企業(yè)行政采購申請與審批操作手冊一、手冊說明為規(guī)范企業(yè)行政采購管理流程，明確各部門職責，提高采購效率與資金使用效益，保證采購活動的合規(guī)性、透明性，特制定本操作手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門行政類采購（含日常辦公用品、固定資產(chǎn)、行政服務(wù)等）的申請、審批及執(zhí)行全流程，旨在為相關(guān)人員提供標準化操作指引。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門因工作需要開展的行政類采購活動，涵蓋但不限于以下類型：日常辦公用品采購：如文具、紙張、耗材、清潔用品等；固定資產(chǎn)采購：如辦公設(shè)備（電腦、打印機）、家具（辦公桌椅）、電器（空調(diào)、冰箱）等；行政服務(wù)采購：如保潔服務(wù)、維修服務(wù)、綠植租賃、會議服務(wù)等；其他行政類采購：如員工福利物品、活動物料等。（二）業(yè)務(wù)場景新員工入職：需采購辦公文具、工位用品等；部門日常辦公：耗材不足需補充，或新增設(shè)備需求；辦公環(huán)境優(yōu)化：如維修損壞設(shè)施、更新老化家具；企業(yè)活動支持：如年會、培訓(xùn)、客戶接待等需采購相關(guān)物料或服務(wù)；固定資產(chǎn)更新：現(xiàn)有設(shè)備達到使用年限或損壞需更換。三、采購申請與審批全流程操作指引行政采購申請與審批需遵循“需求發(fā)起→部門審核→采購部審核→財務(wù)復(fù)核→領(lǐng)導(dǎo)審批→結(jié)果反饋→執(zhí)行歸檔”的標準流程，各環(huán)節(jié)責任人及操作要求（一）第一步：需求發(fā)起與申請?zhí)顚懾熑稳耍翰少徤暾埲耍ㄒ话銥椴块T經(jīng)辦人/需求人）操作內(nèi)容：確認采購需求：申請人需明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額及使用時間，保證需求合理、必要。填寫《行政采購申請表》：根據(jù)模板要求完整填寫信息（詳見第四章模板），重點說明：采購明細（含物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、總價）；采購事由（簡述用途及必要性，如“為滿足部門日常辦公耗材需求”）；預(yù)算來源（如“部門年度行政預(yù)算”“專項費用”等）；緊急程度（如“常規(guī)”“緊急”，緊急需注明原因）。附件準備：根據(jù)采購類型補充必要材料，如：固定資產(chǎn)采購：需附《固定資產(chǎn)采購需求評估表》（由資產(chǎn)管理部門出具）；大額采購（單筆≥5000元）：需提供3家以上供應(yīng)商比價報價單；服務(wù)類采購：需附《服務(wù)需求說明書》（明確服務(wù)標準、期限、驗收要求等）。注意事項：申請表信息需真實、準確，不得虛報、漏報；預(yù)估預(yù)算需符合公司費用標準，避免后期審批超支。（二）第二步：部門負責人審核責任人：申請人所在部門負責人操作內(nèi)容：審核需求合理性：確認采購需求是否符合部門工作計劃，是否為必要支出，避免重復(fù)采購或浪費。審核預(yù)算合規(guī)性：核對采購預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需說明理由并附《預(yù)算調(diào)整申請表》。審批簽字：審核通過后，在《行政采購申請表》“部門負責人意見”欄簽字確認，并注明日期。注意事項：部門負責人需對需求的真實性負責，對不合理或超預(yù)算需求應(yīng)退回申請人并說明原因。（三）第三步：采購部審核責任人：采購部專員/負責人操作內(nèi)容：審核材料完整性：檢查申請表及附件是否齊全（如比價報價單、資產(chǎn)評估表等），缺失材料需通知申請人補充。審核采購可行性：對于常規(guī)物品，核查庫存情況，優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商；對于新品類或大額采購，審核供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、價格合理性（對比歷史采購價或市場價）；對于服務(wù)類采購，審核服務(wù)方案是否符合公司要求。審批意見：審核通過：在“采購部意見”欄簽字，明確供應(yīng)商（如“從供應(yīng)商采購”）或采購方式（如“公開招標”“詢價采購”）；審核不通過：注明原因（如“價格高于市場均價”“供應(yīng)商資質(zhì)不符”），退回申請人調(diào)整。注意事項：采購部需建立合格供應(yīng)商名錄，定期更新；對緊急采購需求（如48小時內(nèi)需到貨），可簡化流程，但事后需補齊比價材料。（四）第四步：財務(wù)部復(fù)核責任人：財務(wù)部專員/經(jīng)理操作內(nèi)容：審核預(yù)算與票據(jù)：核對采購預(yù)算是否與公司財務(wù)制度一致，大額支出需檢查資金是否落實。審核價格與條款：確認采購價格、付款方式（如“預(yù)付30%到貨付70%”）是否符合財務(wù)審批權(quán)限，避免違規(guī)付款。復(fù)核意見：審核通過后，在“財務(wù)部復(fù)核意見”欄簽字；若涉及預(yù)算外支出，需提交財務(wù)負責人審批。注意事項：財務(wù)部有權(quán)對不合理預(yù)算或價格提出質(zhì)疑，保證資金使用合規(guī)、高效。（五）第五步：領(lǐng)導(dǎo)審批責任人：分管行政副總/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限）操作內(nèi)容：審批權(quán)限劃分（示例）：金額≤1000元：行政部負責人審批；1000元＜金額≤5000元：分管行政副總審批；金額＞5000元：總經(jīng)理審批。審批內(nèi)容：重點審核采購的必要性、預(yù)算合理性及流程合規(guī)性，審批后在“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽字確認。注意事項：領(lǐng)導(dǎo)審批需在2個工作日內(nèi)完成，緊急需求可加急處理。（六）第六步：結(jié)果反饋與執(zhí)行責任人：采購部申請人操作內(nèi)容：反饋審批結(jié)果：采購部將審批通過的《行政采購申請表》復(fù)印件反饋給申請人，告知預(yù)計采購時間。采購執(zhí)行：采購部根據(jù)審批結(jié)果聯(lián)系供應(yīng)商，下單采購并跟蹤物流進度；申請人需配合驗收（如核對物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量），驗收合格后在《采購驗收單》上簽字。付款與歸檔：采購部憑審批通過的申請表、驗收單、發(fā)票到財務(wù)部辦理付款；所有采購資料（申請表、附件、驗收單、發(fā)票）由采購部統(tǒng)一歸檔保存，保存期限≥3年。注意事項：驗收不合格的物品，采購部需及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，保證不影響正常工作。四、常用采購申請表模板（一）日常辦公用品采購申請表申請部門申請人申請日期采購事由□日常補充□新增需求□其他：（請注明）緊急程度□常規(guī)□緊急（緊急原因：）預(yù)算來源□部門預(yù)算□專項費用□其他序號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）12………………合計金額（元）部門負責人意見：簽字：日期：采購部意見：簽字：日期：財務(wù)部復(fù)核意見：簽字：日期：領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：驗收情況：□合格□不合格（不合格原因：）驗收人簽字：日期：實際采購金額（元）（二）固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請人申請日期使用人資產(chǎn)類別□辦公設(shè)備□家具□電器□其他預(yù)算來源□部門預(yù)算□專項費用采購事由□新增□更換（原資產(chǎn)編號：）□維修升級緊急程度□常規(guī)□緊急預(yù)計使用年限序號物品名稱規(guī)格型號品牌單位數(shù)量12合計金額（元）部門負責人意見：簽字：日期：采購部意見：簽字：日期：資產(chǎn)管理部門評估意見：簽字：日期：財務(wù)部復(fù)核意見：簽字：日期：領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：驗收情況（資產(chǎn)編號：）驗收人簽字：日期：領(lǐng)用部門簽字：日期：實際采購金額（元）五、操作常見問題與注意事項（一）申請?zhí)顚懖灰?guī)范問題表現(xiàn)：采購事由模糊、規(guī)格型號不明確、預(yù)估預(yù)算與實際差異過大（超20%）。解決方法：申請人需詳細描述需求（如“A4紙80g白色，500張/包”），可通過市場詢價或參考歷史采購價確定預(yù)算，誤差超10%需重新填寫申請。（二）審批超時問題表現(xiàn)：部門負責人或領(lǐng)導(dǎo)因工作繁忙未及時審批，導(dǎo)致采購延遲。解決方法：常規(guī)審批需在3個工作日內(nèi)完成，緊急審批需在1個工作日內(nèi)完成；采購部可通過OA系統(tǒng)或郵件提醒審批人，超時未審批需向行政部負責人報備。（三）采購合規(guī)性風險問題表現(xiàn)：未從合格供應(yīng)商采購、未履行比價程序、大額采購無合同。解決方法：優(yōu)先從公司合格供應(yīng)商庫采購，新供應(yīng)商需經(jīng)采購部資質(zhì)審核；單筆≥3000元的采購需提供3家以上比價記錄，≥10000元需簽訂正式采購合同；合同需明確標的、價格、交付時間、驗收標準及違約責任，由采購部和法務(wù)部審核。（四）驗收與付款問題問題表現(xiàn)：驗收不嚴格（如數(shù)量不符、質(zhì)量缺陷）、付款未附完整單據(jù)。解決方法：申請人需當場驗收，核對物品與申請表一致，留存驗收照片；付款需提供審批通過的申請表、驗收單、發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱），缺失任一單據(jù)財務(wù)部有權(quán)拒付。（五）緊急采購處理問題表現(xiàn)：突發(fā)需求（如辦公設(shè)備損壞需立即更換）無法走正常流程。解決方法：申請人需填寫《緊急采購申請表》，注明緊急原因及預(yù)計交付時間，經(jīng)部門負責人和分管副總簽字后，可先采購后補材料；緊急采購后