合同簽訂流程與審批管理工具集使用指南一、工具集應(yīng)用場景與價值在企業(yè)運(yùn)營中，合同作為明確雙方權(quán)利義務(wù)、規(guī)范商業(yè)行為的核心文件，其簽訂流程與審批管理的規(guī)范性直接影響企業(yè)運(yùn)營效率、法律風(fēng)險控制及合規(guī)性。本工具集適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)）的合同全生命周期管理場景，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等多類型合同的管理需求。應(yīng)用場景跨部門協(xié)作場景：當(dāng)業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部）發(fā)起合同需求時，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程串聯(lián)法務(wù)、財務(wù)、管理層等部門的審核與審批，避免因流程混亂導(dǎo)致的效率低下。風(fēng)險控制場景：針對合同條款的法律風(fēng)險、財務(wù)支付風(fēng)險、履約能力風(fēng)險等，通過工具集中的審核節(jié)點與意見表，實現(xiàn)風(fēng)險的提前識別與規(guī)避。合規(guī)管理場景：滿足企業(yè)內(nèi)控合規(guī)要求（如《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》），保證合同審批流程可追溯、責(zé)任可明確，應(yīng)對外部審計與監(jiān)管檢查。效率提升場景：通過標(biāo)準(zhǔn)化模板與流程減少重復(fù)溝通，縮短合同從起草到簽署的周期，提升業(yè)務(wù)響應(yīng)速度。工具集價值流程標(biāo)準(zhǔn)化：將分散的合同管理行為整合為“需求發(fā)起-起草-審核-審批-簽署-歸檔”的標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少人為操作差異。風(fēng)險可視化：通過審核意見表、風(fēng)險點提示等工具，明確各環(huán)節(jié)風(fēng)險責(zé)任，實現(xiàn)風(fēng)險信息的透明化傳遞。效率可量化：通過流程節(jié)點時限設(shè)置與審批效率統(tǒng)計，為流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持，平均縮短合同審批周期30%以上。二、全流程操作步驟與工具應(yīng)用本工具集基于合同管理全生命周期設(shè)計，共分為7個核心步驟，每個步驟配套對應(yīng)工具，保證操作規(guī)范、責(zé)任清晰。步驟1：合同需求發(fā)起與立項操作描述：當(dāng)業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部）有合同簽訂需求時，由需求發(fā)起人填寫《合同需求申請表》，明確合作背景、需求內(nèi)容及初步要求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，啟動合同起草流程。責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門關(guān)鍵動作：明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人等）；說明合同類型（如采購、服務(wù)、銷售等）、預(yù)算金額、核心需求（如交付標(biāo)準(zhǔn)、付款周期等）；附上相關(guān)支撐材料（如招投標(biāo)文件、合作意向書、技術(shù)規(guī)格書等）。對應(yīng)工具：《合同需求申請表》（詳見第三章模板1）步驟2：合同起草與內(nèi)容初審操作描述：法務(wù)部門或指定起草人根據(jù)《合同需求申請表》內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同初稿，重點明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款。起草完成后，交由需求發(fā)起部門進(jìn)行內(nèi)容初審，保證合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致。責(zé)任部門：法務(wù)部門（或指定起草人）、業(yè)務(wù)需求部門關(guān)鍵動作：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無模板，需包含《民法典》規(guī)定的合同必備條款）；核對合作方主體信息與《合同需求申請表》是否一致；明確價款、付款方式、交付時間等可量化條款，避免模糊表述（如“盡快”“合理范圍內(nèi)”）。對應(yīng)工具：《合同起草說明表》（詳見第三章模板2）步驟3：法務(wù)合規(guī)性審核操作描述：法務(wù)部門對合同初稿進(jìn)行合規(guī)性審核，重點審查合同主體資格、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任明確性等，并出具《法務(wù)審核意見表》。審核通過后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；存在問題的，退回起草部門修改并重新提交。責(zé)任部門：法務(wù)部門審核要點：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)等）；條款合法性：是否符合法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“不得格式條款免除自身責(zé)任”）；風(fēng)險點：爭議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄約定、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等是否存在風(fēng)險；語言表述：避免歧義，保證條款無矛盾（如履行期限與付款條件是否匹配）。對應(yīng)工具：《法務(wù)審核意見表》（詳見第三章模板3）步驟4：財務(wù)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)合審核操作描述：法務(wù)審核通過后，合同交由財務(wù)部門審核付款方式、稅費承擔(dān)、資金安排等財務(wù)條款，同時業(yè)務(wù)部門再次審核履約能力、交付標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)條款，雙方分別在《聯(lián)合審核意見表》中出具意見，保證業(yè)務(wù)與財務(wù)要求協(xié)同。責(zé)任部門：財務(wù)部門、業(yè)務(wù)需求部門審核要點：財務(wù)部門：付款條件是否與公司資金政策匹配，發(fā)票類型、稅率是否明確，違約金是否超出稅前扣除限額；業(yè)務(wù)部門：合作方履約能力（如產(chǎn)能、技術(shù)實力）是否滿足需求，交付驗收標(biāo)準(zhǔn)是否可量化，售后服務(wù)條款是否完善。對應(yīng)工具：《聯(lián)合審核意見表》（詳見第三章模板4）步驟5：管理層審批決策操作描述：根據(jù)合同金額、重要性分級（如常規(guī)合同、重大合同），提交至對應(yīng)管理層審批。常規(guī)合同由部門負(fù)責(zé)人、分管副總審批；重大合同（如金額超過100萬元、涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理或董事會審批。審批通過后，形成《管理層審批意見表》，作為用印依據(jù)。責(zé)任部門：各級管理層分級標(biāo)準(zhǔn)參考：常規(guī)合同：金額≤50萬元，不涉及核心業(yè)務(wù)或重大風(fēng)險；重大合同：金額＞50萬元，或涉及知識產(chǎn)權(quán)、并購、長期合作等重大事項。對應(yīng)工具：《管理層審批意見表》（詳見第三章模板5）步驟6：合同用印與簽署管理操作描述：審批通過后，由行政部或指定用印管理人核對《管理層審批意見表》與合同文本一致性，確認(rèn)無誤后加蓋合同專用章或公章，并登記《用印申請表》。簽署完成后，將合同正本至少2份（雙方各執(zhí)1份）交付合作方，留存副本歸檔。責(zé)任部門：行政部、業(yè)務(wù)需求部門關(guān)鍵動作：用印前核對合同文本是否與審批版本一致，嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用印；簽署時雙方需法定代表人或授權(quán)代表簽字，并注明簽署日期；簽署后3個工作日內(nèi)將合同正本移交歸檔部門，避免遺失。對應(yīng)工具：《用印申請表》（詳見第三章模板6）步驟7：合同歸檔與執(zhí)行跟蹤操作描述：歸檔管理部門（如行政部、檔案室）對簽署完成的合同進(jìn)行分類、編號、登記，建立《合同歸檔登記表》，并同步更新《合同執(zhí)行跟蹤表》。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如付款進(jìn)度、交付驗收），定期向管理層匯報。責(zé)任部門：歸檔管理部門、業(yè)務(wù)需求部門管理要求：歸檔：按“合同類型-年份-編號”規(guī)則分類，電子版與紙質(zhì)版同步歸檔；跟蹤：業(yè)務(wù)部門每月更新《合同執(zhí)行跟蹤表》，記錄履行異常情況（如延遲交付、逾期付款），并啟動應(yīng)對措施；借閱：建立借閱登記制度，內(nèi)部借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，外部借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批。對應(yīng)工具：《合同歸檔登記表》《合同執(zhí)行跟蹤表》（詳見第三章模板7、8）三、核心工具模板與填寫指南模板1：合同需求申請表說明：由業(yè)務(wù)部門發(fā)起，明確合同需求背景、內(nèi)容及要求，是合同起草的依據(jù)。字段名稱填寫說明示例需求部門發(fā)起需求的業(yè)務(wù)部門全稱銷售部申請人需求發(fā)起人姓名，用*號代替*明聯(lián)系方式申請人手機(jī)號（僅內(nèi)部使用，對外不展示）1385678合作方名稱合同對方單位全稱北京科技有限公司合作方統(tǒng)一社會信用代碼合作方營業(yè)執(zhí)照注冊號91110108MA012合同類型采購/銷售/服務(wù)/租賃/技術(shù)合作等服務(wù)合同預(yù)算金額（元）合同預(yù)估金額，含稅200,000需求描述詳細(xì)說明合同簽訂目的、核心需求（如服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、合作期限等）為公司2024年年度會議提供場地搭建及設(shè)備租賃服務(wù)，合作期限為2024年6月1日-6月3日，需容納500人參會附件清單列出支撐材料名稱（如招投標(biāo)文件、合作意向書、技術(shù)規(guī)格書等）1.2024年度會議服務(wù)招標(biāo)文件；2.合作意向書部門負(fù)責(zé)人審批需求部門負(fù)責(zé)人簽字，注明日期（簽字）*強(qiáng)2024-05-01模板2：合同起草說明表說明：由法務(wù)部門或起草人填寫，明確合同起草依據(jù)及核心條款說明，配合合同文本使用。字段名稱填寫說明示例合同名稱合同全稱，需與合作方名稱、標(biāo)的物一致北京科技有限公司與上海會議服務(wù)有限公司2024年度會議服務(wù)合同起草部門負(fù)責(zé)起草合同的部門法務(wù)部起草人起草人姓名，用*號代替*華起草依據(jù)說明合同起草的依據(jù)（如《合同需求申請表》編號、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板等）根據(jù)銷售部2024-05-01《合同需求申請表》（編號：XQ202405001）起草核心條款說明對關(guān)鍵條款的補(bǔ)充說明（如價款構(gòu)成、履行細(xì)節(jié)、違約責(zé)任計算方式等）1.價款：含稅總價20萬元，包含場地租賃、設(shè)備搭建、技術(shù)服務(wù)等全部費用；2.違約責(zé)任：任何一方逾期履行，按逾期金額日萬分之五支付違約金附件清單合同文本包含的附件名稱附件1：服務(wù)內(nèi)容清單；附件2：驗收標(biāo)準(zhǔn)起草人簽字起草人簽字，注明日期（簽字）*華2024-05-03模板3：法務(wù)審核意見表說明：法務(wù)部門對合同合規(guī)性審核的書面意見，需明確審核結(jié)論及修改要求。字段名稱填寫說明示例合同名稱及編號合同全稱及內(nèi)部編號（同模板2合同名稱）編號：HT202405001審核部門法務(wù)部法務(wù)部審核人法務(wù)審核人姓名，用*號代替*磊審核日期完成審核的日期2024-05-04審核結(jié)論通過/不通過/修改后通過修改后通過審核意見分點列出審核發(fā)覺的問題及修改建議，需具體到條款編號或內(nèi)容1.第3.2條“爭議解決方式”約定為“協(xié)商不成，向合同簽訂地法院起訴”，建議明確“合同簽訂地”為北京市海淀區(qū)；2.第5.1條“付款方式”未約定發(fā)票開具時間，建議補(bǔ)充“乙方在收到甲方預(yù)付款后5個工作日內(nèi)開具等額增值稅專用發(fā)票”法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字法務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字，注明日期（簽字）*靜2024-05-04模板4：聯(lián)合審核意見表說明：財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門對合同財務(wù)條款、業(yè)務(wù)條款的聯(lián)合審核意見。字段名稱財務(wù)部門意見業(yè)務(wù)部門意見審核合同名稱及編號（同模板3）（同模板3）審核人*芳（財務(wù)部）*強(qiáng)（銷售部）審核日期2024-05-052024-05-05審核意見1.合同金額20萬元，需明確含稅價及稅率，建議補(bǔ)充“本合同含稅，稅率為6%”；2.付款條件分三期，建議明確每期付款比例及觸發(fā)條件（如預(yù)付款30%合同簽訂后5個工作日）1.附件1服務(wù)內(nèi)容清單中“設(shè)備租賃”未明確設(shè)備型號，建議補(bǔ)充具體型號及參數(shù)；2.驗收標(biāo)準(zhǔn)中“服務(wù)滿足甲方需求”表述模糊，建議參考《會議服務(wù)驗收規(guī)范》（附件2）部門負(fù)責(zé)人簽字（簽字）*凱（財務(wù)部負(fù)責(zé)人）（簽字）*強(qiáng)（銷售部負(fù)責(zé)人）模板5：管理層審批意見表說明：根據(jù)合同分級標(biāo)準(zhǔn)，由對應(yīng)管理層審批，明確審批結(jié)論及審批人。字段名稱填寫說明示例合同名稱及編號（同模板3）（同模板3）編號：HT202405001審批層級分管副總/總經(jīng)理/董事會分管副總審批人審批人姓名，用*號代替*總審批日期完成審批的日期2024-05-06審批結(jié)論同意/不同意/修改后審批同意審批意見管理層對合同的整體評價或特殊要求同意按審核后版本簽署，請業(yè)務(wù)部門跟蹤履約質(zhì)量，保證服務(wù)達(dá)標(biāo)審批人簽字審批人簽字，注明日期（簽字）*總2024-05-06模板6：用印申請表說明：用印前由申請人填寫，行政部核對審批流程與合同文本一致性后安排用印。字段名稱填寫說明示例合同名稱及編號（同模板3）（同模板3）編號：HT202405001申請部門申請用印的部門銷售部申請人申請用印人姓名，用*號代替*明用印類型合同專用章/公章/財務(wù)章合同專用章用印份數(shù)合同正本+副本數(shù)量正本2份，副本1份用印事由簡述用印依據(jù)（如“已通過管理層審批，需與合作方簽署”）已通過分管副總審批，與合作方簽署正式合同附件清單附審批材料（如《管理層審批意見表》《法務(wù)審核意見表》等）1.《管理層審批意見表》；2.《法務(wù)審核意見表》行政部審核行政部核對審批材料是否齊全，合同文本是否與審批版本一致審核通過，材料齊全，文本一致行政部負(fù)責(zé)人簽字行政部負(fù)責(zé)人簽字，注明日期（簽字）*敏2024-05-07模板7：合同歸檔登記表說明：歸檔管理部門對合同歸檔信息的登記，便于后續(xù)查詢與管理。字段名稱填寫說明示例歸檔編號按“類型-年份-流水號”規(guī)則編制，如“服-2024-001”服-2024-001合同名稱（同模板3）（同模板3）合同編號企業(yè)內(nèi)部合同編號HT202405001簽署日期合同雙方簽署的日期2024-05-08合作方名稱（同模板1）北京科技有限公司合同金額（元）（同模板1）200,000歸檔部門負(fù)責(zé)歸檔的部門行政部保管人合同保管人姓名，用*號代替*紅歸檔狀態(tài)在庫/借出/銷毀在庫借閱記錄記錄借閱人、借閱日期、歸還日期（如無借閱則填寫“無”）無模板8：合同執(zhí)行跟蹤表說明：業(yè)務(wù)部門對合同履行情況的跟蹤記錄，及時發(fā)覺并處理履約異常。字段名稱填寫說明示例合同編號（同模板3）HT202405001合同名稱（同模板3）（同模板3）履行階段已完成/進(jìn)行中/未開始進(jìn)行中（已完成場地租賃，設(shè)備搭建待進(jìn)行）計劃完成時間各階段計劃完成日期2024-05-10（設(shè)備搭建完成）實際完成時間各階段實際完成日期（未完成則填寫“-”）-履約情況說明詳細(xì)描述履行進(jìn)度、是否異常及原因場地租賃已完成，合作方已確認(rèn)場地可用；設(shè)備搭建因供應(yīng)商延遲，預(yù)計推遲2天完成異常處理措施針對異常情況采取的措施（如協(xié)商延期、索賠等）已與合作方溝通，設(shè)備搭建延期至5月12日，不收取額外費用，已郵件確認(rèn)跟蹤人跟蹤執(zhí)行的業(yè)務(wù)人員姓名，用*號代替*明更新日期最近一次跟蹤更新的日期2024-05-09四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與操作規(guī)范1.合同主體資格風(fēng)險風(fēng)險點：與無資質(zhì)、無履約能力的主體簽訂合同，導(dǎo)致合同無效或無法履行。控制措施：業(yè)務(wù)部門在發(fā)起需求時，要求合作方提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書（如由授權(quán)代表簽署）；法務(wù)部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢合作方經(jīng)營狀態(tài)（是否存續(xù)、是否經(jīng)營異常），必要時要求合作方提供近期的財務(wù)報表或資信證明。2.合同條款合規(guī)風(fēng)險風(fēng)險點：條款違反法律法規(guī)（如“霸王條款”）、與公司內(nèi)部制度沖突，導(dǎo)致法律糾紛或監(jiān)管處罰?？刂拼胧悍▌?wù)部門審核時重點引用《民法典》《公司法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等最新法律法規(guī)條款，禁止使用“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等無效格式條款；財務(wù)部門審核付款條款時，保證符合公司《資金管理辦法》，如“預(yù)付款比例不超過合同金額的30%”。3.審批權(quán)限風(fēng)險風(fēng)險點：越權(quán)審批或?qū)徟鞒踢z漏，導(dǎo)致合同效力瑕疵或責(zé)任不清。控制措施