跨境物流倉儲管理操作規(guī)范手冊1前言1.1目的為規(guī)范跨境物流倉儲作業(yè)流程，提高倉儲運營效率，降低貨物破損、丟失及清關(guān)風險，保障跨境貨物存儲與流轉(zhuǎn)的合規(guī)性，特制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于跨境物流企業(yè)的倉儲管理人員、一線操作人員（收貨、揀貨、打包）、質(zhì)量控制人員及單證專員，覆蓋跨境貨物的入庫、存儲、出庫、跨境特殊流程（保稅/退貨/危險品）等全環(huán)節(jié)。1.3編制依據(jù)《中華人民共和國海關(guān)法》及相關(guān)保稅監(jiān)管規(guī)定；國際物流運輸規(guī)則（如IMDGCode、IATADGR）；目的國進口法律法規(guī)（如歐盟REACH、美國CPSIA）；企業(yè)內(nèi)部WMS（倉儲管理系統(tǒng)）操作規(guī)范。2核心流程框架跨境物流倉儲核心流程可概括為：到貨接收→單證核對→入庫驗收→存儲上架→庫存維護→訂單處理→揀貨復核→打包清關(guān)→發(fā)貨交接→異常處理3入庫管理操作規(guī)范3.1到貨接收3.1.1流程步驟1.倉儲收貨組提前24小時接收供應(yīng)商/物流商的到貨通知（含到貨時間、貨物名稱、數(shù)量、運輸方式、司機信息）；2.收貨人員準備卸貨工具（叉車、托盤、掃描槍），清理卸貨區(qū)域；3.貨物到達后，核對車輛信息（車牌號、司機姓名）與到貨通知一致；4.引導車輛至指定卸貨區(qū)，輕拿輕放完成卸貨（危險品需由專業(yè)人員操作）。3.1.2責任人員收貨組組長、一線收貨員。3.1.3注意事項卸貨時禁止野蠻操作，避免貨物破損；危險品需單獨卸貨，遠離火源及普通貨物。3.2單證核對3.2.1流程步驟1.向司機索要全套單證（提單、報關(guān)單、裝箱單、產(chǎn)地證、質(zhì)檢報告）；2.核對單證真實性（如提單是否有承運人簽字、報關(guān)單是否有海關(guān)印章）；3.核對單證信息與到貨通知一致性（貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、目的地、批次）；4.若單證缺失或不符，拒絕接收并立即聯(lián)系供應(yīng)商補充。3.2.2責任人員收貨員、單證專員。3.2.3注意事項單證需保留原件，復印件存入WMS系統(tǒng)歸檔；跨境貨物需重點核對目的國強制認證（如CE、FDA）是否齊全。3.3貨物驗收3.3.1流程步驟1.數(shù)量驗收：清點件數(shù)，核對毛重/凈重與裝箱單一致（散裝貨物需過磅）；2.質(zhì)量驗收：檢查貨物外觀（無破損、變形、污漬）、包裝（符合跨境運輸標準，如抗壓、防潮）、標識（目的國語言標簽、警示標志）；3.抽樣檢驗：按比例抽取樣品（易碎品10%、普通貨物5%），檢查內(nèi)在質(zhì)量（如食品保質(zhì)期、化妝品成分）；4.填寫《入庫驗收單》，注明“合格”或“不合格”（不合格項需詳細描述）。3.3.2責任人員收貨員、質(zhì)量檢驗員。3.3.3注意事項不合格貨物需單獨存放（標注“待處理”），避免與合格貨物混放；保質(zhì)期貨物需記錄到期日期，錄入系統(tǒng)設(shè)置預警（如提前30天提醒）。3.4系統(tǒng)錄入3.4.1流程步驟1.將驗收合格的貨物信息錄入WMS系統(tǒng)（供應(yīng)商名稱、貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、批次、入庫日期、貨位號）；2.系統(tǒng)生成入庫單，打印后由收貨員、質(zhì)量檢驗員簽字確認；3.將入庫單與單證綁定，存入系統(tǒng)歸檔。3.4.2責任人員收貨員、系統(tǒng)管理員。3.4.3注意事項貨位號需與實際存放位置一致（如“B____”表示保稅區(qū)1號貨架2層3號位）；錄入信息需準確，避免后續(xù)出庫錯誤。3.5異常處理3.5.1異常類型數(shù)量短少/溢余；貨物破損/變質(zhì)；單證不符/缺失；質(zhì)量不達標（如不符合目的國標準）。3.5.2處理流程1.發(fā)現(xiàn)異常后，立即拍照留證（記錄貨物狀態(tài)、單證信息）；2.填寫《入庫異常報告》，注明異常情況、貨物信息、供應(yīng)商名稱；3.24小時內(nèi)將報告及照片發(fā)送給供應(yīng)商，要求回復處理方案（補發(fā)、退貨、折價）；4.根據(jù)供應(yīng)商回復執(zhí)行處理（如退貨需聯(lián)系物流商安排退運）；5.將處理結(jié)果錄入系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)。3.5.3責任人員收貨組組長、采購專員。4存儲管理操作規(guī)范4.1庫區(qū)規(guī)劃4.1.1劃分原則功能分區(qū)：分為保稅區(qū)、非保稅區(qū)、危險品區(qū)、普通貨物區(qū)（需用物理隔離設(shè)施分隔）；ABC分類：A類（高價值、高周轉(zhuǎn)率，如3C產(chǎn)品）放在靠近出庫口的黃金區(qū)域；B類（中等價值、中等周轉(zhuǎn)率，如服裝）放在中間區(qū)域；C類（低價值、低周轉(zhuǎn)率，如配件）放在偏遠區(qū)域；合規(guī)性：保稅區(qū)需符合海關(guān)監(jiān)管要求（如安裝監(jiān)控、限制無關(guān)人員進入）；危險品區(qū)需遠離火源、電源（如設(shè)置通風口、防爆燈）。4.1.2責任人員倉儲經(jīng)理、庫區(qū)管理員。4.2貨位管理4.2.1操作要求1.每個貨位設(shè)置唯一編號（格式：庫區(qū)+貨架+層+位，如“N____”表示非保稅區(qū)1號貨架5層4號位）；2.貨物上架時遵循先進先出（FIFO）原則（保質(zhì)期貨物需明確批次順序）；3.貨位標簽需標注貨物名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量（如“iPhone15ProMax/128G/批次____/數(shù)量50臺”）；4.定期整理貨位（每周一次），確保貨物擺放整齊，無倒塌風險。4.2.2責任人員庫區(qū)管理員、上架員。4.3庫存盤點4.3.1盤點類型周期盤點：每月對A類貨物全面盤點，每季度對B類貨物全面盤點，每半年對C類貨物全面盤點；年度盤點：每年12月配合海關(guān)完成保稅貨物盤點（需提前3天停止保稅區(qū)出入庫作業(yè)）；臨時盤點：當庫存數(shù)據(jù)與系統(tǒng)差異較大時，啟動臨時盤點。4.3.2流程步驟1.制定《盤點計劃》（時間、人員、范圍、工具）；2.盤點前停止出入庫作業(yè)，凍結(jié)系統(tǒng)庫存；3.清點貨物數(shù)量，核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)（使用掃描槍錄入實盤數(shù)量）；4.填寫《盤點表》，注明盤盈/盤虧情況（如“iPhone15ProMax盤盈2臺，原因：入庫時漏錄”）；5.分析盤盈/盤虧原因，調(diào)整系統(tǒng)數(shù)據(jù)（需經(jīng)倉儲經(jīng)理審批）；6.保存盤點表及分析報告，存入系統(tǒng)歸檔。4.3.3責任人員倉儲經(jīng)理、盤點組、海關(guān)人員（保稅貨物）。4.4倉儲環(huán)境控制4.4.1控制要求溫度：根據(jù)貨物類型設(shè)置（食品0-4℃、化妝品15-25℃、普通貨物10-30℃）；濕度：保持在40%-60%之間（使用除濕機/加濕器調(diào)節(jié)）；防火：安裝滅火器、消防栓、煙霧報警器（每月檢查一次，確保有效）；防盜：安裝監(jiān)控攝像頭（覆蓋所有庫區(qū)）、設(shè)置門禁系統(tǒng)（非工作人員需登記進入）。4.4.2責任人員庫區(qū)管理員、設(shè)備維護員。5出庫管理操作規(guī)范5.1訂單處理5.1.1流程步驟1.客服人員接收跨境訂單（來自電商平臺或客戶），導入訂單管理系統(tǒng)；2.訂單審核：檢查是否含禁運物品（如槍支、毒品、易燃物，參考《跨境禁運物品清單》）；檢查是否符合目的國進口規(guī)定（如歐盟禁止進口含汞化妝品、美國禁止進口未經(jīng)FDA認證的食品）；確認客戶信息（姓名、地址、聯(lián)系方式）、物流渠道（郵政小包、商業(yè)快遞、專線物流）；3.審核通過后，將訂單導入WMS系統(tǒng)，生成出庫指令（含貨物名稱、數(shù)量、貨位號、客戶信息）。5.1.2責任人員客服專員、訂單審核員。5.1.3注意事項禁運訂單需立即取消，并通知客戶（注明原因）；目的國進口規(guī)定需每月更新（參考海關(guān)總署、目的國駐華使館信息）。5.2揀貨作業(yè)5.2.1揀貨方式摘果法：適合小批量、多品種訂單（按訂單逐一揀貨，如電商零售訂單）；播種法：適合大批量、少品種訂單（按貨物類型批量揀貨，如批發(fā)訂單）。5.2.2流程步驟1.揀貨員領(lǐng)取《揀貨單》（來自WMS系統(tǒng)，含貨位號、貨物信息）；2.攜帶掃描槍到指定貨位，掃描貨物條碼（確認貨物與訂單一致）；3.按數(shù)量揀貨，放入揀貨車（易碎品需用緩沖材料包裹）；4.揀貨完成后，將貨物運至復核區(qū)域，提交《揀貨單》。5.2.3責任人員揀貨員、系統(tǒng)管理員。5.2.4注意事項揀貨時禁止隨意更換貨位（如需調(diào)整，需經(jīng)庫區(qū)管理員同意）；掃描條碼需準確（避免錯揀，如將“iPhone15”揀為“iPhone15Pro”）。5.3復核校驗5.3.1流程步驟1.復核員接收揀貨貨物，核對《揀貨單》與訂單信息（貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、客戶信息）；2.檢查貨物質(zhì)量（無破損、過期、變質(zhì)）、包裝（符合跨境運輸要求）；3.掃描貨物條碼，確認與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致；4.填寫《復核記錄》，注明“合格”或“不合格”（不合格貨物需返回揀貨區(qū)重新揀貨）。5.3.2責任人員復核員、質(zhì)量檢驗員。5.4打包作業(yè)5.4.1包裝要求材料選擇：根據(jù)物流渠道選擇（郵政小包用氣泡袋、商業(yè)快遞用硬紙箱、易碎品用泡沫箱）；緩沖保護：填充氣泡膜、泡沫粒（確保貨物在包裝內(nèi)無晃動）；封箱標準：用膠帶十字封箱（避免運輸過程中開箱）；標簽粘貼：運輸標簽（含物流單號、客戶地址、聯(lián)系方式，貼在包裝正面）；報關(guān)標簽（含貨物名稱、數(shù)量、價值、產(chǎn)地，貼在包裝側(cè)面）；目的地標簽（含目的國語言的貨物名稱，如“手機”譯為“MobilePhone”，貼在包裝頂部）。5.4.2流程步驟1.打包員根據(jù)訂單信息選擇包裝材料；2.將貨物放入包裝，填充緩沖材料；3.封箱并粘貼標簽（確保標簽清晰、不脫落）；4.掃描包裝條碼，錄入系統(tǒng)（關(guān)聯(lián)訂單信息）。5.4.3責任人員打包員、標簽專員。5.5清關(guān)資料準備5.5.1必備資料商業(yè)發(fā)票：注明貨物名稱、數(shù)量、單價、總價、貨幣類型、供應(yīng)商名稱、客戶名稱（需符合目的國海關(guān)要求，如歐盟需注明“Incoterms”）；裝箱單：注明貨物毛重、凈重、體積、包裝數(shù)量、包裝類型（如“10箱，每箱5臺，毛重20kg/箱”）；報關(guān)單：填寫貨物HS編碼（需準確，避免清關(guān)延誤）、原產(chǎn)國、目的國、運輸方式、貿(mào)易方式（如“一般貿(mào)易”“保稅區(qū)出庫”）；產(chǎn)地證：用于享受關(guān)稅優(yōu)惠（如中國-東盟自由貿(mào)易區(qū)的FORME產(chǎn)地證、中歐班列的FORMA產(chǎn)地證）；質(zhì)檢報告：針對特殊貨物（如食品、化妝品，需符合目的國質(zhì)量標準）。5.5.2流程步驟1.單證專員根據(jù)訂單信息生成清關(guān)資料；2.核對資料準確性（如HS編碼與貨物一致、產(chǎn)地證有效期內(nèi)）；3.將資料與貨物綁定（或發(fā)送給報關(guān)行）；4.錄入系統(tǒng)（關(guān)聯(lián)訂單及物流單號）。5.5.3責任人員單證專員、報關(guān)行。5.6發(fā)貨交接5.6.1流程步驟1.打包好的貨物運至發(fā)貨區(qū)，等待物流服務(wù)商提貨；2.物流服務(wù)商到達后，核對貨物數(shù)量、物流單號、清關(guān)資料；3.雙方簽字確認《發(fā)貨交接單》（注明交接時間、貨物數(shù)量、物流服務(wù)商名稱）；4.將交接單錄入系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)（扣減對應(yīng)貨物數(shù)量）。5.6.2責任人員發(fā)貨員、物流服務(wù)商。5.6.3注意事項交接時需清點所有貨物（避免遺漏或丟失）；交接單需保留原件（用于后續(xù)查詢或索賠）。6跨境特殊流程操作規(guī)范6.1保稅倉儲操作6.1.1入庫流程1.供應(yīng)商向海關(guān)申報保稅貨物入庫（提交報關(guān)單、提單、裝箱單）；2.海關(guān)審核通過后，貨物進入保稅區(qū)（需由海關(guān)監(jiān)管車輛運輸）；3.倉儲人員核對貨物信息與報關(guān)單一致，錄入WMS系統(tǒng)（標注“保稅貨物”）；4.將貨物存入保稅區(qū)指定貨位（單獨存放，不得與非保稅貨物混放）。6.1.2出庫流程1.客戶下達訂單后，倉儲人員向海關(guān)申報保稅貨物出庫（提交報關(guān)單、訂單信息）；2.海關(guān)審核通過后，貨物出庫（需由海關(guān)監(jiān)管車輛運輸）；3.錄入系統(tǒng)，核銷保稅庫存（確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與海關(guān)系統(tǒng)一致）。6.1.3注意事項保稅貨物需定期配合海關(guān)盤點（每月一次）；出庫時需及時申報（避免超過海關(guān)規(guī)定的期限）。6.2跨境退貨處理6.2.1流程步驟1.客戶發(fā)起退貨申請（需在退貨期限內(nèi)，如7天無理由退貨）；2.客服人員審核（檢查退貨原因是否符合條件，如質(zhì)量問題、發(fā)錯貨）；3.審核通過后，通知客戶將貨物退回指定倉庫（提供退貨地址、物流單號）；4.退貨到達后，倉儲人員驗收（檢查貨物是否完好、是否符合退貨條件）；5.驗收合格后，錄入系統(tǒng)（恢復庫存數(shù)量）；6.對于需要退運的貨物，單證專員準備退運報關(guān)資料（退運申請、原報關(guān)單、原商業(yè)發(fā)票），向海關(guān)申報；7.海關(guān)審核通過后，貨物退運出境（需由海關(guān)監(jiān)管車輛運輸）；8.錄入系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)（扣減退運貨物數(shù)量）。6.2.2責任人員客服專員、退貨管理員、單證專員、報關(guān)員。6.2.3注意事項退貨驗收需嚴格（避免接收損壞或不符合條件的貨物）；退運報關(guān)資料需準確（避免清關(guān)延誤）。6.3危險品跨境倉儲6.3.1入庫要求1.供應(yīng)商需提交危險品運輸證明（如IMDGCode證書、IATADGR證書）、質(zhì)檢報告；2.倉儲人員核對證明與貨物一致（如“易燃液體”需標注“Class3”）；3.將貨物存入危險品區(qū)（單獨存放，遠離火源、電源）。6.3.2存儲要求按照IMDGCode分類存放（如易燃品與氧化劑分開存放、腐蝕品與食品分開存放）；危險品區(qū)需設(shè)置警示標志（如“易燃品”“腐蝕品”）；定期檢查危險品狀態(tài)（每周一次，如是否泄漏、包裝是否破損）。6.3.3出庫要求1.訂單審核時需確認運輸渠道（如易燃品只能用空運，需選擇有危險品運輸資質(zhì)的物流服務(wù)商）；2.打包時使用符合危險品運輸要求的包裝（如防爆箱、防泄漏袋）；3.粘貼危險品標簽（如易燃品標簽、腐蝕品標簽，符合UN標準）；4.清關(guān)時提交危險品運輸證明、質(zhì)檢報告（需符合目的國海關(guān)要求）。6.3.4責任人員危險品倉儲管理員、訂單審核員、打包員、單證專員。7異常情況處理流程7.1入庫異常（短少/破損/不符）處理流程：拍照留證→填寫《入庫異常報告》→通知供應(yīng)商→執(zhí)行處理方案→更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)；注意事項：異常情況需在24小時內(nèi)反饋（避免延誤供應(yīng)商處理）。7.2存儲異常（過期/變質(zhì)/丟失）處理流程：隔離貨物→填寫《存儲異常報告》→通知采購專員→處理（退貨/報廢/報警）→更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)；注意事項：過期貨物需及時報廢（避免流入市場）；丟失貨物需調(diào)閱監(jiān)控（查找原因）。7.3出庫異常（訂單錯誤/包裝破損）處理流程：返回重新揀貨/打包→若已發(fā)出，聯(lián)系客戶道歉→協(xié)商解決方案（補發(fā)/退款）→分析原因（培訓員工/優(yōu)化流程）；注意事項：客戶投訴需在24小時內(nèi)響應(yīng)（提升客戶滿意度）。7.4清關(guān)異常（單證不符/查扣）處理流程：核對資料→補充/修改資料→聯(lián)系海關(guān)了解原因