行政公文撰寫與管理制度手冊前言為規(guī)范公司行政公文的撰寫、審核、傳遞與管理工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，保證政令暢通、信息傳遞準(zhǔn)確，依據(jù)國家《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及公司實(shí)際情況，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在行政管理活動中形成的各類公文，涵蓋公文撰寫規(guī)范、管理制度及操作流程，是各部門開展公文工作的指導(dǎo)性文件。一、總則（一）行政公文定義與作用行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹公司決策部署、請示和答復(fù)問題、部署和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要載體。其核心作用包括：規(guī)范行為、溝通信息、留存憑證、推動工作落實(shí)。（二）公文分類與適用范圍根據(jù)內(nèi)容和使用場景，公司行政公文主要分為以下類型：通知：發(fā)布規(guī)章制度、批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項(xiàng)等（如《關(guān)于2024年節(jié)假日放假安排的通知》）。報(bào)告：向上級或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問題、提出建議等（如《關(guān)于Q3市場拓展工作情況的報(bào)告》）。請示：向上級或公司領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)（如《關(guān)于申請舉辦年度客戶答謝會的請示》）。函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問/答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)（如《關(guān)于商請協(xié)助開展員工培訓(xùn)的函》）。紀(jì)要：記載會議主要事項(xiàng)和議定事項(xiàng)（如《項(xiàng)目推進(jìn)會會議紀(jì)要》）。（三）公文撰寫基本原則準(zhǔn)確規(guī)范：內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，語言表述規(guī)范，避免歧義。簡明扼要：突出重點(diǎn)，邏輯清晰，避免冗長空話，控制篇幅（一般不超過2000字，重大事項(xiàng)除外）。時(shí)效性強(qiáng)：及時(shí)起草、審核、印發(fā)，保證公文在有效期內(nèi)發(fā)揮作用。統(tǒng)一格式：嚴(yán)格遵循公文格式標(biāo)準(zhǔn)，保證版式、字體、要素等規(guī)范統(tǒng)一。二、常用公文類型撰寫規(guī)范（一）通知類公文1.適用情境與范圍適用于發(fā)布公司規(guī)章制度、批轉(zhuǎn)上級/下級文件、部署具體工作、告知重要事項(xiàng)（如人事任免、活動安排、政策調(diào)整等）。是公司內(nèi)部使用頻率最高的公文類型。2.撰寫步驟與規(guī)范步驟1：確定標(biāo)題格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，如“行政部關(guān)于規(guī)范辦公用品管理的通知”；若為轉(zhuǎn)發(fā)類通知，可簡化為“轉(zhuǎn)發(fā)《文件》的通知”，并在說明轉(zhuǎn)發(fā)目的。步驟2：明確主送機(jī)關(guān)頂格書寫，指公文的接收單位或部門。若涉及多個(gè)部門，用頓號分隔（如“各部門、各分支機(jī)構(gòu)”）；若涉及層級單位，用逗號分隔（如“各分公司、項(xiàng)目部”）。步驟3：撰寫開頭：說明發(fā)文緣由，依據(jù)政策、工作需求或?qū)嶋H情況（如“為響應(yīng)公司降本增效要求，規(guī)范辦公用品采購流程……”）。主體：分條列項(xiàng)說明具體事項(xiàng)，使用“一、”“二、”“三……”序號，每條內(nèi)容明確“做什么、怎么做、誰負(fù)責(zé)”。結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或生效時(shí)間（如“本通知自發(fā)布之日起執(zhí)行，請各部門嚴(yán)格遵照執(zhí)行”）。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（如“公司行政部”），日期用中文大寫（如“二〇二四年五月二十日”），需加蓋公章。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題行政部關(guān)于規(guī)范辦公用品管理的通知主送機(jī)關(guān)各部門、各分支機(jī)構(gòu)開頭為規(guī)范公司辦公用品采購、領(lǐng)用流程，降低行政成本，提高使用效率，根據(jù)《公司費(fèi)用管理辦法》，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知主體一、辦公用品采購范圍包括辦公用紙、文具、耗材等（具體清單見附件1）。二、采購流程各部門每月25日前提交下月需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部，行政部匯總后統(tǒng)一采購。三、領(lǐng)用管理員工領(lǐng)用需填寫《辦公用品領(lǐng)用表》（附件2），經(jīng)部門簽字確認(rèn)后至行政部領(lǐng)取。結(jié)尾本通知自2024年6月1日起執(zhí)行，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。落款公司行政部日期二〇二四年四月三十日附件1.《辦公用品采購清單》2.《辦公用品領(lǐng)用表》4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)通知內(nèi)容需具體可操作，避免使用“原則上”“盡量”等模糊表述；涉及附件的，需在末尾注明附件名稱及數(shù)量；人事任免類通知需明確任免職務(wù)、生效時(shí)間，如“任命*為市場部經(jīng)理，任期自發(fā)布之日起”。（二）報(bào)告類公文1.適用情境與范圍適用于向上級領(lǐng)導(dǎo)或公司決策層匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問題、提出建議，或答復(fù)上級詢問（如季度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作匯報(bào)、問題整改情況說明等）。2.撰寫步驟與規(guī)范步驟1：擬定標(biāo)題格式為“事由+文種”，如“關(guān)于2024年Q1銷售工作進(jìn)展的報(bào)告”；若為專項(xiàng)報(bào)告，可加上“專項(xiàng)”二字（如“關(guān)于安全生產(chǎn)隱患排查整改專項(xiàng)報(bào)告”）。步驟2：確定主送機(jī)關(guān)頂格書寫，一般為“公司領(lǐng)導(dǎo)”“總經(jīng)理辦公會”或具體分管領(lǐng)導(dǎo)（如“尊敬的*總”）。步驟3：撰寫開頭：概述報(bào)告背景和目的，簡明說明報(bào)告周期或事項(xiàng)（如“根據(jù)公司年度工作部署，現(xiàn)將2024年第一季度銷售工作進(jìn)展情況匯報(bào)如下……”）。主體：分模塊匯報(bào)內(nèi)容，如“工作完成情況”“存在問題”“下一步計(jì)劃”，數(shù)據(jù)需準(zhǔn)確（可用表格呈現(xiàn)），問題需具體，建議需可行。結(jié)尾：總結(jié)性陳述，或請求領(lǐng)導(dǎo)指示（如“以上報(bào)告請審閱，如有不當(dāng)之處，請領(lǐng)導(dǎo)批評指正”）。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文部門或個(gè)人（部門報(bào)告需加蓋部門章，個(gè)人報(bào)告需手寫簽名），日期為中文大寫。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于2024年Q1銷售工作進(jìn)展的報(bào)告主送機(jī)關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)開頭2024年第一季度，銷售部圍繞“穩(wěn)增長、拓市場”目標(biāo)，積極開展各項(xiàng)工作，現(xiàn)將主要進(jìn)展情況匯報(bào)主體一、工作完成情況1.銷售額：實(shí)現(xiàn)銷售額5000萬元，同比增長15%，完成季度目標(biāo)的90%；2.客戶開發(fā)：新增客戶20家，其中重點(diǎn)客戶5家（詳見附件1《新增客戶清單》）；3.市場活動：組織行業(yè)展會3場，線上推廣活動2場，累計(jì)觸達(dá)客戶1.2萬人次。二、存在問題1.部分產(chǎn)品庫存周轉(zhuǎn)率較低，占用資金約300萬元；2.華南區(qū)域銷售團(tuán)隊(duì)人員缺口3人，影響市場拓展進(jìn)度。三、下一步計(jì)劃1.優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，計(jì)劃6月底前完成滯銷產(chǎn)品清倉；2.加快華南區(qū)域招聘，7月初完成團(tuán)隊(duì)補(bǔ)員。結(jié)尾以上為Q1銷售工作整體情況，下一步將緊盯目標(biāo)，保證完成上半年任務(wù)。請領(lǐng)導(dǎo)審閱。落款銷售部日期二〇二四年四月十日附件附件1：《2024年Q1新增客戶清單》4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)報(bào)告需客觀真實(shí)，不夸大成績、不隱瞞問題，數(shù)據(jù)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核；邏輯結(jié)構(gòu)清晰，避免內(nèi)容交叉重復(fù)，重要數(shù)據(jù)建議用圖表輔助說明；不夾帶請示事項(xiàng)（如需批準(zhǔn)，應(yīng)另文請示）。（三）請示類公文1.適用情境與范圍適用于向上級領(lǐng)導(dǎo)或公司決策層請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)（如預(yù)算申請、項(xiàng)目立項(xiàng)、人事任免、制度修訂等），特點(diǎn)是“一文一事”，不得夾帶報(bào)告內(nèi)容。2.撰寫步驟與規(guī)范步驟1：擬定標(biāo)題格式為“事由+文種”，如“關(guān)于申請舉辦2024年度客戶答謝會的請示”；若為多項(xiàng)請示，需合并為同一事由（如“關(guān)于申請?jiān)黾禹?xiàng)目預(yù)算及調(diào)整工期的請示”）。步驟2：確定主送機(jī)關(guān)頂格書寫，只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)（如“尊敬的*總”“總經(jīng)理辦公會”），避免多頭請示。步驟3：撰寫開頭：說明請示緣由，引用政策、背景或?qū)嶋H需求（如“為維護(hù)客戶關(guān)系，提升品牌影響力，擬于2024年6月舉辦年度客戶答謝會，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請示如下……”）。主體：明確請示事項(xiàng)，具體說明“需要批準(zhǔn)什么”“為什么需要批準(zhǔn)”“實(shí)施方案”（如“擬邀請客戶100人，預(yù)算20萬元，具體方案見附件”）。結(jié)尾：使用規(guī)范請示用語，如“妥否，請批示”“以上請示，請予審批”。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文部門全稱，日期為中文大寫，需加蓋部門章。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于申請舉辦2024年度客戶答謝會的請示主送機(jī)關(guān)尊敬的*總開頭為感謝客戶長期支持，深化合作關(guān)系，擬于2024年6月15日在酒店舉辦“2024年度客戶答謝會”?，F(xiàn)將具體方案請示主體一、活動主題“攜手同行，共創(chuàng)未來”——公司2024年度客戶答謝會二、活動安排1.時(shí)間：2024年6月15日14:00-18:00；2.地點(diǎn)：酒店三樓宴會廳；3.參會人員：重要客戶100人（名單見附件1）、公司領(lǐng)導(dǎo)及員工代表20人。三、預(yù)算說明預(yù)計(jì)總費(fèi)用20萬元，主要用于場地租賃、餐飲、禮品及宣傳物料（明細(xì)見附件2《預(yù)算表》）。結(jié)尾以上方案妥否，請領(lǐng)導(dǎo)批示。落款市場部日期二〇二四年四月二十五日附件附件1：《參會客戶名單》附件2：《客戶答謝會預(yù)算表》4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)必須“一文一事”，一份請示只請示一個(gè)事項(xiàng)；緣由要充分，依據(jù)要明確（如引用公司制度、上級文件等）；不得抄送下級機(jī)關(guān)，涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)需事先會簽。（四）函類公文1.適用情境與范圍適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間（如公司與合作單位、公司與行業(yè)協(xié)會、公司內(nèi)部平級部門）商洽工作、詢問/答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)（如《關(guān)于商請協(xié)助提供場地支持的函》《關(guān)于事項(xiàng)的復(fù)函》）。2.撰寫步驟與規(guī)范步驟1：擬定標(biāo)題格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，或“事由+文種”（如“關(guān)于商請協(xié)助開展員工培訓(xùn)的函”“關(guān)于項(xiàng)目延期復(fù)函”）。步驟2：確定主送機(jī)關(guān)頂格書寫，為需要商洽或答復(fù)的單位/部門全稱（如“人力資源有限公司”“財(cái)務(wù)部”）。步驟3：撰寫開頭：說明發(fā)函目的或背景（如“為提升員工專業(yè)技能，我部擬與貴公司合作開展年度培訓(xùn)……”）。主體：清晰說明函告事項(xiàng)，包括具體需求、依據(jù)、期望回復(fù)時(shí)間（如“擬邀請貴公司派2名講師授課，主題為《職場溝通技巧》，時(shí)間為2024年5月10日，請貴公司于5月5日前反饋講師信息”）。結(jié)尾：根據(jù)函件類型使用規(guī)范用語：商洽函：“以上事宜，盼予函復(fù)”“專此函達(dá)，請予支持”；詢問函：“以上問題，請予答復(fù)”；答復(fù)函：“專此函復(fù)”“此復(fù)”。步驟4：標(biāo)注落款與日期落款為發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，日期為中文大寫，需加蓋公章（部門間函件可加蓋部門章）。3.標(biāo)準(zhǔn)模板示例要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于商請協(xié)助提供場地支持的函主送機(jī)關(guān)酒店管理有限公司開頭為舉辦“2024年行業(yè)創(chuàng)新論壇”，我司需租賃場地一處，經(jīng)知曉貴公司具備會議承辦經(jīng)驗(yàn)，特致函商請支持。主體一、活動需求1.時(shí)間：2024年6月8日9:00-17:00；2.地點(diǎn)：需容納200人會議室（配備投影、音響設(shè)備）；3.其他：提供茶歇、午餐。二、合作事項(xiàng)懇請貴公司提供場地租賃方案（含報(bào)價(jià)），并于5月20日前反饋至我司聯(lián)系人*（電話：X-X）。結(jié)尾以上事宜，盼予支持為盼。落款公司辦公室日期二〇二四年五月八日4.關(guān)鍵注意事項(xiàng)語氣平和、謙遜，避免使用命令式語言（如“必須”“請立即”）；內(nèi)容單一，針對性強(qiáng)，不涉及與函件無關(guān)的事項(xiàng)；復(fù)函需針對來函事項(xiàng)逐一答復(fù)，不得回避或答非所問。三、行政公文管理制度（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范用紙與排版：采用A4紙（210mm×297mm），頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅。字體與字號：二號小標(biāo)宋體，居中排布；主送機(jī)關(guān)：三號仿宋體，頂格編排，后加冒號；三號仿宋體，首行縮進(jìn)2字符，一級標(biāo)題三號黑體（一、二、三），二級標(biāo)題三號楷體GB2312（（一）（二）（三））；落款：三號仿宋體，右對齊；日期：中文大寫數(shù)字（如“二〇二四年”），不編虛位（不用“04”）。要素齊全：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章（公文除“會議紀(jì)要”外，均需加蓋印章）。（二）公文審核與簽發(fā)流程起草：由具體經(jīng)辦人擬稿，保證內(nèi)容符合公司規(guī)定、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容、事項(xiàng)必要性進(jìn)行審核，簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見。辦公室核稿：辦公室對公文格式、文字表述、流程合規(guī)性（如是否需會簽、附件是否齊全）進(jìn)行審核，提出修改意見。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：一般事項(xiàng)：由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重大事項(xiàng)（如戰(zhàn)略調(diào)整、大額預(yù)算）：由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會簽發(fā)；涉及外部單位的函件：由總經(jīng)理或其授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。印發(fā)：審核無誤后，由辦公室統(tǒng)一編號、排版、印刷，加蓋公章后分發(fā)（涉密公文需加密傳輸）。（三）公文傳遞與分發(fā)管理內(nèi)部傳遞：通過辦公自動化（OA）系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，緊急事項(xiàng)可同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)版（需注明“急件”）；外部傳遞：需加蓋公章的正式公文，由辦公室通過機(jī)要渠道或快遞寄送，重要事項(xiàng)需跟蹤簽收回執(zhí)；分發(fā)范圍：嚴(yán)格按照主送機(jī)關(guān)分發(fā)，嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大范圍，涉密公文需嚴(yán)格控制知悉范圍。（四）公文歸檔與管理要求歸檔范圍：所有具有保存價(jià)值的公文（包括紙質(zhì)版、電子版），如通知、報(bào)告、請示、函、會議紀(jì)要等；歸檔時(shí)間：次年第一季度前完成上年度公文歸檔，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器，紙質(zhì)版按“年度-類別”分類裝訂成冊；保管期限：根據(jù)公文價(jià)值分為永久（如公司章程、重要決策文件）、30年（如年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)告）、10年（如一般通知、函件）；查閱權(quán)限：員工查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，涉密公文需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳。四、附錄（一）公文常用術(shù)語解釋主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。成文日期：會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。附件說明：公文附件的順序號和名稱，如“附件：1.X2.X”。印章：公文生效的憑證，單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱并加蓋印章，聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)