醫(yī)藥公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理細(xì)則

一、總則本細(xì)則旨在加強(qiáng)本醫(yī)藥公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理，確保檔案信息的安全、完整、有效利用，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)藥行業(yè)檔案管理的特殊要求，結(jié)合公司實(shí)際情況制定。公司秉持“專業(yè)、創(chuàng)新、關(guān)愛、共贏”的企業(yè)文化，以“提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)藥產(chǎn)品與服務(wù)，保障公眾健康”為經(jīng)營(yíng)理念，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理中充分體現(xiàn)扁平化管理優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，兼顧社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。二、適用范圍本細(xì)則適用于醫(yī)藥公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門員工。同時(shí)，涉及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶檔案信息管理部分，在合理合法前提下參照本細(xì)則執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案網(wǎng)絡(luò)管理領(lǐng)導(dǎo)小組：由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)制定檔案網(wǎng)絡(luò)管理戰(zhàn)略、方針和重大決策，協(xié)調(diào)各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系，保障檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作所需資源。2.行政部門：作為檔案網(wǎng)絡(luò)管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度、流程，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的日常維護(hù)、管理權(quán)限分配；組織檔案管理培訓(xùn)與宣傳工作。3.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的收集、整理、初步審核，并及時(shí)上傳至檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；配合行政部門進(jìn)行檔案管理工作檢查與考核；對(duì)涉及本部門的檔案信息利用需求提出申請(qǐng)并按規(guī)定使用。4.信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)支持，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、安全防護(hù)；進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等工作；協(xié)助行政部門解決檔案網(wǎng)絡(luò)管理中的技術(shù)問(wèn)題。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-各部門按照規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、研發(fā)報(bào)告、生產(chǎn)記錄、銷售數(shù)據(jù)、客戶資料等。-確保收集的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，具備原始性和有效性。對(duì)于電子檔案，要保證其格式規(guī)范、可讀性強(qiáng)。2.檔案整理-對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。依據(jù)檔案的性質(zhì)、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行科學(xué)分類，建立清晰的檔案目錄體系。-在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，包括名稱、日期、來(lái)源、保管期限等，便于查詢和管理。3.檔案審核-各部門對(duì)整理后的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審核通過(guò)后提交行政部門進(jìn)行二次審核。-行政部門重點(diǎn)審核檔案的完整性、整理規(guī)范性以及是否符合公司檔案管理規(guī)定，對(duì)于不符合要求的檔案及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。4.檔案存儲(chǔ)-經(jīng)審核合格的檔案，按照設(shè)定的存儲(chǔ)規(guī)則上傳至檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相應(yīng)的存儲(chǔ)區(qū)域。根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，合理安排存儲(chǔ)位置。-信息技術(shù)部門定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，采用多種備份方式，如本地備份與異地備份相結(jié)合，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。5.檔案利用-員工因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，需在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中提交申請(qǐng)，注明申請(qǐng)?jiān)?、檔案名稱、預(yù)計(jì)使用期限等信息。-申請(qǐng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部門審核。行政部門根據(jù)檔案的保密級(jí)別和使用規(guī)定進(jìn)行審批，審批通過(guò)后為申請(qǐng)人開通相應(yīng)的查閱或借閱權(quán)限。-借閱檔案需按照規(guī)定的期限歸還，對(duì)于逾期未還的情況，行政部門進(jìn)行催還并記錄在案。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定申請(qǐng)查閱、借閱與工作相關(guān)的檔案信息，以支持工作開展。-對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作提出意見和建議，參與檔案管理流程的優(yōu)化。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度，不得擅自篡改、刪除、泄露檔案信息。-積極配合檔案收集、整理、審核等工作，按時(shí)完成本部門檔案管理任務(wù)。-在使用檔案過(guò)程中，妥善保管檔案，不得損壞或丟失。3.公司權(quán)利-對(duì)公司所有檔案擁有所有權(quán)和管理權(quán)，有權(quán)制定和調(diào)整檔案管理規(guī)定。-對(duì)違反檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰。4.公司義務(wù)-為員工提供必要的檔案網(wǎng)絡(luò)管理培訓(xùn)和技術(shù)支持，確保員工能夠正確使用檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。-不斷完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對(duì)各部門檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、存儲(chǔ)的安全性、利用的合規(guī)性等。-設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的情況，給予舉報(bào)人一定獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-將檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作納入員工績(jī)效考核體系，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)和權(quán)重。考核指標(biāo)包括檔案管理任務(wù)完成情況、檔案信息質(zhì)量、檔案安全情況等。-對(duì)于在檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予績(jī)效加分、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。-對(duì)于未完成檔案管理任務(wù)或違反檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度的部門和個(gè)人，根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行相應(yīng)處罰，如績(jī)效扣分、警告、罰款等。七、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2