公司文件資料管理規(guī)范手冊(cè)第一章總則一、編制目的為規(guī)范公司文件資料的分類、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、使用及銷毀全流程管理，保證文件資料的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。二、編制依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《公司行政管理制度》及各部門(mén)管理需求，結(jié)合公司實(shí)際情況制定。三、適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門(mén)、全體員工在履職過(guò)程中產(chǎn)生、獲取、使用和保存的所有文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、影像資料等。第二章管理職責(zé)分工一、行政部負(fù)責(zé)本規(guī)范的制定、修訂、解釋及監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)一管理公司級(jí)文件（如規(guī)章制度、年度計(jì)劃、重要合同等）的歸檔、保管與借閱；組織開(kāi)展文件管理培訓(xùn)及定期檢查。二、各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的分類、編號(hào)、初步整理及日常保管；指定專人（部門(mén)文件管理員）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收發(fā)、登記與流轉(zhuǎn)；配合行政部完成文件歸檔及檢查工作。三、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)類文件（如憑證、報(bào)表、稅務(wù)資料等）的專業(yè)管理，保證符合財(cái)務(wù)制度要求；定期向行政部移交需永久保存的財(cái)務(wù)檔案。四、信息技術(shù)部負(fù)責(zé)電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的維護(hù)、備份及權(quán)限管理；保證電子文件存儲(chǔ)環(huán)境的安全性、穩(wěn)定性，防范數(shù)據(jù)丟失或泄露。第三章文件分類與編號(hào)規(guī)則一、文件分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件性質(zhì)、來(lái)源及用途，將公司文件分為五大類，具體一級(jí)分類二級(jí)分類包含內(nèi)容示例行政類制度文件公司章程、管理制度、流程規(guī)范等公文文件通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、函件等會(huì)議文件會(huì)議紀(jì)要、議程、參會(huì)材料等人事類人員管理招聘資料、勞動(dòng)合同、離職文件、人事任免等培訓(xùn)考核培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、晉升材料等財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)憑證發(fā)票、報(bào)銷單、銀行回單、記賬憑證等財(cái)務(wù)報(bào)表月度/季度/年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)表等業(yè)務(wù)類項(xiàng)目管理項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)、可行性報(bào)告、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等客戶資料客戶合同、溝通記錄、需求文檔等產(chǎn)品資料產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙、測(cè)試報(bào)告等其他類證照資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書(shū)等外來(lái)文件文件、合作單位函件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等二、文件編號(hào)規(guī)則所有文件需按“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-流水號(hào)”規(guī)則編號(hào)，保證唯一性。1.分類代碼表一級(jí)分類代碼二級(jí)分類代碼行政類XZ制度文件ZD公文文件GW會(huì)議文件HY人事類RS人員管理RY培訓(xùn)考核PX財(cái)務(wù)類CW財(cái)務(wù)憑證PZ財(cái)務(wù)報(bào)表BB業(yè)務(wù)類YW項(xiàng)目管理XM客戶資料KH產(chǎn)品資料CP其他類QT證照資質(zhì)ZZ外來(lái)文件WL2.編號(hào)示例2024年行政類第3號(hào)制度文件：XZ-ZD-2024-0032024年人事類第15號(hào)勞動(dòng)合同：RS-RY-2024-0152024年業(yè)務(wù)類第8號(hào)項(xiàng)目合同：YW-XM-2024-008三、文件分類與編號(hào)登記表各部門(mén)文件管理員需建立《文件分類與編號(hào)登記表》，實(shí)時(shí)更新文件信息，保證賬實(shí)相符。文件編號(hào)文件名稱分類代碼形成日期責(zé)任人存放位置密級(jí)XZ-ZD-2024-003印章管理制度XZ-ZD2024-03-15*經(jīng)理行政部檔案柜1內(nèi)部RS-RY-2024-015勞動(dòng)合同RS-RY2024-02-20*主管人事部檔案柜2秘密第四章文件全生命周期管理流程一、文件創(chuàng)建與審核1.文件創(chuàng)建責(zé)任人根據(jù)工作需求起草文件，明確文件標(biāo)題、內(nèi)容、適用范圍及生效日期；涉及多部門(mén)協(xié)作的文件，需由牽頭部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)歧義；文件內(nèi)容需符合國(guó)家法律法規(guī)及公司制度要求，語(yǔ)言規(guī)范、邏輯清晰。2.文件審核部門(mén)內(nèi)部審核：文件起草完成后，先提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的合理性、完整性及與部門(mén)職責(zé)的匹配性；跨部門(mén)會(huì)簽：涉及財(cái)務(wù)、人事、業(yè)務(wù)等跨部門(mén)職責(zé)的文件，需發(fā)送至相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)（如“同意”“需修改”等）；領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)文件重要性，按權(quán)限報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批（如公司級(jí)制度需總經(jīng)理審批，部門(mén)級(jí)流程需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。二、文件簽發(fā)與分發(fā)1.文件簽發(fā)審核通過(guò)后，由授權(quán)人在文件首頁(yè)右上角簽署“同意簽發(fā)”及姓名、日期，并加蓋公司公章（或部門(mén)章）；電子文件需通過(guò)公司OA系統(tǒng)簽發(fā)，簽署完成后自動(dòng)分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。2.文件分發(fā)紙質(zhì)文件：行政部統(tǒng)一打印、蓋章，填寫(xiě)《文件分發(fā)記錄表》（見(jiàn)附件1），發(fā)放至各部門(mén)簽收；電子文件：通過(guò)OA系統(tǒng)、指定共享文件夾或加密郵件分發(fā)，接收人需確認(rèn)簽收，保證文件及時(shí)送達(dá)。三、文件存儲(chǔ)與保管1.紙質(zhì)文件存儲(chǔ)按文件編號(hào)順序存入專用檔案柜，標(biāo)注清晰分類標(biāo)簽（如“行政類-制度文件”）；存放環(huán)境需通風(fēng)、干燥、防潮、防火、防蟲(chóng)，遠(yuǎn)離強(qiáng)光和腐蝕性物品；涉密文件（如合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需存入帶密碼鎖的保密柜，由專人保管。2.電子文件存儲(chǔ)電子文件需存儲(chǔ)在公司指定服務(wù)器或云盤(pán)，禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或私人設(shè)備；按文件夾分類存儲(chǔ)（如“行政類/制度文件/2024年”），定期備份（每周全量備份，每日增量備份）；涉密電子文件需加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如僅部門(mén)負(fù)責(zé)人可查看），并開(kāi)啟操作日志記錄。四、文件借閱與使用1.借閱申請(qǐng)員工因工作需要借閱文件時(shí)，需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件2），說(shuō)明借閱原因、文件名稱、借閱期限；普通文件需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限一般不超過(guò)3個(gè)工作日。2.借閱管理借閱人需在指定場(chǎng)所查閱文件，不得帶離公司或擅自復(fù)制；確需復(fù)制的，需經(jīng)文件管理部門(mén)批準(zhǔn)，復(fù)制件需標(biāo)注“復(fù)印件”字樣及復(fù)制日期；借閱到期后，需及時(shí)歸還，由文件管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后登記歸還。五、文件修改與更新文件內(nèi)容需修改時(shí)，由原起草部門(mén)提交《文件修改申請(qǐng)表》，說(shuō)明修改原因及具體內(nèi)容；修改流程參照“文件創(chuàng)建與審核”流程，審批通過(guò)后重新簽發(fā)、編號(hào)，并收回原版本文件（或在原文件上標(biāo)注“作廢”字樣）；電子文件修改后，需更新服務(wù)器中的版本，保留修改記錄（修改人、修改時(shí)間、修改內(nèi)容）。六、文件銷毀與歸檔1.文件歸檔年度終了后1個(gè)月內(nèi)，各部門(mén)文件管理員需將本年度文件整理歸檔，移交至行政部；歸檔文件需填寫(xiě)《文件歸檔清單》（見(jiàn)附件3），與行政部共同清點(diǎn)核對(duì)，雙方簽字確認(rèn)。2.文件銷毀超過(guò)保存期限（如財(cái)務(wù)憑證保存10年、普通行政文件保存5年）或無(wú)保存價(jià)值的文件，由行政部編制《文件銷毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后統(tǒng)一銷毀；涉密文件需使用碎紙機(jī)銷毀，非涉密文件可集中焚燒或交由專業(yè)機(jī)構(gòu)處理，銷毀時(shí)需有兩名監(jiān)督人員在場(chǎng)，并簽字確認(rèn)。第五章保密管理要求一、密級(jí)劃分根據(jù)文件重要性及泄露風(fēng)險(xiǎn)，將文件密級(jí)劃分為三級(jí)：公開(kāi)：可向公司內(nèi)外公開(kāi)的信息（如公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品宣傳資料）；內(nèi)部：僅限公司內(nèi)部員工知悉的信息（如管理制度、會(huì)議紀(jì)要）；秘密：僅限特定人員知悉，泄露可能造成公司損失的信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶合同、核心技術(shù)資料）。二、保密措施涉密文件需標(biāo)注“秘密”字樣及編號(hào)，嚴(yán)格控制借閱權(quán)限；涉密電子文件不得通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸，需使用公司加密通訊工具；員工離職或調(diào)崗時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，歸還所有涉密文件及存儲(chǔ)介質(zhì)。三、違規(guī)處理對(duì)泄露、復(fù)制、損毀涉密文件的行為，視情節(jié)輕重給予警告、降職、解除勞動(dòng)合同等處分；造成公司損失的，需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；涉嫌違法的，移送司法機(jī)關(guān)處理。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究一、日常檢查行政部每季度組織一次文件管理專項(xiàng)檢查，各部門(mén)每月開(kāi)展自查，重點(diǎn)檢查文件分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、借閱等環(huán)節(jié)的規(guī)范性；檢查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核，對(duì)管理混亂的部門(mén)責(zé)令限期整改。二、責(zé)任追究文件管理員因工作失誤導(dǎo)致文件丟失、泄露的，視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)或經(jīng)濟(jì)處罰；部門(mén)負(fù)責(zé)人未履行管理職責(zé)，造成本部門(mén)文件管理混亂的，追究管理責(zé)任。第七章附則一、解釋權(quán)本規(guī)范由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有修訂，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后發(fā)布。二、生效日期本規(guī)范自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。三、附件《文件分發(fā)記錄表》《文件借閱申請(qǐng)表》《文件歸檔清單》附件1：文件分發(fā)記錄表文件編號(hào)文件名稱分發(fā)部門(mén)分發(fā)份數(shù)簽收人簽收日期備注XZ-ZD-2024-003印章管理制度行政部、財(cái)務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門(mén)10份經(jīng)理、主管、*專員2024-03-20電子版同步分發(fā)附件2：文件借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人所在部門(mén)聯(lián)系方式借閱文件編號(hào)借閱文件名稱*員工市場(chǎng)部138YW-KH-2024-005客戶A合同借閱