催款通知函發(fā)送流程及模板范例在商業(yè)交易、個人借貸或服務(wù)合作中，逾期欠款是常見的風(fēng)險場景。催款通知函作為債權(quán)維護的法定文書與溝通工具，不僅能正式催告?zhèn)鶆?wù)人履行義務(wù)，更能為后續(xù)法律糾紛保留關(guān)鍵證據(jù)。本文結(jié)合法律規(guī)范與實踐經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理催款通知函的發(fā)送流程、模板設(shè)計及注意事項，為企業(yè)與個人提供可落地的操作指南。一、催款通知函的核心價值：為什么必須重視？催款通知函并非簡單的“要錢信”，其法律意義與實際作用遠超字面含義：1.明確債權(quán)邊界：通過書面形式固定債權(quán)債務(wù)關(guān)系（如欠款金額、逾期時間、違約責(zé)任），避免債務(wù)人以“未確認”為由否認欠款。2.推動主動還款：正式函件能給債務(wù)人施加心理壓力，促使其優(yōu)先處理欠款（尤其對重視信用的企業(yè)或個人）。3.保留法律證據(jù)：發(fā)送記錄（如EMS底單、簽收憑證）可證明債權(quán)人已履行催告義務(wù)，在訴訟中作為時效中斷（重新計算訴訟時效）的證據(jù)。二、催款通知函發(fā)送流程：Step-by-Step規(guī)范操作催款函的發(fā)送需遵循“準(zhǔn)備-撰寫-發(fā)送-跟進”的閉環(huán)流程，確保每一步都符合法律要求與實踐邏輯。（一）前期準(zhǔn)備：收集資料，夯實基礎(chǔ)在撰寫催款函前，需整理以下核心資料，避免因信息錯誤導(dǎo)致函件無效：債權(quán)憑證：合同、借條、欠條、送貨單、對賬單、結(jié)算單等，證明債權(quán)債務(wù)關(guān)系的存在（如《買賣合同》約定的供貨義務(wù)與付款期限）。債務(wù)人信息：企業(yè)需提供名稱、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系方式；個人需提供姓名、住址、聯(lián)系方式（確保函件能送達）。欠款明細：本金：用大寫漢字注明（如“人民幣壹拾萬元整”），避免數(shù)字篡改；逾期時間：從約定付款日期的次日起計算（如“約定付款日期為XXXX年XX月XX日，逾期從XXXX年XX月XX日起算”）；利息/違約金：根據(jù)合同約定計算（如“按日利率XX‰計算，截至XXXX年XX月XX日，利息為人民幣壹仟元整”）。溝通記錄：之前的催款電話、微信聊天記錄、協(xié)商函等，證明債權(quán)人已多次催告。（二）撰寫函件：結(jié)構(gòu)規(guī)范，內(nèi)容明確催款函的結(jié)構(gòu)需符合法律文書的標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容需具體、無歧義，以下是標(biāo)準(zhǔn)模板框架：**1.標(biāo)題**直接注明函件用途，如：《催款通知函》；《關(guān)于[XX合同]貨款的催款函》（更具體，明確債權(quán)基礎(chǔ)）。**2.債權(quán)人信息**企業(yè)：名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人（如“XX公司，地址：XX市XX區(qū)XX路XX號，電話：XX-XXXXXXX，法定代表人：XX”）；個人：姓名、地址、聯(lián)系方式（如“XX，地址：XX市XX區(qū)XX路XX號，電話：XX-XXXXXXX”）。**3.債務(wù)人信息**與債權(quán)人信息對應(yīng)，確保準(zhǔn)確：企業(yè)：名稱、地址、聯(lián)系方式（如“XX公司，地址：XX市XX區(qū)XX路XX號，電話：XX-XXXXXXX”）；個人：姓名、地址、聯(lián)系方式（如“XX，地址：XX市XX區(qū)XX路XX號，電話：XX-XXXXXXX”）。**4.引言：明確債權(quán)基礎(chǔ)**說明債權(quán)債務(wù)關(guān)系的來源，如：>“根據(jù)我方與您/貴單位于XXXX年XX月XX日簽訂的《XX合同》（合同編號：XX），我方已按約定履行了[供貨/借款/服務(wù)]義務(wù)（如“向您/貴單位提供了XX產(chǎn)品，數(shù)量為XX件”），但您/貴單位未按合同約定支付款項?！?*5.欠款詳情：量化事實**用具體數(shù)據(jù)說明欠款情況，避免模糊：>“截至XXXX年XX月XX日，您/貴單位尚欠我方：>-本金：人民幣壹拾萬元整；>-逾期利息：人民幣壹仟元整（按合同約定的日利率XX‰計算，逾期XX天）；>-合計：人民幣壹拾萬壹仟元整。”**6.催款要求：明確期限與方式**支付期限：需明確（如“請于收到本函之日起7日內(nèi)”），避免“盡快”“近期”等模糊表述；支付方式：指定賬戶（如“銀行轉(zhuǎn)賬”），并提供賬戶信息（開戶行、賬號、戶名，賬號用漢字或縮寫，避免4位以上數(shù)字）；**7.法律后果：警示違約成本**引用法律依據(jù)（如《民法典》）與合同約定，明確債務(wù)人的違約責(zé)任，如：>“根據(jù)《中華人民共和國民法典》第五百七十七條（當(dāng)事人一方不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)繼續(xù)履行、采取補救措施或者賠償損失等違約責(zé)任）及《XX合同》第XX條的約定，若您/貴單位未在上述期限內(nèi)支付，我方將有權(quán)：>-要求您/貴單位支付逾期利息（按日利率XX‰計算至實際支付之日止）；>-采取法律手段（如向法院起訴、申請財產(chǎn)保全），追究您/貴單位的違約責(zé)任，包括但不限于訴訟費、律師費、保全費等?！?*8.聯(lián)系方式：方便溝通**提供具體的聯(lián)系人與聯(lián)系方式，如：>“若您/貴單位有任何疑問，請聯(lián)系我方：>-聯(lián)系人：XX；>-電話：XX-XXXXXXX；>-地址：XX市XX區(qū)XX路XX號?！?*9.附件：支撐債權(quán)的證據(jù)**附上債權(quán)憑證復(fù)印件（如合同、對賬單、送貨單），證明欠款的真實性，如：>“附件：1.《XX合同》復(fù)印件；2.對賬單復(fù)印件；3.送貨單復(fù)印件?！?*10.落款：確認主體**企業(yè)：蓋章（公章）+法定代表人簽字（或授權(quán)代表簽字）+日期；個人：簽字（按手?。?日期。（三）發(fā)送方式：確保送達，保留證據(jù)催款函的發(fā)送方式直接影響其法律效力，需選擇可證明送達的方式，并保留發(fā)送記錄。以下是推薦的發(fā)送方式：**1.書面函件（首選）：EMS/掛號信**操作步驟：用EMS或掛號信郵寄催款函（原件，蓋章/簽字版）；在信封上備注：“催款通知函（[XX合同]貨款）”；保留EMS底單（需填寫收件人信息、函件內(nèi)容）和物流信息（可通過EMS官網(wǎng)查詢）。優(yōu)勢：EMS是法定送達方式，其物流信息與簽收記錄可作為訴訟證據(jù)，證明債務(wù)人已收到催款函。**2.電子方式：電子郵件/短信/微信**操作要求：電子郵件：發(fā)送至債務(wù)人的官方郵箱（如企業(yè)的對公郵箱、個人的常用郵箱），主題注明“催款通知函”，正文附上函件內(nèi)容，附件添加PDF版催款函（蓋章/簽字版）；短信/微信：發(fā)送至債務(wù)人的常用手機號/微信賬號，內(nèi)容需包含催款函的核心信息（如“您/貴單位拖欠我方貨款人民幣壹拾萬壹仟元整，請于收到本信息之日起7日內(nèi)支付”），并保留發(fā)送記錄（如短信截圖、微信聊天記錄）。注意事項：需確認債務(wù)人已收到（如電子郵件的“已讀”回執(zhí)、短信的“送達”提示、微信的“已讀”狀態(tài)），若未收到，需補充發(fā)送書面函件。**3.當(dāng)面送達：直接交付**操作步驟：將催款函（原件）交給債務(wù)人；要求債務(wù)人在簽收單上簽字（注明日期），簽收單需包含“催款函已收到”的表述；保留簽收單（原件）。注意事項：若債務(wù)人拒絕簽字，可邀請第三方見證人（如律師、居委會工作人員）在場，記錄送達過程（如拍照、錄像），并由見證人簽字證明。（四）后續(xù)跟進：動態(tài)調(diào)整，推動還款發(fā)送催款函后，需主動跟進，避免“石沉大?！保?*1.確認送達**書面函件：發(fā)送后1-3日內(nèi)查詢物流信息（如EMS的“已簽收”狀態(tài)）；電子方式：發(fā)送后1日內(nèi)確認是否收到（如電子郵件的“已讀”回執(zhí)、微信的“已讀”狀態(tài)）；若未送達：需聯(lián)系債務(wù)人確認地址（如電話溝通），重新發(fā)送（保留重新發(fā)送的記錄）。**2.記錄溝通**若債務(wù)人回復(fù)（如電話、微信、書面函件），需記錄溝通內(nèi)容（如“債務(wù)人表示將在XXXX年XX月XX日前支付人民幣伍萬元整，剩余款項在XXXX年XX月XX日前支付”）；若債務(wù)人提出協(xié)商請求（如延長還款期限、減免部分利息），需簽訂書面協(xié)議（如《還款協(xié)議》），明確雙方的權(quán)利義務(wù)（如“還款期限延長至XXXX年XX月XX日，減免利息人民幣伍佰元整”）。**3.調(diào)整策略**若債務(wù)人未回應(yīng)：發(fā)送二次催款函（語氣更嚴(yán)肅，強調(diào)“將采取法律手段”）；若債務(wù)人拒絕還款：發(fā)送最終催款函（明確“將立即起訴”），或直接向法院起訴（申請財產(chǎn)保全，查封債務(wù)人的財產(chǎn)）。三、催款通知函模板范例：不同場景的適用版本根據(jù)逾期時間與債務(wù)人態(tài)度，催款函可分為首次催款函（溫和型）、二次催款函（嚴(yán)肅型）、最終催款函（強硬型），以下是具體模板：（一）首次催款函（溫和型）：適用于逾期1-3個月，債務(wù)人有還款意愿催款通知函致：[債務(wù)人名稱/姓名]地址：[債務(wù)人地址]聯(lián)系方式：[債務(wù)人電話/郵箱]我方（[債權(quán)人名稱/姓名]）與您/貴單位于XXXX年XX月XX日簽訂《XX合同》（合同編號：XX），約定我方為您/貴單位提供[XX產(chǎn)品/服務(wù)]，您/貴單位應(yīng)于XXXX年XX月XX日前支付貨款人民幣壹拾萬元整。截至XXXX年XX月XX日，您/貴單位已逾期XX天未支付上述款項。根據(jù)合同約定，您/貴單位應(yīng)支付逾期利息人民幣壹仟元整（按日利率XX‰計算），合計人民幣壹拾萬壹仟元整。為維護雙方的長期合作關(guān)系，我方希望您/貴單位能盡快履行還款義務(wù)，請于收到本函之日起7日內(nèi)，將上述款項支付至以下賬戶：開戶行：[XX銀行XX支行]賬號：[XXXXX]（用漢字或縮寫，避免4位以上數(shù)字）戶名：[債權(quán)人名稱/姓名]若您/貴單位有任何疑問，請聯(lián)系我方：聯(lián)系人：XX電話：XX-XXXXXXX地址：[債權(quán)人地址]附件：1.《XX合同》復(fù)印件；2.對賬單復(fù)印件。[債權(quán)人名稱/姓名]（蓋章/簽字）XXXX年XX月XX日備注：本函件一式兩份，我方留存一份，另一份送達您/貴單位。（二）二次催款函（嚴(yán)肅型）：適用于逾期3-6個月，債務(wù)人未回應(yīng)催款通知函（第二次）致：[債務(wù)人名稱/姓名]地址：[債務(wù)人地址]聯(lián)系方式：[債務(wù)人電話/郵箱]我方于XXXX年XX月XX日向您/貴單位發(fā)送《催款通知函》（編號：XX），要求您/貴單位在7日內(nèi)支付拖欠的貨款人民幣壹拾萬壹仟元整（含逾期利息）。截至XXXX年XX月XX日，您/貴單位仍未支付，且未回應(yīng)我方的催款請求。根據(jù)《XX合同》第XX條約定，您/貴單位逾期支付款項的，應(yīng)按日利率XX‰支付逾期利息（截至XXXX年XX月XX日，逾期利息已累計至人民幣貳仟元整，合計人民幣壹拾萬貳仟元整）。同時，您/貴單位的行為已構(gòu)成違約，我方有權(quán)采取法律手段追究您/貴單位的違約責(zé)任?，F(xiàn)再次通知您/貴單位：請于收到本函之日起3日內(nèi)，將上述款項支付至我方指定賬戶（賬戶信息同前）。若您/貴單位仍未履行還款義務(wù)，我方將不得不采取以下措施：1.停止向您/貴單位提供任何產(chǎn)品/服務(wù)；2.向法院起訴，要求您/貴單位支付欠款、逾期利息及我方為實現(xiàn)債權(quán)而支出的訴訟費、律師費等；3.將您/貴單位列入“失信被執(zhí)行人名單”（若為企業(yè)，將影響您/貴單位的信用記錄）。我方真誠希望您/貴單位能重視此事，避免因小失大。若您/貴單位有還款困難，請于收到本函之日起1日內(nèi)聯(lián)系我方，協(xié)商還款方案。聯(lián)系人：XX電話：XX-XXXXXXX地址：[債權(quán)人地址]附件：1.第一次催款函復(fù)印件；2.《XX合同》復(fù)印件；3.對賬單復(fù)印件。[債權(quán)人名稱/姓名]（蓋章/簽字）XXXX年XX月XX日（三）最終催款函（強硬型）：適用于逾期6個月以上，債務(wù)人惡意拖欠最終催款通知函致：[債務(wù)人名稱/姓名]地址：[債務(wù)人地址]聯(lián)系方式：[債務(wù)人電話/郵箱]我方與您/貴單位之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系已通過《XX合同》《對賬單》等證據(jù)明確（詳見附件），您/貴單位拖欠我方貨款人民幣壹拾萬貳仟元整（含逾期利息）已達XX個月。我方已多次通過電話、微信、書面函件催款，但您/貴單位均未回應(yīng)，且未履行任何還款義務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國民法典》第五百七十七條（違約責(zé)任）及《XX合同》的約定，您/貴單位應(yīng)承擔(dān)以下責(zé)任：1.支付拖欠的貨款人民幣壹拾萬貳仟元整；2.支付自XXXX年XX月XX日起至實際支付之日止的逾期利息（按日利率XX‰計算）；3.承擔(dān)我方為實現(xiàn)債權(quán)而支出的訴訟費、律師費、保全費等費用?，F(xiàn)我方正式通知您/貴單位：請于收到本函之日起2日內(nèi)，將上述款項支付至我方指定賬戶（賬戶信息同前）。若您/貴單位仍未履行還款義務(wù)，我方將立即向法院起訴，并申請財產(chǎn)保全（查封、扣押、凍結(jié)您/貴單位的銀行賬戶、房產(chǎn)、車輛等財產(chǎn)），以維護我方的合法權(quán)益。聯(lián)系人：XX電話：XX-XXXXXXX地址：[債權(quán)人地址]附件：1.第一次催款函復(fù)印件；2.第二次催款函復(fù)印件；3.《XX合同》復(fù)印件；4.對賬單復(fù)印件。[債權(quán)人名稱/姓名]（蓋章/簽字）XXXX年XX月XX日備注：本函件為最終催款通知，若您/貴單位未在規(guī)定期限內(nèi)支付，我方將不再協(xié)商，直接采取法律手段。四、催款通知函注意事項：避免踩坑，確保有效1.合法性：禁止違法內(nèi)容催款函不得包含威脅、恐嚇、侮辱等違法內(nèi)容（如“不還款就打斷你的腿”“曝光你的隱私”），否則債務(wù)人可向法院起訴，要求債權(quán)人承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任（如賠禮道歉、賠償精神損失）。2.專業(yè)性：避免模糊表述用明確期限（如“7日內(nèi)”）代替“盡快”；用量化數(shù)據(jù)（如“人民幣壹拾萬壹仟元整”）代替“大概十萬”；用法律術(shù)語（如“違約”“逾期利息”）代替“欠錢不還”。3.證據(jù)保留：全流程記錄所有與催款相關(guān)的記錄都要保留（如催款函原件、發(fā)送記錄、簽收憑證、溝通記錄），這些記錄在訴訟中可作為關(guān)鍵證據(jù)，證明債權(quán)人已履行催告義務(wù)，債務(wù)人知曉欠款事實。4.個性化：適配債務(wù)人情況對長期合作客戶：語氣委婉（如“希望繼續(xù)合作”）；對惡意拖欠客戶：語氣強硬（如“立即起訴”）；對暫時困難客戶：提出協(xié)商方案（如“延長還款期限”）。5.時效性：避免超過訴訟時效訴訟時效一般為3年（從逾期之日起計算），若超過訴訟時效，債務(wù)人可主張“時效抗辯”，拒絕還款。因此，建議在逾