采購(gòu)需求清單制作指南（物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化版）引言為規(guī)范企業(yè)物資采購(gòu)需求管理，保證采購(gòu)需求信息準(zhǔn)確、完整、合規(guī)，提升采購(gòu)效率與成本控制能力，降低采購(gòu)爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)，特制定本指南。本指南適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位的日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)、項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)物資采購(gòu)、緊急采購(gòu)等場(chǎng)景，旨在為采購(gòu)需求發(fā)起部門(mén)、采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)及審批部門(mén)提供標(biāo)準(zhǔn)化操作依據(jù)，保證采購(gòu)活動(dòng)“有據(jù)可依、流程規(guī)范、責(zé)任明確”。一、適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用主體本指南適用于企業(yè)內(nèi)部所有需發(fā)起物資采購(gòu)需求的部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部、研發(fā)部等），以及采購(gòu)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等參與采購(gòu)需求審核與執(zhí)行的崗位。（二）核心應(yīng)用場(chǎng)景日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：為保障企業(yè)日常生產(chǎn)、辦公等持續(xù)運(yùn)行所需的常規(guī)物資（如原材料、辦公用品、設(shè)備配件等）采購(gòu)需求編制。項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：針對(duì)新建項(xiàng)目、技改項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目等專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)所需物資（如項(xiàng)目專(zhuān)用設(shè)備、定制化材料、試驗(yàn)耗材等）的采購(gòu)需求梳理。緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時(shí)任務(wù)、供應(yīng)中斷等）需快速響應(yīng)的物資采購(gòu)需求，需在保證信息準(zhǔn)確的前提下簡(jiǎn)化部分流程。批量集中采購(gòu)：對(duì)多部門(mén)通用、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的物資（如電腦、文具、勞保用品等）進(jìn)行匯總整合時(shí)的采購(gòu)需求清單編制。二、采購(gòu)需求清單標(biāo)準(zhǔn)化制作流程采購(gòu)需求清單制作需遵循“需求發(fā)起—內(nèi)部審核—清單編制—技術(shù)確認(rèn)—預(yù)算匹配—采購(gòu)復(fù)核—最終審批”的標(biāo)準(zhǔn)化流程，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體需明確職責(zé)，保證需求信息真實(shí)、合規(guī)、可執(zhí)行。（一）第一步：需求發(fā)起與部門(mén)內(nèi)部審核責(zé)任主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、需求申請(qǐng)人操作說(shuō)明：需求發(fā)起：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)、辦公消耗等），由申請(qǐng)人填寫(xiě)《部門(mén)采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），明確采購(gòu)目的、物資大致品類(lèi)及預(yù)估數(shù)量。內(nèi)部討論：需求部門(mén)內(nèi)部召開(kāi)需求評(píng)審會(huì)（必要時(shí)邀請(qǐng)技術(shù)骨干、使用人員參與），確認(rèn)采購(gòu)需求的必要性（避免重復(fù)采購(gòu)、過(guò)度采購(gòu)）及初步可行性。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)管理部門(mén)。輸出成果：《部門(mén)采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字版）（二）第二步：采購(gòu)需求清單編制責(zé)任主體：需求申請(qǐng)人、需求部門(mén)對(duì)接人操作說(shuō)明：獲取模板：申請(qǐng)人從企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)或采購(gòu)管理部門(mén)獲取《標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清單模板》（見(jiàn)第三章）。填寫(xiě)核心信息：根據(jù)部門(mén)審核通過(guò)的需求，逐項(xiàng)填寫(xiě)清單內(nèi)容，重點(diǎn)保證以下信息準(zhǔn)確無(wú)誤：物資基本信息：名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（需明確可量化指標(biāo)，如“尺寸：長(zhǎng)×寬×厚=100mm×50mm×20mm”“材質(zhì)：304不銹鋼”等，避免“類(lèi)似產(chǎn)品”“優(yōu)質(zhì)品牌”等模糊描述）；數(shù)量與時(shí)間：需求數(shù)量（需精確到最小包裝單位，如“10箱/每箱20個(gè)”）、需求交付時(shí)間（明確日期或“項(xiàng)目X期節(jié)點(diǎn)前3天”）；用途說(shuō)明：詳細(xì)說(shuō)明物資的具體使用場(chǎng)景（如“用于生產(chǎn)線A部件維修”“用于項(xiàng)目部辦公桌椅配置”），便于采購(gòu)部門(mén)理解需求優(yōu)先級(jí)。預(yù)估價(jià)格填寫(xiě)：參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)詢(xún)價(jià)結(jié)果或供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫(xiě)預(yù)估單價(jià)和總價(jià)，注明價(jià)格有效期（如“參考202X年Q3市場(chǎng)價(jià)格”）。輸出成果：《標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清單》（初稿）（三）第三步：技術(shù)參數(shù)與需求確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)（如涉及專(zhuān)業(yè)設(shè)備/材料）操作說(shuō)明：技術(shù)部門(mén)介入：若采購(gòu)物資涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)指標(biāo)（如精密儀器、特種設(shè)備、定制化零件等），需求部門(mén)需將清單初稿提交至技術(shù)部門(mén)審核。參數(shù)合規(guī)性核查：技術(shù)工程師*重點(diǎn)審核規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備兼容性要求及使用場(chǎng)景需求，必要時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)勘查或測(cè)試。反饋與修改：技術(shù)部門(mén)出具《技術(shù)參數(shù)審核意見(jiàn)表》，對(duì)不符合項(xiàng)提出修改建議；需求部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整清單后，再次提交技術(shù)部門(mén)確認(rèn)，直至參數(shù)無(wú)誤。輸出成果：《技術(shù)參數(shù)審核意見(jiàn)表》（簽字確認(rèn)版）、《標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清單》（技術(shù)確認(rèn)版）（四）第四步：預(yù)算匹配與財(cái)務(wù)審核責(zé)任主體：需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)操作說(shuō)明：預(yù)算關(guān)聯(lián)：需求部門(mén)在清單中注明資金來(lái)源（如“202X年度生產(chǎn)預(yù)算”“項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算”），采購(gòu)部門(mén)同步核查該預(yù)算科目是否充足。財(cái)務(wù)合規(guī)性審核：財(cái)務(wù)部門(mén)*重點(diǎn)審核預(yù)估總價(jià)是否在預(yù)算額度內(nèi)、是否符合企業(yè)采購(gòu)支出標(biāo)準(zhǔn)（如辦公電腦單價(jià)上限、差旅費(fèi)物資品類(lèi)限制等），若超預(yù)算需需求部門(mén)提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。預(yù)算鎖定：審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)在清單中標(biāo)注“預(yù)算已鎖定”，若后續(xù)需求變更導(dǎo)致超預(yù)算，需重新履行預(yù)算審批流程。輸出成果：《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（若超預(yù)算）、《標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清單》（財(cái)務(wù)確認(rèn)版）（五）第五步：采購(gòu)部門(mén)匯總與復(fù)核責(zé)任主體：采購(gòu)管理部門(mén)操作說(shuō)明：需求匯總：采購(gòu)部門(mén)收集各部門(mén)提交的確認(rèn)版需求清單，按采購(gòu)品類(lèi)（如電子類(lèi)、五金類(lèi)、勞保類(lèi)等）或項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)匯總。合規(guī)性與完整性復(fù)核：采購(gòu)專(zhuān)員重點(diǎn)檢查清單是否包含所有必填項(xiàng)（如申請(qǐng)人、審批人、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算編號(hào)等）、需求描述是否清晰可執(zhí)行、是否存在重復(fù)采購(gòu)（如同一物資多部門(mén)申請(qǐng)但可合并采購(gòu)）等情況。提出優(yōu)化建議：對(duì)可合并采購(gòu)的同類(lèi)物資、性?xún)r(jià)比更高的替代方案等，向需求部門(mén)提出優(yōu)化建議，經(jīng)確認(rèn)后調(diào)整清單。輸出成果：《采購(gòu)需求匯總表》（采購(gòu)部門(mén)復(fù)核版）（六）第六步：最終審批與提交執(zhí)行責(zé)任主體：采購(gòu)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)）操作說(shuō)明：分級(jí)審批：根據(jù)企業(yè)《采購(gòu)管理辦法》規(guī)定的審批權(quán)限（如：金額≤5萬(wàn)元，采購(gòu)經(jīng)理審批；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20萬(wàn)元，總經(jīng)理審批），逐級(jí)提交審批。審批意見(jiàn)簽署：審批人重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的必要性、預(yù)算匹配性、流程合規(guī)性，簽署“同意”“不同意需重新申報(bào)”或“同意但調(diào)整項(xiàng)”等意見(jiàn)。歸檔與執(zhí)行：審批通過(guò)后，采購(gòu)管理部門(mén)將《標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清單》（最終版）歸檔，并作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)，啟動(dòng)后續(xù)供應(yīng)商尋源、招標(biāo)/詢(xún)價(jià)流程。輸出成果：《標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清單》（最終審批版，含各級(jí)審批簽字）三、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清單模板（含填寫(xiě)示例）（一）模板說(shuō)明本模板包含必填項(xiàng)（標(biāo)注“*”）和選填項(xiàng)，適用于所有物資采購(gòu)場(chǎng)景，需求部門(mén)可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整字段（如增加“供應(yīng)商偏好”“交付地點(diǎn)”等），但核心必填項(xiàng)不得遺漏。（二）模板表格序號(hào)物資分類(lèi)編碼*物資名稱(chēng)*規(guī)格型號(hào)*技術(shù)參數(shù)*單位*需求數(shù)量*預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）資金來(lái)源*需求部門(mén)*申請(qǐng)人*聯(lián)系方式*用途說(shuō)明*交付時(shí)間*技術(shù)審核人預(yù)算編號(hào)*審批人*備注1NB-001筆記本電腦ThinkPadX1CarbonCPU:i7-1260P/16G內(nèi)存/512G固態(tài)硬盤(pán)/14英寸2.2K屏臺(tái)108,50085,000202X年行政辦公預(yù)算行政部8888用于新員工入職配置202X-08-31前*CW202X-001*需預(yù)裝Windows11專(zhuān)業(yè)版2SC-002不銹鋼管Φ50mm×3mm×6000mm材質(zhì)：304國(guó)標(biāo)/表面拉絲/壁厚誤差±0.1mm根501206,000項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算生產(chǎn)部趙六8889用于生產(chǎn)線物料輸送管道改造202X-09-15前周七*SC202X-050孫八*需提供材質(zhì)檢測(cè)報(bào)告3LB-003勞保手套加厚防滑耐磨款材質(zhì)：天然乳膠/厚度≥0.8mm/尺寸：L碼雙20051,000202X年勞保預(yù)算倉(cāng)儲(chǔ)部王九8890用于倉(cāng)庫(kù)作業(yè)人員日常防護(hù)長(zhǎng)期按月供應(yīng)-LB202X-008錢(qián)十*月結(jié)30天付款（三）填寫(xiě)說(shuō)明物資分類(lèi)編碼：按企業(yè)《物資分類(lèi)目錄》填寫(xiě)，便于后續(xù)統(tǒng)計(jì)與管理（如“NB”代表辦公設(shè)備，“SC”代表生產(chǎn)輔料，“LB”代表勞保用品）。技術(shù)參數(shù)：需具體、量化，避免模糊表述，可參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或供應(yīng)商產(chǎn)品手冊(cè)填寫(xiě)。用途說(shuō)明：需結(jié)合實(shí)際工作場(chǎng)景，明確“誰(shuí)使用、用在何處、為何采購(gòu)”，避免“備用”“辦公用”等籠統(tǒng)描述。交付時(shí)間：明確具體日期或相對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“項(xiàng)目開(kāi)工前10天”），便于采購(gòu)部門(mén)安排交付計(jì)劃。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）信息完整性：避免“漏填”“錯(cuò)填”必填項(xiàng)不得遺漏：物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、預(yù)算編號(hào)等核心信息必須填寫(xiě)完整，否則采購(gòu)部門(mén)有權(quán)退回。數(shù)量與單位匹配：需求數(shù)量需與單位對(duì)應(yīng)（如“10箱”而非“10”，需注明“每箱20個(gè)”），避免采購(gòu)執(zhí)行時(shí)數(shù)量爭(zhēng)議。（二）技術(shù)參數(shù)準(zhǔn)確性：拒絕“模糊描述”避免“大概”“左右”等詞匯：如“尺寸約100mm”應(yīng)改為“尺寸100mm±2mm”；“優(yōu)質(zhì)品牌”應(yīng)改為“需提供ISO9001認(rèn)證證書(shū)”。特殊需求需明確標(biāo)注：如“需符合RoHS環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)”“需提供3年免費(fèi)質(zhì)?！钡?，技術(shù)參數(shù)審核環(huán)節(jié)需重點(diǎn)確認(rèn)。（三）預(yù)算合規(guī)性：嚴(yán)守“預(yù)算紅線”超預(yù)算提前申請(qǐng)：若預(yù)估總價(jià)超過(guò)預(yù)算額度，需在提交需求前完成《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》審批，避免因預(yù)算問(wèn)題導(dǎo)致采購(gòu)延誤。資金來(lái)源需明確：區(qū)分“年度預(yù)算”“項(xiàng)目預(yù)算”“應(yīng)急預(yù)算”等，保證資金來(lái)源合法、合規(guī)。（四）審批流程完整性：杜絕“越級(jí)審批”嚴(yán)格按權(quán)限審批：根據(jù)采購(gòu)金額和物資類(lèi)別，逐級(jí)提交審批，不得跳級(jí)或簡(jiǎn)化流程（如20萬(wàn)元采購(gòu)需總經(jīng)理審批，不可僅由采購(gòu)經(jīng)理審批）。審批意見(jiàn)需書(shū)面化：審批人需在清單上簽署明確意見(jiàn)（如“同意，按流程執(zhí)行”），避免口頭審批導(dǎo)致責(zé)任不清。（五）版本控制與歸檔管理版本號(hào)管理：需求清單若需修改，需更新版本號(hào)（如V1.0→V2.0），并在備注欄注明修改原因（如“根據(jù)技術(shù)部門(mén)意見(jiàn)調(diào)整規(guī)格型號(hào)”），避免歷史版本混淆。紙質(zhì)與電子歸檔：審批通過(guò)后的清單需打印紙質(zhì)版（含各級(jí)簽字）并由采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)分別存檔，同時(shí)同步至企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)，保存期限不少于3年。結(jié)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求清