采購申請與審批流程工具包一、適用范圍與常見應用場景本工具包適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的申請與審批管理，覆蓋日常運營、項目實施、設備維護等多場景采購需求。具體包括：常規(guī)采購：辦公耗材、低值易耗品等日常所需物品的采購；資產(chǎn)采購：固定資產(chǎn)（如電腦、生產(chǎn)設備）、無形資產(chǎn)（如軟件授權(quán)）的購置；項目采購：為特定項目采購的原材料、服務或設備；緊急采購：因突發(fā)情況（如設備故障、生產(chǎn)急需）需快速響應的采購；專項采購：涉及特定預算科目、需跨部門協(xié)調(diào)的專項物資采購。二、詳細操作步驟與流程說明采購申請與審批流程遵循“需求發(fā)起→逐級審核→領導審批→采購執(zhí)行→結(jié)果反饋”的邏輯，具體步驟（一）需求發(fā)起與申請單填寫發(fā)起條件：采購需求部門確認采購必要性（如庫存不足、新項目啟動、設備報廢替換等）；明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等核心信息，保證需求合理、可執(zhí)行。填寫《采購申請單》：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或線下填寫紙質(zhì)申請單），按要求填寫以下信息（詳見“核心模板表格”部分）：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、預估總價；采購用途（如“行政辦公用”“項目研發(fā)用”）、預算科目（如“辦公費”“固定資產(chǎn)購置費”）；附件清單（如技術參數(shù)表、3家及以上供應商報價單、項目立項批復等，緊急采購可附1家報價單并標注原因）。提交申請：線上提交后系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；紙質(zhì)申請單需經(jīng)申請人簽字后，提交至部門負責人。（二）逐級審核（部門→財務→分管領導）部門負責人審核（1個工作日內(nèi)完成）：審核重點：采購需求的真實性（是否為部門實際所需）、合理性（數(shù)量/規(guī)格是否匹配日常工作）、預算匹配度（是否在部門年度預算內(nèi)）；審核通過：簽署意見并流轉(zhuǎn)至財務部門；審核不通過：注明原因并退回申請人修改。財務部門審核（2個工作日內(nèi)完成）：審核重點：預算科目準確性（是否符合企業(yè)財務制度）、總價合規(guī)性（是否超預算，超預算需附預算調(diào)整申請）、成本合理性（預估單價與市場價格對比，是否存在虛高）；審核通過：簽署意見并流轉(zhuǎn)至分管領導；審核不通過：退回部門或申請人補充材料/調(diào)整預算。分管領導審批（3個工作日內(nèi)完成，緊急采購縮短至4小時內(nèi)）：審核重點：采購事項的戰(zhàn)略匹配度（是否符合企業(yè)年度目標/部門工作計劃）、大額采購的必要性（如單筆超5萬元需說明理由）；審批通過：簽署意見并流轉(zhuǎn)至最終審批人（總經(jīng)理/采購總監(jiān)）；審批不通過：注明原因并退回。（三）最終審批與采購指令下達總經(jīng)理/采購總監(jiān)審批（1個工作日內(nèi)完成，緊急采購2小時內(nèi)完成）：審核重點：重大采購（如單筆超10萬元）的投資回報分析、跨部門協(xié)調(diào)事項的合理性；審批通過：《采購審批確認單》，系統(tǒng)自動推送至采購部門；審批不通過：退回并說明調(diào)整方向。采購部門接收指令：根據(jù)審批通過的《采購申請單》《采購審批確認單》，確認采購方式（公開招標、詢價、單一來源采購等），啟動采購流程。（四）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋采購實施：采購部門按采購方式執(zhí)行（如詢價需聯(lián)系3家供應商比價，招標需按企業(yè)招標流程進行），確定供應商后簽訂《采購合同》。到貨驗收：采購物品到貨后，需求部門聯(lián)合采購部門、財務部門共同驗收，填寫《采購驗收單》，確認數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否與申請一致；驗收不合格的，需聯(lián)系供應商退換貨并記錄原因。結(jié)果反饋：采購部門將《采購合同》《采購驗收單》掃描件至系統(tǒng)，同步更新采購進度；需求部門確認收到物品后，在系統(tǒng)中“確認收貨”，完成閉環(huán)。（五）資料歸檔采購部門每月匯總《采購申請單》《采購審批確認單》《采購合同》《采購驗收單》等資料，按“申請編號”分類歸檔（電子檔保存不少于3年，紙質(zhì)檔整理成冊后移交檔案室）。三、核心模板表格（附填寫示例）（一）采購申請單（模板）申請編號CG-2024-058申請部門行政部申請人*小明聯(lián)系方式138申請日期2024-05-20采購用途辦公日常耗材物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量A4打印紙80g/白色箱10簽字筆中性筆/黑色支50預算科目辦公費附件清單供應商報價單（附件1）、庫存盤點表（附件2）部門負責人意見需求合理，同意采購。簽字：*日期：2024-05-20財務審核意見預算充足，單價符合市場價，同意。簽字：*日期：2024-05-21分管領導意見同意采購。簽字：*日期：2024-05-22總經(jīng)理審批意見同意。簽字：*趙六日期：2024-05-23（二）采購審批流程表（模板）流程步驟責任人操作要求完成時限備注提交采購申請申請人填寫《采購申請單》，附相關附件-線上/線下提交部門負責人審核部門負責人審核需求真實性、合理性、預算匹配度1個工作日內(nèi)不通過需注明原因退回財務部門審核財務專員審核預算科目、總價、成本合理性2個工作日內(nèi)超預算需附調(diào)整申請分管領導審批分管領導審核戰(zhàn)略匹配度、大額采購必要性3個工作日內(nèi)緊急采購4小時內(nèi)完成總經(jīng)理/采購總監(jiān)審批總經(jīng)理/總監(jiān)最終審批重大采購事項1個工作日內(nèi)緊急采購2小時內(nèi)完成采購部門執(zhí)行采購專員按審批結(jié)果確定采購方式，簽訂合同，跟進到貨-同步更新采購進度需求部門驗收需求部門聯(lián)合采購、財務部門驗收，填寫《采購驗收單》到貨后1日內(nèi)不合格需記錄并處理（三）采購進度跟蹤表（模板）申請編號物品名稱當前狀態(tài)責任人預計完成時間實際完成時間備注CG-2024-058A4打印紙已完成*小明2024-05-252024-05-24驗收合格，已入庫CG-2024-059生產(chǎn)設備采購中（已簽約）*小紅2024-06-10-供應商排產(chǎn)中，預計6月8日發(fā)貨CG-2024-060軟件授權(quán)待審批（財務環(huán)節(jié)）*小剛2024-05-28-等待財務審核預算四、關鍵注意事項與風險提示（一）預算控制與超流程處理采購前需確認預算充足，嚴禁無預算采購；若遇突發(fā)情況需超預算，需提前提交《預算調(diào)整申請》，經(jīng)財務部門及分管領導審批后，方可發(fā)起采購。（二）審批時限與緊急采購常規(guī)采購各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，避免流程延誤；緊急采購（如生產(chǎn)停機急需備件）需在申請單中標注“緊急”字樣，審批環(huán)節(jié)可并行處理（如部門負責人審核時同步推送至財務），縮短審批至4小時內(nèi)完成。（三）材料完整性與規(guī)范性申請時需附齊附件（如報價單、技術參數(shù)、項目批復等），材料不全會導致審核退回；填寫內(nèi)容需真實準確，嚴禁虛報數(shù)量、夸大用途，一經(jīng)發(fā)覺將按企業(yè)獎懲制度處理。（四）采購方式合規(guī)性采購方式需根據(jù)金額、物品類型選擇：單筆超5萬元建議采用公開招標，1萬-5萬元采用詢價，1萬元以下可采用比價或電商平臺采購；嚴禁化整為零規(guī)避招標，保證采購合規(guī)。（五）驗收與資料歸檔需求部門需親自參與驗收，確認無誤后簽字，避免“只簽不驗”；采購完成后，所有紙質(zhì)/電子資料需及時歸檔，保證可追溯（如遇質(zhì)