公司會議室申請及使用管理制度第一章總則1.1制度目的為規(guī)范公司會議室資源的使用與管理，提高會議室利用效率，保障各類會議有序開展，營造整潔、安靜的會議環(huán)境，特制定本制度。1.2管理原則會議室管理遵循“提前申請、按規(guī)使用、誰使用誰負(fù)責(zé)、及時清理”的原則，保證資源合理分配，避免閑置與沖突。第二章適用場景與使用范圍2.1適用場景本制度適用于公司各部門、全體員工及經(jīng)審批的外部合作方，涵蓋以下場景：內(nèi)部會議：部門例會、項目推進(jìn)會、工作研討會、培訓(xùn)會等；跨部門協(xié)作：多部門聯(lián)合會議、協(xié)調(diào)會等；外部接待：客戶洽談、面試、供應(yīng)商對接等；其他活動：小型宣講會、團(tuán)隊建設(shè)活動（需提前3個工作日申請）。2.2使用范圍公司所有會議室（包括但不限于1號會議室、2號會議室、視頻會議室等）均納入本制度管理，具體會議室信息、容量及設(shè)備配置由行政部統(tǒng)一公示。第三章會議室申請與使用操作流程3.1申請前準(zhǔn)備明確會議需求：申請人需提前確認(rèn)會議時間、預(yù)計人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等）、特殊布置需求（如擺放席卡、調(diào)試設(shè)備等）。查詢會議室availability：通過公司會議室管理系統(tǒng)或聯(lián)系行政部查詢目標(biāo)會議室在申請時間段的可使用情況，避免沖突。3.2提交申請申請方式：優(yōu)先通過公司內(nèi)部“會議室管理系統(tǒng)”在線提交申請（填寫模板表格內(nèi)容）；系統(tǒng)故障時，可通過郵件向行政部提交申請（郵件主題注明“會議室申請-部門-會議名稱-日期”）。申請時限：常規(guī)會議：需提前至少2個工作日提交申請；緊急會議：需提前至少4小時聯(lián)系行政部說明情況，經(jīng)特批后使用；全天使用：需提前3個工作日申請。3.3審批與分配審批流程：申請人提交：填寫完整會議室申請表（含會議名稱、時間、人數(shù)、設(shè)備需求等）；部門負(fù)責(zé)人審批：確認(rèn)會議必要性及部門資源協(xié)調(diào)情況（審批時限：1個工作日內(nèi)）；行政部審批：核查會議室availability、設(shè)備匹配度及合規(guī)性（審批時限：1個工作日內(nèi)）；結(jié)果通知：審批通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送會議室編號、密碼及使用須知至申請人郵箱；審批未通過時，行政部需反饋原因并協(xié)調(diào)替代方案。3.4使用前準(zhǔn)備提前到場檢查：申請人或指定會議組織者需提前15分鐘到達(dá)會議室，檢查設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、燈光等）是否正常運行，桌椅、白板等設(shè)施是否齊全，如有問題立即聯(lián)系行政部處理（聯(lián)系人：，電話分機(jī)：）。布置會場：按需擺放席卡、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備會議資料，禁止私自挪動會議室固定設(shè)施（如桌椅布局、設(shè)備機(jī)柜等）。3.5使用中規(guī)范遵守時間：會議需在申請結(jié)束時間前10分鐘開始，超時30分鐘內(nèi)需在系統(tǒng)中續(xù)期（經(jīng)行政部確認(rèn)），超時30分鐘以上需重新申請，避免影響后續(xù)會議安排。設(shè)備使用：嚴(yán)格按照設(shè)備操作手冊使用，禁止非專業(yè)人員拆卸、調(diào)試設(shè)備；視頻會議結(jié)束后，需關(guān)閉攝像頭、麥克風(fēng)及終端設(shè)備。秩序維護(hù)：保持會場安靜，禁止大聲喧嘩、飲食（特殊會議需提前申請餐飲服務(wù)）；妥善保管個人物品，禁止在桌椅、墻面亂涂亂畫。3.6使用后清理整理環(huán)境：會議結(jié)束后，申請人需組織人員清理會場垃圾（紙屑、文件等），將桌椅恢復(fù)原位，白板擦凈，關(guān)閉所有設(shè)備（燈光、空調(diào)、投影儀等）。確認(rèn)反饋：通過會議室管理系統(tǒng)提交“使用完成”確認(rèn)，或在行政部登記本上簽字，注明設(shè)備使用情況及有無異常。第四章會議室申請表（模板）基本信息內(nèi)容申請人姓名*所屬部門*聯(lián)系方式*會議名稱*會議時間年月日:-:*至:-:預(yù)計人數(shù)人（其中外部人員人）所需會議室□1號會議室（20人）□2號會議室（10人）□視頻會議室（50人）□其他：*所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□視頻會議系統(tǒng)□白板□音響□其他：*特殊需求□席卡擺放□茶水服務(wù)□設(shè)備調(diào)試□其他：*參會人員名單（可選）（部門1）、（部門2）、（外部單位）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：*日期：年月*日行政部審批簽字：*日期：年月*日備注如遇會議室沖突，行政部將提前1個工作日通知并協(xié)調(diào)替代方案第五章使用規(guī)范與注意事項5.1禁止行為私自占用、轉(zhuǎn)借會議室或變更會議時間、內(nèi)容未重新申請；在會議室吸煙、飲酒、食用刺激性食物（除非提前申請并獲得行政部批準(zhǔn)）；攜帶易燃、易爆、腐蝕性物品進(jìn)入會議室；擅自外借會議室設(shè)備或挪作他用；會議結(jié)束后未清理會場或關(guān)閉設(shè)備，導(dǎo)致資源浪費或設(shè)施損壞。5.2設(shè)備與設(shè)施維護(hù)會議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）由行政部定期維護(hù)，使用者發(fā)覺故障需立即停止使用并報修，不得擅自維修；桌椅、白板、裝飾品等設(shè)施需輕拿輕放，因人為損壞需照價賠償（由申請人所在部門承擔(dān)）。5.3突發(fā)情況處理會議室沖突：行政部優(yōu)先保障重要客戶接待、高層會議及跨部門核心項目會議，其他會議需根據(jù)申請時間先后及會議室容量協(xié)調(diào)；設(shè)備故障：會議中設(shè)備突發(fā)故障，申請人需聯(lián)系行政部（應(yīng)急聯(lián)系人：，分機(jī)：），行政部需在10分鐘內(nèi)響應(yīng)并提供解決方案（如更換會議室、臨時調(diào)配設(shè)備等）；臨時取消會議：如需取消會議，申請人需在會議開始前1個工作日通過系統(tǒng)或郵件通知行政部，以便及時釋放資源。5.4監(jiān)督與違規(guī)處理行政部每周核查會議室使用記錄，對超時未歸、未清理會場、違規(guī)使用設(shè)備等情況進(jìn)行通報；首次違規(guī)：口頭警告并責(zé)令整改；二次違規(guī)：部門負(fù)責(zé)人約談申請人，并取消該部門1周內(nèi)會議室申請資格；三次及以上或造成重大損失（如設(shè)備損壞、客戶投訴等）：按公司獎懲制度處理，并追究申請人及部