)審批單：如合同涉及內(nèi)部審批（如預(yù)算審批、用印審批），需關(guān)聯(lián)對應(yīng)審批單編號，保證審批流程與合同流程同步。（四）第四步：審核流程發(fā)起與跟蹤提交審核：確認(rèn)合同信息無誤后，“提交審核”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至第一個審核節(jié)點（如部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理）；審核人操作：審核人登錄系統(tǒng)后，可查看合同基本信息、附件及條款，通過以下方式處理：通過：“審核通過”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點；駁回：填寫駁回原因（如“乙方資質(zhì)不全”“合同金額超預(yù)算”），系統(tǒng)將合同退回至錄入人，錄入人修改后需重新提交；補充材料：要求補充附件（如“需補充供應(yīng)商最新營業(yè)執(zhí)照”），錄入人后再次提交。跟蹤審核進度：錄入人可在“我的合同”中查看當(dāng)前審核節(jié)點、審核人及處理狀態(tài)，系統(tǒng)將通過站內(nèi)消息提醒審核人及時處理。（五）第五步：審核結(jié)果處理與報告歸檔生效：所有審核節(jié)點通過后，系統(tǒng)自動將合同狀態(tài)更新為“已生效”，并唯一歸檔編號；審核報告：“審核報告”，系統(tǒng)自動匯總合同基本信息、審核意見、審核記錄及附件清單，支持導(dǎo)出為PDF或Excel格式，用于備案或?qū)徲?；關(guān)聯(lián)付款/履約計劃：對于生效合同，財務(wù)部門可關(guān)聯(lián)付款節(jié)點（如“首付款60%于簽訂后10日內(nèi)支付”），項目部可關(guān)聯(lián)履約任務(wù)（如“乙方需于2024-06-01前完成設(shè)備交付”）。（六）第六步：合同歸檔與動態(tài)管理電子歸檔：生效合同自動存儲至“合同檔案庫”，支持按合同編號、名稱、簽訂日期、狀態(tài)等條件檢索；變更管理：若需變更合同內(nèi)容（如金額調(diào)整、期限延長），需發(fā)起“合同變更申請”，經(jīng)重新審核通過后，系統(tǒng)將變更記錄并更新原合同信息；統(tǒng)計分析：系統(tǒng)提供“合同臺賬”“審核效率統(tǒng)計”“履約風(fēng)險預(yù)警”等報表，幫助管理者掌握合同整體情況（如“本月采購合同平均審核時長為3天”“逾期未履行合同2份”）。三、核心表格模板與字段說明（一）合同基本信息表（示例）字段名稱字段類型是否必填說明示例合同編號文本是系統(tǒng)唯一標(biāo)識，規(guī)則：合同類型-年份-流水號（如“CG-2024-001”）CG-2024-001合同名稱文本是簡明扼要反映合同內(nèi)容辦公電腦采購合同甲方名稱文本是采購方/服務(wù)需求方全稱科技有限公司乙方名稱文本是供應(yīng)商/服務(wù)提供方全稱商貿(mào)有限公司合同金額（元）數(shù)字是含稅總金額，保留兩位小數(shù)50000.00簽訂日期日期是合同簽署日期，格式：YYYY-MM-DD2024-05-01合同類型下拉選項是采購合同/服務(wù)合同/租賃合同/勞動合同等采購合同合同狀態(tài)下拉選項是草稿/審核中/已生效/已變更/已終止/已履行完畢已生效負(fù)責(zé)人文本是合同對接人姓名附件清單文件是合同文本、附件等，支持多文件合同.pdf、報價單.xlsx（二）審核意見表（示例）審核環(huán)節(jié)審核人審核時間審核意見處理結(jié)果備注部門初審*經(jīng)理2024-05-0209:00乙方資質(zhì)材料中缺少2023年度審計報告，請補充駁回需5月3日前補充法務(wù)合規(guī)審核*法務(wù)2024-05-0314:30合同違約責(zé)任條款明確，符合公司《合同管理辦法》要求通過-分管領(lǐng)導(dǎo)終審*總監(jiān)2024-05-0410:15同意簽署，按約定流程辦理用印通過-（三）合同變更記錄表（示例）變更編號原合同編號變更內(nèi)容變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容變更日期審批人備注BG-2024-001CG-2024-001合同金額調(diào)整50000.00元55000.00元（因原材料漲價）2024-05-10*總監(jiān)需重新走審核流程四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）信息錄入準(zhǔn)確性保障合同編號、主體名稱、金額等核心字段需與合同文本嚴(yán)格一致，避免因錄入錯誤導(dǎo)致法律風(fēng)險；統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等信息需通過“國家企業(yè)信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗，保證乙方主體合法有效；附件需完整，如采購合同需同時包含報價單、技術(shù)參數(shù)及供應(yīng)商資質(zhì)文件。（二）審核時效性控制審核人需在收到審核任務(wù)后1個工作日內(nèi)完成初審，復(fù)雜合同不超過3個工作日；若因特殊情況無法按時審核，需在系統(tǒng)中說明原因并聯(lián)系錄入人延期，避免流程卡頓；系統(tǒng)將自動記錄審核時長，對超時未處理的節(jié)點進行“逾期提醒”。（三）保密與權(quán)限管理合同信息涉及商業(yè)秘密，系統(tǒng)需設(shè)置分級權(quán)限：普通員工僅可查看經(jīng)手合同，法務(wù)/管理員可查看所有合同，外部人員需申請臨時訪問權(quán)限；禁止將合同內(nèi)容、審核意見等敏感信息通過QQ等非加密渠道傳遞；員工離職時，管理員需及時關(guān)閉其合同管理權(quán)限，并回收相關(guān)數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。（四）合同變更規(guī)范變更申請需明確變更原因、內(nèi)容及對原合同的影響，經(jīng)原審核人重新審核通過后方可生效；重大變更（如合同金額增減超30%、主體變更）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及以上層級審批；變更后的合同需重新歸檔，原合同狀態(tài)更新為“已變更”，并保留變更記錄備查。（五）檔案保存與合規(guī)要求電子合同需長期保存，保存期限不少于合同終止后10年，支持定期備份至本地服務(wù)器或云端；涉及訴訟、仲裁的合同，需在法律程序結(jié)束后單獨歸檔，并標(biāo)注“涉訴合同”標(biāo)識；審計、檢查時，需在2個工作日內(nèi)提供合同原件（或掃描件）及審核報告。（六）系統(tǒng)操作常見