行政文件歸檔與管理制度執(zhí)行模板一、適用范圍與應(yīng)用情境本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體（以下簡稱“單位”）的行政文件歸檔與管理工作，涵蓋日常辦公中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料。具體應(yīng)用場景包括：年度文件歸檔：每年年末對(duì)全年行政文件進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類與歸檔；專項(xiàng)工作文件管理：針對(duì)重大項(xiàng)目、會(huì)議活動(dòng)、審計(jì)檢查等專項(xiàng)工作形成的文件，進(jìn)行全過程歸檔管控；新員工入職培訓(xùn)：作為行政人員文件管理工作的操作指引，規(guī)范新入職員工的文件歸檔流程；制度執(zhí)行監(jiān)督：用于檢查各部門文件歸檔工作的合規(guī)性，保證行政文件管理制度落地。二、文件歸檔管理操作流程（一）文件收集與初步審核收集范圍單位在行政管理活動(dòng)中形成的具有查考、利用價(jià)值的各類文件材料，包括但不限于：綜合管理類：公司章程、年度工作計(jì)劃/總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部管理制度等；人事管理類：員工入職/離職材料、勞動(dòng)合同、考勤記錄、薪資檔案、培訓(xùn)記錄等；財(cái)務(wù)管理類：報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)材料等；業(yè)務(wù)管理類：合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、客戶資料、招投標(biāo)文件等；其他類：單位獲得的榮譽(yù)證書、外部單位來函、重要影像資料等。收集責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件收集的第一責(zé)任人，指定專人（如部門文員）負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集；行政部*主管統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全單位文件歸檔工作，定期對(duì)各部門收集情況進(jìn)行督促檢查。初步審核要點(diǎn)完整性：檢查文件是否齊全，有無缺頁、漏項(xiàng)（如會(huì)議紀(jì)要需參會(huì)人員簽字、合同需雙方蓋章）；規(guī)范性：文件格式是否符合單位標(biāo)準(zhǔn)（如公文標(biāo)題規(guī)范、字體字號(hào)統(tǒng)一），內(nèi)容表述是否清晰準(zhǔn)確；時(shí)效性：需在文件辦理完畢后15個(gè)工作日內(nèi)完成收集（如年度總結(jié)需在次年1月底前收集）。（二）文件分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”三級(jí)分類法，結(jié)合單位實(shí)際可簡化為“年度-類別-子類”二級(jí)分類：一級(jí)分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2024年度”；二級(jí)分類（類別）：按文件性質(zhì)劃分，如“綜合類（Z）”“人事類（R）”“財(cái)務(wù)類（C）”“業(yè)務(wù)類（Y）”；三級(jí)分類（子類）：按具體業(yè)務(wù)劃分，如“綜合類”下分“會(huì)議紀(jì)要（H）”“制度文件（D）”，“人事類”下分“招聘（Z）”“培訓(xùn)（P）”。編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)統(tǒng)一為“年度-分類代號(hào)-流水號(hào)”，格式為：YYYY--X示例：2024年綜合類會(huì)議紀(jì)要第5份，編號(hào)為“2024-ZH-005”。流水號(hào)按文件形成時(shí)間順序從“001”開始編排，每年年初重新編號(hào)。特殊文件處理密級(jí)文件（如涉密合同、未公開制度）需在分類代號(hào)后標(biāo)注密級(jí)，如“2024-YM-003（密）”；跨年度文件（如項(xiàng)目周期為2023-2024年的合同）按文件形成起始年度歸檔，編號(hào)為“2023-YM-001”。（三）文件整理與裝訂整理要求排序：按文件編號(hào)順序排列，同一子類文件按時(shí)間先后排序；折疊：A4紙文件按統(tǒng)一方式折疊（如左側(cè)裝訂，左側(cè)留2.5cm裝訂線），超出A4幅面的材料（如圖紙）需按標(biāo)準(zhǔn)折疊；去除金屬物：回形針、釘書釘?shù)冉饘傥镄枞坎鸪?，避免氧化損壞文件；編寫頁碼：用鉛筆在文件右上角編寫頁碼，每份文件獨(dú)立編號(hào)（如“1-1”“1-2”表示第1份文件共2頁）。裝訂規(guī)范紙質(zhì)文件采用“三孔一線”裝訂法（左側(cè)三個(gè)裝訂孔，間距8cm，用棉線裝訂）；文件厚度超過2cm時(shí)，使用檔案盒或文件夾分冊(cè)裝訂，每冊(cè)標(biāo)注起始編號(hào)和終止編號(hào)；重要文件（如合同、審計(jì)報(bào)告）需加裝硬質(zhì)封面，并在封面標(biāo)注文件標(biāo)題、編號(hào)、形成日期。（四）歸檔登記與移交歸檔登記使用《文件歸檔登記表》（詳見第三章）詳細(xì)記錄歸檔信息，內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、編號(hào)、形成部門、形成日期、頁數(shù)、密級(jí)、保管期限、歸檔人、歸檔日期等。移交流程部門文員將整理好的文件及《文件歸檔登記表》一并提交至行政部；行政部檔案管理員（如明）核對(duì)文件數(shù)量、編號(hào)與登記表是否一致，檢查文件整理是否符合規(guī)范；核對(duì)無誤后，雙方在登記表上簽字確認(rèn)，一聯(lián)由行政部留存，一聯(lián)退回部門備查；行政部在收到文件后5個(gè)工作日內(nèi)完成入庫上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入電子臺(tái)賬。（五）檔案保管與維護(hù)保管條件檔案庫房需配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%），避免陽光直射、潮濕、蟲蛀；檔案柜采用金屬柜，分類存放并張貼標(biāo)簽（如“2024年度-綜合類”），標(biāo)簽格式統(tǒng)一為“年度-類別-起止編號(hào)”；密級(jí)檔案需存入密碼柜，鑰匙由行政部主管和檔案管理員分別保管，實(shí)行雙人雙鎖管理。定期檢查檔案管理員每季度對(duì)庫存檔案進(jìn)行一次全面檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、損壞等情況，并填寫《檔案檢查記錄表》；對(duì)受損檔案及時(shí)修復(fù)（如潮濕文件需烘干、字跡模糊文件需復(fù)?。瑹o法修復(fù)的需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后登記作廢。（六）檔案借閱與使用借閱權(quán)限普通檔案：各部門員工因工作需要可借閱，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意；密級(jí)檔案：需經(jīng)行政部*主管及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，借閱期限不超過3個(gè)工作日；外單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上不借出原件，可提供復(fù)印件并加蓋公章。借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見第三章），注明借閱檔案信息、用途、歸還日期；審批通過后，檔案管理員*登記借閱臺(tái)賬，將檔案交借閱人；借閱人應(yīng)在歸還日期前歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄；借閱檔案不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（密級(jí)檔案需經(jīng)審批），違者將追究責(zé)任。（七）檔案鑒定與銷毀鑒定周期每年12月由行政部牽頭，組織法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等部門成立檔案鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定；保管期限分：永久（如公司章程、年度決算）、長期（10-30年，如重要合同、會(huì)議紀(jì)要）、短期（10年以下，如普通通知、考勤記錄）。銷毀流程鑒定小組對(duì)到期檔案提出鑒定意見，對(duì)無保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、標(biāo)題、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等；《檔案銷毀清冊(cè)》需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)主管部門備案（如需）；銷毀時(shí)需由2人以上（含2人）共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚?，?yán)禁隨意丟棄。三、常用管理表格模板（一）文件歸檔登記表歸檔日期文件編號(hào)文件標(biāo)題形成部門形成日期頁數(shù)密級(jí)保管期限歸檔人備注2024-12-202024-ZH-0082024年度第4次總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要總經(jīng)理辦公室2024-12-155普通長期（30年）張*含參會(huì)人員簽字2024-12-212024-RZ-0152024年12月員工考勤統(tǒng)計(jì)表人力資源部2024-12-0112普通短期（3年）李*電子版同步歸檔（二）文件借閱申請(qǐng)表借閱日期借閱人所在部門借閱檔案編號(hào)文件標(biāo)題借閱用途歸還日期審批人（部門）審批人（行政部）備注2024-12-22王*業(yè)務(wù)部2024-YM-003與公司銷售合同業(yè)務(wù)復(fù)盤2024-12-25趙經(jīng)理*主管已加密處理2024-12-23陳*財(cái)務(wù)部2024-CW-0082024年第三季度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)準(zhǔn)備2024-12-24孫經(jīng)理*主管僅限查閱（三）檔案銷毀清冊(cè)銷毀日期檔案編號(hào)文件標(biāo)題數(shù)量（頁）保管期限銷毀原因監(jiān)銷人審批人備注2024-12-302023-TZ辦公用品采購?fù)ㄖ?-20號(hào)）80短期（3年）保管期限已滿張、李*主管已碎紙?zhí)幚?024-12-302023-XZ-0152023年員工培訓(xùn)簽到表（5-8月）60短期（3年）保管期限已滿張、李*主管已碎紙?zhí)幚硭?、?zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)責(zé)任到人：明確各部門負(fù)責(zé)人為文件歸檔第一責(zé)任人，檔案管理員為直接責(zé)任人，將文件歸檔工作納入部門年度績效考核；流程閉環(huán)：保證文件從收集、整理、歸檔到借閱、銷毀的全流程可追溯，每個(gè)環(huán)節(jié)需有簽字記錄，避免責(zé)任不清；同步管理：紙質(zhì)文件與電子文件需同步歸檔，電子文件需存儲(chǔ)在單位指定服務(wù)器或加密云盤，定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；動(dòng)態(tài)更新：每年年初根據(jù)單位業(yè)務(wù)調(diào)整情況，更新文件分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限表，保證歸檔制度與實(shí)際工作匹配。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避措施風(fēng)險(xiǎn)：文件收集不完整，導(dǎo)致歸檔材料缺失；規(guī)避：建立“文件辦理-收集-歸檔”聯(lián)動(dòng)機(jī)制，要求各部門在重要文件辦結(jié)后24小時(shí)內(nèi)提交至行政部，行政部每周通報(bào)各部門收集進(jìn)度。風(fēng)險(xiǎn)：文件分類編號(hào)混亂，影響后續(xù)檢索；規(guī)避：編制《行政文件分類編號(hào)指引》，組織各部門文員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，檔案管理員對(duì)編號(hào)文件進(jìn)行100%復(fù)核。風(fēng)險(xiǎn)：密級(jí)檔案管理不當(dāng)，造成信息泄露；規(guī)避：定期開展保密培訓(xùn)，明確密級(jí)