零售店鋪采購(gòu)訂單處理流程標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與場(chǎng)景本模板適用于各類(lèi)零售店鋪（如連鎖便利店、社區(qū)超市、服裝專賣(mài)店、母嬰用品店等）的日常采購(gòu)訂單管理，涵蓋常規(guī)補(bǔ)貨、新品采購(gòu)、促銷(xiāo)備貨、臨時(shí)緊急采購(gòu)等多種場(chǎng)景。無(wú)論是連鎖體系下的統(tǒng)一采購(gòu)，還是單店獨(dú)立采購(gòu)，均可參照本流程規(guī)范訂單處理全環(huán)節(jié)，保證采購(gòu)工作高效、合規(guī)、可控。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與初審：明確采購(gòu)需求，避免盲目采購(gòu)操作目標(biāo)：收集并驗(yàn)證采購(gòu)需求，保證采購(gòu)申請(qǐng)的合理性與必要性。操作人：需求部門(mén)（如店長(zhǎng)、品類(lèi)主管、門(mén)店運(yùn)營(yíng)人員）、采購(gòu)專員。操作內(nèi)容：需求發(fā)起：門(mén)店根據(jù)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、庫(kù)存預(yù)警（如庫(kù)存低于安全庫(kù)存量）、季節(jié)性需求、促銷(xiāo)活動(dòng)計(jì)劃等，由店長(zhǎng)或指定品類(lèi)人員填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》（見(jiàn)模板附件1），注明需求商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、期望到貨時(shí)間、需求原因（如“常規(guī)補(bǔ)貨”“促銷(xiāo)活動(dòng)備貨”“新品試銷(xiāo)”等）。對(duì)于緊急采購(gòu)需求（如突發(fā)暢銷(xiāo)品斷貨），需在申請(qǐng)單上標(biāo)注“緊急”，并同步電話通知采購(gòu)專員，保證優(yōu)先處理。需求初審：采購(gòu)專員收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核對(duì)：需求商品是否在店鋪經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)；數(shù)量是否與歷史銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率匹配（避免過(guò)量采購(gòu)導(dǎo)致積壓）；期望到貨時(shí)間是否合理（需考慮供應(yīng)商備貨周期、物流時(shí)效等）。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交店長(zhǎng)進(jìn)行最終審批；初審不通過(guò)的，需反饋需求部門(mén)說(shuō)明原因并要求調(diào)整。輸出成果：審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，作為后續(xù)供應(yīng)商選擇和訂單創(chuàng)建的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與詢價(jià)：比價(jià)議價(jià)，優(yōu)選合作方操作目標(biāo)：通過(guò)多渠道詢價(jià)、資質(zhì)審核，確定性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。操作人：采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理（必要時(shí)）。操作內(nèi)容：供應(yīng)商篩選：常規(guī)采購(gòu)：從《合格供應(yīng)商名錄》（見(jiàn)模板附件2）中篩選對(duì)應(yīng)商品的供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定、供貨及時(shí)、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商；新品采購(gòu)/新供應(yīng)商引入：需收集供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營(yíng)許可證/行業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等），由采購(gòu)經(jīng)理組織評(píng)估（包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、合作案例等），評(píng)估通過(guò)后方可列入《合格供應(yīng)商名錄》。詢價(jià)議價(jià)：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)送《詢價(jià)單》（見(jiàn)模板附件3），明確商品規(guī)格、數(shù)量、交貨地點(diǎn)、付款條件等要求，要求供應(yīng)商在1-2個(gè)工作日內(nèi)提供報(bào)價(jià)（需加蓋公章或電子簽章）。采購(gòu)專員匯總報(bào)價(jià)，對(duì)比分析價(jià)格差異、批量折扣、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)等，必要時(shí)與供應(yīng)商議價(jià)，爭(zhēng)取最優(yōu)合作條件。供應(yīng)商確定：綜合價(jià)格、質(zhì)量、交期等因素，選定最終供應(yīng)商，填寫(xiě)《供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表》（見(jiàn)模板附件4），報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批。輸出成果：審批通過(guò)的《供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表》及選定供應(yīng)商確認(rèn)信息。（三）訂單創(chuàng)建與審批：正式訂單，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤操作目標(biāo)：基于采購(gòu)需求和供應(yīng)商確認(rèn)信息，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)訂單，完成內(nèi)部審批流程。操作人：采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部（必要時(shí)）。操作內(nèi)容：訂單創(chuàng)建：采購(gòu)專員在采購(gòu)管理系統(tǒng)（或Excel表格）中創(chuàng)建《采購(gòu)訂單》（見(jiàn)模板附件5），完整填寫(xiě)以下信息：訂單基本信息：訂單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)，格式為“店鋪代碼-日期-流水號(hào)”，如“SD20240520001”）、訂單日期、供應(yīng)商全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址；商品明細(xì)：商品編碼（若供應(yīng)商有統(tǒng)一編碼）、名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)（含稅/不含稅）、金額（=數(shù)量×單價(jià)）；費(fèi)用明細(xì)：運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等其他費(fèi)用（需明確承擔(dān)方）；收貨信息：收貨地址（默認(rèn)為門(mén)店地址，臨時(shí)變更需注明）、收貨聯(lián)系人、聯(lián)系電話、計(jì)劃到貨時(shí)間；付款信息：付款方式（如電匯、銀承）、賬期（如“貨到30天付款”）、開(kāi)戶行及賬號(hào)；備注欄：特殊要求（如“商品需標(biāo)注生產(chǎn)日期”“分批到貨”等）。注意：訂單信息需與《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表》完全一致，避免錯(cuò)漏（如商品名稱、數(shù)量、單價(jià)）。訂單審批：采購(gòu)專員提交訂單后，按權(quán)限逐級(jí)審批：采購(gòu)專員：創(chuàng)建訂單，核對(duì)信息；采購(gòu)經(jīng)理：審核訂單合理性（數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商選擇等），金額超過(guò)[具體金額，如5000元]需額外提報(bào)財(cái)務(wù)部審核；店長(zhǎng)：確認(rèn)訂單符合門(mén)店實(shí)際需求，簽字批準(zhǔn)。審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)正式采購(gòu)訂單；審批駁回的，采購(gòu)專員需根據(jù)反饋意見(jiàn)修改后重新提交。輸出成果：審批通過(guò)的正式《采購(gòu)訂單》（電子版+紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需簽字蓋章）。（四）訂單下達(dá)與跟蹤：保證訂單順利執(zhí)行，及時(shí)處理異常操作目標(biāo)：將采購(gòu)訂單傳達(dá)至供應(yīng)商，全程跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，保證按時(shí)按質(zhì)交付。操作人：采購(gòu)專員。操作內(nèi)容：訂單下達(dá)：采購(gòu)專員在審批通過(guò)后1個(gè)工作日內(nèi)，將正式《采購(gòu)訂單》通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)、郵件或書(shū)面形式發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在收到后2個(gè)工作日內(nèi)加蓋公章（或電子簽章）回傳《訂單確認(rèn)函》（見(jiàn)模板附件6），確認(rèn)訂單信息及交貨能力。對(duì)于緊急訂單，需同步電話確認(rèn)供應(yīng)商是否接收，并要求優(yōu)先排產(chǎn)/備貨。進(jìn)度跟蹤：建立《訂單跟蹤表》（見(jiàn)模板附件7），實(shí)時(shí)記錄訂單狀態(tài)（“已下達(dá)”“已確認(rèn)”“生產(chǎn)中/備貨中”“已發(fā)貨”“已送達(dá)”“異常處理中”）；定期（如每周2次）與供應(yīng)商溝通，知曉商品生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、發(fā)貨時(shí)間及物流單號(hào)；若供應(yīng)商無(wú)法按期交貨，需提前3個(gè)工作日通知采購(gòu)專員，協(xié)商確定新的交貨時(shí)間或?qū)ふ姨娲?yīng)商，避免影響門(mén)店運(yùn)營(yíng)。異常處理：若出現(xiàn)供應(yīng)商延遲交貨、商品數(shù)量/規(guī)格不符、質(zhì)量問(wèn)題等異常情況，采購(gòu)專員需第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急處理：延遲交貨：與供應(yīng)商協(xié)商補(bǔ)償方案（如加急發(fā)貨、下次訂單折扣），同步通知門(mén)店調(diào)整銷(xiāo)售計(jì)劃；數(shù)量/規(guī)格不符：拒收不符部分，要求供應(yīng)商24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)發(fā)或退款；質(zhì)量問(wèn)題：拍照留存證據(jù)，聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，必要時(shí)啟動(dòng)供應(yīng)商考核機(jī)制（如扣減貨款、暫停合作）。輸出成果：供應(yīng)商回傳的《訂單確認(rèn)函》、實(shí)時(shí)更新的《訂單跟蹤表》、異常處理記錄。（五）收貨驗(yàn)收：核對(duì)商品，保證數(shù)量質(zhì)量雙達(dá)標(biāo)操作目標(biāo)：嚴(yán)格按訂單標(biāo)準(zhǔn)收貨驗(yàn)收，杜絕不合格商品入庫(kù)。操作人：倉(cāng)管員（門(mén)店）、采購(gòu)專員、質(zhì)檢員（必要時(shí)，如食品、化妝品等）。操作內(nèi)容：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，及時(shí)將物流單號(hào)、發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間告知采購(gòu)專員，采購(gòu)專員同步通知門(mén)店倉(cāng)管員做好收貨準(zhǔn)備?，F(xiàn)場(chǎng)收貨：商品送達(dá)后，倉(cāng)管員首先核對(duì)物流信息（訂單號(hào)、收貨地址、聯(lián)系方式），確認(rèn)無(wú)誤后卸貨，檢查外包裝是否完好（破損、受潮、變形等），如有異常當(dāng)場(chǎng)拍照并拒收，同時(shí)通知采購(gòu)專員聯(lián)系供應(yīng)商處理。數(shù)量驗(yàn)收：按訂單明細(xì)逐一清點(diǎn)商品數(shù)量（如按箱、按件、按公斤），保證與訂單數(shù)量一致；對(duì)于按重量計(jì)價(jià)的商品（如水果、散裝食品），需當(dāng)場(chǎng)稱重并記錄。若數(shù)量不符，倉(cāng)管員在《送貨單》上注明實(shí)收數(shù)量、短缺數(shù)量，由送貨員簽字確認(rèn)，采購(gòu)專員及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)原因（如多發(fā)、漏發(fā)）。質(zhì)量驗(yàn)收：采購(gòu)專員與倉(cāng)管員共同進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，重點(diǎn)檢查：商品外觀：無(wú)破損、變形、污漬、過(guò)期（食品需查看生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、保質(zhì)期剩余時(shí)間需≥1/2）；商品規(guī)格：與訂單要求一致（如服裝尺碼、電器型號(hào)）；證件齊全：如食品需提供出廠檢驗(yàn)報(bào)告、合格證，進(jìn)口商品需有中文標(biāo)簽、海關(guān)報(bào)關(guān)單等。檢驗(yàn)合格后，填寫(xiě)《收貨驗(yàn)收單》（見(jiàn)模板附件8），注明實(shí)收數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果（“合格”“不合格”），由倉(cāng)管員、采購(gòu)專員、送貨員三方簽字確認(rèn)；檢驗(yàn)不合格的商品，單獨(dú)存放并標(biāo)識(shí)“待處理”，同步通知供應(yīng)商24小時(shí)內(nèi)退換貨。輸出成果：三方簽字的《收貨驗(yàn)收單》、異常商品處理記錄。（六）入庫(kù)與付款：更新庫(kù)存，完成資金結(jié)算操作目標(biāo)：驗(yàn)收合格商品及時(shí)入庫(kù)，按約定完成付款，保證賬實(shí)一致。操作人：倉(cāng)管員、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)專員。操作內(nèi)容：商品入庫(kù)：倉(cāng)管員憑《收貨驗(yàn)收單》在庫(kù)存管理系統(tǒng)中辦理入庫(kù)手續(xù)，更新商品庫(kù)存數(shù)量（區(qū)分批次、保質(zhì)期，如食品需錄入生產(chǎn)日期），《入庫(kù)單》（見(jiàn)模板附件9），同步系統(tǒng)至采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部。入庫(kù)后，商品需按“先進(jìn)先出”（FIFO）原則擺放，保證優(yōu)先銷(xiāo)售/使用先到期的商品。付款申請(qǐng)：采購(gòu)專員在供應(yīng)商交貨后，收集齊全《采購(gòu)訂單》《收貨驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》（見(jiàn)模板附件10），注明訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、賬期等信息，附相關(guān)單據(jù)復(fù)印件，提交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核對(duì)：?jiǎn)螕?jù)完整性（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票三者信息一致）；付款條件是否符合約定（如賬期是否到期、是否有預(yù)付款）；金額準(zhǔn)確性（訂單金額+費(fèi)用-預(yù)付款/違約金等）。資金支付：審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按公司付款流程安排付款（如電匯、銀承），付款后及時(shí)將付款憑證（銀行回單等）反饋給采購(gòu)專員，由采購(gòu)專員更新《訂單跟蹤表》狀態(tài)為“已完成付款”。輸出成果：《入庫(kù)單》《付款申請(qǐng)單》、付款憑證、財(cái)務(wù)入賬記錄。（七）訂單歸檔與復(fù)盤(pán)：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)優(yōu)化流程操作目標(biāo)：規(guī)范訂單檔案管理，復(fù)盤(pán)執(zhí)行效果，提升采購(gòu)效率。操作人：采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理。操作內(nèi)容：檔案歸檔：采購(gòu)專員在訂單完成后5個(gè)工作日內(nèi)，將訂單全流程單據(jù)（《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表》《采購(gòu)訂單》《訂單確認(rèn)函》《收貨驗(yàn)收單》《入庫(kù)單》《付款申請(qǐng)單》、發(fā)票等）整理成冊(cè)，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器（命名規(guī)則：“訂單號(hào)-供應(yīng)商名稱-日期”），紙質(zhì)版按月裝訂存檔（保存期限≥2年）。復(fù)盤(pán)分析：每月/每季度，采購(gòu)經(jīng)理組織采購(gòu)專員、門(mén)店店長(zhǎng)召開(kāi)采購(gòu)復(fù)盤(pán)會(huì)，重點(diǎn)分析：訂單執(zhí)行效率：平均訂單處理時(shí)長(zhǎng)、到貨準(zhǔn)時(shí)率、異常訂單占比及原因；供應(yīng)商表現(xiàn)：交貨準(zhǔn)時(shí)率、合格率、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、售后服務(wù)響應(yīng)速度；成本控制：采購(gòu)成本占銷(xiāo)售額比例、批量采購(gòu)折扣利用情況、運(yùn)費(fèi)優(yōu)化空間。根據(jù)復(fù)盤(pán)結(jié)果，提出改進(jìn)措施（如優(yōu)化供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)整安全庫(kù)存量、簡(jiǎn)化審批流程等），持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)管理。輸出成果：訂單檔案、采購(gòu)復(fù)盤(pán)報(bào)告、改進(jìn)措施清單。三、采購(gòu)訂單標(biāo)準(zhǔn)模板附件1：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期訂單號(hào)（預(yù)填）需求商品明細(xì)序號(hào)商品編碼———-———-—————-12申請(qǐng)人部門(mén)負(fù)責(zé)人附件2：合格供應(yīng)商名錄（節(jié)選）供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主營(yíng)品類(lèi)資質(zhì)有效期合作狀態(tài)上次合作評(píng)價(jià)SUP-2024001食品貿(mào)易有限公司*經(jīng)理1385678休閑食品2025-03-31正常交貨及時(shí)，質(zhì)量穩(wěn)定SUP-2024002服飾有限公司*主管139服裝鞋帽2024-12-31正常款式更新快，價(jià)格略高附件3：詢價(jià)單詢價(jià)單號(hào)詢價(jià)日期供應(yīng)商名稱（填寫(xiě)處）詢價(jià)商品明細(xì)序號(hào)商品編碼———-———-—————-12詢價(jià)方聯(lián)系人聯(lián)系電話附件4：供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表訂單號(hào)商品名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量供應(yīng)商A（SUP-）供應(yīng)商B（SUP-）供應(yīng)商C（SUP-）優(yōu)選供應(yīng)商備注單價(jià)：金額：?jiǎn)蝺r(jià)：金額：?jiǎn)蝺r(jià)：金額：對(duì)比分析價(jià)格：最低供應(yīng)商A，質(zhì)量：供應(yīng)商B最優(yōu)，交期：供應(yīng)商C最快，綜合優(yōu)選供應(yīng)商A（給予5%折扣）審批人日期附件5：采購(gòu)訂單（核心模板）訂單號(hào)SD20240520001訂單日期2024-05-20供應(yīng)商信息全稱：食品貿(mào)易有限公司聯(lián)系人：*經(jīng)理電話：1385678地址：市區(qū)路號(hào)開(kāi)戶行：銀行支行賬號(hào)：62*收貨信息地址：市區(qū)街道門(mén)店（店鋪代碼：SD01）聯(lián)系人：*店長(zhǎng)電話：1356789計(jì)劃到貨時(shí)間2024-05-25付款方式貨到30天付款商品明細(xì)序號(hào)商品編碼商品名稱———-—————-———-1SP001薯片（原味）2SP002巧克力棒費(fèi)用明細(xì)運(yùn)費(fèi)：50.00元（供應(yīng)商承擔(dān)）其他費(fèi)用：0元總金額：1200.00元備注商品需標(biāo)注生產(chǎn)日期，保質(zhì)期≥12個(gè)月，分2批到貨（5月25日100件，5月28日100件）審批欄采購(gòu)專員：*專員采購(gòu)經(jīng)理：*經(jīng)理店長(zhǎng)：*店長(zhǎng)日期：2024-05-20日期：2024-05-20日期：2024-05-20附件6：訂單確認(rèn)函訂單號(hào)供應(yīng)商名稱確認(rèn)日期訂單信息確認(rèn)商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨時(shí)間、付款條件等與采購(gòu)訂單一致，我司確認(rèn)按上述條款執(zhí)行訂單。供應(yīng)商蓋章/簽字日期聯(lián)系人電話附件7：訂單跟蹤表訂單號(hào)供應(yīng)商商品名稱訂單數(shù)量下達(dá)日期計(jì)劃到貨實(shí)際到貨狀態(tài)異常說(shuō)明責(zé)任人SD20240520001食品薯片/巧克力300件2024-05-202024-05-252024-05-25已完成無(wú)*專員SD20240520002服飾T恤50件2024-05-212024-05-282024-05-29延遲1天供應(yīng)商生產(chǎn)延誤*專員附件8：收貨驗(yàn)收單訂單號(hào)供應(yīng)商收貨日期收貨地點(diǎn)商品明細(xì)序號(hào)商品名稱規(guī)格———-—————-——1薯片200g2巧克力棒50g驗(yàn)收人員倉(cāng)管員：*倉(cāng)管采購(gòu)專員：*專員送貨員：*送貨異常處理破損2根已拒收，供應(yīng)商承諾24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)發(fā)附件9：入庫(kù)單入庫(kù)單號(hào)訂單號(hào)入庫(kù)日期倉(cāng)庫(kù)商品明細(xì)序號(hào)商品名稱規(guī)格———-—————-——1薯片200g2巧克力棒50g經(jīng)手人倉(cāng)管員：*倉(cāng)管審核：*主管附件10：付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)?zhí)栍唵翁?hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)日期付款信息付款金額（元）付款方式賬期1200.00電匯貨到30天附件清單《采購(gòu)訂單》《收貨驗(yàn)收單》《增值稅專用發(fā)票》（發(fā)票代碼：，發(fā)票號(hào)碼：，金額：1200.00元）申請(qǐng)人*專員部門(mén)負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批意見(jiàn)財(cái)務(wù)部：審核通過(guò)，安排付款2024-06-25總經(jīng)理：同意付款憑證銀行回單號(hào)：*，付款日期：2024-06-25四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）需求準(zhǔn)確性控制需求部門(mén)需結(jié)合銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、庫(kù)存預(yù)警、促銷(xiāo)計(jì)劃等科學(xué)提報(bào)需求，避免“拍腦袋”采購(gòu)；緊急采購(gòu)需求需經(jīng)店長(zhǎng)口頭審批后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽書(shū)面申請(qǐng)，保證需求可追溯。采購(gòu)專員初審時(shí)需重點(diǎn)核對(duì)數(shù)量合理性，對(duì)異常波動(dòng)（如數(shù)量較上月增長(zhǎng)50%以上）要求