項(xiàng)目組會(huì)議跟蹤及會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范（通用模板）一、規(guī)范目的與應(yīng)用價(jià)值項(xiàng)目組會(huì)議是推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展、同步關(guān)鍵信息、解決核心問題的重要載體。為避免會(huì)議低效、決議模糊、任務(wù)遺漏等問題，特制定本規(guī)范，通過標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議跟蹤流程與紀(jì)要編寫要求，保證會(huì)議目標(biāo)明確、結(jié)論清晰、任務(wù)落地，同時(shí)為項(xiàng)目復(fù)盤、進(jìn)度追溯提供可靠依據(jù)。本規(guī)范適用于各類項(xiàng)目組（如研發(fā)項(xiàng)目、市場(chǎng)活動(dòng)、工程項(xiàng)目等）的常規(guī)會(huì)議、專題會(huì)議及評(píng)審會(huì)議。二、會(huì)議全流程操作指引（一）會(huì)前籌備：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備事項(xiàng)確定會(huì)議核心目標(biāo)主持人需提前明確本次會(huì)議需解決的核心問題（如“確定需求優(yōu)先級(jí)”“評(píng)審技術(shù)方案”“解決模塊阻塞問題”），避免“為開會(huì)而開會(huì)”。若目標(biāo)不清晰，需重新評(píng)估會(huì)議必要性，或拆分會(huì)議議題。精準(zhǔn)篩選參會(huì)人員邀請(qǐng)與議題直接相關(guān)的核心成員（如決策人、執(zhí)行人、資源協(xié)調(diào)人），避免無關(guān)人員參會(huì)導(dǎo)致效率低下。提前確認(rèn)參會(huì)人員availability，無法參會(huì)者需指定代理人，并同步會(huì)議材料。制定結(jié)構(gòu)化會(huì)議議程議程需包含：議題名稱、匯報(bào)人、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、核心目標(biāo)，示例：序號(hào)議題名稱匯報(bào)人預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)核心目標(biāo)1項(xiàng)目進(jìn)度同步*小明20分鐘同步各模塊當(dāng)前進(jìn)展及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2需求優(yōu)先級(jí)評(píng)審*小紅30分鐘確定下階段需求開發(fā)順序3技術(shù)方案可行性討論*小李40分鐘評(píng)審方案的技術(shù)落地風(fēng)險(xiǎn)議程需提前至少1天發(fā)給參會(huì)人員，預(yù)留準(zhǔn)備時(shí)間。準(zhǔn)備會(huì)議支撐材料匯報(bào)人需提前準(zhǔn)備數(shù)據(jù)、文檔、演示稿等材料（如進(jìn)度報(bào)表、需求文檔、原型圖），并提前1天共享至項(xiàng)目協(xié)作平臺(tái)（如釘釘、企業(yè)群），保證參會(huì)者熟悉內(nèi)容。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦議題與記錄關(guān)鍵信息開場(chǎng)與規(guī)則重申主持人準(zhǔn)時(shí)開場(chǎng)（預(yù)留5分鐘簽到時(shí)間），重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則，強(qiáng)調(diào)“發(fā)言緊扣議題、避免跑題”。逐項(xiàng)推進(jìn)議程按議程順序逐項(xiàng)討論，主持人需控制每個(gè)議題的節(jié)奏，對(duì)超時(shí)話題及時(shí)提醒或延后處理。關(guān)鍵議題需引導(dǎo)參會(huì)者充分討論：明確不同觀點(diǎn)、聚焦分歧點(diǎn)、記錄決策依據(jù)（如“基于用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，優(yōu)先選擇方案A”）。實(shí)時(shí)記錄核心內(nèi)容指定專人（如項(xiàng)目經(jīng)理/助理）擔(dān)任記錄員，重點(diǎn)記錄以下信息，避免記流水賬：討論要點(diǎn)：關(guān)鍵數(shù)據(jù)、不同觀點(diǎn)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)（如“市場(chǎng)部建議增加功能X，研發(fā)部認(rèn)為開發(fā)周期需延長(zhǎng)2周”）；決議結(jié)論：最終確定的方案、決策結(jié)果（需明確“是/否”或具體內(nèi)容，避免“暫定”“再討論”等模糊表述）；待辦任務(wù)：任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、協(xié)助人（若有）、截止日期、交付標(biāo)準(zhǔn)（如“*小張負(fù)責(zé)完成技術(shù)文檔初稿，5月10日前提交，需包含架構(gòu)圖及風(fēng)險(xiǎn)說明”）。確認(rèn)關(guān)鍵信息每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人需復(fù)述決議結(jié)論與待辦任務(wù)，當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)負(fù)責(zé)人是否清晰、截止日期是否合理，避免“責(zé)任真空”。（三）會(huì)后跟進(jìn)：保證決議落地與信息同步整理原始會(huì)議記錄記錄員需在會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)整理原始記錄，補(bǔ)充遺漏的討論要點(diǎn)，保證信息完整。編寫正式會(huì)議紀(jì)要按本規(guī)范“三、會(huì)議紀(jì)要模板”編寫紀(jì)要，內(nèi)容需客觀、簡(jiǎn)潔、重點(diǎn)突出，避免主觀評(píng)價(jià)（如“*小紅的方案不切實(shí)際”應(yīng)改為“研發(fā)部提出方案存在風(fēng)險(xiǎn)，需進(jìn)一步驗(yàn)證”）。紀(jì)要完成后，需經(jīng)主持人審核確認(rèn)，保證決議與任務(wù)信息準(zhǔn)確無誤。分發(fā)與歸檔紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)給所有參會(huì)人員及項(xiàng)目相關(guān)方（如項(xiàng)目干系人、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），并同步至項(xiàng)目知識(shí)庫（如Confluence、語雀）存檔。任務(wù)負(fù)責(zé)人需在收到紀(jì)要后1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)任務(wù)，如有疑問及時(shí)反饋。跟蹤任務(wù)進(jìn)展項(xiàng)目經(jīng)理需通過任務(wù)跟蹤表（見模板）定期更新任務(wù)狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“受阻”），對(duì)逾期任務(wù)及時(shí)提醒并協(xié)調(diào)資源，保證任務(wù)閉環(huán)。三、會(huì)議紀(jì)要模板（一）會(huì)議基本信息項(xiàng)目名稱電商平臺(tái)迭代項(xiàng)目會(huì)議類型周例會(huì)會(huì)議日期2024年5月8日會(huì)議時(shí)間14:00-15:30會(huì)議地點(diǎn)3樓會(huì)議室A/線上騰訊會(huì)議主持人*王經(jīng)理記錄人*趙助理應(yīng)到人數(shù)8人實(shí)到人數(shù)7人（*因客戶拜訪缺席）缺席人員及原因*（客戶拜訪）（二）會(huì)議議程與討論記錄序號(hào)議題名稱匯報(bào)人討論要點(diǎn)決議/結(jié)論備注1項(xiàng)目進(jìn)度同步*小明1.用戶模塊：已完成注冊(cè)登錄功能，正在進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證開發(fā)，進(jìn)度滯后2天；2.訂單模塊：已完成核心邏輯，聯(lián)調(diào)發(fā)覺支付接口超時(shí)，需協(xié)調(diào)支付團(tuán)隊(duì)支持。1.小明協(xié)調(diào)小李優(yōu)先解決支付接口問題，今日17:00前反饋進(jìn)展；2.*小明今日加班完成實(shí)名認(rèn)證開發(fā)，5月9日進(jìn)度恢復(fù)正常。風(fēng)險(xiǎn)：實(shí)名認(rèn)證可能延期2需求優(yōu)先級(jí)評(píng)審*小紅1.市場(chǎng)部提出“優(yōu)惠券分享”需求，預(yù)計(jì)開發(fā)3天；2.運(yùn)營(yíng)部提出“訂單評(píng)價(jià)”需求，預(yù)計(jì)開發(fā)2天；3.研發(fā)部建議優(yōu)先完成“訂單評(píng)價(jià)”（影響用戶復(fù)購率）。優(yōu)先級(jí)排序：訂單評(píng)價(jià)＞優(yōu)惠券分享，*小紅今日17:00前更新需求排期表并同步至項(xiàng)目群。需確認(rèn)“優(yōu)惠券分享”需求是否可延后至下階段3技術(shù)方案可行性討論*小李原方案采用微服務(wù)架構(gòu)，但訂單模塊與庫存模塊耦合度高，存在數(shù)據(jù)一致性問題。改用“分布式事務(wù)+最終一致性”方案，*小李負(fù)責(zé)更新技術(shù)文檔，5月9日組織架構(gòu)評(píng)審會(huì)。需評(píng)估功能影響（三）待辦任務(wù)跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人協(xié)助人截止日期優(yōu)先級(jí)當(dāng)前狀態(tài)完成情況備注T20240508-01解決支付接口超時(shí)問題*小李*小王2024-05-08高進(jìn)行中已定位原因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)抖動(dòng)，正在調(diào)整超時(shí)參數(shù)T20240508-02完成實(shí)名認(rèn)證開發(fā)*小明-2024-05-09高進(jìn)行中今日加班，預(yù)計(jì)23:00前提交測(cè)試T20240508-03更新需求排期表*小紅-2024-05-08中待開始待與市場(chǎng)部確認(rèn)“優(yōu)惠券分享”需求是否延后T20240508-04更新技術(shù)方案文檔*小李*小張2024-05-09中待開始需補(bǔ)充分布式事務(wù)流程圖（四）其他事項(xiàng)下次周例會(huì)時(shí)間：2024年5月15日14:00，地點(diǎn)：3樓會(huì)議室A；需跟進(jìn)事項(xiàng)：*需在5月9日同步客戶拜訪結(jié)果，評(píng)估是否新增需求。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）會(huì)議準(zhǔn)備階段避免臨時(shí)議題：除非緊急情況，否則不在會(huì)議中新增議題，確需新增需經(jīng)參會(huì)人員多數(shù)同意；材料提前共享：禁止在會(huì)議上臨時(shí)發(fā)放未提前準(zhǔn)備的材料，保證參會(huì)者有充足時(shí)間閱讀；明確會(huì)議時(shí)長(zhǎng)：?jiǎn)未螘?huì)議建議不超過1.5小時(shí)，超長(zhǎng)會(huì)議需安排中間休息。（二）會(huì)議執(zhí)行階段避免一言堂：主持人需主動(dòng)引導(dǎo)沉默人員發(fā)言（如“*李工，對(duì)這個(gè)方案你有什么看法？”），保證多方觀點(diǎn)被聽??；聚焦決策：對(duì)爭(zhēng)議較大的議題，若無法當(dāng)場(chǎng)達(dá)成一致，需明確“下次會(huì)議再討論”或“由*王經(jīng)理決策”，避免無休止?fàn)幷?；記錄?shí)時(shí)性：記錄員需使用“錄音+筆記”結(jié)合方式（需提前征得參會(huì)者同意），避免遺漏關(guān)鍵信息。（三）會(huì)議紀(jì)要與任務(wù)跟蹤階段紀(jì)要語言客觀：禁止使用“我認(rèn)為”“我覺得”等主觀表述，需基于會(huì)議事實(shí)記錄；任務(wù)可量化：任務(wù)描述需具體（如“完成登錄功能開發(fā)”而非“做登錄模塊”），截止日期明確到“日”；定期復(fù)盤：每周例會(huì)需回顧上周任務(wù)完成情況，對(duì)連續(xù)逾期任務(wù)分析原因并制定改進(jìn)措施。（四）其他注意事項(xiàng)敏感信息脫敏：會(huì)議紀(jì)要中涉及公司機(jī)密、客戶隱私的內(nèi)容需脫敏處理（如用“客