檔案管理安全檢查工作記錄表一、引言檔案是單位歷史記憶的載體，其安全直接關(guān)系到信息完整性、合法性及業(yè)務(wù)連續(xù)性。檔案管理安全檢查工作記錄表（以下簡稱“記錄表”）是落實(shí)安全責(zé)任、排查風(fēng)險隱患、追溯問題整改的核心工具，既是檔案安全管理的“體檢表”，也是責(zé)任追溯的“證據(jù)鏈”。本文結(jié)合《檔案法》《檔案管理工作規(guī)范》（GB/T____）等要求，從設(shè)計原則、內(nèi)容框架、填寫規(guī)范、應(yīng)用價值四方面，構(gòu)建專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)、可操作的記錄表體系。二、記錄表的設(shè)計原則記錄表的設(shè)計需兼顧全面性、針對性、可操作性、追溯性，避免形式化或遺漏關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)：1.全面性：覆蓋全維度安全風(fēng)險需涵蓋檔案管理全流程的安全要素，包括：實(shí)體檔案安全（存放、防護(hù)、借閱）；電子檔案安全（系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、訪問控制）；環(huán)境與設(shè)施安全（庫房、消防、安防）；制度與人員安全（責(zé)任、培訓(xùn)、演練）。2.針對性：適配不同檔案類型與單位性質(zhì)按檔案類型調(diào)整：如電子檔案側(cè)重“數(shù)據(jù)備份”“系統(tǒng)權(quán)限”，聲像檔案側(cè)重“溫濕度控制”“防磁防護(hù)”；按單位性質(zhì)調(diào)整：如醫(yī)院檔案需增加“患者隱私保護(hù)”，企業(yè)檔案需強(qiáng)化“商業(yè)秘密管控”。3.可操作性：指標(biāo)量化、描述具體避免“是否符合要求”等模糊表述，需將標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為可驗(yàn)證的具體指標(biāo)。例如：庫房溫度：14-24℃（±2℃）（而非“溫度適宜”）；電子檔案備份：每日增量備份+每周全量備份（而非“定期備份”）。4.追溯性：明確責(zé)任與整改閉環(huán)需記錄“問題-責(zé)任-整改-復(fù)查”全流程，確保每一個問題都有“責(zé)任人”“期限”“結(jié)果”，實(shí)現(xiàn)“從發(fā)現(xiàn)到解決”的閉環(huán)管理。三、記錄表的內(nèi)容框架與示例記錄表的核心內(nèi)容需包括基本信息、安全維度檢查、問題與整改記錄、結(jié)論確認(rèn)四大模塊，以下為具體框架及示例：（一）模塊1：檢查基本信息用于明確檢查的“時間、地點(diǎn)、人員、范圍”，為后續(xù)追溯提供基礎(chǔ)信息：字段名稱說明示例檢查時間具體到年月日時分2024年3月15日14:00-16:30檢查地點(diǎn)庫房/檔案室/電子檔案系統(tǒng)服務(wù)器機(jī)房機(jī)關(guān)辦公樓3樓檔案庫房、電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器室檢查人員需包含檔案管理員、安全管理員、部門負(fù)責(zé)人（不少于2人）張三（檔案科科長）、李四（信息中心主任）、王五（辦公室副主任）被檢查部門涉及檔案管理的具體部門（如辦公室、業(yè)務(wù)科室、信息中心）辦公室（實(shí)體檔案）、信息中心（電子檔案）檢查范圍明確檔案類型（文書/電子/聲像/科技）、時間段（如2023年度文書檔案）____年度文書檔案（實(shí)體）、電子檔案管理系統(tǒng)（含備份數(shù)據(jù)）（二）模塊2：安全維度檢查內(nèi)容按“實(shí)體檔案、電子檔案、環(huán)境設(shè)施、制度人員”四大維度，設(shè)計量化指標(biāo)+檢查結(jié)果欄，確保檢查可驗(yàn)證：1.實(shí)體檔案安全檢查檢查項(xiàng)目檢查內(nèi)容檢查結(jié)果（符合/不符合）備注（問題描述）存放規(guī)范檔案盒是否標(biāo)注編號、名稱、期限（GB/T____要求）符合無防護(hù)措施是否使用防光、防磁、防潮檔案盒；是否遠(yuǎn)離水源、火源、電源不符合部分聲像檔案未使用防磁盒借閱管理是否有借閱登記（姓名、日期、用途、歸還時間）；是否核對身份符合無2.電子檔案安全檢查檢查項(xiàng)目檢查內(nèi)容檢查結(jié)果（符合/不符合）備注（問題描述）系統(tǒng)安全是否安裝正版殺毒軟件（定期更新病毒庫，每月至少1次）；是否啟用防火墻符合無數(shù)據(jù)備份是否實(shí)現(xiàn)“本地+異地”雙備份（本地每日增量、異地每周全量）；備份介質(zhì)是否加密不符合異地備份僅每季度1次訪問控制是否按“最小權(quán)限”原則分配賬號（如普通員工無刪除權(quán)限）；是否定期清理閑置賬號符合無3.環(huán)境與設(shè)施安全檢查檢查項(xiàng)目檢查內(nèi)容檢查結(jié)果（符合/不符合）備注（問題描述）庫房環(huán)境溫度：14-24℃（±2℃）；濕度：45%-60%（±5%）（用溫濕度計現(xiàn)場測量）不符合濕度68%（超標(biāo)）消防設(shè)施滅火器是否在有效期內(nèi)（壓力正常）；消防通道是否暢通（無雜物堆積）符合無安防設(shè)施是否安裝監(jiān)控攝像頭（覆蓋庫房入口、檔案架區(qū)域）；監(jiān)控記錄是否保存30天以上符合無4.制度與人員安全檢查檢查項(xiàng)目檢查內(nèi)容檢查結(jié)果（符合/不符合）備注（問題描述）制度落實(shí)是否建立《檔案安全責(zé)任制》《檔案借閱管理辦法》；是否每年修訂符合無人員培訓(xùn)是否每年開展檔案安全培訓(xùn)（內(nèi)容包括防火、防盜、電子檔案加密）；是否有記錄不符合2024年未開展培訓(xùn)責(zé)任分工是否明確檔案安全責(zé)任人（如檔案科科長為第一責(zé)任人）；是否簽訂安全責(zé)任書符合無（三）模塊3：問題與整改記錄針對模塊2中“不符合”項(xiàng)，記錄問題詳情、風(fēng)險等級、整改要求，確保問題閉環(huán)：問題編號問題描述風(fēng)險等級（高/中/低）責(zé)任部門/人整改期限整改措施復(fù)查結(jié)果（符合/不符合）復(fù)查人1部分聲像檔案未使用防磁盒中辦公室/張三____采購防磁盒，3月20日前完成更換符合李四（3月21日復(fù)查）2異地備份僅每季度1次中信息中心/王五____調(diào)整為每周六自動異地備份符合張三（3月26日復(fù)查）3庫房濕度68%（超標(biāo)）中辦公室/趙六____增加1臺除濕機(jī)（功率500W）符合李四（3月19日復(fù)查）42024年未開展檔案安全培訓(xùn)低人力資源部/周七_(dá)___4月下旬組織培訓(xùn)（邀請專家）待復(fù)查——（四）模塊4：檢查結(jié)論與簽字確認(rèn)總結(jié)本次檢查的總體評價，明確責(zé)任主體，確保記錄的真實(shí)性與法律效力：字段名稱說明示例總體評價對本次檢查的綜合判斷（如“基本符合要求，但存在3項(xiàng)中風(fēng)險問題”）本次檢查共發(fā)現(xiàn)4項(xiàng)問題（3項(xiàng)中風(fēng)險、1項(xiàng)低風(fēng)險），整體安全狀況可控檢查人員簽字所有參與檢查的人員簽字（需與模塊1一致）張三（檔案科科長）、李四（信息中心主任）、王五（辦公室副主任）被檢查部門簽字被檢查部門負(fù)責(zé)人簽字（確認(rèn)問題屬實(shí)）趙六（辦公室主任）備注其他需要說明的事項(xiàng)（如“問題4需延期整改，原因：培訓(xùn)講師檔期沖突”）問題4（未開展培訓(xùn)）需延期至____，已報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)四、記錄表的填寫與使用規(guī)范1.填寫要求：真實(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)檢查結(jié)果需“用數(shù)據(jù)說話”（如濕度68%、備份頻率每季度1次），避免“大概”“可能”；問題描述需“指向具體”（如“部分聲像檔案未使用防磁盒”而非“檔案防護(hù)不到位”）；簽字確認(rèn)需“當(dāng)場完成”（避免事后補(bǔ)簽，確保責(zé)任可追溯）。2.使用流程：閉環(huán)管理檢查前：明確檢查范圍（如“2023年度電子檔案”）、準(zhǔn)備工具（溫濕度計、殺毒軟件檢測工具）、熟悉標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T____）；檢查中：現(xiàn)場查看（如庫房環(huán)境）、詢問人員（如“借閱登記是否執(zhí)行”）、核對記錄（如“備份日志”），如實(shí)填寫記錄表；檢查后：（1）反饋問題：向被檢查部門出具《整改通知書》（附記錄表）；（2）跟蹤整改：在整改期限內(nèi)督促責(zé)任部門落實(shí)措施（如“每周跟進(jìn)除濕機(jī)采購進(jìn)度”）；（3）復(fù)查驗(yàn)證：整改完成后，組織人員現(xiàn)場復(fù)查（如“測量庫房濕度是否降至60%以下”），并填寫“復(fù)查結(jié)果”；（4）歸檔保存：將記錄表（含整改材料、復(fù)查記錄）存入檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于5年（或按單位規(guī)定）。3.頻率要求：按需調(diào)整常規(guī)檢查：每月1次（重點(diǎn)檢查“易變項(xiàng)”，如庫房溫濕度、電子檔案備份）；全面檢查：每季度1次（覆蓋所有維度，如實(shí)體檔案、電子檔案、制度落實(shí)）；專項(xiàng)檢查：每年1次（針對重點(diǎn)風(fēng)險，如“電子檔案系統(tǒng)安全”“聲像檔案防護(hù)”）；臨時檢查：重大節(jié)日（如春節(jié)、國慶）或特殊事件（如“網(wǎng)絡(luò)安全周”）前開展。五、記錄表的應(yīng)用價值1.風(fēng)險防范：提前識別隱患通過定期檢查，可及時發(fā)現(xiàn)“庫房濕度超標(biāo)”“電子檔案備份不足”等問題，避免因小隱患引發(fā)大事故（如檔案霉變、數(shù)據(jù)丟失）。2.責(zé)任追溯：明確主體責(zé)任記錄表中的“責(zé)任部門/人”“簽字確認(rèn)”欄，可在發(fā)生安全事故時（如“檔案丟失”），快速追溯責(zé)任（如“是否因借閱登記未執(zhí)行導(dǎo)致”）。3.績效評估：量化管理成效通過分析記錄表中的“問題數(shù)量”“整改率”（如“2024年第一季度整改率90%”），可評估檔案管理部門的工作成效（如“安全管理水平提升”），作為績效考核的依據(jù)。4.持續(xù)改進(jìn)：優(yōu)化管理流程通過統(tǒng)計“高頻問題”（如“庫房濕度超標(biāo)”出現(xiàn)3次），可針對性優(yōu)化流程（如“安裝自動除濕系統(tǒng)”“增加溫濕度監(jiān)控設(shè)備”），實(shí)現(xiàn)“從問題整改到流程優(yōu)化”的升級。六、結(jié)語檔案管理安全檢查工作記錄表是檔案安全管理的“基石”，其設(shè)計與使用需貫穿“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的理念。通過規(guī)范的框架設(shè)計、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶顚懥鞒?、有效的?yīng)用機(jī)制，可將檔案安全風(fēng)險降至最低，保障檔案的“完整、準(zhǔn)確、可用、安全”。附：檔案管理安全檢查工作記錄表模