采購合同審核及簽訂流程模板一、適用范圍與核心價值本模板適用于各類企業(yè)（中小型企業(yè)為主）在開展采購業(yè)務(wù)時，規(guī)范合同從需求發(fā)起至最終簽訂的全流程管理。涵蓋原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包、辦公用品采購等多元化采購場景，特別適用于需要跨部門協(xié)作（如采購部、財務(wù)部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部）的合同管理場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計，本模板旨在解決采購合同管理中常見的“條款不合規(guī)”“審批效率低”“履約風(fēng)險高”等問題，實現(xiàn)三大核心價值：流程規(guī)范化：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，避免操作隨意性；風(fēng)險可控化：通過多級審核與條款把控，降低法律、財務(wù)及運營風(fēng)險；效率提升化：標(biāo)準(zhǔn)化表單與審批路徑，縮短合同周期，保障采購時效。二、全流程操作指南（一）采購需求發(fā)起與供應(yīng)商篩選操作步驟：需求提報：業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)/運營需求，填寫《采購需求申請表》（見表1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、技術(shù)參數(shù)、期望交付日期等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負責(zé)人*經(jīng)理簽字確認后提交至采購部。供應(yīng)商信息收集：采購部根據(jù)需求類型，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價、供應(yīng)商庫篩選等方式確定候選供應(yīng)商。涉及金額較大或關(guān)鍵物料的采購，需至少選擇3家供應(yīng)商進行對比，形成《供應(yīng)商比價分析表》（可作為《采購需求申請表》附件）。供應(yīng)商資質(zhì)初審：采購部對候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、生產(chǎn)許可證、行業(yè)準(zhǔn)入許可等）、過往業(yè)績、履約能力等進行初步審查，剔除不滿足基本要求的供應(yīng)商。關(guān)鍵控制點：需求描述需清晰、無歧義，避免后續(xù)合同條款爭議；供應(yīng)商資質(zhì)審查需留存復(fù)印件或掃描件，保證“證照齊全、真實有效”。（二）合同文本起草操作步驟：模板選擇：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同標(biāo)準(zhǔn)模板》），若模板未覆蓋特殊需求，可由采購部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門共同起草。核心條款填寫：根據(jù)采購需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，填寫合同核心條款，包括但不限于：當(dāng)事人信息：采購方與供應(yīng)商的準(zhǔn)確名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表人；標(biāo)的物描述：名稱、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需明確執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；價款與支付：含稅總價、單價、幣種、支付方式（如電匯、承兌匯票）、付款條件（如“驗收合格后30日內(nèi)支付”）、發(fā)票類型；交付與驗收：交付時間、地點、運輸方式及費用承擔(dān)，驗收流程（如“到貨后3個工作日內(nèi)完成外觀驗收，10個工作日內(nèi)完成功能驗收”）、驗收標(biāo)準(zhǔn)；違約責(zé)任：明確逾期交貨、質(zhì)量不達標(biāo)、逾期付款等情形的違約金計算方式（通常為合同總額的5%-10%）及合同解除條件；爭議解決：約定由采購方所在地法院訴訟或仲裁機構(gòu)仲裁（如“提交采購方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”）。內(nèi)部會簽：起草完成后，采購部需將合同文本發(fā)送至業(yè)務(wù)部門（確認技術(shù)參數(shù)）、財務(wù)部門（確認價格及支付條款）、法務(wù)部門（確認合法性）進行會簽，各部門需在2個工作日內(nèi)反饋意見，無異議后進入審核環(huán)節(jié)。關(guān)鍵控制點：合同條款需完整、無歧義，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；涉及技術(shù)附件的，需作為合同組成部分，與具有同等法律效力。（三）合同審核與審批操作步驟：法務(wù)審核：重點審查合同主體資格、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭議解決方式等，對不合規(guī)條款提出修改建議（如“違約金過低，建議調(diào)整為合同總額的8%”）。財務(wù)審核：重點審查價格合理性（對比歷史采購價、市場價）、付款方式與公司資金政策匹配度、稅務(wù)條款（發(fā)票類型、稅率）是否符合財務(wù)要求，防范資金風(fēng)險。業(yè)務(wù)審核：重點審查標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)、交付周期、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否滿足業(yè)務(wù)需求，保證合同內(nèi)容與采購需求一致。分級審批：根據(jù)合同金額及重要性，履行不同層級的審批權(quán)限（見表2）：金額≤5萬元：采購部負責(zé)人審批；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理審批；重大戰(zhàn)略采購（如年度框架協(xié)議、金額＞50萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會審議。審批人需在《采購合同審批表》（見表3）中簽署明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），嚴(yán)禁“口頭審批”或“事后補批”。關(guān)鍵控制點：審核環(huán)節(jié)需閉環(huán)管理，所有修改意見需落實至合同文本；審批流程不可逆，嚴(yán)禁越級審批。（四）合同簽署與用印操作步驟：文本定稿：所有審核部門無異議后，采購部根據(jù)審批意見修改最終版合同文本，打印一式三份（采購方、供應(yīng)商、財務(wù)部各執(zhí)一份，可根據(jù)需要增加份數(shù)）。授權(quán)簽署：采購方由法定代表人或其授權(quán)代表（需提供《授權(quán)委托書》，見表4）簽字，供應(yīng)商需由法定代表人或授權(quán)簽字人簽字，并加蓋公司公章或合同專用章（騎縫章需同時覆蓋合同首頁與末頁）。用印管理：采購部持審批完成的《采購合同審批表》及最終版合同文本，至行政部門申請用印。行政部門需核對審批手續(xù)是否齊全、合同文本是否與審批版本一致，無誤后方可加蓋印章。關(guān)鍵控制點：印章需專人保管，用印登記需完整記錄（包括用印日期、合同名稱、份數(shù)、經(jīng)辦人）；嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上加蓋印章。（五）合同分發(fā)與歸檔操作步驟：合同分發(fā)：簽署完成后，采購部將合同文本分發(fā)給相關(guān)部門：財務(wù)部：作為付款依據(jù)，登記《合同臺賬》（見表5）；業(yè)務(wù)部門：作為履約跟蹤依據(jù)，跟進交付與驗收；法務(wù)部：作為法律文件存檔，備后續(xù)爭議處理使用。電子化歸檔：采購部需將合同掃描件（含審批流程、附件）至公司OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)，建立電子檔案，保證“紙質(zhì)+電子”雙重備份。臺賬管理：財務(wù)部、采購部分別建立《合同臺賬》，動態(tài)記錄合同編號、簽約方、標(biāo)的物、金額、簽訂日期、履行狀態(tài)（如“待交付”“履約中”“已完成”）等信息，定期更新對賬。關(guān)鍵控制點：合同分發(fā)需有簽收記錄，保證責(zé)任到人；臺賬信息需實時更新，避免“重簽訂、輕管理”。（六）合同履行與變更操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負責(zé)跟蹤合同履行情況，重點關(guān)注交付時間、質(zhì)量達標(biāo)情況，若發(fā)覺供應(yīng)商逾期交貨、質(zhì)量不合格等問題，需及時向采購部及法務(wù)部反饋，啟動違約處理程序（如扣減違約金、解除合同）。變更管理：因市場變化、需求調(diào)整等原因需變更合同時由采購部與供應(yīng)商協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更內(nèi)容、生效條件），并重新履行審核審批流程（原審批權(quán)限不變）。驗收與付款：業(yè)務(wù)部門完成驗收后，需出具《驗收報告》（見表6），財務(wù)部憑《驗收報告》、發(fā)票及合同原件申請付款，保證“款到發(fā)貨”或“驗收后付款”等條款執(zhí)行到位。關(guān)鍵控制點：合同變更需書面化，嚴(yán)禁口頭約定；付款需嚴(yán)格依據(jù)合同條款，避免提前支付或超付。三、核心工具表格模板表1：采購需求申請表申請部門申請日期需求編號申請人聯(lián)系電話采購類型采購物品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量預(yù)算金額（元）技術(shù)參數(shù)要求期望交付日期需求說明（可附頁）審批意見部門負責(zé)人簽字日期采購部意見日期分管副總簽字日期總經(jīng)理審批日期填寫說明：1.“采購類型”勾選對應(yīng)選項；2.技術(shù)參數(shù)需具體、可量化（如“抗壓強度≥20MPa”）；3.需求說明中需說明緊急程度（如“緊急”“常規(guī)”）。表2：采購合同審批權(quán)限表合同金額（元）審批人審批部門備注≤50,000采購部負責(zé)人采購部50,000-200,000分管副總采購部+財務(wù)部需財務(wù)部會簽＞200,000總經(jīng)理全部門會簽需法務(wù)部重點審核＞500,000總經(jīng)理辦公會董事會/決策層戰(zhàn)略采購或重大事項說明：1.金額含稅；2.涉及進出口、知識產(chǎn)權(quán)等特殊條款，需法務(wù)部前置審核。表3：采購合同審批表合同編號合同名稱簽約方采購內(nèi)容合同金額（元）簽訂日期審核部門審核意見審核人日期業(yè)務(wù)部門□同意□修改后同意□不同意意見：財務(wù)部門□同意□修改后同意□不同意意見：法務(wù)部門□同意□修改后同意□不同意意見：采購部□同意□修改后同意□不同意意見：審批意見分管副總?cè)掌诳偨?jīng)理日期備注附件清單：《需求申請表》《比價分析表》《技術(shù)協(xié)議》等說明：1.審核意見需明確，不可留空；2.附件需列明名稱及份數(shù)。表4：授權(quán)委托書授權(quán)人（公司）統(tǒng)一社會信用代碼被授權(quán)人職務(wù)授權(quán)事項代表我方簽署《__________________合同》（合同編號：__________________）授權(quán)權(quán)限□談判□簽約□驗收□付款□其他（可多選）授權(quán)期限自_年_月_日至_年__月__日附件被授權(quán)人身份證復(fù)印件、勞動合同復(fù)印件授權(quán)人（簽字/蓋章）日期說明：1.授權(quán)期限需明確，不可為“長期”；2.被授權(quán)人需為公司正式員工，提供身份證明及勞動關(guān)系證明。表5：合同臺賬（財務(wù)部）合同編號簽約方標(biāo)的物金額（元）簽訂日期履行狀態(tài)預(yù)付款到期日付款記錄經(jīng)辦人□待履行□履行中□已完成說明：1.“履行狀態(tài)”根據(jù)實際更新；2.“付款記錄”需注明付款日期、金額、方式。表6：驗收報告合同編號驗收日期驗收地點驗收部門供應(yīng)商交付數(shù)量抽檢數(shù)量合格數(shù)量驗收標(biāo)準(zhǔn)（如：GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)、合同附件技術(shù)參數(shù)）驗收情況描述外觀檢查□合格□不合格（問題描述：__________________）功能測試□合格□不合格（問題描述：__________________）技術(shù)文檔□齊全□不齊全（缺少：__________________）處理意見|□驗收合格，同意入庫/投入使用□驗收不合格，作退貨/返工處理□有條件驗收（需整改：__________________）|驗收小組簽字部門負責(zé)人簽字日期說明：1.驗收需由業(yè)務(wù)部門、采購部、使用部門共同參與；2.不合格情況需詳細記錄并附照片/檢測報告。四、風(fēng)險提示與關(guān)鍵控制點（一）合同條款法律風(fēng)險規(guī)避主體資格風(fēng)險：簽約前需核實供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽約），避免與“分公司”“辦事處”等不具備獨立承擔(dān)民事責(zé)任的主體簽約，除非其總公司提供連帶責(zé)任擔(dān)保。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)險：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確約定（如“符合國家GB1標(biāo)準(zhǔn)”），避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述；涉及定制化產(chǎn)品，需附詳細技術(shù)協(xié)議作為附件。違約責(zé)任風(fēng)險：違約金需合理（一般不超過實際損失的30%），且需明確計算方式（如“逾期交貨，按每日合同總額的0.5%支付違約金，最高不超過合同總額的10%”）；避免約定“違約金過高”或“無違約責(zé)任”。（二）審批流程合規(guī)性要求嚴(yán)禁越權(quán)審批：嚴(yán)格按照《采購合同審批權(quán)限表》執(zhí)行，不得因“緊急采購”等原因跳過審批環(huán)節(jié)，確需緊急采購的，需提前請示分管副總并書面說明原因，事后補辦手續(xù)。