外貿(mào)訂單管理系統(tǒng)操作手冊(cè)一、系統(tǒng)概述外貿(mào)訂單管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”）是為外貿(mào)企業(yè)打造的訂單全生命周期數(shù)字化管理工具，覆蓋“接單-審核-執(zhí)行-結(jié)算-歸檔”全流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程、數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，助力企業(yè)降低溝通成本、減少人為失誤，高效響應(yīng)國(guó)際市場(chǎng)需求。二、基礎(chǔ)操作流程（一）系統(tǒng)登錄1.打開系統(tǒng)登錄頁(yè)面，輸入企業(yè)分配的賬號(hào)（工號(hào)/郵箱）、密碼（首次登錄后建議修改）；2.如需二次驗(yàn)證，按提示輸入動(dòng)態(tài)口令（由企業(yè)安全策略決定）；3.點(diǎn)擊「登錄」，進(jìn)入系統(tǒng)主界面。（二）訂單管理總流程1.訂單錄入：業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶需求/合同，在系統(tǒng)中創(chuàng)建訂單并填寫核心信息；2.訂單審核：業(yè)務(wù)主管/財(cái)務(wù)崗從合規(guī)性、利潤(rùn)空間、交貨能力等維度審核；3.訂單執(zhí)行：生產(chǎn)/采購(gòu)、物流、報(bào)關(guān)等環(huán)節(jié)聯(lián)動(dòng)推進(jìn)，系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新進(jìn)度；4.訂單收尾：完成發(fā)貨、收匯、核銷后，關(guān)閉訂單并歸檔憑證。三、功能模塊詳解（一）訂單錄入模塊操作步驟：1.登錄后，點(diǎn)擊左側(cè)導(dǎo)航欄「訂單管理」→「新建訂單」；2.填寫核心信息：客戶信息：從「客戶庫(kù)」選已有客戶（自動(dòng)關(guān)聯(lián)歷史數(shù)據(jù)），或手動(dòng)錄入新客戶（需補(bǔ)充公司名稱、聯(lián)系人、國(guó)別、付款方式等）；產(chǎn)品信息：從「產(chǎn)品庫(kù)」選商品（含型號(hào)、HS編碼），填寫數(shù)量、單價(jià)（系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算總價(jià)，支持多幣種切換）；貿(mào)易條款：選擇交貨方式（FOB/CIF/EXW等）、港口、交貨期、付款條件（T/T、L/C等）；附件上傳：按需上傳形式發(fā)票（PI）、客戶確認(rèn)函、質(zhì)檢報(bào)告等文件；3.點(diǎn)擊「保存草稿」（后續(xù)可修改）或「提交審核」（進(jìn)入審核流程）。注意事項(xiàng)：客戶信息需與報(bào)關(guān)/清關(guān)資料完全一致，避免因名稱/地址錯(cuò)誤導(dǎo)致清關(guān)延誤；產(chǎn)品數(shù)量需與生產(chǎn)計(jì)劃/庫(kù)存核對(duì)，定制商品需在“備注”欄注明工藝要求；匯率需選擇訂單生效日/約定結(jié)算日中間價(jià)，避免財(cái)務(wù)糾紛。（二）訂單審核模塊操作步驟：1.審核人員登錄后，點(diǎn)擊「待辦事項(xiàng)」→「訂單審核」，查看待審核列表；2.點(diǎn)擊訂單編號(hào)，查看詳情（含客戶信用評(píng)級(jí)、成本核算、交貨期可行性等輔助信息）；3.若合規(guī)，點(diǎn)擊「審核通過」（訂單進(jìn)入“執(zhí)行中”）；若需修改，點(diǎn)擊「駁回」并填寫原因（如“價(jià)格低于成本線”“交貨期沖突”）；4.業(yè)務(wù)員收到駁回通知后，修改訂單并重新提交。注意事項(xiàng)：審核需在24小時(shí)內(nèi)完成（緊急訂單加急處理），避免延誤客戶溝通；大額訂單（超月均50%）需觸發(fā)「風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估流程」，聯(lián)合財(cái)務(wù)、法務(wù)二次審核。（三）訂單跟蹤模塊操作步驟：1.進(jìn)入「訂單管理」→「執(zhí)行中訂單」，選擇目標(biāo)訂單；2.查看進(jìn)度看板：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)生產(chǎn)（“已排產(chǎn)”“質(zhì)檢完成”等）、物流（“已訂艙”“已報(bào)關(guān)”等）、收匯（“預(yù)付款到賬”等）狀態(tài)；3.手動(dòng)更新：若需人工干預(yù)（如物流單號(hào)變更），點(diǎn)擊「更新進(jìn)度」，填寫新狀態(tài)及備注（支持上傳提單、報(bào)關(guān)單）；4.客戶溝通：在「溝通記錄」欄添加郵件/電話內(nèi)容，系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，便于團(tuán)隊(duì)追溯。注意事項(xiàng)：物流信息需與貨代系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步，延誤時(shí)需第一時(shí)間標(biāo)記并觸發(fā)「客戶通知流程」；收匯狀態(tài)需與銀行到賬信息核對(duì)，避免匯率/手續(xù)費(fèi)導(dǎo)致金額偏差。（四）結(jié)算管理模塊操作步驟：1.訂單發(fā)貨后，進(jìn)入「結(jié)算管理」→「待結(jié)算訂單」；2.開具發(fā)票：系統(tǒng)自動(dòng)生成模板（含客戶/商品信息、金額、貿(mào)易條款），財(cái)務(wù)核對(duì)后點(diǎn)擊「開具發(fā)票」（支持PDF導(dǎo)出/推送客戶郵箱）；3.收匯核銷：銀行到賬后，填寫核銷單號(hào)、到賬金額（系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算差額），上傳水單；4.成本核算：系統(tǒng)自動(dòng)匯總采購(gòu)、物流、報(bào)關(guān)等成本，生成利潤(rùn)報(bào)表。注意事項(xiàng)：發(fā)票信息需與報(bào)關(guān)單嚴(yán)格對(duì)應(yīng)，避免退稅因“票貨不符”被駁回；核銷需在報(bào)關(guān)后180天內(nèi)完成（按海關(guān)要求），逾期需申請(qǐng)延期。四、常見問題與解決方案（一）訂單提交后發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤草稿狀態(tài)：直接點(diǎn)擊「編輯」修改；已提交審核：聯(lián)系審核人員「撤回訂單」，修改后重新提交。（二）審核被駁回，如何高效修改？查看駁回原因（如“交貨期過短”），優(yōu)先與生產(chǎn)/采購(gòu)確認(rèn)新周期；在訂單「?jìng)渥ⅰ箼谘a(bǔ)充說明（如“已協(xié)調(diào)工廠加急，新交貨期為XX日”），便于審核快速判斷。（三）物流信息無法自動(dòng)更新檢查貨代系統(tǒng)與本系統(tǒng)接口，聯(lián)系IT排查；臨時(shí)異常：手動(dòng)填寫單號(hào)及預(yù)計(jì)到港時(shí)間，標(biāo)記“待同步”。五、系統(tǒng)維護(hù)與安全（一）數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)每日凌晨自動(dòng)備份至云端，管理員可在「系統(tǒng)設(shè)置」→「數(shù)據(jù)管理」手動(dòng)導(dǎo)出訂單報(bào)表（Excel/PDF格式）；（二）權(quán)限管理定期核查權(quán)限：業(yè)務(wù)員僅操作本人訂單，主管查看團(tuán)隊(duì)訂單，財(cái)務(wù)/法務(wù)僅開放結(jié)算、合規(guī)權(quán)限；離職員工24小時(shí)內(nèi)注銷賬號(hào)，避免信息泄露。（三）安全規(guī)范禁止公共WiFi（如咖啡館）登錄，建議用企業(yè)VPN/內(nèi)網(wǎng)；密碼每季度更換，包含大小寫字母、數(shù)字、特殊字符，避免與其他平臺(tái)重復(fù)。六、附則本手冊(cè)適用于系統(tǒng)V