醫(yī)藥公司合同印章管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強本醫(yī)藥公司合同印章的管理，規(guī)范合同印章的使用，防范因合同印章管理不善帶來的法律風(fēng)險，確保公司經(jīng)營活動的正常開展，結(jié)合公司實際情況，特制定本細(xì)則。2.依據(jù)本細(xì)則依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定制定。3.宗旨本細(xì)則以公司“關(guān)愛生命，守護健康，誠信經(jīng)營，創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化為指導(dǎo)，秉持合法合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)審慎、高效便捷的原則，確保合同印章的管理與使用既能保障公司合法權(quán)益，又能促進公司業(yè)務(wù)的順利推進。二、適用范圍本細(xì)則適用于醫(yī)藥公司全體員工以及涉及與公司簽訂合同的所有客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同印章管理小組成立合同印章管理小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，行政主管擔(dān)任副組長，成員包括法務(wù)人員、財務(wù)人員以及各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。小組負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌公司合同印章的管理工作，制定和完善相關(guān)管理制度，對重大合同印章使用事項進行決策。2.行政部門行政部門作為合同印章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同印章的刻制、保管、發(fā)放、回收以及使用登記等具體工作。確保合同印章的安全存放，建立詳細(xì)的使用臺賬，對印章使用情況進行記錄和統(tǒng)計。3.法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同印章使用的合法性進行審核。在合同蓋章前，對合同條款進行法律審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司利益，防范法律風(fēng)險。同時，對涉及合同印章的法律糾紛提供專業(yè)的法律支持和解決方案。4.業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)合同的起草、發(fā)起用印申請。確保所提交的合同內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合公司業(yè)務(wù)要求和經(jīng)營理念。在合同簽訂過程中，積極配合行政、法務(wù)等部門的工作，按照規(guī)定流程完成合同蓋章手續(xù)。5.財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)對涉及資金收付的合同進行財務(wù)審核，重點關(guān)注合同中的財務(wù)條款，如付款方式、收款期限、稅務(wù)處理等。確保合同的財務(wù)安排合理、合規(guī)，符合公司財務(wù)管理要求，為合同蓋章提供財務(wù)方面的意見和建議。四、管理內(nèi)容與流程1.合同印章的刻制（1）因工作需要刻制合同印章時，由需求部門提出書面申請，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格等信息。（2）申請經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，行政部門持相關(guān)審批文件到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制?？讨仆瓿珊螅姓块T對新印章進行備案登記，并留存印模。2.合同印章的保管（1）合同印章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保印章的安全。（2）合同印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的存放地點，保險柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，不得隨意交由他人代管。（3）嚴(yán)禁將合同印章帶出公司辦公場所，如因特殊情況確需帶出，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，明確借用時間、用途、歸還時間等，確保印章在使用過程中的可控性。3.合同印章的使用（1）用印申請業(yè)務(wù)部門在合同起草完成后，填寫《合同用印申請表》，詳細(xì)注明合同名稱、合同編號、簽訂對方、用印事項、用印份數(shù)等信息，并附上合同文本。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核。（2）審核流程-法務(wù)審核：《合同用印申請表》及合同文本提交至法務(wù)部門，法務(wù)人員對合同的合法性、合規(guī)性進行審核，重點審查合同條款是否存在法律風(fēng)險、是否符合公司利益等。如發(fā)現(xiàn)問題，法務(wù)人員應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見，直至合同符合法律要求。-財務(wù)審核：涉及資金收付的合同，需提交財務(wù)部門進行審核。財務(wù)人員對合同中的財務(wù)條款進行審查，確保財務(wù)安排合理、合規(guī)。審核通過后，在申請表上簽署意見。-高層審批：經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審核通過的《合同用印申請表》，根據(jù)合同金額、重要程度等因素，按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，提交相應(yīng)的公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。對于重大合同，需經(jīng)合同印章管理小組集體審議通過后，由總經(jīng)理審批。（3）用印登記行政部門在收到經(jīng)審批通過的《合同用印申請表》后，對用印情況進行登記。登記內(nèi)容包括用印日期、合同名稱、合同編號、用印部門、用印人、用印份數(shù)等信息。登記完成后，保管人員方可在合同上加蓋印章。（4）印章使用規(guī)范-合同印章應(yīng)加蓋在合同指定的蓋章位置，確保印章清晰、完整，不得出現(xiàn)模糊、歪斜、重疊等情況。-對于多頁合同，應(yīng)加蓋騎縫章，以保證合同的完整性和真實性。-嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、紙張等文件上加蓋合同印章。4.合同印章的回收與銷毀（1）當(dāng)合同印章因磨損、更換、機構(gòu)變更等原因不再使用時，由行政部門負(fù)責(zé)回收。回收的印章應(yīng)進行登記，并妥善保管。（2）對于需要銷毀的合同印章，行政部門應(yīng)提出書面申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定到公安機關(guān)指定的銷毀單位進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，留存相關(guān)證明材料。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）員工有權(quán)對合同印章管理工作提出意見和建議，促進管理工作的改進和完善。（2）員工在履行職責(zé)過程中，因合理使用合同印章導(dǎo)致自身權(quán)益受到侵害時，有權(quán)向公司尋求保護和支持。2.員工義務(wù)（1）嚴(yán)格遵守本細(xì)則的規(guī)定，不得擅自使用、轉(zhuǎn)借、偽造合同印章。（2）在合同起草和用印申請過程中，應(yīng)確保所提供信息的真實、準(zhǔn)確、完整，對合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。（3）積極配合公司行政、法務(wù)、財務(wù)等部門的工作，按照規(guī)定流程完成合同蓋章手續(xù)。3.客戶權(quán)利客戶有權(quán)要求公司按照本細(xì)則的規(guī)定，規(guī)范使用合同印章，確保合同的真實性和有效性。4.客戶義務(wù)客戶在與公司簽訂合同過程中，應(yīng)遵守法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得要求公司違規(guī)使用合同印章。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制（1）行政部門定期對合同印章的使用情況進行自查，檢查使用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，印章保管是否安全等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（2）公司內(nèi)部審計部門定期對合同印章管理工作進行審計監(jiān)督，審查管理制度的執(zhí)行情況、用印流程的合規(guī)性等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，并監(jiān)督整改落實情況。（3）鼓勵員工和客戶對合同印章管理中的違規(guī)行為進行舉報，公司對舉報信息進行及時核實和處理，并對舉報人進行保護和獎勵。2.考核機制（1）將合同印章管理工作納入員工績效考核體系，對嚴(yán)格遵守本細(xì)則、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如績效加分、獎金、榮譽證書等。（2）對于違反本細(xì)則規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。因違規(guī)使用合同印章給公司造成經(jīng)濟損失或法律風(fēng)險的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與法律法規(guī)相抵觸的條款，