合同審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板與電子簽署功能工具手冊引言在企業(yè)經(jīng)營管理中，合同作為明確權(quán)責(zé)、規(guī)范合作的核心文件，其審批流程的規(guī)范性直接影響運營效率與法律風(fēng)險。數(shù)字化轉(zhuǎn)型深入，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同審批存在流程繁瑣、周期長、易丟失、簽署效率低等問題。本手冊基于企業(yè)合同管理實踐，整合標(biāo)準(zhǔn)化審批流程與電子簽署功能，旨在通過模板化工具與系統(tǒng)化操作，實現(xiàn)合同審批“高效、合規(guī)、可追溯”管理，為企業(yè)合同全生命周期管理提供標(biāo)準(zhǔn)化解決方案。一、合同審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板概述（一）應(yīng)用場景與價值定位企業(yè)內(nèi)部合同全生命周期管理適用于企業(yè)采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等各類內(nèi)部合同的審批流程，覆蓋從起草、審核、簽署到歸檔的全環(huán)節(jié)，保證合同管理規(guī)范統(tǒng)一?？绮块T協(xié)作與審批效率提升針對跨部門合同（如市場部與供應(yīng)商的合作協(xié)議、研發(fā)部的外包服務(wù)合同），通過標(biāo)準(zhǔn)化流程明確各部門職責(zé)，減少溝通成本，避免審批推諉。遠(yuǎn)程辦公與異地簽署場景支持對于分支機構(gòu)分散、合作方異地分布的企業(yè)，電子簽署功能打破地域限制，實現(xiàn)合同遠(yuǎn)程簽署，縮短簽約周期，提升業(yè)務(wù)響應(yīng)速度。合規(guī)審計與風(fēng)險控制需求標(biāo)準(zhǔn)化流程可固化審批節(jié)點，記錄操作痕跡，滿足企業(yè)內(nèi)控審計、法律合規(guī)檢查要求，降低合同條款不規(guī)范、審批權(quán)限缺失等風(fēng)險。（二）核心功能模塊合同模板管理：提供常用合同類型模板（如購銷合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等），支持自定義模板配置，保證條款合規(guī)、要素完整。審批流程配置：根據(jù)合同類型、金額、業(yè)務(wù)場景，靈活配置審批環(huán)節(jié)（如部門審核、法務(wù)審核、財務(wù)審核、管理層審批），明確各環(huán)節(jié)審批人權(quán)限。電子簽署集成：對接權(quán)威電子簽名平臺，支持個人/企業(yè)數(shù)字證書簽署，保證簽署法律效力，同時提供簽署進(jìn)度跟蹤與驗真功能。歸檔與查詢：審批完成的合同自動歸檔至電子檔案庫，支持按合同編號、名稱、簽約方、日期等多維度查詢，便于后續(xù)查閱與審計。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與信息填寫操作主體：合同發(fā)起人（通常為業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人，如“張*”）系統(tǒng)操作路徑：登錄合同管理系統(tǒng)→“新建合同”→選擇合同類型（如“采購合同”）→調(diào)用對應(yīng)模板步驟說明：選擇合同模板系統(tǒng)預(yù)設(shè)“采購合同”“銷售合同”“服務(wù)合同”等基礎(chǔ)模板，發(fā)起人根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇；若無合適模板，可“自定義模板”，從模板庫中復(fù)制相似模板并修改，或企業(yè)自有模板（需提前通過法務(wù)部門審核）。填寫合同基本信息依據(jù)系統(tǒng)彈出的“合同基本信息表”（見表1）逐項填寫，保證信息準(zhǔn)確完整：合同編號：按企業(yè)規(guī)則自動（如“CG-2024-001”），支持手動修改（需備注原因）；合同名稱：明確合同性質(zhì)與內(nèi)容，如“項目采購設(shè)備合同”；簽約主體：填寫甲方（本企業(yè)）、乙方（合作方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（企業(yè)）或身份證號（個人）；合同金額：填寫含稅/不含稅金額、幣種，大寫金額需與小寫一致；合同期限：起始日期、終止日期，或“自簽署之日起年”；主要條款概述：簡述核心條款（如標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式），便于審批人快速知曉合同內(nèi)容；附件清單：技術(shù)參數(shù)表、報價單、資質(zhì)證明等附件，支持多文件（單個文件不超過50MB，格式為PDF/Word/Excel）。提交發(fā)起確認(rèn)信息無誤后，“提交審批”，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)流程自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點（如部門負(fù)責(zé)人）。（二）多級審批流程執(zhí)行1.部門初審：業(yè)務(wù)內(nèi)容確認(rèn)操作主體：部門負(fù)責(zé)人（如“李*”，采購部經(jīng)理）審批要點：審核合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的物、數(shù)量、價格等是否與采購申請/銷售訂單一致；確認(rèn)合作方資質(zhì)是否齊全（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證，附件中需包含掃描件）；檢查合同金額是否在部門審批權(quán)限內(nèi)（如權(quán)限內(nèi)直接審批，超權(quán)限需提交至下一級）。系統(tǒng)操作：登錄系統(tǒng)“待辦審批”模塊，查看合同詳情及附件，填寫審批意見（如“同意，提交法務(wù)審核”或“需補充供應(yīng)商資質(zhì)證明，退回修改”），“提交”。2.法務(wù)審核：合規(guī)性與條款審查操作主體：法務(wù)專員（如“王*”）審批要點：審核合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險（如違約責(zé)任不明確、爭議解決方式約定不清）；檢查合同要素是否完整（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點方式、違約責(zé)任、爭議解決方法等）；對格式條款、免責(zé)條款等重點內(nèi)容重點審查，必要時修改后反饋至發(fā)起人或部門負(fù)責(zé)人。系統(tǒng)操作：接收審批任務(wù)后，查看合同文本，可通過“在線批注”功能直接修改條款，填寫法務(wù)審核意見（如“條款已修訂，建議通過審核”），提交至財務(wù)部門或管理層（根據(jù)合同金額）。3.財務(wù)審核：金額與付款條件核對操作主體：財務(wù)經(jīng)理（如“趙*”）審批要點：核對合同金額是否與預(yù)算一致，超預(yù)算合同需附預(yù)算審批單；審核付款方式、進(jìn)度、賬戶信息是否符合財務(wù)管理制度（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金約定、乙方賬戶是否與簽約主體一致）；檢查涉稅條款是否清晰（如發(fā)票類型、稅率、開票時間）。系統(tǒng)操作：查看合同中的財務(wù)相關(guān)信息，填寫審核意見（如“付款條件合規(guī)，同意審批”），若金額超財務(wù)權(quán)限，提交至總經(jīng)理審批。4.管理層審批：權(quán)限內(nèi)最終決策操作主體：總經(jīng)理/分管副總（如“劉*”）審批要點：對重大合同（如金額超過100萬元、戰(zhàn)略合作伙伴合同）進(jìn)行最終審批；綜合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)意見，評估合同風(fēng)險與收益，決策是否簽署。系統(tǒng)操作：接收審批任務(wù)后，查看全流程審批記錄，填寫最終審批意見（如“同意簽署，按流程推進(jìn)電子簽署”），審批完成后系統(tǒng)自動觸發(fā)電子簽署流程。（三）電子簽署與合同生效1.簽署方信息確認(rèn)與配置操作主體：合同管理員（如“陳*”）系統(tǒng)操作：登錄系統(tǒng)，在“待簽署合同”列表中確認(rèn)合同狀態(tài)為“審批完成”；進(jìn)入“電子簽署配置”模塊（見表4），填寫簽署方信息：甲方簽署人：系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)企業(yè)默認(rèn)簽署人（如法定代表人或授權(quán)代表），需簽署人身份證正反面、授權(quán)委托書（若為授權(quán)代表）；乙方簽署人：需錄入乙方聯(lián)系人姓名、手機號、身份證號，或通過短信/郵件發(fā)送簽署至乙方聯(lián)系人（短信內(nèi)容：“您有來自[企業(yè)名稱]的合同待簽署，請完成：[系統(tǒng)的短]”）。2.在線簽署操作指引操作主體：甲方簽署人、乙方簽署人甲方簽署流程：登錄系統(tǒng)或通過企業(yè)APP進(jìn)入“待簽署”頁面，選擇對應(yīng)合同；實名認(rèn)證（人臉識別或輸入密碼）；在合同指定簽署位置（如甲方蓋章處、法定代表人簽字處）“簽署”，系統(tǒng)自動電子簽名與時間戳。乙方簽署流程：收到簽署短信/郵件后，進(jìn)入移動端簽署頁面；實名認(rèn)證（填寫身份證號、人臉識別）；查看合同全文（需確認(rèn)“已閱讀并理解合同內(nèi)容”勾選框），在指定位置簽署，完成后接收電子合同副本。3.簽署狀態(tài)跟蹤與驗真操作主體：合同管理員、發(fā)起人系統(tǒng)功能：實時查看簽署進(jìn)度（如“甲方已簽署，乙方待簽署”“雙方已簽署”）；簽署完成后，系統(tǒng)自動帶“電子簽章證書編號”的PDF合同，支持；提供驗真功能：輸入合同編號或簽署證書編號，可驗證合同簽署人身份、簽署時間、簽名真?zhèn)巍＃ㄋ模┖贤瑲w檔與后續(xù)管理1.歸檔信息錄入操作主體：合同管理員系統(tǒng)操作：合同簽署完成后，進(jìn)入“合同歸檔”模塊，填寫“合同歸檔信息表”（見表5）：歸檔編號：系統(tǒng)自動，與合同編號關(guān)聯(lián)；歸檔部門：合同所屬業(yè)務(wù)部門；保管期限：根據(jù)合同類型與法規(guī)要求設(shè)定（如采購合同保管期限不少于10年）；密級：劃分“公開”“內(nèi)部”“秘密”三級，控制查閱權(quán)限；備注：特殊說明（如合同涉及續(xù)簽條款、補充協(xié)議等）。2.版本管理與歷史記錄系統(tǒng)自動保存合同修改歷史版本（如草稿版、審批版、簽署版），支持版本對比查看；審批記錄、簽署記錄、操作日志等全程留痕，滿足審計追溯需求。3.查閱權(quán)限與審計追蹤權(quán)限管理：僅合同發(fā)起人、審批人、合同管理員及有權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人可查閱合同；審計功能：支持按時間、部門、合同類型導(dǎo)出審批記錄、簽署記錄，審計報告。三、關(guān)鍵工具表格模板說明（一）合同基本信息表（模板）表1：合同基本信息表序號字段名稱填寫要求示例1合同編號按企業(yè)規(guī)則自動，格式為“-YYYY-X”（:合同類型縮寫，YYYY:年份，X:序號）CG-2024-0012合同名稱簡明扼要，體現(xiàn)合同核心內(nèi)容項目采購設(shè)備合同3合同類型單選：采購/銷售/服務(wù)/租賃/技術(shù)/勞動合同等采購合同4甲方（本企業(yè)）填寫全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話科技有限公司；9111X；北京市區(qū)路號；張*；1385乙方（合作方）填寫全稱、統(tǒng)一社會信用代碼/身份證號、地址、聯(lián)系人、電話商貿(mào)有限公司；9111X；上海市區(qū)路號；李*；1396合同金額填寫小寫金額、大寫金額、幣種￥100,000.00；壹拾萬元整；人民幣7合同期限起始日期、終止日期或“自簽署之日起年”2024-01-01至2024-12-318主要條款概述簡述標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等核心條款（200字以內(nèi)）采購設(shè)備10臺，單價1萬元，驗收合格后30日內(nèi)付全款9附件清單列出附件名稱及份數(shù)，對應(yīng)文件1.報價單；2.技術(shù)參數(shù)表；3.營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件10發(fā)起人填寫經(jīng)辦人姓名、部門、聯(lián)系方式張*；采購部；13811發(fā)起日期選擇提交審批的日期2024-01-01（二）部門初審記錄表（模板）表2：部門初審記錄表合同編號合同名稱初審部門初審人初審日期初審意見處理結(jié)果CG-2024-001項目采購設(shè)備合同采購部李*2024-01-02合同內(nèi)容與采購申請一致，供應(yīng)商資質(zhì)齊全，金額在部門審批權(quán)限內(nèi)。通過，提交法務(wù)審核CG-2024-002服務(wù)合同市場部周*2024-01-03需補充服務(wù)方案詳細(xì)說明，付款進(jìn)度建議分期支付，退回發(fā)起人修改。不通過，退回修改（三）管理層審批意見表（模板）表3：管理層審批意見表合同編號合同名稱審批層級審批人審批日期審批意見審批結(jié)果CG-2024-001項目采購設(shè)備合同總經(jīng)理劉*2024-01-04同意簽署，按流程推進(jìn)電子簽署，注意合同履約跟蹤。同意簽署CG-2024-003戰(zhàn)略合作協(xié)議董事長陳*2024-01-05戰(zhàn)略意義重大，需增加“不可抗力條款”及“保密協(xié)議”，退回法務(wù)補充后重新上報。補充材料后重審（四）電子簽署配置表（模板）表4：電子簽署配置表合同編號簽署方簽署人姓名身份證號手機號簽署類型簽署位置（合同頁碼）發(fā)送方式簽署狀態(tài)CG-2024-001甲方王總110101138企業(yè)數(shù)字證書第4頁甲方蓋章處系統(tǒng)內(nèi)直接簽署已簽署CG-2024-001乙方李經(jīng)理3101015678139個人數(shù)字證書第4頁乙方蓋章處短發(fā)送已簽署（五）合同歸檔信息表（模板）表5：合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱歸檔部門保管期限密級歸檔人歸檔日期存放位置備注DA2024-001CG-2024-001項目采購設(shè)備合同采購部10年內(nèi)部陳*2024-01-05服務(wù)器-A01-001含電子簽署證書編號DA2024-002CG-2024-002服務(wù)合同市場部5年公開陳*2024-01-06服務(wù)器-A01-002補充協(xié)議歸檔編號：BG2024-001四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與操作提示（一）信息準(zhǔn)確性保障措施必填項校驗：系統(tǒng)對合同名稱、簽約主體、金額等關(guān)鍵字段設(shè)置“必填項”，未填寫完整無法提交；信息一致性檢查：如“大寫金額”與“小寫金額”自動校驗，不一致時系統(tǒng)提示修改；附件完整性審核：要求資質(zhì)證明、報價單等關(guān)鍵附件，未時審批節(jié)點可被駁回。（二）審批時效與流程異常處理審批時限設(shè)置：各環(huán)節(jié)審批時限默認(rèn)為3個工作日，超時未審批系統(tǒng)自動提醒審批人及部門負(fù)責(zé)人；流程駁回規(guī)則：僅當(dāng)前審批節(jié)點可退回至上一環(huán)節(jié)（如法務(wù)審核退回至部門初審，不可直接退回至發(fā)起人），退回時需注明原因；加急審批流程：緊急合同可發(fā)起“加急”申請，系統(tǒng)自動標(biāo)記優(yōu)先級，縮短審批時限（如每環(huán)節(jié)時限縮短至1個工作日）。（三）電子簽署安全與合規(guī)要求簽署人身份認(rèn)證：個人簽署需通過“人臉識別+身份證號”雙重認(rèn)證，企業(yè)簽署需驗證數(shù)字證書有效性；合同防篡改：簽署后系統(tǒng)采用“哈希值校驗+時間戳”技術(shù)，任何修改都會導(dǎo)致合同哈希值變化，無法通過驗真；簽署記錄保存：電子簽署日志（含簽署人IP、時間、證書編號）永久保存，保證法律效力。（四）歸檔規(guī)范與數(shù)據(jù)完整性保障版