會議紀(jì)要撰寫規(guī)范與模板匯編一、前言會議紀(jì)要是企業(yè)管理中決策落地的法定依據(jù)、內(nèi)部溝通的核心載體、責(zé)任追溯的關(guān)鍵憑證。其撰寫質(zhì)量直接影響會議效率與執(zhí)行效果。為統(tǒng)一規(guī)范、提升實(shí)用性，特編制本匯編，涵蓋基礎(chǔ)規(guī)范、撰寫流程、模板示例及常見誤區(qū)優(yōu)化建議。二、會議紀(jì)要基礎(chǔ)規(guī)范（一）定義與性質(zhì)會議紀(jì)要是根據(jù)會議原始記錄（含錄音、筆記）及相關(guān)資料（如匯報(bào)PPT、議案），經(jīng)整理、提煉后形成的正式公文。具有以下核心性質(zhì)：紀(jì)實(shí)性：嚴(yán)格反映會議真實(shí)內(nèi)容，不得虛構(gòu)或篡改；邏輯性：結(jié)構(gòu)清晰、層次分明，符合議題推進(jìn)邏輯；規(guī)范性：格式、術(shù)語、編號符合企業(yè)公文管理要求；權(quán)威性：經(jīng)參會關(guān)鍵人員確認(rèn)后，具備執(zhí)行約束力。（二）核心原則1.客觀性：僅記錄會議內(nèi)容，不添加個人觀點(diǎn)、評價或推測（如“某人發(fā)言很有道理”需改為“某人提出××觀點(diǎn)”）；2.準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、名稱、時間、責(zé)任人等信息需與會議一致（如“Q2預(yù)算約100萬”需改為“Q2預(yù)算105萬元”）；3.簡潔性：刪除冗余信息（如重復(fù)發(fā)言、無關(guān)閑聊），聚焦核心議題與決策結(jié)果；4.針對性：不同類型會議需突出重點(diǎn)（如決策會議重“決議”，工作例會重“進(jìn)展與問題”）。（三）基本要素會議紀(jì)要需包含以下必選要素，缺失將影響其有效性：要素說明示例標(biāo)題需明確“會議類型+主題+紀(jì)要”【決策會議紀(jì)要】XX公司2024年第二季度營銷預(yù)算審議會時間需具體到“年月日（星期）時分-時分”2024年3月15日（星期五）14:00-16:00地點(diǎn)需明確具體會議室或線上平臺總部三樓第一會議室/騰訊會議（會議ID：×××）參會人員需列“姓名（職務(wù)）”，區(qū)分“參會”“請假”“列席”參會：張三（總經(jīng)理）、李四（市場部經(jīng)理）；請假：周七（銷售部經(jīng)理，病假）；列席：吳八（行政部專員）主持人需明確姓名及職務(wù)主持人：張三（總經(jīng)理）會議主題需簡潔概括會議核心目的審議2024年第二季度營銷預(yù)算及重點(diǎn)活動方案會議議程需列出會議??的具體環(huán)節(jié)（按順序）1.市場部匯報(bào)預(yù)算方案；2.討論調(diào)整意見；3.審議活動方案；4.確定執(zhí)行流程決議事項(xiàng)需明確會議最終達(dá)成的**決策結(jié)果**（如“同意”“否決”“暫緩”）同意市場部提交的2024年第二季度營銷預(yù)算（調(diào)整后金額：××萬元）行動安排需對應(yīng)決議事項(xiàng)，明確“做什么、誰來做、何時完成”市場部于2024年3月20日前修改預(yù)算表，補(bǔ)充渠道投放明細(xì)附件需列出會議中提及的相關(guān)文件（如匯報(bào)PPT、議案）附件1：《2024年第二季度營銷預(yù)算表（調(diào)整版）》簽發(fā)與記錄需明確“簽發(fā)人”（會議主持人或負(fù)責(zé)人）及“記錄人”（行政或相關(guān)部門專員）簽發(fā)人：張三（總經(jīng)理）；記錄人：吳八（行政部專員）三、會議紀(jì)要撰寫流程（一）會前準(zhǔn)備獲取資料：提前向會議組織者索要議程表、參會名單、背景資料（如待審議的議案、匯報(bào)PPT），熟悉議題框架；工具準(zhǔn)備：攜帶錄音設(shè)備（需提前告知參會人員）、筆記本（或電子文檔），確保記錄工具正常使用。（二）會中記錄技巧聚焦核心：優(yōu)先記錄決策性內(nèi)容（如“同意××方案”）、行動性內(nèi)容（如“××部門需完成××任務(wù)”）、分歧性內(nèi)容（如“針對××問題，張三認(rèn)為××，李四認(rèn)為××”）；簡化表述：用關(guān)鍵詞或符號替代冗長句子（如“★”標(biāo)記決議事項(xiàng)、“■”標(biāo)記行動項(xiàng)、“△”標(biāo)記待確認(rèn)問題）；核對細(xì)節(jié)：對不確定的信息（如數(shù)據(jù)、人名），需當(dāng)場向發(fā)言者確認(rèn)（如“請問您說的Q2銷售額是100萬還是120萬？”）。（三）會后整理步驟1.初步整理：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，將錄音及筆記轉(zhuǎn)化為文字初稿，按照“標(biāo)題→時間→地點(diǎn)→參會人員→主持人→會議主題→議程→決議事項(xiàng)→行動安排→會議強(qiáng)調(diào)→附件→簽發(fā)信息”的結(jié)構(gòu)梳理；2.優(yōu)化內(nèi)容：刪除冗余信息（如重復(fù)發(fā)言、無關(guān)閑聊），調(diào)整邏輯順序（如將同一議題的討論內(nèi)容合并），規(guī)范術(shù)語（如“盡快完成”改為“2024年3月30日前完成”）；3.核對確認(rèn)：將初稿發(fā)送給參會關(guān)鍵人員（如主持人、各部門負(fù)責(zé)人），確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性（尤其是決議事項(xiàng)、行動安排）；4.正式發(fā)布：根據(jù)反饋修改后，形成正式會議紀(jì)要，按企業(yè)公文流程發(fā)放（如通過OA系統(tǒng)、郵件發(fā)送給參會人員及相關(guān)執(zhí)行人員）。四、會議紀(jì)要模板匯編（一）決策會議紀(jì)要（適用：戰(zhàn)略審議、預(yù)算審批、重大項(xiàng)目決策等）標(biāo)題：【決策會議紀(jì)要】XX公司2024年第5次總經(jīng)理辦公會時間：2024年3月15日（星期五）14:00-16:00地點(diǎn)：總部三樓第一會議室參會人員：張三（總經(jīng)理）、李四（市場部經(jīng)理）、王五（財(cái)務(wù)部經(jīng)理）、趙六（運(yùn)營部經(jīng)理）請假人員：周七（銷售部經(jīng)理，病假）主持人：張三（總經(jīng)理）會議主題：審議2024年第二季度營銷預(yù)算及重點(diǎn)活動方案會議議程：1.市場部匯報(bào)2024年第二季度營銷預(yù)算（李四）；2.討論預(yù)算調(diào)整意見（全體參會人員）；3.審議第二季度重點(diǎn)活動方案（李四）；4.確定預(yù)算審批流程及執(zhí)行時間（張三）。決議事項(xiàng)及行動安排（核心部分，需突出重點(diǎn)）：序號決議內(nèi)容行動項(xiàng)責(zé)任人完成時間1同意市場部提交的2024年第二季度營銷預(yù)算（調(diào)整后金額：××萬元）1.市場部修改預(yù)算表，補(bǔ)充渠道投放明細(xì)；2.財(cái)務(wù)部審核預(yù)算表李四（市場部）、王五（財(cái)務(wù)部）2024年3月20日2確定第二季度重點(diǎn)活動為“春季新品發(fā)布會”及“線上直播促銷月”1.市場部制定活動執(zhí)行細(xì)則（含時間、流程、分工）；2.運(yùn)營部協(xié)調(diào)線上平臺（抖音、微信）資源李四（市場部）、趙六（運(yùn)營部）2024年3月25日3預(yù)算審批流程調(diào)整為“市場部→財(cái)務(wù)部→總經(jīng)理→行政部歸檔”（原流程為“市場部→總經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→行政部”）行政部更新《預(yù)算審批流程手冊》，并通過OA系統(tǒng)發(fā)布吳八（行政部經(jīng)理）2024年3月22日會議強(qiáng)調(diào)（非必選，用于突出重要要求）：1.營銷預(yù)算需嚴(yán)格控制在審批金額內(nèi)，超預(yù)算部分需提前提交《專項(xiàng)預(yù)算申請報(bào)告》（附件2）；2.重點(diǎn)活動需每周召開一次進(jìn)度例會（時間：每周一10:00，地點(diǎn)：二樓會議室），由市場部匯報(bào)進(jìn)展；3.銷售部需配合市場部完成“春季新品發(fā)布會”客戶邀約（周七需于2024年3月18日前補(bǔ)簽會議紀(jì)要）。附件：1.《2024年第二季度營銷預(yù)算表（調(diào)整版）》；2.《專項(xiàng)預(yù)算申請報(bào)告（模板）》。簽發(fā)人：張三（總經(jīng)理）記錄人：吳八（行政部專員）發(fā)放范圍：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理、市場部全體員工（二）工作例會紀(jì)要（適用：部門周例會、月度總結(jié)會等）標(biāo)題：【工作例會紀(jì)要】市場部2024年3月第3周例會時間：2024年3月22日（星期五）9:30-10:30地點(diǎn)：市場部會議室參會人員：李四（市場部經(jīng)理）、王芳（策劃組組長）、陳剛（媒介組組長）、全體市場部員工主持人：李四（市場部經(jīng)理）會議主題：上周工作進(jìn)展總結(jié)、本周工作計(jì)劃部署會議議程：1.各小組匯報(bào)上周工作進(jìn)展（王芳、陳剛）；2.討論當(dāng)前工作中存在的問題（全體員工）；3.部署本周工作計(jì)劃（李四）。上周工作進(jìn)展（核心：完成情況、未完成原因）：策劃組：完成“春季新品發(fā)布會”方案初稿（完成率100%）；未完成“線上直播腳本”（原因：直播達(dá)人未確認(rèn)時間）；媒介組：完成Q2線上渠道投放計(jì)劃（完成率100%）；未完成“抖音達(dá)人合作協(xié)議”簽署（原因：法務(wù)部正在審核）。當(dāng)前問題及解決措施：問題1：直播達(dá)人未確認(rèn)時間，影響“線上直播腳本”進(jìn)度；解決措施：媒介組于2024年3月23日前聯(lián)系達(dá)人經(jīng)紀(jì)公司，確認(rèn)時間；策劃組同步準(zhǔn)備腳本框架，待時間確認(rèn)后2天內(nèi)完成腳本。問題2：“抖音達(dá)人合作協(xié)議”審核緩慢；解決措施：李四于2024年3月23日上午協(xié)調(diào)法務(wù)部，加快審核進(jìn)度。本周工作計(jì)劃（核心：任務(wù)、責(zé)任人、完成時間）：序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人完成時間1策劃組：完成“線上直播腳本”終稿（含達(dá)人確認(rèn)時間）王芳（策劃組組長）2024年3月25日2媒介組：完成“抖音達(dá)人合作協(xié)議”簽署陳剛（媒介組組長）2024年3月24日3全體員工：參加“春季新品發(fā)布會”籌備會（時間：2024年3月26日14:00，地點(diǎn)：總部三樓會議室）李四（市場部經(jīng)理）2024年3月26日會議強(qiáng)調(diào)：1.本周需重點(diǎn)推進(jìn)“線上直播腳本”及“抖音達(dá)人合作協(xié)議”，確保不影響整體進(jìn)度；2.各小組需每日下班前提交《工作進(jìn)度日報(bào)》（通過OA系統(tǒng)），便于跟蹤進(jìn)展。簽發(fā)人：李四（市場部經(jīng)理）記錄人：吳麗（市場部專員）發(fā)放范圍：市場部全體員工（三）項(xiàng)目推進(jìn)會紀(jì)要（適用：項(xiàng)目啟動會、里程碑評審會等）標(biāo)題：【項(xiàng)目推進(jìn)會紀(jì)要】“春季新品發(fā)布會”項(xiàng)目2024年3月里程碑評審會時間：2024年3月26日（星期二）14:00-15:00地點(diǎn)：總部三樓會議室參會人員：張三（總經(jīng)理）、李四（市場部經(jīng)理）、趙六（運(yùn)營部經(jīng)理）、王芳（策劃組組長）、陳剛（媒介組組長）主持人：李四（市場部經(jīng)理）會議主題：“春季新品發(fā)布會”項(xiàng)目里程碑（方案確認(rèn)）評審會議議程：1.策劃組匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展及方案（王芳）；2.評審方案（全體參會人員）；3.確定下一步計(jì)劃（張三）。項(xiàng)目進(jìn)展：完成“春季新品發(fā)布會”方案初稿（含時間、地點(diǎn)、流程、嘉賓邀請名單）；完成與酒店（××酒店）的初步溝通，確認(rèn)場地availability。方案評審意見：總經(jīng)理張三：同意方案整體框架，需補(bǔ)充“嘉賓接待流程”（如接送、住宿安排）；運(yùn)營部經(jīng)理趙六：建議增加“線上直播互動環(huán)節(jié)”（如抽獎、優(yōu)惠券發(fā)放），提升觀眾參與度；市場部經(jīng)理李四：要求策劃組于2024年3月28日前完成方案修改。下一步計(jì)劃：序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人完成時間1策劃組：修改“春季新品發(fā)布會”方案，補(bǔ)充“嘉賓接待流程”及“線上直播互動環(huán)節(jié)”王芳（策劃組組長）2024年3月28日2媒介組：聯(lián)系直播平臺（抖音、微信），確認(rèn)直播技術(shù)支持（如推流、互動功能）陳剛（媒介組組長）2024年3月29日3市場部：組織召開“春季新品發(fā)布會”項(xiàng)目啟動會（邀請各部門負(fù)責(zé)人參加）李四（市場部經(jīng)理）2024年4月1日會議強(qiáng)調(diào)：1.項(xiàng)目需嚴(yán)格按照里程碑時間推進(jìn)，如有延遲需提前2天提交《項(xiàng)目延遲申請》；2.各部門需配合市場部完成項(xiàng)目籌備工作（如運(yùn)營部負(fù)責(zé)線上直播技術(shù)支持、行政部負(fù)責(zé)嘉賓接待）。附件：1.《“春季新品發(fā)布會”方案（初稿）》；2.《項(xiàng)目里程碑計(jì)劃（調(diào)整版）》。簽發(fā)人：張三（總經(jīng)理）記錄人：吳八（行政部專員）發(fā)放范圍：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理、市場部全體員工（四）研討會紀(jì)要（適用：戰(zhàn)略研討會、專題討論會等）標(biāo)題：【研討會紀(jì)要】XX公司2024年戰(zhàn)略研討會（數(shù)字化轉(zhuǎn)型方向）時間：2024年3月18日（星期一）13:30-17:30地點(diǎn)：總部四樓會議室參會人員：張三（總經(jīng)理）、李四（市場部經(jīng)理）、王五（財(cái)務(wù)部經(jīng)理）、趙六（運(yùn)營部經(jīng)理）、周七（銷售部經(jīng)理）、外部專家（××咨詢公司李華）主持人：張三（總經(jīng)理）會議主題：探討公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型方向及路徑會議議程：1.外部專家分享數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例（李華）；2.各部門發(fā)言（李四、王五、趙六、周七）；3.總結(jié)共識（張三）。專家分享要點(diǎn)：數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心是“以客戶為中心”，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)決策；案例：××公司通過搭建客戶數(shù)據(jù)平臺（CDP），實(shí)現(xiàn)客戶行為分析，提升營銷轉(zhuǎn)化率30%。各部門發(fā)言觀點(diǎn)：市場部經(jīng)理李四：建議先搭建“線上營銷平臺”（如官網(wǎng)、小程序），整合客戶數(shù)據(jù)；財(cái)務(wù)部經(jīng)理王五：強(qiáng)調(diào)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需控制成本，建議先試點(diǎn)（如選擇一個產(chǎn)品線），再推廣；運(yùn)營部經(jīng)理趙六：認(rèn)為需優(yōu)化“供應(yīng)鏈數(shù)字化”（如庫存管理系統(tǒng)），提升運(yùn)營效率；銷售部經(jīng)理周七：建議加強(qiáng)“銷售團(tuán)隊(duì)數(shù)字化工具”（如CRM系統(tǒng)）的使用，提升客戶跟進(jìn)效率。會議共識：1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心方向：以客戶為中心，整合營銷、銷售、服務(wù)數(shù)據(jù)，提升客戶體驗(yàn)；2.近期重點(diǎn)：試點(diǎn)搭建“線上營銷平臺”（市場部負(fù)責(zé)，2024年6月前完成）；優(yōu)化“CRM系統(tǒng)”（銷售部負(fù)責(zé)，2024年5月前完成）；評估“供應(yīng)鏈數(shù)字化”需求（運(yùn)營部負(fù)責(zé)，2024年4月前完成）；3.保障措施：成立數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)小組（張三任組長，李四、王五、趙六任副組長），每月召開一次推進(jìn)會。簽發(fā)人：張三（總經(jīng)理）記錄人：吳八（行政部專員）發(fā)放范圍：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理、數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)小組成員五、常見誤區(qū)與優(yōu)化建議（一）誤區(qū)1：內(nèi)容冗長，重點(diǎn)不突出表現(xiàn)：記錄所有發(fā)言內(nèi)容（如“某人說××，然后某人說××”），導(dǎo)致紀(jì)要篇幅過長，無法快速獲取核心信息。優(yōu)化建議：聚焦決議事項(xiàng)、行動安排、關(guān)鍵分歧，刪除冗余信息（如重復(fù)發(fā)言、無關(guān)閑聊）；用小標(biāo)題或加粗突出核心內(nèi)容（如“★決議事項(xiàng)”“■行動安排”）。（二）誤區(qū)2：表述模糊，缺乏可執(zhí)行性表現(xiàn)：行動安排不明確（如“盡快完成”“加強(qiáng)溝通”），導(dǎo)致無法追溯責(zé)任。優(yōu)化建議：行動項(xiàng)需明確“做什么（任務(wù)內(nèi)容）、誰來做（責(zé)任人）、何時完成（時間節(jié)點(diǎn)）”；示例：將“盡快完成預(yù)算表”改為“市場部于2024年3月20日前完成預(yù)算表修改，補(bǔ)充渠道投放明細(xì)”。（三）誤區(qū)3：遺漏行動安排，責(zé)任不明確表現(xiàn)：只記錄決議事項(xiàng)，未對應(yīng)行動安排（如“同意××方案”，但未說明“誰來做、