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文檔簡介

2023年度辦公室日常事務(wù)管理手冊(cè)第一章總則1.1目的為規(guī)范公司辦公室日常事務(wù)管理,優(yōu)化辦公流程,提高運(yùn)營效率,保障辦公秩序,營造整潔、有序、高效的辦公環(huán)境,特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司全體員工及各部門的日常辦公事務(wù)管理,涵蓋考勤、請(qǐng)假、報(bào)銷、訪客接待、物資設(shè)備、會(huì)議、文檔、員工行為及應(yīng)急管理等領(lǐng)域。1.3基本原則1.標(biāo)準(zhǔn)化原則:建立統(tǒng)一的流程規(guī)范,減少操作隨意性,確保事務(wù)處理一致性。2.效率優(yōu)先原則:優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn),縮短審批周期,提升辦事效率。3.服務(wù)導(dǎo)向原則:行政部門需為業(yè)務(wù)部門提供精準(zhǔn)、及時(shí)的支持,保障業(yè)務(wù)開展。4.合規(guī)性原則:遵守國家法律法規(guī)及公司制度,確保事務(wù)處理合法、合規(guī)。第二章日常辦公流程管理2.1考勤管理2.1.1打卡規(guī)則員工每日上、下班需通過指紋/人臉識(shí)別系統(tǒng)打卡,打卡時(shí)間以公司規(guī)定的作息時(shí)間為準(zhǔn)(如上午9:00上班,下午18:00下班)。忘記打卡者,需在當(dāng)日內(nèi)填寫《補(bǔ)卡申請(qǐng)表》,注明原因,經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交行政部備案。每月補(bǔ)卡次數(shù)不得超過2次,超過部分視為曠工。2.1.2遲到早退與曠工界定遲到:上班時(shí)間超過10分鐘(含)未打卡;早退:下班時(shí)間提前10分鐘(含)打卡;曠工:未請(qǐng)假或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而未到崗;遲到超過30分鐘(含)或早退超過30分鐘(含),視為曠工半天;當(dāng)日未打卡且未補(bǔ)卡,視為曠工一天。2.1.3加班管理員工因工作需要加班,需提前填寫《加班申請(qǐng)表》,注明加班時(shí)間、事由,經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交行政部。加班時(shí)間以打卡記錄為準(zhǔn),可選擇調(diào)休或發(fā)放加班費(fèi)(調(diào)休需在加班當(dāng)月起3個(gè)月內(nèi)使用完畢,逾期作廢)。2.2請(qǐng)假流程2.2.1請(qǐng)假類型及審批權(quán)限請(qǐng)假類型審批權(quán)限備注事假(≤3天)部門經(jīng)理需說明具體事由事假(>3天)部門經(jīng)理→總經(jīng)理需附相關(guān)證明(如事假原因說明)病假(≤7天)部門經(jīng)理需附醫(yī)院病假證明病假(>7天)部門經(jīng)理→總經(jīng)理需附醫(yī)院診斷書年假部門經(jīng)理需提前3天申請(qǐng),按工作年限享受對(duì)應(yīng)天數(shù)2.2.2請(qǐng)假手續(xù)提前請(qǐng)假:填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》,附相關(guān)證明(如病假證明),提交部門經(jīng)理審批,審批通過后報(bào)行政部備案。緊急請(qǐng)假:無法提前申請(qǐng)時(shí),需在請(qǐng)假當(dāng)日內(nèi)通知部門經(jīng)理,上班后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)表并附證明材料。2.3費(fèi)用報(bào)銷管理2.3.1報(bào)銷范圍辦公費(fèi):辦公用品、耗材、印刷費(fèi)等;差旅費(fèi):交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)等(需附行程單);業(yè)務(wù)招待費(fèi):客戶接待餐費(fèi)、禮品費(fèi)等(需附招待對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)說明);通訊費(fèi):員工手機(jī)費(fèi)、固定電話費(fèi)等(需附話費(fèi)清單)。2.3.2憑證要求報(bào)銷憑證需為正規(guī)發(fā)票,抬頭為公司全稱,內(nèi)容詳細(xì)(如辦公用品需注明名稱、數(shù)量、單價(jià));憑證不得涂改、偽造,金額需與實(shí)際支出一致;差旅費(fèi)需附機(jī)票/火車票、住宿清單等佐證材料。2.3.3審批流程1.員工填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》,附憑證及佐證材料;2.部門經(jīng)理審核(真實(shí)性、合理性);3.財(cái)務(wù)部門審核(合法性、合規(guī)性);4.總經(jīng)理審批(額度確認(rèn));5.財(cái)務(wù)部門發(fā)放報(bào)銷款(一般3個(gè)工作日內(nèi)到賬)。2.4訪客接待管理2.4.1預(yù)約流程訪客需提前1天通過電話/郵件向接待部門預(yù)約,提供姓名、單位、職務(wù)、來訪目的、時(shí)間、人數(shù)等信息;接待部門登記《訪客預(yù)約表》,并通知行政部準(zhǔn)備接待(如安排會(huì)議室、茶水)。2.4.2現(xiàn)場接待流程訪客到達(dá)后,前臺(tái)核對(duì)預(yù)約信息,要求出示有效證件(身份證/工作證)并登記《訪客登記簿》;接待人員及時(shí)到前臺(tái)迎接,引導(dǎo)至?xí)h室/接待室,奉上茶水;接待過程中,熱情解答問題,如需其他部門配合,及時(shí)聯(lián)系。2.4.3送別流程訪客離開時(shí),接待人員送至公司門口,握手告別并說“歡迎下次再來”;如需車輛接送,提前聯(lián)系行政部;前臺(tái)登記訪客離開時(shí)間,更新《訪客登記簿》。第三章物資與設(shè)備管理3.1辦公用品管理3.1.1采購流程各部門每月25日前提交下月《辦公用品采購申請(qǐng)表》,注明物品名稱、數(shù)量、規(guī)格、用途;行政部匯總申請(qǐng),審核合理性(如是否急需、是否有庫存),編制《采購計(jì)劃》報(bào)總經(jīng)理審批;審批通過后,聯(lián)系合格供應(yīng)商采購,確保質(zhì)量與價(jià)格合理;采購物品驗(yàn)收(數(shù)量、質(zhì)量)后,登記《辦公用品庫存臺(tái)賬》。3.1.2領(lǐng)用與庫存管理員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《領(lǐng)用表》,注明部門、姓名、物品名稱、數(shù)量;行政部按表發(fā)放,更新庫存臺(tái)賬;每月盤點(diǎn)1次,確保賬實(shí)相符,積壓物品及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃。3.2辦公設(shè)備管理3.2.1設(shè)備申領(lǐng)員工因工作需要申領(lǐng)設(shè)備(如電腦、打印機(jī)),填寫《辦公設(shè)備申領(lǐng)表》,注明用途,經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交行政部;行政部審核(是否必要、是否有庫存),發(fā)放設(shè)備并登記《辦公設(shè)備臺(tái)賬》(設(shè)備編號(hào)、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、時(shí)間)。3.2.2使用與維護(hù)員工需遵守設(shè)備操作規(guī)范(如電腦不得安裝非工作軟件,打印機(jī)不得打印私人文件);設(shè)備故障時(shí),撥打行政部報(bào)修電話(如××××),不得自行拆卸;行政部定期維護(hù)(電腦每月清理灰塵,打印機(jī)每季度更換墨盒),確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.2.3報(bào)廢流程設(shè)備無法修復(fù)或修復(fù)成本過高時(shí),使用部門填寫《報(bào)廢申請(qǐng)表》,注明原因,經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交行政部;行政部審核(報(bào)廢合理性),報(bào)總經(jīng)理審批;審批通過后,統(tǒng)一報(bào)廢(如變賣、回收),更新《辦公設(shè)備臺(tái)賬》。第四章會(huì)議管理4.1會(huì)議籌備主題與議程:明確會(huì)議要解決的問題,制定詳細(xì)議程(如9:00-9:30主題匯報(bào),9:30-10:00討論,10:00-10:30決議);時(shí)間與地點(diǎn):選擇參會(huì)人員方便的時(shí)間,避免與重要活動(dòng)沖突;根據(jù)人數(shù)選擇合適會(huì)議室(確保投影儀、麥克風(fēng)、音響等設(shè)備齊全);資料與通知:提前1天發(fā)送會(huì)議資料(議程、報(bào)告、數(shù)據(jù))給參會(huì)人員,提醒參會(huì)時(shí)間與地點(diǎn)。4.2會(huì)議召開主持人準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始,介紹主題、議程、時(shí)間安排;參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音,積極參與討論,發(fā)言簡潔明了;主持人控制會(huì)議時(shí)間,避免偏離主題,確保效率;如需表決,明確方式(舉手表決/無記名投票),統(tǒng)計(jì)結(jié)果并宣布。4.3會(huì)議后續(xù)行政部在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》,內(nèi)容包括:時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主題、討論內(nèi)容、決議、actionitems(負(fù)責(zé)人、deadline);會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門,確保信息同步;行政部跟蹤actionitems落實(shí)情況,每周向總經(jīng)理匯報(bào)進(jìn)展。第五章文檔管理5.1文檔分類按部門分類:行政部、財(cái)務(wù)部、銷售部、技術(shù)部等;按項(xiàng)目分類:項(xiàng)目A、項(xiàng)目B、項(xiàng)目C等;按類型分類:制度文檔、合同文檔、報(bào)告文檔、會(huì)議紀(jì)要等。5.2存儲(chǔ)與備份電子文檔:存儲(chǔ)在公司共享盤,按分類建立文件夾,設(shè)置權(quán)限(部門經(jīng)理有修改權(quán)限,員工有閱讀權(quán)限);每周備份1次,存儲(chǔ)在服務(wù)器/移動(dòng)硬盤,避免數(shù)據(jù)丟失;紙質(zhì)文檔:存儲(chǔ)在檔案室,編號(hào)管理(如“行政部-2023-制度-001”),便于查找。5.3借閱與銷毀借閱:員工填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》,注明文檔名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、用途、歸還時(shí)間,經(jīng)部門經(jīng)理審批后到檔案室借閱;借閱期限不超過7天,歸還時(shí)檢查文檔是否損壞;銷毀:過期文檔(如超過5年的合同)、無用文檔(如草稿),填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)部門經(jīng)理審批后,由行政部統(tǒng)一碎紙銷毀,避免信息泄露。第六章員工行為規(guī)范6.1儀容儀表保持整潔、得體,男性不得留長發(fā)、胡須,女性不得化濃妝、穿暴露衣服;工作時(shí)間穿職業(yè)裝(西裝、襯衫、裙子),不得穿拖鞋、短褲、背心;佩戴飾品簡潔,不得佩戴夸張飾品。6.2言行舉止使用禮貌用語(“您好”“謝謝”“對(duì)不起”),見面主動(dòng)問候;與同事交流時(shí)態(tài)度友好,認(rèn)真傾聽,不得打斷別人說話;接聽電話時(shí)先說“您好,XX公司”,通話結(jié)束說“再見”;對(duì)待客戶熱情、耐心,不得推諉、敷衍。6.3辦公環(huán)境維護(hù)保持桌面整潔,文件、資料放進(jìn)抽屜或文件架,不得隨意堆放;設(shè)備擺放整齊,電源線整理好,不得亂拉;公共區(qū)域(會(huì)議室、茶水間)使用后清理(杯子拿走、垃圾扔進(jìn)垃圾桶、椅子歸位);不得在辦公區(qū)域吸煙、吃零食、大聲喧嘩,保持環(huán)境安靜、整潔。第七章應(yīng)急管理7.1應(yīng)急預(yù)案體系建立應(yīng)急管理體系,制定《應(yīng)急預(yù)案》,明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)(應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組、應(yīng)急救援小組)及職責(zé)(組長指揮、副組長協(xié)調(diào)、成員實(shí)施)。7.2常見應(yīng)急場景處理流程7.2.1火災(zāi)事故發(fā)現(xiàn)火災(zāi)立即撥打119報(bào)警,通知應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組;啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案,組織員工沿安全出口、樓梯疏散(不得乘坐電梯);疏散時(shí)用濕毛巾捂住口鼻,彎腰低姿前進(jìn);到達(dá)安全地點(diǎn)后清點(diǎn)人數(shù),向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào);應(yīng)急救援小組使用滅火器(干粉滅火器)撲滅初期火災(zāi)。7.2.2突發(fā)停電立即關(guān)閉所有設(shè)備(電腦、打印機(jī)),避免來電損壞;啟動(dòng)備用電源(UPS),確保服務(wù)器正常運(yùn)行;行政部檢查停電原因(線路故障/停電通知),聯(lián)系電力公司維修;員工保持冷靜,等待行政部通知。7.2.3設(shè)備故障撥打行政部報(bào)修電話,說明故障情況(如電腦無法開機(jī)、打印機(jī)無法打?。?;行政部安排維修人員盡快修復(fù),無法及時(shí)修復(fù)時(shí)提供備用設(shè)備(如備用電腦)。7.2.4人員突發(fā)疾病立即撥打120急救電話,通知部門經(jīng)理和行政部;安排人員陪同患者去醫(yī)院,聯(lián)系患者家屬;等待急救車時(shí),讓患者休息(如突發(fā)心臟病,平躺保持呼吸通暢)。7.3應(yīng)急演練每季度進(jìn)行1次應(yīng)急演練(火災(zāi)、停電、突發(fā)疾病等);演練前制定計(jì)劃(時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、流程),通知員工;演練后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),完善應(yīng)急預(yù)案。第八章附則8.1手冊(cè)修訂本手冊(cè)根據(jù)公

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