美容院采購(gòu)合同管理辦法

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本美容院采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更與解除等行為，維護(hù)美容院合法權(quán)益，保障采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，結(jié)合美容院實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于美容院與供應(yīng)商就各類物資、設(shè)備、服務(wù)等采購(gòu)事項(xiàng)所簽訂的采購(gòu)合同。本辦法適用于美容院全體員工涉及采購(gòu)合同相關(guān)的活動(dòng)，同時(shí)采購(gòu)合同的管理成果也間接影響為客戶提供服務(wù)的質(zhì)量與穩(wěn)定性。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：采購(gòu)合同的簽訂與履行必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同的法律效力。2.平等自愿原則：在采購(gòu)合同簽訂過程中，雙方應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，保障雙方合法權(quán)益。3.效益優(yōu)先原則：采購(gòu)合同管理應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益，在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效率。4.信息透明原則：采購(gòu)合同相關(guān)信息應(yīng)在一定范圍內(nèi)保持透明，便于監(jiān)督與管理，促進(jìn)采購(gòu)工作的公正、公平。（四）企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)本辦法在制定與執(zhí)行過程中，充分體現(xiàn)美容院“以客戶為中心，追求卓越品質(zhì)”的經(jīng)營(yíng)理念。采購(gòu)工作圍繞為客戶提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)展開，在合同管理中注重供應(yīng)商的選擇與合作，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)能夠滿足客戶需求，提升客戶滿意度，進(jìn)而塑造良好的企業(yè)形象。同時(shí)，遵循扁平化管理理念，減少不必要的層級(jí)審批，提高采購(gòu)合同管理效率。二、采購(gòu)合同管理職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.合同起草與談判：負(fù)責(zé)根據(jù)采購(gòu)需求起草采購(gòu)合同條款，組織與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，確保合同條款符合美容院利益和采購(gòu)要求。2.供應(yīng)商管理：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期更新供應(yīng)商信息，為采購(gòu)合同的簽訂提供可靠的供應(yīng)商資源。3.合同執(zhí)行與跟蹤：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行，跟蹤供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、貨物質(zhì)量等情況，及時(shí)處理合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）法務(wù)部門1.合同審核：對(duì)采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，審查合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，提出修改意見和建議，確保合同的法律效力。2.法律支持：在采購(gòu)合同簽訂、履行、變更與解除等過程中，為相關(guān)部門提供法律咨詢和法律支持，處理涉及合同的法律糾紛。（三）財(cái)務(wù)部門1.預(yù)算審核：參與采購(gòu)預(yù)算的編制和審核，對(duì)采購(gòu)合同涉及的資金預(yù)算進(jìn)行合理性審查，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。2.付款審核與結(jié)算：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同的付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款結(jié)算，做好采購(gòu)資金的核算和管理工作。（四）使用部門1.需求提出：根據(jù)工作需要提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等要求，為采購(gòu)合同的起草提供依據(jù)。2.驗(yàn)收參與：參與采購(gòu)物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)，確保所采購(gòu)的物資或服務(wù)符合使用部門的實(shí)際需求。（五）管理層1.決策審批：對(duì)重大采購(gòu)合同進(jìn)行決策審批，確定合同簽訂的必要性、可行性以及合同主要條款，確保采購(gòu)合同符合美容院整體發(fā)展戰(zhàn)略和利益。2.監(jiān)督指導(dǎo)：對(duì)采購(gòu)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決采購(gòu)合同管理過程中出現(xiàn)的重大問題。三、采購(gòu)合同的簽訂（一）采購(gòu)需求確認(rèn)1.使用部門根據(jù)工作需要填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行匯總、分析，核實(shí)需求的合理性和必要性。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、信譽(yù)狀況等方面的審查。3.必要時(shí)，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量控制等情況。4.根據(jù)資格審查和實(shí)地考察結(jié)果，采購(gòu)部門選擇至少兩家符合要求的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商，并向其發(fā)出《采購(gòu)詢價(jià)函》，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品或服務(wù)說明。（三）合同起草與審核1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求和供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當(dāng)事人信息、采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.采購(gòu)合同起草完成后，采購(gòu)部門首先進(jìn)行內(nèi)部初審，確保合同條款完整、準(zhǔn)確，符合采購(gòu)要求和美容院利益。3.初審?fù)ㄟ^后，采購(gòu)合同依次提交至法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和使用部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性和法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門審核合同的資金預(yù)算、付款方式等條款；使用部門對(duì)合同中涉及的技術(shù)條款、質(zhì)量要求等進(jìn)行審核。4.各部門應(yīng)在收到采購(gòu)合同后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。采購(gòu)部門根據(jù)各部門審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，形成合同定稿。（四）合同審批與簽訂1.合同定稿提交至管理層進(jìn)行審批。重大采購(gòu)合同需經(jīng)管理層集體討論決策后審批。2.經(jīng)管理層審批通過的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人代表美容院與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。四、采購(gòu)合同的履行（一）供應(yīng)商履約監(jiān)督1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，定期與供應(yīng)商溝通，了解貨物生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸安排等情況，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)履行交貨義務(wù)。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在違約行為或履約困難，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況告知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和使用部門。（二）物資與服務(wù)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到達(dá)美容院后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所采購(gòu)的物資符合要求。2.對(duì)于采購(gòu)的服務(wù)，使用部門應(yīng)根據(jù)合同約定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行驗(yàn)收，評(píng)估服務(wù)質(zhì)量是否達(dá)到要求。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，作為付款和入庫(kù)的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或按照合同約定承擔(dān)違約責(zé)任。（三）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購(gòu)合同約定的付款方式、付款時(shí)間，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)附采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行付款結(jié)算。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行支付，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。3.在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的發(fā)票不符合要求或存在其他問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保付款的合法性和準(zhǔn)確性。五、采購(gòu)合同的變更與解除（一）變更條件與程序1.在采購(gòu)合同履行過程中，如因不可抗力、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更合同條款，提出變更的一方應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方，并說明變更的原因和內(nèi)容。2.采購(gòu)部門收到變更通知后，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)變更事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估，分析變更對(duì)合同履行、成本、質(zhì)量等方面的影響。3.經(jīng)評(píng)估同意變更的，采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商變更合同條款，簽訂《合同變更協(xié)議》?！逗贤兏鼌f(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更后的權(quán)利義務(wù)、對(duì)合同價(jià)格和履行期限的影響等。4.《合同變更協(xié)議》需按照采購(gòu)合同的審批程序進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后生效。（二）解除條件與程序1.出現(xiàn)下列情形之一的，采購(gòu)合同可以解除：-因不可抗力致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)；-在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；-一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；-一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；-法律規(guī)定的其他情形。2.決定解除采購(gòu)合同的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)書面通知供應(yīng)商，并說明解除合同的原因和依據(jù)。3.采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)合同解除后的后續(xù)事宜進(jìn)行處理，包括已交付貨物的驗(yàn)收、退貨、退款、違約責(zé)任追究等。4.涉及合同解除的相關(guān)文件和資料應(yīng)妥善保存，作為處理后續(xù)問題的依據(jù)。六、采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門會(huì)同采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，定期對(duì)采購(gòu)合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更與解除等各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的法律審核，確保合同條款合法合規(guī)，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。在合同履行過程中，及時(shí)關(guān)注法律法規(guī)的變化，對(duì)合同進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。發(fā)生法律糾紛時(shí)，積極尋求法律支持，維護(hù)美容院合法權(quán)益。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，了解物資和服務(wù)的價(jià)格波動(dòng)情況。在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，合理設(shè)置價(jià)格調(diào)整條款，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。3.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用評(píng)價(jià)體系，對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)。在合同中明確供應(yīng)商違約的責(zé)任和賠償方式，要求供應(yīng)商提供一定的擔(dān)?；虮ＷC金。如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任，減少損失。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證期，在質(zhì)量保證期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行處理。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，確保問題產(chǎn)品能夠得到及時(shí)追溯和處理。七、采購(gòu)合同的檔案管理（一）檔案收集與整理1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集與合同相關(guān)的文件和資料，包括采購(gòu)需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、合同文本、談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、變更協(xié)議等。2.對(duì)收集到的文件和資料進(jìn)行整理，按照合同編號(hào)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管與查閱1.采購(gòu)合同檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，建立檔案保管制度，確保檔案資料的安全、完整。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，防止檔案資料的損壞、丟失。2.內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管人員處查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)制、抽取檔案資料。3.外部單位或個(gè)人查閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和美容院相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）檔案銷毀1.采購(gòu)合同檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和美容院檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)管理層批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料的信息安全。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。八、績(jī)效考核與激勵(lì)（一）考核指標(biāo)設(shè)定1.建立采購(gòu)合同管理績(jī)效考核指標(biāo)體系，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員在采購(gòu)合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性，合同執(zhí)行的進(jìn)度和質(zhì)量，供應(yīng)商管理的效果，采購(gòu)成本的控制情況等。2.對(duì)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等參與采購(gòu)合同管理的相關(guān)部門，根據(jù)其職責(zé)設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)，如合同審核的準(zhǔn)確性和效率、付款結(jié)算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、驗(yàn)收工作的質(zhì)量等。（二）考核方式與周期1.績(jī)效考核采用定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行。定量考核根據(jù)各項(xiàng)考核指標(biāo)的完成情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析；定性考核通過工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、溝通協(xié)調(diào)等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。2.績(jī)效考核周期為每季度一次，每季度末由人力資源部門組織相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。（三）激勵(lì)措施1.根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)在采購(gòu)合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等，激勵(lì)員工積極履行職責(zé)，提高采購(gòu)合同管理水平。2.對(duì)績(jī)效考核結(jié)果不達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行績(jī)效面談，分析存在的問題和原因，制定改進(jìn)措施。如連續(xù)多個(gè)考核周期不達(dá)標(biāo)，將按照美容院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰，包括扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、調(diào)崗、辭退等。九、人文關(guān)懷與培訓(xùn)（一）人文關(guān)懷措施1.在采購(gòu)合同管理工作中，注重員工的身心健康和工作感受。合理安排工作任務(wù)和工作時(shí)間，避免員工過度勞累。關(guān)注員工的職業(yè)發(fā)展需求，為員工提供晉升機(jī)會(huì)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)。2.對(duì)于在采購(gòu)合同管理工作中遇到困難和壓力的員工，管理層應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通和疏導(dǎo)，給予關(guān)心和支持，營(yíng)造良好的工作氛圍。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.人力資源部門會(huì)同采購(gòu)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，制定采購(gòu)合同管理培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)知識(shí)、合同管理技能、供應(yīng)商管理技巧