合同審核與執(zhí)行跟蹤系統(tǒng)操作手冊一、系統(tǒng)應用背景與適用范圍本系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供合同全生命周期管理的標準化解決方案，適用于各類商業(yè)合同、采購協(xié)議、服務合同及內(nèi)部協(xié)作協(xié)議的規(guī)范化管理。通過系統(tǒng)化流程設計，實現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂到執(zhí)行跟蹤、歸檔的全過程數(shù)字化管控，有效降低合同風險，提升執(zhí)行效率，保障企業(yè)合法權益。系統(tǒng)主要服務于企業(yè)法務部、采購部、銷售部、財務部及各業(yè)務部門合同管理人員，特別適用于合同數(shù)量多、流程復雜、跨部門協(xié)作頻繁的中大型企業(yè)。系統(tǒng)支持多層級審批、多維度查詢、自動化提醒及風險預警功能，滿足不同規(guī)模企業(yè)的合同管理需求。二、系統(tǒng)操作全流程指南1.合同信息錄入階段1.1合同基礎信息登記操作人員登錄系統(tǒng)后，進入”合同管理”模塊，“新建合同”按鈕。在彈出的合同登記表中填寫以下核心信息：合同編號：系統(tǒng)自動唯一編碼（格式：HT-年份-部門代碼-流水號）合同名稱：準確反映合同性質(zhì)及標的（如”集團202X年度辦公設備采購合同”）合同類型：從下拉菜單選擇（采購/銷售/服務/租賃/其他）合同相對方：填寫完整企業(yè)名稱及統(tǒng)一社會信用代碼合同金額：填寫大寫及小寫金額（系統(tǒng)自動校驗一致性）簽訂日期：選擇或輸入具體日期（格式：YYYY-MM-DD）履行期限：起止日期（格式：YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD）負責部門：選擇責任部門及具體經(jīng)辦人附件：合同文本、對方資質(zhì)文件等電子版材料1.2合同關鍵條款提取在合同登記表下方”關鍵條款”區(qū)域，系統(tǒng)自動識別并提取以下信息，操作人員需核對確認：付款方式：如”分期付款，首付30%，中期40%，尾款30%”交付節(jié)點：具體時間點及交付內(nèi)容描述違約責任：主要違約情形及賠償標準爭議解決：約定管轄法院或仲裁機構特殊條款：如保密協(xié)議、知識產(chǎn)權歸屬等2.合同審核流程管理2.1審核流程啟動完成合同信息錄入后，“提交審核”按鈕。系統(tǒng)根據(jù)合同類型及金額自動匹配審核流程：金額≤10萬元：部門經(jīng)理審核→法務審核10萬元＜金額≤50萬元：部門經(jīng)理→財務總監(jiān)→法務總監(jiān)→分管副總金額＞50萬元：部門經(jīng)理→財務總監(jiān)→法務總監(jiān)→分管副總→總經(jīng)理2.2分級審核操作各審核人登錄系統(tǒng)后，在”待辦事項”中查看待審核合同，進行如下操作：法務審核：重點檢查合同條款合法性、完整性、風險點。使用系統(tǒng)內(nèi)置”法律風險檢測”功能，自動掃描合同文本中的高風險條款（如無限責任、單方解除權等），風險報告。審核意見需明確標注”通過”、“修改后通過”或”不通過”。財務審核：核對付款條件、金額計算、稅務條款等。系統(tǒng)自動關聯(lián)預算數(shù)據(jù)，當合同金額超出部門預算時，觸發(fā)預警提示。審核人員需確認資金來源及支付計劃可行性。業(yè)務審核：由業(yè)務部門負責人確認合同內(nèi)容與實際業(yè)務需求匹配度，重點審查交付標準、驗收條件等業(yè)務條款。2.3審核意見處理審核過程中，任何環(huán)節(jié)選擇”修改后通過”時，系統(tǒng)自動將合同退回至經(jīng)辦人，并附帶修改意見。經(jīng)辦人修改后重新提交，流程延續(xù)至原審核節(jié)點。若選擇”不通過”，則終止審核流程，合同狀態(tài)變更為”已終止”。3.合同簽訂與歸檔3.1用印申請審核通過后，系統(tǒng)自動”用印申請單”，包含以下信息：合同編號及名稱用印類型（公章/合同章/財務章）用印份數(shù)用印事由緊急程度（普通/加急）經(jīng)辦人提交用印申請后，行政部在系統(tǒng)中進行審批。批準后，系統(tǒng)自動記錄用印時間、用印人及用印文件版本號。3.2合同歸檔簽訂完成后，經(jīng)辦人需在3個工作日內(nèi)完成以下歸檔操作：簽字蓋章版合同掃描件（PDF格式）補充填寫實際簽訂日期及合同有效期關聯(lián)合同相對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式確認合同正本存放位置（如”法務部檔案柜A-3-2”）系統(tǒng)自動為歸檔合同電子檔案號，并同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。歸檔完成后，合同狀態(tài)變更為”履行中”。4.合同執(zhí)行跟蹤管理4.1履行節(jié)點設置在”履行跟蹤”模塊，經(jīng)辦人需根據(jù)合同內(nèi)容設置關鍵履行節(jié)點：付款節(jié)點：設置每次付款的金額、時間及前置條件交付節(jié)點：設置交付內(nèi)容、數(shù)量、時間及驗收標準其他重要節(jié)點：如保險辦理、資質(zhì)續(xù)期等每個節(jié)點需指定負責人及提醒時間（提前3/7/15天），系統(tǒng)將自動發(fā)送提醒通知。4.2履行情況記錄履行過程中，經(jīng)辦人需實時更新執(zhí)行狀態(tài)：付款記錄：選擇對應付款節(jié)點，付款憑證，填寫實際付款日期及金額交付記錄：交付單、驗收報告等證明文件，填寫實際交付數(shù)量及驗收結果異常記錄：如出現(xiàn)延遲履行、質(zhì)量爭議等情況，需在”異常事件”中詳細記錄，并相關證據(jù)系統(tǒng)自動”履行進度甘特圖”，直觀展示各節(jié)點計劃時間與實際完成情況的對比。4.3變更管理合同履行過程中如需變更，按以下流程操作：發(fā)起變更申請：在”合同變更”模塊填寫變更內(nèi)容、原因及影響評估變更審核：系統(tǒng)自動啟動與原合同相同的審核流程變更確認：審核通過后，補充協(xié)議，用印后歸檔系統(tǒng)同步：變更內(nèi)容自動更新至原合同信息，履行節(jié)點相應調(diào)整5.合同到期與終止管理5.1到期提醒系統(tǒng)自動掃描所有履行中合同，對以下情況發(fā)送提醒：合同到期前30天：提醒經(jīng)辦人準備續(xù)簽或終止付款/交付節(jié)點到期前3天：提醒經(jīng)辦人履行義務質(zhì)保期到期前15天：提醒經(jīng)辦人辦理質(zhì)保金退還5.2終止處理合同終止（到期終止或提前終止）時，經(jīng)辦人需：在系統(tǒng)中選擇終止原因（正常到期/協(xié)議終止/違約終止）終止協(xié)議或相關證明文件確認債權債務結清情況填寫最終履行總結報告系統(tǒng)自動將合同狀態(tài)變更為”已終止”，并合同全生命周期報告。三、核心管理工具模板模板1：合同基礎信息登記表字段名稱填寫要求示例系統(tǒng)校驗規(guī)則合同編號系統(tǒng)自動HT-2024-CG-0018唯一性校驗合同名稱準確反映合同性質(zhì)及標的集團202X年度辦公設備采購合同字數(shù)≤50字合同類型下拉選擇采購必填項合同相對方填寫完整企業(yè)名稱北京科技有限公司關聯(lián)供應商庫統(tǒng)一社會信用代碼18位編碼91110108格式校驗合同金額大寫+小寫人民幣叁拾伍萬元整（￥350,000.00）大小寫一致性簽訂日期YYYY-MM-DD2024-03-15不早于系統(tǒng)日期履行期限起止日期2024-03-20至2024-12-31終止日期≥起始日期負責部門選擇部門采購部必填項經(jīng)辦人選擇人員*必填項合同文本PDF辦公設備采購合同V3.pdf文件大小≤10MB附件可多個營業(yè)執(zhí)照.pdf、報價單.xlsx總大小≤20MB模板2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核人審核結果審核意見風險等級處理建議部門審核*通過合同內(nèi)容與采購需求一致低無財務審核*修改后通過付款比例建議調(diào)整為4:3:3中調(diào)整付款條款法務審核*通過條款完備，無法律風險低無總經(jīng)理審批*通過同意簽署低無模板3：合同履行跟蹤表節(jié)點編號節(jié)點類型計劃時間實際時間完成狀態(tài)負責人附件異常記錄FK-001首付款2024-03-252024-03-24已完成*付款憑證.pdf無JF-001設備交付2024-04-102024-04-15延遲完成*驗收單.pdf物流延遲3天FK-002中期款2024-04-20-待履行*--JF-002安裝調(diào)試2024-05-01-待履行*--FK-003尾款2024-05-15-待履行*--模板4：合同變更申請表變更編號原合同編號變更類型變更內(nèi)容變更原因影響評估申請部門申請人申請日期BG-2024-003HT-2024-CG-0018金額變更合同總金額由￥350,000變更為￥380,000增加采購10臺打印機增加預算￥30,000采購部*2024-04-05模板5：合同終止處理表合同編號終止類型終止日期終止原因債權債務情況質(zhì)保金處理檔案移交經(jīng)辦人處理日期HT-2023-XS-0056正常到期2024-02-28合同履行期滿已結清無質(zhì)保金已移交檔案室*2024-03-05HT-2023-FW-0023協(xié)議終止2024-01-15雙方協(xié)商一致已結清退還質(zhì)保金￥5,000已移交檔案室*2024-01-20四、關鍵操作風險控制要點1.信息錄入準確性控制合同信息錄入是整個管理流程的基礎，必須保證數(shù)據(jù)準確無誤。系統(tǒng)設置了多重校驗機制：金額大小寫自動校驗、日期邏輯性檢查、相對方信息與供應商庫自動比對等。經(jīng)辦人在錄入時應特別注意：合同名稱需準確反映合同性質(zhì)，避免使用模糊表述如”合作協(xié)議”、“框架協(xié)議”等金額填寫必須包含幣種及單位，外幣合同需注明匯率履行期限應精確到日，避免使用”個月內(nèi)”等模糊表述所有附件應為最終版文件，避免草案或修改版本2.審核流程合規(guī)性管理審核環(huán)節(jié)是控制合同風險的關鍵，系統(tǒng)通過以下設計保證流程合規(guī)：審批流程與金額、合同類型自動關聯(lián)，避免人為干預各環(huán)節(jié)審核意見必須書面記錄，且不可刪除修改法務審核環(huán)節(jié)強制要求使用”法律風險檢測”工具，高風險條款必須標注超過15天未處理的審核任務，系統(tǒng)自動升級至上一級管理者3.履行跟蹤時效性保障合同履行跟蹤是保證權益實現(xiàn)的核心，系統(tǒng)提供以下保障措施：關鍵節(jié)點自動提醒功能，默認提前3天發(fā)送通知延遲履行超過5天自動觸發(fā)預警，通知部門負責人履行記錄要求證明文件，避免虛假填報變更管理強制執(zhí)行原審批流程，保證變更合法有效4.數(shù)據(jù)安全與權限管理系統(tǒng)采用嚴格的權限控制機制：合同信息查看權限基于部門及職務分級設置敏感信息（如金額、條款）支持脫敏顯示所有操作記錄完整留存，支持審計追蹤定期自動備份，保證數(shù)據(jù)安全五、系統(tǒng)維護與優(yōu)化建議1.日常維護操作為保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行，需定期執(zhí)行以下維護操作：每月檢查合同編號連續(xù)性，避免斷號或重號每季度清理測試賬戶及無