員工離職管理流程及手續(xù)辦理模板一、模板適用場景說明本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類員工離職場景，包括但不限于：員工主動離職：因個人職業(yè)發(fā)展、家庭原因、薪資待遇等由員工發(fā)起的離職申請；協(xié)商一致離職：企業(yè)與員工因崗位調(diào)整、組織架構(gòu)變動等經(jīng)協(xié)商達(dá)成的離職共識；被動離職：因員工違反公司制度、能力不勝任崗位、勞動合同到期不續(xù)簽等企業(yè)單方面或雙方協(xié)商解除勞動合同的情形。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證離職手續(xù)合規(guī)、高效，保障企業(yè)與員工雙方權(quán)益，降低離職風(fēng)險。二、離職辦理全流程步驟詳解（一）離職申請與初步溝通員工提交申請員工需提前30日（試用期內(nèi)提前3日）以書面形式提交《離職申請表》，注明姓名、工號、所屬部門、入職日期、期望離職日期、離職原因等信息，并親筆簽名。特殊情況（如協(xié)商離職）可縮短提前通知期，需雙方書面確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人初步溝通員工提交申請后1個工作日內(nèi)，部門負(fù)責(zé)人需與員工進(jìn)行面談，知曉離職真實原因（如工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展、團(tuán)隊管理等），嘗試挽留（若符合留任條件）。若員工確需離職，需確認(rèn)工作交接初步方案，并簽署《離職申請表》中的部門意見欄，反饋至人力資源部。（二）人力資源部審核與審批資格與流程審核人力資源部收到《離職申請表》后2個工作日內(nèi)，審核員工是否處于服務(wù)期（如涉及培訓(xùn)協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議）、離職原因是否合規(guī)（如是否屬于違紀(jì)離職）、提前通知期是否符合法律規(guī)定。對審核通過的事項，進(jìn)入下一審批流程；對不符合規(guī)定的（如未提前通知、服務(wù)期內(nèi)未協(xié)商解除），需與員工及部門溝通解決。分級審批普通員工：部門負(fù)責(zé)人→人力資源部→分管副總經(jīng)理；中層及以上管理人員：部門負(fù)責(zé)人→人力資源部→總經(jīng)理→董事長（或根據(jù)公司章程規(guī)定的權(quán)限）。審批人需在《離職申請表》中明確簽署“同意”或“不同意”意見，并注明理由。（三）工作交接與監(jiān)督制定交接計劃離職審批通過后，部門負(fù)責(zé)人牽頭，與員工及接手人共同制定《工作交接清單》，明確交接內(nèi)容、時間節(jié)點、責(zé)任三方（離職員工、接手人、監(jiān)督人）。交接內(nèi)容與執(zhí)行工作內(nèi)容：未完成項目進(jìn)展、后續(xù)工作安排、關(guān)鍵任務(wù)節(jié)點；文件資料：紙質(zhì)/電子文檔、客戶資料、合同協(xié)議、項目數(shù)據(jù)等（需列明清單，保證完整可追溯）；公司資產(chǎn)：電腦、工牌、門禁卡、鑰匙、辦公用品等（需注明資產(chǎn)編號、狀態(tài)）；其他事項：對接的內(nèi)外部聯(lián)系人、系統(tǒng)賬號權(quán)限（需及時注銷）、未結(jié)清款項（如借款、備用金）等。交接過程中，監(jiān)督人需全程跟進(jìn)，保證每項交接內(nèi)容有簽字確認(rèn)（離職員工、接手人、監(jiān)督人三方簽字）。交接完成確認(rèn)《工作交接清單》全部確認(rèn)無誤后，由部門負(fù)責(zé)人簽署“交接完成”意見，反饋至人力資源部，作為離職手續(xù)辦理的重要依據(jù)。（四）薪資結(jié)算與費用報銷薪資核算人力資源部于員工離職當(dāng)日，根據(jù)考勤記錄（未出勤天數(shù)、加班時長）、績效結(jié)果（未發(fā)放績效）、代扣代繳項（社保、公積金、個人所得稅）等，核算員工最終薪資。涉及經(jīng)濟(jì)補償金的，需根據(jù)《勞動合同法》規(guī)定（N/N+1/2N等）計算，并在離職證明中注明補償金額及發(fā)放時間。費用報銷員工需在離職前提交所有未報銷的費用憑證（發(fā)票、行程單等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部復(fù)核后，按公司財務(wù)制度報銷。未結(jié)清的借款、備用金需在離職前全額歸還，否則人力資源部可暫緩辦理離職手續(xù)。薪資發(fā)放最終薪資及經(jīng)濟(jì)補償金（若有）于離職當(dāng)月工資發(fā)放日統(tǒng)一發(fā)放，或雙方協(xié)商約定發(fā)放時間（需書面確認(rèn)）。（五）離職證明與檔案轉(zhuǎn)出開具離職證明人力資源部在員工辦結(jié)所有離職手續(xù)后3個工作日內(nèi)，出具《離職證明》，注明員工基本信息（姓名、身份證號、入職日期、離職日期）、工作崗位、勞動合同期限、離職原因（可選）、證明編號及公司蓋章信息。離職證明一式兩份，員工執(zhí)一份，公司存檔一份，不得偽造、變更或延遲開具。檔案與社保轉(zhuǎn)移人力資源部于員工離職后15日內(nèi)，向社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社保停繳手續(xù)，并出具《社保參保繳費憑證》；員工檔案（含勞動合同、離職證明、考核記錄等）按檔案管理規(guī)定轉(zhuǎn)遞，若員工需自行攜帶，需簽收確認(rèn)；提醒員工及時到新單位辦理社保轉(zhuǎn)移手續(xù)，或以個人身份繼續(xù)繳納。（六）離職后跟進(jìn)與反饋離職面談（可選）對于核心崗位或主動離職員工，人力資源部可在離職后1周內(nèi)進(jìn)行電話或面談，知曉離職真實感受及對公司管理的建議，記錄《離職面談記錄》并反饋至管理層，用于優(yōu)化管理流程。信息歸檔人力資源部將離職員工的《離職申請表》《工作交接清單》《薪資結(jié)算單》《離職證明》等資料整理歸檔，保存期限不少于2年（符合勞動法規(guī)要求）。三、必備管理模板表格表1：離職申請表基本信息姓名工號入職日期年月*日崗位崗位離職信息離職原因□主動離職□協(xié)商離職□被動離職（請注明：_______________________）離職原因說明（可附頁詳細(xì)說明）審批意見部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：____年__月__日人力資源部意見簽字：_________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見簽字：_________日期：____年__月__日員工確認(rèn)本人已知曉并確認(rèn)上述離職信息，自愿辦理離職手續(xù)。員工簽字__________日期：____年__月__日表2：工作交接清單交接項目具體內(nèi)容交接數(shù)量/狀態(tài)交接人簽字接手人簽字監(jiān)督人簽字日期工作內(nèi)容項目A當(dāng)前進(jìn)展及后續(xù)安排、客戶B對接流程等/__________________________________年__月__日文件資料項目合同（編號：X）、客戶資料冊、周報模板等份/冊__________________________________年__月__日公司資產(chǎn)筆記本電腦（SN：X）、工牌（編號：X）、門禁卡（編號：X）臺/張__________________________________年__月__日系統(tǒng)賬號OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)賬號及密碼（需變更密碼）個__________________________________年__月__日其他事項未結(jié)清借款：X元；備用金：X元；需跟進(jìn)的客戶：X/__________________________________年__月__日交接完成確認(rèn)以上交接內(nèi)容已核對無誤，雙方確認(rèn)完成交接。__________________________________年__月__日表3：薪資結(jié)算單員工信息姓名工號入職日期年月*日薪資項目金額（元）應(yīng)發(fā)工資X加班工資X未休年假補償X經(jīng)濟(jì)補償金X扣款項社會保險個人部分X公積金個人部分X個人所得稅X其他扣款X實發(fā)金額￥X.發(fā)放時間離職當(dāng)月工資發(fā)放日（____年__月日）或雙方約定時間（__年__月__日）確認(rèn)簽字員工確認(rèn)本人已核對薪資明細(xì)，確認(rèn)無誤。簽字：_________日期：____年__月__日人力資源部審核簽字：_________日期：____年__月__日財務(wù)部復(fù)核簽字：_________日期：____年__月__日表4：離職證明（模板）離職證明茲證明員工姓名（身份證號：**），于年月日入職我公司，擔(dān)任崗位，勞動合同期限為年月日至年月日，因離職原因（可選：如個人原因/協(xié)商解除/勞動合同到期不續(xù)簽等），已于年月日與我公司解除/終止勞動合同。在職期間，該員工表現(xiàn)（可選：優(yōu)秀/良好/合格等），已辦妥所有離職手續(xù)，無任何未了結(jié)事項。本證明一式兩份，員工執(zhí)一份，公司存檔一份，具有同等法律效力。特此證明。公司全稱（蓋章）人力資源部（蓋章）日期：____年__月__日四、關(guān)鍵操作注意事項提醒（一）法律合規(guī)性風(fēng)險提前通知期：務(wù)必遵守《勞動合同法》規(guī)定，員工主動離職需提前30日書面通知（試用期3日），避免因未提前通知導(dǎo)致員工主張工資損失；經(jīng)濟(jì)補償金：協(xié)商解除、非過失性辭退（如不勝任工作、客觀情況重大變化）等情形，需依法支付經(jīng)濟(jì)補償金，計算標(biāo)準(zhǔn)不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY；離職證明：不得以員工未完成交接、未結(jié)清款項等為由拒絕開具離職證明，否則可能面臨員工索賠（如賠償失業(yè)待遇損失）。（二）流程規(guī)范性要求書面確認(rèn)：所有環(huán)節(jié)（申請、審批、交接、薪資結(jié)算）均需留存書面記錄，避免口頭協(xié)議導(dǎo)致糾紛；交接監(jiān)督：工作交接必須有部門負(fù)責(zé)人或指定人員全程監(jiān)督，保證交接內(nèi)容完整、無遺漏，避免因交接不清導(dǎo)致工作停滯或資產(chǎn)損失；權(quán)限審批：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程操作，不得越權(quán)審批，特殊離職情形（如違紀(jì)辭退）需保留相關(guān)證據(jù)（如違紀(jì)事實記錄、書面警告材料）。（三）信息保密與風(fēng)險控制商業(yè)秘密保護(hù)：對于接觸公司核心信息的員工（如技術(shù)、銷售、財務(wù)崗位），需在離職前簽署《保密協(xié)議》，明保證密義務(wù)及違約責(zé)任，離職后可通過競業(yè)限制條款（需支付經(jīng)濟(jì)補償）進(jìn)一步約束；資產(chǎn)回收：務(wù)必在離職前收回公司資產(chǎn)（電腦、手機(jī)、鑰匙等），建立資產(chǎn)臺賬，避免資產(chǎn)流失；客戶信息管理：提醒接手人及時與客戶對接，避免因